Tehosta apteekkityötä – ota annosjakelun ryhmäkäsittely ja EasyMedi käyttöön

 

Pharmadatan annosjakelun ryhmäkäsittely lyhentää annosjakelu-toimituskertojen käsittelyyn käytetyn ajan alle puoleen. Kyseessä on uusi ominaisuus, joka on ollut pd3– apteekkijärjestelmissä joulukuun alusta. Salixiin ominaisuus tulee alkuvuodesta. Ryhmäkäsittelyllä voidaan kaikkien annosjakeluasiakkaiden toimitukset hoitaa yhdellä kertaa tai käsitellä esimerkiksi kokonainen hoivakoti tai osasto kerralla. Tilausten ja ilmoitusten tehostaminen tapahtuu digitaalisesti, tilauskanava EasyMedin avulla.

 

Annosjakelun ryhmäkäsittelyn ollessa käytössä annosjakelu aloitetaan perinteiseen tapaan Procuro-ohjelmassa. Procuro on farmaseuttisen neuvonnan ja tiedonhallinnan työkalu, jossa yhdistyvät asiakkuudenhallinta sekä erilaiset farmaseuttisessa työssä tarvittavat tietokannat. Hallitset sillä annosjakelutilausten lisäksi yhdellä silmäyksellä kaikki lääkkeet, joita asiakas on apteekista ostanut ja niissä mahdollisesti esiintyvät yhteisvaikutukset.

Kun toimituskerrat on muodostettu Procurossa, näkyvät ne pd3:ssa annosjakelutoimituskertojen ryhmäkäsittelyikkunassa. Ryhmäallekirjoitus mahdollistaa 20 annosjakeluasiakkaan lääkitysten toimittamisen kerralla, ja seuraavat 20 toimituskertaa avautuvat tarkastettavaksi ja allekirjoitettavaksi automaattisesti. Tämä jatkuu, kunnes kaikki valitut toimituskerrat on käsitelty. Ennen toimitusten tekemistä pd3-järjestelmä hakee automaattisesti valittujen asiakkaiden uudet ja muuttuneet eReseptit sekä laskee jäljellä olevat lääkkeiden määrät. Nykyaikainen pd3-järjestelmä tuo Kela-tiedot ja tarkistaa muuttuneet korvausnumerot sekä tarkistaa, että puitetilauksella olleet työpaikkakassa ja TOTU maksusitoumus tiedot ovat voimassa. Tieto kirjautuu tarkasti, ja toimituskertaan kohdistuvat muutokset nousevat selkeästi ja helposti farmasistin käsiteltäviksi.

Tilausten ja mahdollisten annosjakelu muutosten käsittely tapahtuu digitaalisesti, tilauskanava EasyMedin avulla. EasyMedi on joustava ja helppokäyttöinen palvelu tilausasiakkaiden ja apteekin väliseen tilausliikenteeseen ja viestintään. Sen avulla muun muassa tietoja ja tilauksia voidaan voi käsitellä itselleen haluamana ajankohtana, puhelimen käyttö vähenee sekä virheiden ja epäselvyyksien määrä pienenee.

Suomessa on yhteensä noin 500 annosjakeluapteekkia ja näistä noin 200:lla on käytössä markkinajohtaja EasyMedi. EasyMedi on apteekkijärjestelmästä riippumaton ja loppukäyttäjiä sillä on noin 40 000.

Väestön ikääntyessä ja kotihoidon laajentuessa annosjakeluasiakkaiden määrien ennustetaan kasvavan. Annosjakelun uusi ryhmäkäsittely ja EasyMedi tehostavat merkittävästi annosjakelun toimituskertojen kuittaamista, lisäävät työskentelyn tarkkuutta ja vapauttavat apteekin henkilökunnan mekaanisesta työstä asiakaspalveluun ja neuvontaan.

 

Ota ryhmäkäsittely käyttöön – tutustu käyttöohjeisiin Neuvossa!

Tilaa EasyMedi esittely Harri Havulinna 040 662 4132 harri.havulinna@pharmadata.fi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Service Desk palvelee poikkeusaikataululla

 

Service Desk palvelee joulun ja vuodenvaihteen aikaan poikkeusaikataululla. Kiireettömissä tapauksissa toivomme yhteydenottojen tapahtuvan sähköpostilla. Kiireellisisissä asioissa palvelemme puhelimitse alla olevan aikataulun mukaan.

 

Service Deskin joulun ja vuodenvaihteen aikataulu:

 

Jouluaatto24.12.20179-13
Joulupäivä25.12.2017kiinni
Tapaninpäivä26.12.2017kiinni
Uudenvuodenaatto31.12.201710-15
Uudenvuodenpäivä1.1.201810-15
Loppiainen6.1.2018kiinni

 

Vuodenvaihteen ohjeet on julkaistu

 

Pharmadatan Neuvoon on julkaistu selkeät ja täsmälliset ohjeet vuodenvaihteen toimista apteekissa. Jotta vuodenvaihde sujuu joustavasti, ohjeisiin on syytä käydä tutustumassa rauhassa etukäteen ja toimia niiden mukaan.

