2018

Pharmadata > 2018
Ajankohtaista

Tulevaisuuden työkalu – moderni pd3- apteekkijärjestelmä

”Huoli ja murhe tulevaisuudesta putosivat, kun on käytössä moderni apteekkijärjestelmä”, apteekkari Timo Mäenpää Tiiriön apteekista toteaa. Viime maaliskuussa apteekissa otettiin käyttöön pd3-järjestelmä ja onnistuneesta projektista vastasi proviisori Heli Saario.

Uuden apteekkijärjestelmän vaihtoon kannattaa perehtyä huolella

”Jokaisen apteekin tulee apteekkijärjestelmän vaihtoa harkitessa miettiä tarkkaan omat tarpeensa. Meillä pohjatyö tehtiin huolella, laittamalla kaikki apteekkijärjestelmät samaan taulukkoon, ja käymällä ne huolellisesti kohta kohdalta läpi”, Heli kertoo. Arviointiprosessi suoritettiin vuosi sitten syksyllä, jolloin käytössä oli Salix-järjestelmä. Tiiriön apteekki on tyypillinen marketapteekki, jossa ruokaostoksilla asioivat lähikuntien asukkaat ja työmatkalaiset tulevat apteekkiin ”samalla parkkeerauksella”. Hyvän sijaintinsa vuoksi apteekki on myös mökkiläisten ja pohjoiseen kulkijoiden suosiossa. ”Vaikka asiakkaat voivat olla vain läpikulkumatkalla, palvelemme heitä hyvin ja kokonaisvaltaisesti”, apteekkari toteaa.

Päätöksessä Timo ja Heli kertovat lähteneensä hakemaan parasta tulevaisuuden tarpeisiin vastaavaa apteekkijärjestelmää. Koko henkilökunta osallistui päätöksentekoon ja kaikkien toiveita kuunneltiin sekä tietoa kerättiin niin ohjelmistoihin kuin käyttäjäkokemuksiin liittyen. ”Päätöksessä oli useita osa-alueita, jotka painottuivat pd3:n eduksi. Esimerkkinä voisi mainita oheisohjelmat. Procuro ja Presto ovat erinomaisia ja meillä kaikille tuttuja työkaluja, joita ilman farmasisti ei haluaisi toimia”, Heli toteaa valintakriteereistä.

”Järjestelmänmuutos on aina merkittävä asia ja tutut oheisohjelmat tuovat helpotusta ja nopeuttavat muutokseen läpivientiä. Tämän lisäksi totesimme valintaa tehdessämme, että Pharmadatalla koulutus oli hyvin pilkottu ja polku asennuksesta käyttöönottoon on selkeä. Vaakakupissa oli myös hinta, johdon raportit ja kehitystyö sekä tulevaisuuden näkymät ja yrityksen omistuspohja”, Timo täydentää.

Käyttöönotosta osaajaksi puolessa vuodessa

Päätöksen jälkeen Helin lempeän tehokkaassa otteessa käyttöönotto sujui erinomaisesti. ”Meillä oli selkeä tavoite: kesällä peruskäyttö on kaikilla työntekijöillä hallinnassa ja syksyllä saamme lisätehoja ohjelmasta”, Heli toteaa. Apteekissa valmistautuminen uuteen järjestelmään aloitettiin jo ennen aloituskoulutusta ottamalla harjoitusympäristö käyttöön. Farmasistit harjoittelivat siellä yhteensä 6 tunnin ja tekniset 4 tunnin verran. Tehdyt harjoitustunnit kirjattiin ylös. Kyetäkseen ohjaamaan muita, Heli opiskeli ohjelmistoa Neuvosta ja kävi pääkäyttäjävalmennuksessa. Lisäksi apteekilla oli hyvä yhteys Pharmadatan kouluttajiin ja mahdollisuus esittää heille kysymyksiä.

Uuden järjestelmän käyttöönotto tapahtui maaliskuussa. ”Käyttöönotossa ei tapahtunut suurta notkahdusta toiminnassa. Pharmadatan kouluttajat olivat paikalla ja heidän lisäksi meillä oli järjestelmän tunteva vuokrafarmaseutti ensimmäisinä viikkoina. Otimme Pharmadatalta paljon aloituskoulutusta, apteekin pitkistä aukioloajoista, vapaista ja lomista johtuen”, Heli toteaa. Järjestelmänvaihdon yhteydessä uusimme myös laitteita vastaamaan tulevaisuuden tarpeisiin.

Kaikki tehot irti

Uuden pd3-järjestelmän käyttö sujui kesällä suunnitelmien mukaan. Osaamisen taso oli heti hyvä ja reseptinkäsittely sujui. Uusi järjestelmä mahdollisti mm. asiakkaiden tarpeiden ja toiveiden aikaisempaa tehokkaamman toteuttamiseen.

”Asiakasrajapinta toimii hyvin ja pd3-järjestelmällä on mukava työskennellä. Tämä on tulevaisuuden työkalu”, Timo tyytyväisenä toteaa ja mainitsee pd3:n palvelevan häntä työuransa loppuun asti.

Helillä on katse kohti seuraavia tavoitteita ja toiminnan tehostamista. Listalla ensimmäisenä on varastonhallinta ja tavaranpurun suoraviivaistaminen. Esimerkkinä tästä hän mainitsee lääkkeiden menekinmukaisenjärjestelmän tehostamisen saatavilla olevan tiedon ja suodattimien avulla. Lisäksi hän nostaa esille tukkukaupan toimituskatkokset, joissa apteekilla on suuri rooli. Saatavan tiedon avulla tätäkin tullaan tehostamaan. ”Luvassa on raporttien vertailua ja apteekillemme olennaisten asioiden kehitystyötä”, Heli tyytyväisenä summaa.