Vuoden vaihtuminen tapahtuu pd³:ssa kuten mikä tahansa kuukaudenvaihe, Salixissa työvaiheita on hieman enemmän. Neuvossa olevien selkeiden ja täsmällisten ohjeiden avulla vuosi vaihtuu sujuvasti. Ohjeita päivitetään säännöllisesti Neuvoon.

Tästä suoraan Neuvon ohjeisiin 

Hyvää uutta vuotta 2018!

Terveisin,
Pharmadata

 

Pharmadatan pd3-käyttäjäpäivä torstaina 22.3.2018

 

Tule mukaan suosittuun

Pharmadatan pd3-käyttäjäpäivään 

Aika: 22.3.2018 klo 9:30-16:30
Paikka: Pharmadatan toimisto, Mechelininkatu 1 A, Helsinki.

Tarjoamme Sinulle päivän aikana ajankohtaista tietoa apteekin liiketoimintaa helpottavista ratkaisuista ja pd³-järjestelmän hyödyntämisestä apteekin arjessa.                     

Ohjelmassa mm.

Apteekin prosessien kehittäminen pd3-tietojärjestelmän avulla, proviisori Laura  Pantsar, Kangasalan Apteekki

Apteekin talous, myyntijohtaja Arne Hurme, Talenom Oy

GDPR ja lääketurvallisuusdirektiivi

Apteekkia helpottavat uudet ratkaisut ja pd3 ominaisuuksien hyödyntäminen 

 

Tilaisuus on maksuton ja tarkoitettu apteekkareille, proviisoreille ja pd3-pääkäyttäjille.

pd3-käyttäjäpäivän ilmoittautumislinkki

 

Mukaan mahtuu 80 ensimmäistä ilmoittautumisjärjestyksessä. Lisätietoja Suvi Karhula puh. 040 683 4700.

Tervetuloa!

Mobiilimaksaminen on mahdollista Salix ja pd3 apteekeissa

Mobiilimaksaminen otti suuren askeleen eteenpäin Suomessa kun Apple Pay –lähimaksupalvelu otettiin käyttöön. Maksaminen uusilla sovelluksilla on mahdollista kaikissa Salix tai pd3 apteekeissa.

Mobiilimaksaminen edellyttää sen käyttäjältä maksukortin liittämistä maksusovellukseen.

Maksutapahtumassa puhelin tai esimerkiksi Apple Watch toimii maksuvälineenä kuten pankkikortti. Apteekissa asiakas maksaa ostokset vilauttamalla kännykkää kassan lukijalle ja hyväksyy tapahtuman sormenjäljellä tai tunnusluvulla. Maksaminen on tehty helpoksi ja turvalliseksi niin kassalla kuin verkossa.

Mobiilimaksamisessa ei ole 25 euron ylärajaa, eli sillä voi maksaa myös kalliimpia ostoksia. Apple Pay- maksamisen aktivointi ei vaadi apteekilta toimenpiteitä ja toimii mm.  Verifonen maksupäätteissä, jotka tukevat lähimaksuominaisuutta. Epäselvissä kysymyksissä olethan ensisijaisesti yhteydessä maksupääteen toimittajaan.

Maksamisen uudet ominaisuudet myös apteekissasi!

Pharmadata on apteekin ystävä

Kun viime vuosisadalla tein opiskeluun liittyvän pakollisen apteekkihajoittelun, ei apteekissa ollut vielä tietokoneita. Reseptit kirjattiin kuulakärkikynällä massiivisen kokoiseen reseptipäiväkirjaan ja mekaaninen kirjoituskone oli toiseksi tärkein apuväline. Melko työlästä oli, joten päätin valmistuttuani  satsata teollisuuteen, jossa sentään oli käytössä IBM:n pallokirjoituskoneet ja jonkinlainen tietokonejärjestelmäkin. Opittuani DOS-pohjaisten Plan Perfectin ja Word Perfectin käytön alkoikin heti kiihtyvällä tahdilla siirtyminen Windows-pohjaisiin systeemeihin. Eläinrakkaana ihmisenä iloitsin siitä, että päivittäin sain pitää hiirtä kädessäni.

Vuosisata vaihtui ja työpaikka siinä samassa, kun ikuinen teollisuusihminen siirtyi apteekkimaailmaan. Vastassa oli hiiretön elämä, mutta onneksi siinä vaiheessa lapsillani oli hiiriä sekä häkissä että kotitietokoneella, että ei sitä ihan eläimittä tarvinnut olla.

Fiksumpi lukija ymmärtää tässä vaiheessa, että apteekin digitalisaatio ei vielä siinä vaiheessa ollut ehkä ihan samalla tasolla kuin teollisuudessa. Nyt asiat ovatkin aivan eri mallilla, kun meidänkin apteekki on niin täynnä digiä kuin vain Pharmadata pystyy tarjoamaan. Sitä on paljon. Työn teko on muuttunut helpommaksi. Koneet ja ohjelmistot eivät korvaa ihmisiä, mutta turha työ on siirettävissä digitalisaation myötä muualle ja apteekin asiantuntija voi keskittyä olennaiseen, eli asiakastyöhön.