Ajankohtaista

Mitä ammattilainen arvostaa

”Hyvä apteekkitietojärjestelmä on toimintavarma ja apteekin sekä työntekijän tarpeisiin muokattava”, Farmanian Pohjois-Suomen aluepäällikkö Annukka Kurvinen toteaa. Vuokrafarmasistina hänellä on laaja kokemus kaikista markkinoilla olevista tietojärjestelmistä ja niiden toimivuudesta eri apteekeissa.

Energisellä ja positiivisella asenteella varustettu

Annukka on ollut Farmanialla vajaat kaksi vuotta ja koko työuransa aikana kiertänyt noin 30 apteekissa. Farmania Oy on perustettu 2012 ja Suomen Apteekkariliitto on siinä osakkaana. Yritys palvelee apteekkeja ja lääkeyrityksiä ympäri Suomea. Yrityksen tavoitteena on vahvistaa apteekkien toimintaa sekä palveluiden sujuvuutta tarjoamalla työntekijöitä apteekkien tarpeeseen.

”Apteekissa voi olla jokin kolmesta markkinoilla olevasta tietojärjestelmästä ja farmasistina menemme usein suoraan asiakaspalveluun ja tiskiin. Siinä kohtaa ei ole paljoakaan aikaa opiskella, vaan järjestelmä tulee osata ja reseptit toimitettava”, Annukka kertoo arjen työstä.

Ensikokemuksiaan pd3-järjestelmästä Annukka sai Oulussa, jossa hän kertoo menneensä apteekkiin töihin ja suoraan reseptintoimitukseen. Edessä oli apteekkijärjestelmä, jonka hän näki elämänsä ensimmäistä kertaa. Työpäivä tuli vahvan ammattitaidon ansiosta kunnialla hoidettua.

Nykyisin Annukka on varsinainen pd3-asiantuntija. Käytön lisäksi hän on edistänyt osaamistaan tutustumalla Neuvossa olevaan materiaaliin ja osallistumalla Pharmadatan koulutuksiin.

”Farmasistit käyttävät pääsääntöisesti tietojärjestelmien reseptinkäsittelyä. Oman kokemukseni perusteella osaamista kannattaa laajentaa esim. Pharmadatan laskutuskoulutuksella. Koulutus on todella hyvä ja laajentaa ymmärrystä järjestelmän logiikasta ja apteekin koko toimintaketjun etenemisestä. Hyöty konkretisoituu arjen työssä ja tilanteissa, joissa tarvitaan tehokasta ongelmanratkaisua”, Annukka toteaa.

Tietojärjestelmä muistin tukena

”Jokainen apteekki on erilainen ja apteekkijärjestelmän tulee taipua sen toimintaan, huomioiden viranomaissäädösten toteuttaminen ja laajan tuotevalikoiman hallinta eri tilanteissa. Arvostan lisäksi järjestelmää, johon voi luottaa. Farmaseuttinen osaaminen on kaiken pohjalla ja apteekkijärjestelmä tukee perustyötä. Kun ohjelma hoitaa oman osuutensa, ei farmasistin tarvitse olla koko ajan laskin kädessä ja mittaamaton määrä tietoa muistissa.”, Annukka toteaa. Esimerkkinä järjestelmän tuomasta avusta Annukka mainitsee toimitusvälilaskennan, lääkevaihdon ja poikkeavan viitehintaryhmän. ”Hyvin suunniteltuna ohjelmana pd3 ei anna minun tehdä näissä virheitä”, Annukka vielä summaa.

Looginen ja kehittyvä

Jokaisella on oma työskentelytapansa ja pd3-ohjelmisto antaa mahdollisuuden räätälöidä itselleen mielekkään tavan työskennellä. ”Kokemukseni mukaan, apteekkien kannattaisi ottaa alussa käyttöön yksi yhtenäinen toimintatapa. Tällöin kaikille tulisi toimintamallin lisäksi yhtenäinen mielikuva ohjelmiston toiminnasta ja logiikasta. Taitojen kehittyessä voisi myös muita variaatioita ottaa käyttöön. Tämän lisäksi suosittelen käymään Neuvossa säännöllisesti ja seuraamaan versiohistoriaa. Ohjelmisto kehittyy jatkuvasti ja jos olet oppinut jonkun toimintatavan kaksi vuotta sitten, kannattaa ehdottomasti selvittää kaipaako se ajantasaistamista”, Annukka kertoo erilaisissa apteekeissa kohtaamistaan tilanteista.

Kehittyvään pd3-järjestelmään tehdään käyttäjien toiveiden mukaisia uudistuksia ja parannuksia kolmen viikon välein. Tiedot näkyvät Neuvossa olevassa versiohistoriassa. Niihin kannattaa apteekissa tutustua ja viedä apteekin kannalta merkittävimmät muutokset Prestoon kaikkien työntekijöiden tutustuttavaksi. Osa apteekeista on kouluttanut pääkäyttäjiä, jotka huolehtivat tämän lisäksi uusien ominaisuuksien kouluttamisesta koko henkilökunnalle.

Ajankohtaista

Savon Apteekki: Projektipäällikkö hoitaa asiat ajallaan

Apteekin muutto uusiin tiloihin edellyttää huolellista valmistelua ja suunnittelua sekä aikataulutusta. Apteekkari Sari Mujunen siirsi Savon Apteekin kauppatorin laidasta lokakuun alussa kauppakeskukseen. ”Apunani minulla oli Pharmadatan projektipäällikkö. Asiat hoidettiin täsmällisesti ja ajallaan”, Sari tyytyväisenä toteaa.

Apteekki nuorentuu muutossa

Apteekkipalvelua on Savon Apteekista saanut yli kaksisataa vuotta. Gustaf Ertvin Masalin perusti apteekin Savonlinnaan v. 1817. Muuton myötä pääapteekki siirtyi kauppatorilta Sokoksen kauppakeskukseen. ”Nykyisessä apteekissa on esteetön kulku ja avarat tilat asioinnille sekä hyvä sijainti kauppakeskuksessa”, Sari perustelee muuttoa.

Pääapteekin lisäksi Laitaatsillassa palvelee sivuapteekki Savon Apteekki ABC.  Molemmissa apteekeissa on käytössä Salix-apteekkijärjestelmä ja hoitokotien ja kotisairaanhoidon tilaukset tehdään EasyMedi-tilauspalvelulla.

Hyvät esivalmistelut onnistuneen toteutuksen taustalla

Muuton läpivieminen muun liiketoiminnan ohella asettaa haasteita useiden tekijöiden osalta. Muutoksenhallinta edellyttää hyvää kommunikointia, seurantaa ja johtamista muutosta vastaavien tahojen kesken.

Pharmadatan projektipäällikkö Tero Mäkiranta oli apuna muutossa. Hän vastasi apteekin muuttoprojektista ja sen etenemisestä, sekä varmisti eri osapuolten yhteistyön. Projektin alussa yhdessä apteekkarin kanssa määriteltiin apteekin odotukset ja tarpeet sekä resursoitiin avainhenkilöiden vastuualueet, huomioiden myös ajan, kustannusten sekä laadun näkökulmien haasteet. ”Projektipäällikkö hoiti tehtävänsä erinomaisesti ja etukäteisvalmistelut oli huolella tehty”, Sari antaa palautetta toiminnasta.

Projektin eteneminen

Projektissa edettiin suunnitelmallisesti ennalta rakennetun aikataulun ja ohjelman mukaan. Projektipäällikkö huolehti kokonaisuudesta, kartoittaen tarvittavat laitteet, niiden asennukset sekä Apteekkiverkon ja tarvittavien yhteyksien tilaamisesta ja avaamisesta. ”Tero piirsi tarkat kartat mitä mihinkin tulee. Samalla hankimme myös muutamia uusia näyttöjä ja koneita, nekin asettuivat paikoilleen. Projektipäällikön ohjeet olivat oikein hyvät ja selkeät”, Sari kiittelee, ja jatkaa ”projektipäällikkö hoiti asiat ajallaan ja oli täsmällinen. Muistettavaa oli paljon, eikä häntä tarvinnut mistään erikseen muistutella.”

Savon Apteekin muutossa koneiden ja laitteiden asennukset uusiin toimitiloihin tehtiin perjantaina puolessa päivässä. Tuotteet aseteltiin viikonvaihteen aikana paikoilleen. Maanantaina apteekki avasi uusissa tiloissa. ”​Jopa kirjoitin toimi!” Sari hämmästelee tehokkuutta.

”Jäämme innolla seuraamaan uuden liiketilan vaikutuksia apteekin liiketoimintaan”, Sari lopuksi summaa. Onnistunut muutto on takana ja kaikki edellytykset menestymiselle ja kasvulle on olemassa.​

Ajankohtaista

Tehokasta teknologiaa pieneen apteekkiin

”Kyetäkseen toimimaan ja palvelemaan asiakkaita tehokkaasti, on teknologian palveltava ihmistä parhaalla mahdollisella tavalla – apteekin koosta riippumatta”, toteaa apteekkari Elina Hakkarainen Kälviän apteekista. Apteekki on auki kuutena päivänä viikossa ja hyvien teknologisten ratkaisujen ansiosta, se on mahdollista vajaan viiden hengen työpanoksella.

Ihmisen ja teknologian liitto

Kälviän apteekki haluaa tarjota asiakkaille heidän tarvitsemansa apteekkituotteet ripeästi ja ilman jonotusta. Apteekin ovien ollessa suljettuna asiakkaat noutavat tilaamansa tuotteet apteekin noutolokerosta. Verkkoapteekin on suunniteltu avautuvan ensi keväänä. Reseptuuri on vajaa neljäkymmentätuhatta ja annosjakelussa on viitisenkymmentä asiakasta, joiden määrät ovat selkeässä nousussa. Maaseutupaikkakunnan apteekkina Kälviällä on ihmislääkkeiden lisäksi myös runsaasti eläinlääkkeitä toimitettavanaan.

”Aloitin apteekissa yhdeksän vuotta sitten. Ensimmäisenä halasin kaikki työntekijäni”, Elina kertoo yhdeksän vuoden takaisista tunnelmista. Apteekkia on sen jälkeen uudistettu, ja vuosi sitten Salix -apteekkijärjestelmä vaihtui pd³:een. Ihmisten ja teknologian yhteensovittaminen on keskeinen osa apteekin toimintaa ja apteekkarin toimintafilosofiaa.

Pieni ja tehokas

Pieni apteekki ei tarkoita sitä, että toimintoja olisi suurta apteekkia yhtään vähempää. Asiakkaita voi olla vähemmän, mutta muun muassa viranomaisvaatimukset ovat kaikille samat. Pienemmällä henkilöstöresurssilla tehokas reseptintoimitus on tärkeä osa apteekin toimintaa, johon pd³-järjestelmä tuo merkittäviä hyötyjä ja nopeutta.