Olen edelliseen viitaten ollut tämän vuosisadan alusta lähtien Pharmadatan ylin ystävä. Alkusysäys tuli siis ollessani proviisorina apteekissa, jossa tuttua ja mukavaa Salixia näppärästi laajennettiin perustettavaan sivuapteekkiin.

Siirryin kohta apteekkariksi pikkuriikkiseen Salix-apteekkiin, joten sielläkin elämä kukoisti ja systeemit toimivat. Muutaman vuoden kuluttua minulle myönnettiin isompi apteekki, jossa tiesin olevan toinen jo aikansa elänyt järjestelmä. Soitin hädissäni 600 km:n päähän Pharmadataan, että tiedossa olisi hommia ja pitäisi tapahtua heti. Tuskin ehdin lopettaa puhelun, niin jo tulevassa apteekissani oltiin tekemässä tarvekartoitusta. Eipä siinä tarvinnut itse huolehtia että onko vai eikö ja mitä. Palvelu oli salamannopeaa eikä paniikkia syntynyt.

Uudessa apteekissa vaihdettiin sekä koneet että järjestelmä ja tuntuihan se kodikkaalta, että turvallinen Salix taas pyöri nokan edessä. Kolme viikkoa tosin ehdin elää sitä toista järjestelmää ja se oli kyllä melko kärsimys Salix-identiteetin omaavalle ihmiselle. Lisäksi siinä oli useita servereitä pyöritettävänä, joista yksi siirtyi ajasta ikuisuuteen Salix vaihtoa edeltävällä viikolla. Voin vakuuttaa, että sitä ei tullut ikävä.

Vuonna 2013 meillä oli taas järjestelmän vaihto edessä. Olimme jo muutaman vuoden himoinneet serveri- ja huoltovapaata pd3-järjestelmää, josta olimme kuulleet varhaisessa vaiheessa. Järjestelmän vaihtoa edelsi sopimuksen ja projektisuunnitelman teko ja koko prosessiin meni vajaa vuosi. Aikataulut pitivät ja kaikki tapahtui kellontarkasti suunnitelman mukaan.

pd3 otettiin käyttöön 9.10.2013. Edellisenä iltana ja yönä oli vaihdettu kaikki koneet ja laitteet sekä Salix pd3:ksi ja aamulla klo 8 kaikki oli valmista. Apteekki toimi koko ajan normaalisti ilman keskeytystä.

Alussa tuli vastaan kehitettävääkin, koska olimme ensimmäisiä isoja apteekkeja, johon järjestelmä laitettiin. Siinä vaiheessa huomasimme Pharmadatan mahtava asiakasmyönteisyyden. Meitä kuunneltiin, meidän kanssa tehtiin hommia ja Pharmadatan väki oli  mukana myötä- ja vastoinkäymisissä kuin paraskin puoliso.

Seurasi apteekin vaihto alkuvuonna 2016, vaikka ei ikinä pitänyt. Ei myöskään ikinä enää pitänyt vaihtaa ATK-järjestelmää. Tämä on hyvä esimerkki siitä, että ei ikinä-sanaa ei ikinä pidä käyttää.

Päätin jo apteekin hakuvaiheessa, että tulevassa apteekissa Salix pyöräytetään pd3:ksi ja koko laitekanta uusitaan samalla. Kaikki sujui kuin Strömsössä. Sain Pharmadatalta kädestä pitäen apua apteekin vaihdoksessa, uuden vastaanotossa ja vanhan luopumisessa. Lisäksi huomioitiin siirtymiseni Salix-apteekkiin ja siellä sitten myöhemmin superhyvän käyttöönottopaketin myötä siirtyminen pd3:een.

Prosessi oli huomattavasti lyhyempi kuin edellisellä kerralla. Apteekin vastaanottamisesta vajaan 3 kuukauden kuluttua ja 5 viikon sisäänajon jälkeen meillä oli käytössä hieno pd3 ja bonuksena uusi konekanta. Henkilökunta harjoitteli säntillisesti ja motivoituneesti ohjelman käyttöä. Harjoitusvuorot laitettiin työvuorolistoihin. Neljälla koneella oli demo, joten jonottaa ei tarvinnut. Saimme myös check-listan jotta siirtyminen olisi mahdollisimman jouhevaa. Siivottiin tiedostoja ja asiakasrekistereitä jne. Omien aivojen käyttö oli sallittua, mutta sen verran hyvät olivat ohjeet, että ei aivoja tarvinnut ylikuormittaa.

Ensimmäinen pd3-aamu oli ihan normaali aamu sillä erotuksella, että reseptinkäsittely oli nopeampaa ja näppärämpää. Tilastot tulostuvat nappia painamalla ja mahdollisuuksia on vaikka kuinka. Käytössämme on pd3:n lisäksi kaikki Pharmadatalta saatavissa olevat apuohjelmat ja päivittäistä työskentelyä helpottavat palvelut, joten asiakastyöhön jää mukavasti aikaa eikä palvelun laadusta tarvitse tinkiä.