Kälviällä tiedon suodattaminen ja tiedolla johtaminen ovat apteekin arkipäivää. ”Tietoa suodattamalla ja jalkauttamalla lisäämme apteekin kannattavuutta ja aikaansaamme selkeää säästöä”, Elina toteaa. Esimerkkinä tästä hän kertoo:”pd³:ssa saan suodatettua Ratiofarmin tuotteet yhdelle listalle. Suodatan siitä sitten verokannat ja menekin. Niiden avulla kykenen tilaamaan liiketoiminnan kannalta parhaat tuotteet hyvitysilmoituksen saatuani.”

Erityiskiitosta saa lisäksi tuotekorttitietojen suodattaminen, joka on aktiivisessa käytössä mm. varastopaikkojen suunnittelussa ja hyllytysmuutoksissa. ”Pharmadata on tuonut meille helpotusta arkeen”, Elina selkeästi toteaa.

Osa suurempaa kokonaisuutta – perustehtävä hoidetaan ilolla

Ekologisuus on osa apteekin imagoa. Sähköinen resepti ja varastonhallinta kulkevat pd³-järjestelmässä ja tilaamisessa on suunniteltu siirryttävän ensi vuonna EasyMediin. Paperitulosteidenkin määrä on minimoitu. ”Paperia ei turhaan tulostella, vaan mm. lomakkeet ja tulosteen kuten työpaikkakassa- ja lääkevalmistusohjeet ovat Prestossa. Laskutuksessa meillä on Ropo-laskutuspalvelu ja reseptipäiväkirjojakaan ei tarvitse tulostaa, vaan ne ovat sähköisessä muodossa pd³:ssa”, Elina kertoo.

Apteekki luopui vuoden alussa muovikasseista ja teki Green Deal sopimuksen. Muovikassirahoilla hankittiin kahvikone asiakastilaan. Asiakkaille järjestettävissä tapahtumissa kahvit nautitaan nahkasohvalla istuen. ”Apteekin perustehtävä tulee kyetä hoitamaan ilolla. Kun se toimii, niin arkikin hoituu”, Elina toteaa ja tarjoaa cappuccinon kahvilasista.

 

Ajankohtaista

Apteekkijärjestelmä lisää kannattavuutta

 

Sulkava on kuin pieni italialainen vesistöjen ympäröimä kylä, joka herää eloon soutujen ja Suomi meloo tapahtuman aikoihin. Keskellä kylää sijaitsee apteekki, jonka apteekkarina Anu Rasi-Leskinen aloitti reilu vuosi sitten. ”Ihmisten toimintaa tukevalla apteekkijärjestelmällä varmistamme kannattavan apteekkitoiminnan”, Anu toteaa. Tämän vuoden helmikuussa apteekkiin vaihdettiin pd³-järjestelmä.

Uuden järjestelmän käyttöönotto kannattaa

Ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa tietoa siivottiin Pharmadatan projektipäälliköiden toimittaman listan avustuksella pois vanhasta tietojärjestelmästä. Tämän jälkeen Pharmadatan asiantuntijat siirsivät ajantasaisen tiedon uuteen järjestelmään. Vaihdon vuoksi apteekki ei ollut hetkeäkään kiinni.

”Jos tuntuu, että toimintatavat eivät ole enää palvele tätä hetkeä, tulee ne käyttöönotossa käytyä läpi. Samalla tulee siivottua myös sellaiset tuotteet ja asiakkuudet, jotka olivat jääneet sinne vuosien saatossa lojumaan Vaihto voi tuntua työläältä, mutta se kannattaa tehdä!”, Anu toteaa.

Itsenäinen apteekki

Apteekin toiminnassa on Anun mukaan järjestelmänvaihdoksen myötä siirrytty ”turhasta näpräämisestä” suurempien kokonaisuuksien hallintaan. ”Johtaminen tapahtuu arjessa ja koko henkilökunta osallistuu toiminnan suunnitteluun. Ihmisiä johdetaan tunteella – merkitysten kautta”, Anu kertoo ajatusmallistaan, jossa ihmisten ja merkitysten johtaminen on tärkeämpää kuin numerot Excelissä.

Esille keskustelussa nousee myös apteekki itsenäisenä toimijana. ”Haluamme pysyä itsenäisenä apteekkina. Apteekkarina minulle on merkityksellistä, että tiedot ovat tallessa pd³-järjestelmässä, eivätkä kaupallisella toimijalla. Arvostan lisäksi sitä, että niiden hallinnoinnista vastaa Pharmadata, Apteekkariliiton tytäryhtiö”, Anu selkeästi toteaa.

Tehoa ja toimintaa – yhden henkilötyövuoden verran

Sulkavan apteekki on reseptipainotteinen apteekki, jossa ihmislääkkeiden lisäksi toimitetaan lääkkeitä lampaille, hevosille, lehmille ja koirille. Kesällä itsehoitolääkkeiden myynti on suurta ja magnesium on ehdoton hittituote.

Reseptinkäsittely on apteekissa nopeutunut pd³-järjestelmän avulla. Nopeus näkyy yksittäisten reseptien toimituksessa ja korostuu erityisesti tilanteissa, joissa asiakkaalla on useampi resepti. ”Viranomaisnäkymät kuten resepti näkyvät pd³:ssa selkeästi yhdellä näytöllä, eikä sitä tarvitse ohjelmassa selailla ja käännellä. Procurossa edelliset toimitukset ja interaktiot näkyvät erittäin selkeästi – kyseessä ei ole mikään neuvonnan kevytversio”, Anu toteaa kaikkien kolmen markkinoilla olevan järjestelmän käyttökokemuksella.