Minulla on nyt jo toinen pd3-järjestelmä käytössä. Jos vielä vaihtaisin apteekkia, niin tulisi kolmaskin, jos vastassa sattuisi olemaan jokin muu kuin pd3. Ihan siksi, että ei tarvitse servereitä eikä tarvitse huolehtia päivityksistä ja systeemi on vertaansa vailla. Palvelu pelaa, kun sitä tarvitsee ja apu on aina lähellä ilman ylimääräisiä palvelumaksuja. Vanhemmiten ihmisestä tulee mukavuudenhaluinen, nääs.

Mutta en mina enää ikinä vaihda apteekkia. Ehkä.

Christel Monni
Apteekkari / apotekare
Ketjujohtaja, Laatuapteekit

Tikkurilan Ykkösapteekki

EU tietosuojadirektiivi

EU tietosuojadirektiivi on astunut voimaan 27.4.2016 ja tätä tullaan soveltamaan suomalaisessa lainsäädännössä toukokuusta 2018 alkaen. Asetus koskee luonnollisten henkilöiden tietojen käsittelyä ja parantaa EU-kansalaisten oikeusturvaa sekä yhtenäistää henkilötietojen käsittelyä EU:n sisällä. Pharmadata on huolehtinut omasta ja asiakasapteekkiensa tietosuojasta parhaimmalla mahdollisella tavalla.

Direktiivin pääkohtia

Tietosuoja-asetus päivittää ja uudistaa periaatteita, joilla taataan oikeus henkilötietojen suojaan. Muutokset antavat ihmisille paremmat edellytykset kontrolloida omia henkilötietojaan ja helpottavat tiedonsaantia omien henkilötietojen käsittelystä. Tarkoituksena on varmistaa, että ihmisten henkilötiedot ovat suojassa riippumatta siitä missä niitä lähetetään, käsitellään tai säilytetään – EU:n ulkopuolinen alue ja internet mukaan lukien.Paikalliset tietosuojaviranomaiset valvovat lain noudattamista. Heidän työtään koordinoidaan EU:n tasolla.

Tietojen käsittely ja elinkaaren hallinta

Ihmisiltä tulee pyytää selkeä suostumus tietojen käsittelyyn. Hänelle tulee selkeästi kertoa miksi käsittelet heidän tietojaan, kuinkakauan niitä säilytetä ja kenelle ne luovutetaan.Henkilötietoja ovat mm. nimi, henkilötunnus, sijaintitieto, verkkotunnistetieto. Arkaluonteisten tietojen kuten terveys, rotu, sukupuolinen suuntautuneisuus, uskonto ja poliittinen tausta turvaamiseksi on erilliset suojatoimet.

Tietojen elinkaaren hallintaan vaaditaan jatkossa asiakkaan suostumus, apteekissa asiointi katsotaan tällaiseksi suostumukseksi. Kanta-asiakasjärjestelmää puolestaan vaatii oman suostumuksensa asiakkaalta.

Suomessa tietosuojadirektiivien mukainen toiminta on pääsääntöisesti ollut hyvällä tasolla. Jatkossa rekisteröidyllä on
–          oikeus nähdä itsestään tallennettu tieto,
–          oikeus tiedon poistamiseen eli ”oikeus tulla unohdetuksi”,
–          mahdollisuus oikaisuun ja tiedon siirtämiseen järjestelmästä tai yrityksestä toiseen,
–          oikeus kieltäytyä profiloinnista,
–          oikeus saada tieto henkilötietojen vaarantumisesta tai loukkaamisesta.

Tietoturvaloukkauksesta tulee tiedottaa, kun tilanteeseen kohdistuu vakava uhka. Tietosuojaloukkauksissa voimaan astuu 72 h ilmoitusvelvollisuus. Mikäli rikkomus on tapahtunut ja ilmoitus on tehty määräajan puitteissa, velvollisuus katsotaan hoidetuksi. Mikäli tehtävä on jäänyt suorittamatta, valvova viranomainen voi määrätä sanktioita ja sakkoja.

Rekisterin pito ja osoitusvelvollisuus

Rekisterinpitäjä voi olla yritys, viranomainen, yhdistys, laitos tai säätiö joka pitää henkilörekisteriä. Rekisterinpitäjä on juridisessa vastuussa rekisteristä, määrää sen käytöstä sekä on taho, jonka käyttöä varten rekisteri on luotu. Lain mukaan rekisterinpitäjän on laadittava rekisteriseloste, josta käy ilmi muun muassa rekisterin käyttötarkoitus, kerättävät tiedot ja niiden tietolähteet, rekisterin suojaus sekä rekisterinpitäjän yhteystiedot.Rekisterinpitäjällä tulee olla tietosuojaorganisaatio joka ottaa vastuun rekisterin käsittelystä. Rekisterin luomiseksi täytyy olla oikeudellinen perusta ja tiedon saa säilyttää vain, mikäli se on jollain tapaa perusteltua (tietojen minimointi). Rekisterinpitäjällä on osoitusvelvollisuus siitä, että tietoa käytetään oikealla tavalla. Tietosuojatyö tulisi tämän vuoksi dokumentoida huolella.

Pharmadatalla on tietosuojavastaava ja tietosuojatyöryhmä joka kokoontuu säännöllisesti ja arvioi mm. yhteistyökumppanit. Tietosuojakäytännöt ovat ajan tasalla ja henkilöstö on koulutettu ja ohjeistettu. Ohjelmistoihin tehdään tarvittavat muutokset ja sopimukset ja palvelukuvaukset päivitetään. Apteekin itseauditointia tukevaa dokumentointia työstetään tällä hetkellä.

Apteekin vastuulla huolehtia, että omavalvontasuunnitelma on ajan tasalla ja henkilökunta koulutettu. Lainsäädännön voimaantuloon on aikaa reilu puoli vuotta. Nyt on hyvä aika sopia tietosuojavastuista ja käytännöistä ja valita apteekkiin tietosuojatyöryhmä, johon tulisi kuulua vähintään apteekkari, tietosuojavastaava ja henkilöstön edustaja. Tämän ohjausryhmän olisi hyvä tavata säännöllisesti ja käsitellä asioita vakioitua esityslistaa käyttäen.

Euroopan komission mukaan uusilla säädöksillä pyritään parantamaan kuluttajan luottamusta ja siten yritysten kasvua. Pharmadatan ja apteekkien yhteistyöllä tuemme tavoitteen toteutumisesta.
Tiedotamme tietosuojaan ja asetuksen etenemiseen liittyen Neuvossa, verkkosivuilla ja Uutiskirjeessä. Epäselvissä asioissa kysymykset voi soittaa Service Deskiin.

Aiheeseen liittyviä linkkejä:
Salkku – Tietosuoja
Tietosuojavaltuutettu
 Euroopan komissio – Tietosuoja

Kaikki on mennyt uskomattoman hyvin – apteekkari Riikka Aahen kokemus pd3 käyttöönotosta

Rauhallinen tunnelma vallitsee Apteekki Medenassa Helsingin Itäkeskuksessa. Toinen pd3 -käyttöönottopäivä on meneillään, tilanteen paljastaa ainoastaan yksi ”siviilihenkilö”, joka seisoo reseptitiskin takana. Nuori mies osoittautuu lopulta Pharmadatan kouluttajaksi. Tarkemmin katsoessa voi lisäksi havaita reseptintoimituspisteellä tiedotteen, jossa asiakkaita kiitetään kärsivällisyydestä tietojärjestelmävaihdoksessa.

Toisen käyttöönottopäivän aamuna apteekkari Riikka Aahe tulee yllätystapaamiseen tyytyväisenä hymyillen ja toteaa: ”Kaikki on mennyt aivan uskomattoman hyvin. Pharmadata on huolehtinut meistä todella hyvin. Asiakaskokemus on erinomainen. Ensimmäisenä käyttöönottopäivänä reseptilääkkeet saatuaan asiakas osoitti järjestelmänvaihdoksesta tiedottavaa lappua ja totesi: Tuo ei tainnut tarkoittaa meitä”. Asiakkaat palvellaan hyvin – myös järjestelmänvaihdoksessa.

Yli vuosi sitten Riikalla oli selkeä kuva apteekkijärjestelmän vaihdosta. Liikepaikan muutto oli myös ajankohtainen. Muutto haluttiin toteuttaa ensin ja puoli vuotta sitten Medena muutti kauppakeskus Itiksessä uudelle kauppapaikalle Stockmannin viereen. Seuraavana oli vuorossa järjestelmänvaihdos. Se suunniteltiin huolella ja käyttöönottopäivät valittiin tarkasti. ”Henkilökunta on ollut tietoinen muutoksista ja mukana kaiken aikaa. Apteekkijärjestelmän vaihdossa projekti on ollut huolella johdettu. Apteekissa suuri vastuu on ollut proviisori Inkeri Siltalalla, ja Pharmadatalla projektipäällikkö Maiju Järvisellä. Kaikki on mennyt suunnitelmien mukaan – ihan uskomattoman hyvin”, Riikka kertoo.

Riikka johtaa apteekkia ystävällisellä ja varmalla otteella. Sen lisäksi hän on tiiviisti myös reseptinkäsittelyssä. Hän tietää ja tuntee uuden tietojärjestelmän oppimisen haasteet. ”Oppimiseen tarvitaan aina aikaa ja koulutusta. Järjestelmää on harjoiteltu ahkerasti työajalla, ja jotkut ovat tehneet sitä myös kotona.  Jotta hallitsen pd3-järjestelmän, olen ilmoittautunut kaikkiin syksyn pd3 koulutuksiin ja taloushallintokin on kevään suunnitelmissa”, Riikka toteaa.

”Meillä on paljon vakioasiakkaita – vaikkakin keskitymme vahvasti ohikulkevien asiakkaiden palvelemiseen. Viikonlopun aikana heitä voi olla puolet asiakkaistamme, kaukaisimmat jopa Rovaniemeltä asti”, Riikka kertoo apteekin asiakkaista. Apteekin asiakkaat ovat vaativia ja lähtökohtana on, että apteekkijärjestelmän on tuettava asiakkaan positiivista apteekkikokemusta.