”Järjestelmänvaihdon myötä toiminta on tehostunut yhden henkilötyövuoden verran. Samalla henkilökunnalle on vapautunut aikaa myyntityöhön ja markkinointiin sekä hoitokotiyhteistyöhön”, Anu lopuksi toteaa.

Ajankohtaista

Munkkiniemen apteekki: Erikoisalana annosjakelu

 

Helsingin Munkkiniemessä pinta-alaltaan varsin pienessä apteekissa sijaitsee merkittävä annosjakelun keskus. Apteekin reseptuurista noin 75 % tulee annosjakeluasiakkailta ja apteekkia voidaankin syystä sanoa annosjakeluasiakkaisiin erikoistuneeksi apteekiksi.

”Meillä on yhteensä noin 850 annosjakeluasiakasta. Valtaosa heistä on hoivakodeissa tai kotihoidossa, mukaan mahtuu myös 30 yksityisasiakasta”, apteekkari Liisa Kärkkäinen kertoo apteekin toiminnasta. Apteekkariksi Munkkiniemeen Liisa siirtyi Itäkeskuksen apteekista, jossa hän hoiti annosjakelua. Liisan kanssa samoihin aikoihin apteekissa aloitti proviisorina Jenni Pikkarainen, joka saa paljon kiitosta apteekkarilta. ”Jenni on kehittänyt meidän annosjakeluamme valtavasi,” Liisa kiittelee. Reseptien ja annosjakelulääkkeiden sekä tuotteiden toimitukset hoituvat sertifioidulla Salix – apteekkijärjestelmällä ja tilaukset liikkuvat EasyMedillä.

 

Apteekki lähellä asiakasta

Munkkiniemen maine hyvän palvelun apteekkina on levinnyt alueella. Hoitokodit ja kotihoito ovat olleet aktiivisia apteekin suuntaan. ”Olemme asiakaslähtöinen apteekki ja huolehdimme asiakkaidemme lääkityksestä kokonaisvaltaisesti. Etsimme mm. asiakkaalle edullisimman lääkityksen ja uusimme reseptit. Palvelemme asiakkaitamme alusta loppuun asti ja joustamme tarvittaessa,” Liisa kertoo apteekin toimintafilosofiasta.

Annosjakeluun on panostettu ja sen toimintaa on apteekissa kehitetty paljon. Alkuaikoina farmaseuteilla oli kiertävä vuoro annosjakelussa. Pian siitä kuitenkin luovuttiin ja asiakkuudet jaettiin. Nykyisin jokainen kantaa vastuun omista asiakkaistaan ja heidän lääkehoidoistaan sekä kehittää omalta osaltaan toimintaa. Tästä on tullut farmaseuteille kiitosta kotihoidoista.
Apteekki on lisäksi esillä alueen tapahtumissa ja kouluttaa hoitohenkilökuntaa säännöllisesti. Koulutusaiheita ovat olleet mm. haavanhoito, apteekin tuotteet, ravintolisät, ummetus ja diabetes. Palvelun laatua apteekissa seurataan vuosittain hoitajille tehtävällä asiakastyytyväisyysmittauksella.

 

Annosjakeluasiakkaiden määrä kehittyy

”EasyMedi räjäytti hoitokotien ja kotihoidon tilausmäärät!” Jenni hehkuttaa annosjakeluasiakkaiden määrän kehittymistä.

”Tilaaminen EasyMedissä on erittäin yksinkertaista. Hoitajat tilaavat sen avulla lääkkeiden lisäksi mm. Nutridrinkit, Tenat ja haavanhoitotuotteet. Tilauksia on laidasta laitaan. Annosjakelumuutoksetkin hoituvat sen kautta,” Jenni kertoo. Sähköisen tilausjärjestelmän kautta puhelinsoitot ovat merkittävästi vähentyneet ja apteekin työ tilausten käsittelyn osalta on tehostunut. Paikoilleen ei ole kuitenkaan jääty, jatkuvasti mietitään uusia toimintamalleja ja parannetaan tehokkuutta.

Lääkehoidon asiantuntijuus apteekissa

”Olemme lääkehoidon asiantuntijoita ja siinä meillä on merkittävä osaaminen. Asiakasneuvonta on keskeinen osa toimintaamme,” Liisa kiteyttää. Hän kertoo apteekissa olevan ajoittain tilanteita, joissa kotihoidon asiakkaat ovat voineet käydä lääkärillä ja hoitajat eivät ole tästä tietoisia.

Apteekissa informoidaan asiakkaiden lisäksi myös ammattilaisia. Apuna tässä käytetään farmaseuttista työkalua Procuroa, jonka avulla muun muassa neuvonta ja ristiintarkastukset tapahtuvat sujuvasti. Taustalla Procurossa toimii mm. Terveysportti, Pharmaca Fennica ja Tieto Tippa.

”Annosjakeluasiakkaat käsitellään meillä ryhmäkäsittelynä ja Salix sekä Procuro on trimmattu Jennin taitavissa käsissä huippuunsa,” Liisa kehuu vielä proviisoria ja järjestelmiä. ”Tämä työ on jatkuvaa kehittämistä!” Jenni lopuksi toteaa.