Järjestelmänvaihdoksessa asiakkaatkin ovat olleet myötätuntoisia ja huumoriakin on viljelty. ”Olemme kuulleet kommentteja, että sehän sujuu merkittävästi paremmin kuin Oriolalla”, Riikka toteaa humoristisesti. Apteekin asiantunteva mutta välitön ilmapiiri on helppo aistia.

Käyttöönotosta tyytyväisenä Riikka kertoo seuraavana edessä olevan mahdollisesti vielä robotin hankinta ja hyvä integraatio pd3-järjestelmään tukee tätä hankintaa. Seuraavien kuukausien tunnelmia tiedustellessa hän nopeasti vastaa ylpeyttä uhkuen: ”Olemme jo nyt taitavia pd3-käyttäjiä. Vuodenvaihteessa olemme hyvällä tasolla!”

 

Tilaa pdesittely apteekkiisi tai tule tutustumaan nykyaikaiseen apteekkijärjestelmään Pharmadatan tiloihin.

Sovi tapaaminen puh. 040 599 6220 tai myynti@pharmadata.fi

Muutos, johtaminen ja apteekin kehittäminen – teemoina syksyn pd³-käyttäjäpäivällä

Syksyn pd³-käyttäjäpäivä kokosi jälleen yhteen runsaslukuisen joukon apteekkilaisia. Mukaan oli lähtenyt niin pd³-konkareita kuin uusia tuttavuuksia. Tapahtuman merkittävyyttä lisäsi 100:nnen apteekin liittyminen pd3-käyttäjien joukkoon.

Kuinka motivoin muutokseen ja johdan? Mitä ratkaisuja Pharmadatalla on tilanteeseen tarjota? Näihin kysymyksiin saimme vastauksia päivän aikana.

Johtaminen ja palvelut tuottavat hyötyä asiakkaalle

”Johtamisen keskiössä on asiakas, jolle tuotetulla hyödyllä onnistuminen lopulta mitataan ”, toimitusjohtaja Ilkka Toivola avasi syksyn käyttäjäpäivän. Esimerkkeinä asiakkaalle tuotettavasta hyödystä hän nosti pd³- kehitystyön ja tilauspalvelu EasyMedin, jossa toimintojen selkiytyminen ja nopeutuminen tuottavat lisäarvoa apteekille ja apteekin asiakkaille.

”Johtajan tulee olla dialogissa asiakkaiden kanssa ja seurata ajan ilmiöitä”, Ilkka jatkoi ja nosti esille viime vuoden lopulla Apteekkiverkko-palveluun toteutetun Kela-yhteyden, jonka toiminta ”testattiin” palvelunestohyökkäyksessä kesäkuun alussa. Apteekit, jotka käyttävät Apteekkiverkkoa, turvasivat asiakaspalvelunsa ja saivat toimitettua lääkkeet hyökkäyksestä huolimatta. Yli puolet Suomen apteekeista käyttää Apteekkiverkkoa.

Dialogista on osoitus myös vuosi sitten esitetty kysymys, kuinka apteekki voi tehostaa pd³-järjestelmän käyttöä ja toimintaansa Pharmadatan tuotteiden avulla. Vastauksena tähän on Pharmadata laajentanut palvelutarjontaansa. ”Tavoitteenamme on tarjota apteekeille merkittävää liiketoiminnallista hyötyä ja auttaa apteekin asiakkaiden palvelemisessa”, Ilkka toteaa.

Palveluliiketoiminta – avain apteekin kehittämiseen

”Tutkimusten mukaan hyvä johtaja on reilu ja idearikas visionääri, joka ottaa työntekijänsä huomioon. Hän on ihmisten johtaja, jonka liiketoiminnan osaaminen, toimialan tuntemus, persoonatekijät, visionäärisyys ja idearikkaus ovat tärkeitä osa-alueita”, Pharmadatan palveluliiketoimintaa luotsaava Riia-Liisa Rasimus kertoo.

”Hyväkin johtaja sokeutuu ajoittain omalle liiketoiminnalle – uusien liiketoimintamahdollisuuksien kehittäminen tai muutoksen tunnistaminen on välillä haasteellista arkipäivän keskellä. Me autamme tunnistamaan apteekin nykytilan, asettamaan tavoitetilan sekä valitsemaan konkreettiset ja toimivat menetelmät tavoitteiden saavuttamiselle”, Riia-Liisa kertoo ja jatkaa ”haluamme auttaa apteekkia sujuvampaan arkeen ja tehostamaan liiketoimintaansa.”

Apteekkarina hänellä on kokemusta johtamisesta ja palveluliiketoiminnan johtajana hän haluaa tuoda osaamisensa ja idearikkaan persoonansa apteekkien ja kollegoiden avuksi.