Ajankohtaista

Annosjakelu kehittyy apteekkijärjestelmän avulla

Väestön ikääntyessä ja kotiin annettavien palvelujen yleistyessä, annosjakelusta on muodostunut yhä merkittävämpi osa apteekkien toimintaa. Lääkkeiden potilaskohtainen annosjakelu on palvelu, jossa apteekki toimittaa potilaan säännöllisesti käyttämät lääkkeet jaeltuina annoskohtaisiin pusseihin tai annostelijoihin. Apteekissa tilausjaksojen käsittely tehdään apteekkijärjestelmällä. Salix- ja pd³-apteekkijärjestelmät tarjoavat tehoa, tarkkuutta ja helppoutta annosjakeluprosessiin.

Annosjakelun moottorit apteekissa – Salix ja pd³

Uusien asiakkaiden käsittely ja reseptien lisääminen puitetilaukselle on Salix- ja pd³-apteekkijärjestelmissä nopeaa ja viimeaikaisen kehitystyön ansiosta se on entistäkin nopeampaa ja tehokkaampaa. Nykyaikaisessa pd³ -järjestelmässä mm. eReseptien lisäyksen yhteydessä haetaan oletuksena vain asiakkaan lääkityksiin liittyvät edelliset toimitukset, ei koko toimitushistoriaa.
”Lisäksi molemmissa apteekkijärjestelmissä on mm. automaattinen uusien ja muuttuneiden lääkemääräysten haku. Apteekkijärjestelmä huomauttaa muutoksista toimituksen yhteydessä, ja asiakkaan tiedot on tarkistettava ennen toimituksen kirjausta. Mikäli uusien ja muuttuneiden haku on kuitenkin unohtunut tai muutoksia on tullut tilaamisen jälkeen, asiakkaan eReseptimuutokset eivät uusien ominaisuuksien avulla jää huomaamatta ennen toimitusta,” järjestelmäasiantuntija Pipsa Honkaranta kertoo uudistuksista.

Salix-apteekkijärjestelmässä on lisäksi uusi hakutoiminto ANJA-käsittelyn asiakaslistauksella. Toiminto mahdollistaa haun kohdentamisen esimerkiksi tiettyyn asiakasryhmään kerralla. Tämän avulla annosjakelun käsittely on entistä tehokkaampaa.

Procuro – annosjakelijan tietopankki

Annosjakelun tilausjaksot muodostetaan ja lähetetään jakelijalle Procuro-tietojärjestelmällä ja asiakkaiden reseptit sekä toimituskerrat käsitellään Salix- ja pd³-järjestelmissä. Procurossa asiakkaiden tilausjaksoja ja niissä tapahtuneita muutoksia voidaan käsitellä helposti ja nopeasti asiakasryhmittäin. Lääkevaihto on lisäksi erittäin sujuvaa, ohjelman tarjotessa oletuksena vain saman vahvuisia valmisteita ja tunnistaessa yhdistelmävalmisteet entistäkin paremmin.

Taksa, Pharmaca Fennica, SFINX, Tippa, Terveysportti, Salko, Apteekkariliiton yritystiedotteet ja ottotapavideot yhdistyvät Procurossa selkeäksi ja helppokäyttöiseksi kokonaisuudeksi ja helpottavat sitä kautta farmasistin työtä, muistettavien asioiden määrää ja tiedon hallintaa.

”Procurolla tilausten käsittely on helppoa, ja etenkin ryhmäkäsittely nopeaa. Koneellisen annosjakelun tilauksia voi lähettää kaikille Suomessa toimiville jakelijoille,” Pipsa vielä toteaa.

Apteekkijärjestelmä tehostaa annosjakelua

”Jäljellä olevien lääkkeiden määrien laskenta perustuu meillä apteekkijärjestelmän tietoihin ja ne on helppo tarkistaa ohjelmiston tekemästä tiivistelmästä. Tieto kirjautuu tarkasti ja toimituskertaan kohdistuvat muutokset nousevat selkeinä huomautuksina käsittelijälle,” Pipsa kertoo.

Annosjakelun ryhmäkäsittely hakee automaattisesti ohjelmassa valituille asiakkaille uudet ja muuttuneet eReseptit, laskee jäljellä olevat lääkkeiden määrät, tuo Kela-tiedot ja vaadittavat korvausnumerot sekä tunnistaa työpaikkakassat ja TOTU maksusitoumukset. Ryhmäallekirjoitus mahdollistaa 20 annosjakeluasiakkaan lääkitysten toimittamisen kerralla. Tämän ansiosta annosjakelusta tulee tehokasta ja helppoa.

”Salix-, pd³- ja Procuro -järjestelmien tehtävänä on helpottaa ja nopeuttaa annosjakelun monivaiheista prosessia. Tällä tavoin asiantuntijat vapautuvat teknisestä työstä asiakaspalveluun ja asiakkaan lääkityksen arviointiin. Haluamme tarjota ratkaisuja, joiden avulla farmasisti voi keskittyä tiedon siirtämisen sijaan mm. lääkitykseen liittyvien muutosten käsittelyyn, sopivuuksien tarkastamiseen ja keskeytymättömän hoidon toteuttamiseen,” Pipsa lopuksi toteaa.

Ajankohtaista

Vaasan keskusapteekki: Odotusaika on ohi – pd3 päivänvaloon Vaasaan Keskusapteekissa

 

”pd³-järjestelmän käyttöönotto on ollut kuin synnytys,” apteekkari Tiina Heikkilä ja tekninen apulainen Valtteri Uotila Vaasan Keskusapteekista kertovat. Toukokuussa 2017 apteekki muutti uusiin valoisiin tiloihin torin laidalle. Päätös apteekkijärjestelmän uudistamisesta syntyi jo noihin aikoihin. Odotusaika alkoi. ”Moderni pd³-järjestelmä sai vihdoin päivänvalon lokakuussa 2018. Uusi järjestelmä on nykyaikainen ja visuaalisesti tyylikäs,” apteekkari tyytyväisenä toteaa.