Apteekit ja johtajat ovat erilaisia, siksi palvelut räätälöidään aina asiakkaiden tarpeiden mukaan. Yleiskoulutukset, erityiskoulutukset ja taloushallinnon esimiesvalmennus auttavat apteekkia kehittämään myös henkilöstön osaamista. Apteekkarinvaihdoksessa, talouden johtamisessa sekä järjestelmänvaihdoksessa ja muissa projekteissa Pharmadatan asiantuntijat tuovat osaamisensa apteekin liiketoiminnan kehittämiseen.

Miksi tämä kaikki on tärkeää? Riia-Liisan mukaan osaava henkilökunta näkyy asiakaspalvelussa, apteekin imagona ja henkilökunnan houkuttelevuutena. Taloushallinnon jatkuva seuranta ja hallinta ovat selkeitä kilpailutekijöitä myös tulevaisuuden lääkemarkkinoilla.

Hyvä johtaja motivoi muutokseen

”Ansaitakseen olemassaolon oikeutuksen, jokaisen ketjun jäsenen on tuotettava sellaista lisäarvoa, että seuraava on siitä valmis maksamaan. Apteekissa asiakkaan tulee olla valmis maksamaan se lisäarvo, jonka apteekki hänelle tuottaa. Jos tätä ei tapahdu – sillä ei ole oikeutusta, apteekki on turha”, apteekkari Risto Kanerva kiteytti johtamisen ydinajatuksen.

Johtajan tehtävänä on Riston mukaan valmistaa organisaatio tuottamaan lisäarvoa. Kuinka sitten johdetaan? ”Jos haluat menestyä yksilönä ja liike-elämässä, uskalla olla erilainen”, Risto toteaa J. Ridderstrålen sanoin.

Hyvä johtaja sovittaa oman johtamistyylinsä tilanteen mukaan – tyynellä lammella on erilaista kuin koskessa. Huomiota tulee kiinnittää myös organisaatiorakenteeseen, asiantuntijoiden johtaminen on erilaista kuin tuottavan tason henkilöstön. Huippujohtajat kykenevät lisäksi edistämään useita ristiriitaisilta vaikuttavia asioita samanaikaisesti.

Nykyaikaisessa johtajuudessa vahvimpana nousee esiin henkilökohtainen auktoriteetti. Johtaja voi esittää itselleen seuraavia kysymyksiä: keskitynkö ihmisiin vai toimintaan, rationalisoinko vai tuotanko arvoa asiakkaalle, otanko riskejä vai pelaanko varman päälle, tiedolla vai tunneälyllä? Mihin johtamisellasi pyrit ja mikä on sinulle luontainen tapa toimia?

Riston mukaan matkalla hyväksi johtajaksi Sinun on ensimmäiseksi ylitettävä rajat, jotka olet itsellesi asettanut. ”Hyvä itsetuntemus, tunneäly ja määrätietoisuus yhdistettynä vaatimattomuuteen – näistä hyvät johtajat on rakennettu”, Risto summaa.

Riston johtamassa Tapiolan apteekissa on tehty pitkä ja vaativa ”yhteinen matka” 1 ½ vuodessa. Varasto, tuotevalikoima sekä toiminnat ja tehtävät on käyty läpi, perustekemistä on selkiytetty. Apteekkijärjestelmä on tämän jälkeen vaihdettu ja uusiin tiloihin muutettu. ”Aikataulupaineita ja johtamisen haasteita ei ole puuttunut. Asenteista ja peloista on päästy yli. Nyt meillä on ensimmäistä kertaa platformi valmis. Kivijalka menestykselle on rakennettu –  työ voi alkaa”, Risto kertoo ja avaa motivointiin käyttämänsä lauseet: ”Mennään tästä yhdessä eteenpäin. Mietitään porukalla, miten tämä ratkaistaan”.

Varaa oma pd3 esittelyaikasi myynti@pharmadata.fi tai soita puh. 0406834700

Satavuotiaassa Suomessa 100 pd3-apteekkia

Sata vuotta sitten Suomessa lääkärissäkäynti oli suuri tapahtuma ja lääkärin käsin kirjoittamaa reseptiä säilytettiin huolella. Vuosisadan alusta aina vuoteen 1973 saakka lääkemääräys jäi apteekkiin ja arkistoitiin sinne kymmeneksi vuodeksi. Reseptin tiedot kopioitiin ns. signatuuriin, joka sitten kiinnitettiin lääkepulloon tai purkkiin.

Sadassa vuodessa apteekkien reseptit ja tiedot ovat siirtyneet sähköisiin järjestelmiin. Uusin ja nykyaikaisin pd³ -tietojärjestelmä on kolmen viime vuoden aikana kasvanut sadan apteekin monipuoliseksi työkaluksi, jonka tarkkuus ja nopeus ovat aivan omaa luokkaansa. Sadas pd³-järjestelmä asennettiin Varkauteen Käpykankaan apteekkiin. Pharmadata kävi paikan päällä onnittelemassa apteekkia apteekkijärjestelmävaihdon tunnelmissa.