Haastatteluhetkellä apteekissa oli uuden apteekkijärjestelmän toinen käyttöönottopäivä. Kaikki viisi palvelupistettä olivat täydessä toiminnassa ja takatilassa tehtiin 350 asiakkaan annosjakelua. Tietojärjestelmän vaihdosta huolimatta apteekin toiminta sujui katkoitta ja asiakaspalvelu toimi sujuvasti.

 

Apteekin oma pd³-Velho

Käyttöönottopäivänä ilmapiiri apteekissa on erinomainen. ”Kaikkien työntekijöiden asenne uuteen pd³-järjestelmään on positiivinen, sillä onhan tämä merkittävä loikka nykyaikaiseen tietojenkäsittelyyn. Ensimmäisen käyttöönottopäivän jälkeen pidimme palaverin, jossa kävimme edellisen päivän oppeja läpi. Kouluttajat ovat olleet tehokkaita ja vinkkejä sekä kirjallisia ohjeita on jaettu myös apteekin intrassa eli Prestossa,” Tiina avaa taustalla olevia tekijöitä.

Yhden työntekijän innostus uuttaa apteekkijärjestelmää kohtaan on ylivoimaisesti suurin. Hymy ja ilo uudesta järjestelmästä loistavat pd³-Velhoksi nimitetyn Valtteri kasvoilta. Positiivista palautettakaan ei säästellä. ”pd³ on niin looginen ja sen logiikka helppo omaksua. Järjestelmä ohjaa käyttäjäänsä ja kertoo mitä tulee tehdä. Jos kuitenkin eksyy väärälle reitille, se antaa ilmoituksen ja paluu takaisin on helppoa. Funktionäppäimillä työ sujuu joutuisasti ja ne on helppo omaksua. Ne tulevat jo nyt selkäytimestä,” Valtteri innoissaan kertoo.

Kauanko ”Velho” onkaan harjoitellut? ”Noin kaksi kuukautta sitten saimme tunnukset koulutusympäristöön. Siitä lähtien kävin päivittäin harjoittelemassa. Aidossa ympäristössä ohjelmiston selailu auttoi oppimisessa,” Valtteri yksinkertaistaa järjestelmän omaksumista. ”Kuusi työntekijäämme kävi lisäksi Seinäjoen keskusapteekissa tutustumassa työskentelyyn aidossa pd³-apteekissa. Vierailun myötä moni asia selkeni entisestään, ja asiat loksahtelivat kohdalleen,” Tiina lisää valmistautumisesta.

Entä ne kovasti pelätyt virheet? ”Virheitä ei kannata pelätä. Kerran minulla oli yksi täppä väärässä paikassa ja tulostin kerralla tarrat kaikille apteekin tuotteille. Nyt tiedän jättää tämän täpän laittamatta,” Valtteri naurahtaa.

”Rohkeutta työskentelyyn ja heittäytymistä yhteistyöhön ohjelman kanssa!” Tiina ja Valtteri yhdessä toteavat.

 

Kasvua – kasvua

”Olemme innoissamme, että pd³-järjestelmässä meillä jokaisella on mahdollisuus luoda oma personoitu etusivu, jossa on omaa tehtävää ja työskentelyä palveleva näkymä,” Tiina iloisena kertoo. Näkymien luominen on koettu helpoksi ja niiden rakentaminen on jo aloitettu. Kiitosta saa myös toimikorttikirjautuminen, jonka ansiosta omat asetukset säilyvät jokaisessa kirjautumisessa.

”Kaikki ovat ihastuneita pd³:n. Jatkossa kaikki toiminnat tapahtuvat siellä. Kahdessa päivässä toimintojen tehostumista on havaittu mm. reseptinkäsittelyssä, tavaranpurussa ja jälkitoimitusten käsittelyssä,” Tiina tyytyväisenä toteaa, ja jatkaa ”ja ne suodattimet! Uskon että kaikki työntekijämme tulevat rakastamaan filtteröintiä!”.

Suodattimet, eli datamassan poimintakriteerit, mahdollistavat pd³:ssa mm. muita apteekkiohjelmia tarkemman ja monipuolisemman tuotteiden, tuoteryhmien ja asiakkaiden tietojen rajaamisen. Tällöin suuresta tietomassasta päästään aikaisempaa yksityiskohtaisempaan ja tarkempaan analyysiin. ”Mitä ikinä haluankin tarkastella, saan sen nyt näytölle,” Tiina toteaa suodattamisen hyödystä.

”Käymme nyt kiinni arkeen ja otamme kaiken hyödyn irti pd³:sta – kehitymme yhdessä ohjelman kanssa,” Tiina lopuksi toteaa.

Ajankohtaista

Bothnia Apteekki: Asiakkailla on monta tietä apteekkiin

 

Apteekkari Helena Leikkonen johtaa yli sata vuotta vanhaa apteekkia Pietarsaaressa. Kunnioitettavasta iästään huolimatta, apteekki ei ole jäänyt historian orjaksi vaan uusi teknologia on valjastettu apteekin palveluihin ja asiointiin. Apteekin toiminnan ytimessä on nykyaikainen pd³ -apteekkijärjestelmä ja väyläksi apteekkiin on rakennettu joukko digitaalisia palveluita.