Kolme kuukautta – kolme apteekkijärjestelmän vaihtoa

Onnittelukäynnillä tavoitimme apteekkari Kirsi Puurusen työn touhusta ja kiireen keskeltä, haastattelulle liikeni kuitenkin pieni hetki. Kirsiä voidaan syystä sanoa järjestelmänvaihdon asiantuntijaksi. Takana on kolmen kuukauden aikana yhden pääapteekin ja kahden sivuapteekin käyttöönotot.

Uuden järjestelmän hankinta tuli ajankohtaiseksi, kun palvelimet tulivat tiensä päähän. Kirsi selvitti vaihtoehdot, konsultoi kollegoita ja valitsi pd³-järjestelmän. Valinnassa painottui lisäksi järjestelmäntoimittajan luotettavuus.

Kesäkuussa pääapteekkiin, Varkauden Vanhaan Apteekkiin, asennettiin pd³-järjestelmä. Sivuapteekit Käpykangas ja Könönpelto liittyivät joukkoon syyskuun alussa.

Johtaminen, avoimuus ja vastuullisuus – onnistuneen projektin avaimia

Sata vuotta sitten Suomessa väki siirtyi pelloilta ja vainioilta tehtaisiin. Muutosjohtajien ensimmäinen tehtävä oli opettaa ihmiset tulemaan töihin aina samaan aikaan, noudattamaan samoja sääntöjä ja ohjeita, tekemään samaa asiaa yhä uudelleen ja yhä tehokkaammin. Nykyaikana tuottavuuden tehostaminen on edelleen ajankohtaista, johtaminen on muuttunut monimuotoisemmaksi.

Apteekkijärjestelmien vaihdossa Pharmadatan projektipäällikkö toimii apteekin johdon tukena. ”Harvoin muutos toteutuu ilman ongelmia, mutta hyvällä johtamisella niistäkin selvitään. Vastasin itse apteekin osalta kokonaisuuden hallinnasta”, Kirsi kertoo ja jatkaa ”proviisori hoiti koulutusten organisoinnit huolehtien, että jokaisella työntekijällä on riittävä tietotekninen osaaminen omalta vastuualueeltaan. Lopulta vastuu omasta osaamisesta on työntekijällä itsellään, sitä ei voi ulkoistaa.”

Vastuullisuus ja avoimuus nousevat apteekkarin ja henkilökunnan kertomuksessa usein esille käyttöönoton onnistumisesta puhuttaessa.

Viesti kulkee

Sata vuotta sitten tieto siirtyi kuulijalta toiselle kasvotusten. Viestinnässä käytettiin puhelinta ja kirjeitä. Nykyaikainen tietojärjestelmä ja ohjelmat moninkertaistavat tiedon siirtymisnopeuden. Jakelukanavien runsaus auttaa tavoittamaan kohderyhmän aikaisempaa tehokkaammin ja laajemmin.

”Keskustelemme paljon ja jaamme tietoa toinen toisillemme. Tietämättömyydestä ei tuomita, vaan etsimme ratkaisuja yhdessä. Lisäksi käytämme aktiivisesti Prestoa kaikkien kolmen apteekin kesken”, apteekinhoitaja Sanna Kudjoi kertoo. Presto on apteekin intranet, johon on yhdistetty dokumenttipankki. Sen kautta apteekki voi jakaa mm. päivittäistä työinformaatiota, toimintaohjeita, uutisia ja sisäisiä tiedotteita henkilökunnan kesken.

Aloittelijasta asiantuntijaksi – yhteistyöllä ja huumorilla eteenpäin

Lähes poikkeuksetta tietojärjestelmän vaihdoksessa useimmat tuntevat itsensä ensin aloittelijaksi – noviisiksi. Tällöin on hyvä muistaa, että ammattitaito ei järjestelmänkään vaihdossa katoa mihinkään. Harjoittelun ja käytön myötä tilanteen hallinta ja luottamus omiin uusiin taitoihin kasvaa. Kolmen kuukauden jälkeen Varkaudessa on reseptin toimitus pd³-järjestelmällä koettu nopeammaksi, ja vanhaa järjestelmää ei enää otettaisi takaisin. Kauas tästä ei jääty Könönpellossakaan, jossa ensimmäinen resepti toimitettiin apteekin avauduttua, ja puolen päivän aikaan farmaseutti totesi rauhallisesti tilanteen olevan hallinnassa. Käpykankaalla puolestaan toimitettiin apteekista käyttöönoton jälkeisenä päivänä annosjakelua.

Suomen siirtyessä uudelle vuosisadalle keskustelua käydään digitaalisuudesta ja virtuaalitodellisuudesta. Useissa yhteyksissä muutoksen sanotaan syntyneen suomalaisten pitkäjänteisen työn seurauksena. Pitkä tie on kuljettu pellolta nykyhetkeen ja tulevaisuudessa vauhdin kuvataan kiihtyvän.

Apteekissakaan vauhti ei hidastu. ”Yhteistyöllä ja huumorilla kaikesta on selvitty ja selvitään eteenpäin. Lyödään tyhmät päämme yhteen ja siitä se ratkaisu löytyy!” Sanna sanoo ja kaikki remahtavat nauruun. Muutoksen keskellä ilo ja avoimuus ovat käsin kosketeltavissa.