Apteekki on perustettu vuonna 1913 nimellä Pietarsaaren Uusi apteekki. Toiminta aloitettiin silloisen tupakkatehtaan takana. Apteekkitalossa oli tupakkatehtaan lääkärin vastaanotto ja lääkkeiden valmistus oli apteekin keskeinen tehtävä. Pietarsaaren Uuden apteekin nimi muuttui 1930-luvulla Bothnia apteekiksi.

Digitaalisuus ja teknologia ovat olleet keskeinen osa Helenan toimintaa koko apteekkariuran aikana. ”Kälviällä ollessani tukkurit soittelivat usein ja kyselivät tilausten perään. Totesimme heille tylysti, että ei saa enää soitella. Varastovalvonta on otettu käyttöön ja apteekin tilaukset tehdään Salixin kautta netissä,” Helena kertoo teknologian käyttöönotosta.

”Pharmadatan Apteekkiverkko tuli käyttöön jo Kälviällä apteekkarina ollessani ja heti Pietarsaaressa. Samoin tapahtui Procuro-ohjelman kanssa. Ohjelmalla tarkastetaan lääkkeiden yhteensopivuus. Laatujärjestelmä joka luo pohjan kaikelle toiminnallamme on auttanut meitä jo vuodesta 2008 lähtien. Laatujärjestelmän tehokkuus on osoitettu ISO 9001 ja ISO 14001 sertifioinnein. Pidämme apteekissa sisäisiä auditointeja ja ulkopuolinen auditointi on ollut vähintään kerran vuodessa. Apteekkijärjestelmä pd³ on ollut käytössä kolme vuotta – ensimmäisten joukossa siis sekin. Asiakkaat tekevät ostoksia joustavasti verkon välityksellä ja sen kehittäminen on meillä jatkuvasti agendalla,” Helena kertoo digitalisaatiosta.

”pd³ on kehittynyt kolmen vuoden aikana valtavasti. Sen käytettävyys on hyvällä tasolla ja reseptinkäsittely on helppoa ja nopeaa. Varastonvalvonta on myös erittäin hyvä,” Helena kertoo apteekkijärjestelmästä.

”Sijaitsemme Pietarsaaressa aivan keskustassa. Olemme tältä osin perinteinen kivijalka-apteekki. Emme ehkä kuitenkaan ihan perinteinen, sillä tavanomaisen apteekissa asioinnin lisäksi palvelu toimii ja tilaukset kulkevat asiakkaalta myös EasyMedin, verkkoapteekin (perheapteekit.fi), videopalvelun ja ePharman kautta. Asiakkaat tilaavat meiltä verkosta esim. sienilääkkeitä, intiimituotteita ja melatoniinia. Verkkoapteekki on kasvanut reippaasti ja erityisesti tilausten määrä Ruotsin puolelta on hyvässä nousussa. Kykenemme toimittamaan asiakkaille tuotteet nopeasti aina Etelä-Ruotsiin asti,” Helena kehuu verkkoapteekin toimintaa.

Pääapteekin lisäksi Pännäisissä Pedersören kuntakeskuksessa sijaitsevassa sivuapteekissa asiakkaita palvelee yksi farmasisti. ”Asiakkaamme ovat onnellisia, että apteekki on lähellä. Tieto pää- ja sivuapteekin välillä kulkee joustavasti pd³-järjestelmällä ja saldot näkyvät molemmissa apteekeissa. Sivuapteekki tekee omat tilauksensa ja kiireellisisää tapauksissa tuotteet liikkuvat apteekkien välillä,” farmaseutti Solveig Hatt Pännäisten apteekista kertoo.

Pännäisistä lähimpään lääkäriin on matkaa n. 10 km. Apteekki on konkreettinen osa terveydenhuoltoa tarjoamalla lääkäripalvelut apteekin tiloissa. Toteutus ei kuitenkaan ole kuten apteekin alkuaikoina, vaan tapaaminen toteutuu verkon välityksellä.

Verkon välityksellä hoituvat myös hoitokotien ja kotihoidon tilaukset. ”EasyMedi helpottaa ja selkeyttää yhteistyötä. Tilaaja valitsee verkossa haluamansa pakkauskoon ja vahvuuden ja toimitamme sen asiakkaalle. Ennen tilaukset olivat työläämpiä, kun asiakas pyysi esim. Bepanthenia, ilman vahvuutta ja pakkauskokoa. Tilaukset ovat selkiytyneet ja puhelinsoitot ovat vähentyneet,” Solveig toteaa EasyMedistä.

Onko sinulle tulossa paketti tai tarvitset postipalveluja? Pännäisten apteekki hoitaa myös asiamiespostipalvelut apteekissa.

Ajankohtaista

Uudentyyppinen huijausviesti on naamioitunut turvapostiksi – Pharmadata ei pyydä keneltäkään tunnuksia sähköpostite

Sähköpostitunnuksia kalastellaan nyt turvapostin näköisellä sähköpostiviestillä. Viesti ohjaa avaajan tietojenkalastelusivustolle, missä sähköpostin lukemiseen pyydettään käyttäjätunnusta ja salasanaa. Oikea turvaposti ei pyydä käyttäjätunnuksia, vaan kyseessä on huijaus.

Viestintäviraston mukaan kyseisiä sähköposteja lähetetään yleensä tutuista organisaatioista, joiden kanssa henkilö on normaalisti tekemisissä. Myös otsikossa näkyvä aihe saattaa olla tuttu.

Pharmadata muistuttaa, että se ei pyydä keneltäkään käyttäjältä sähköpostitse käyttäjätunnuksia tai salasanatietoja.

Suojaudu verkkorikollisilta olemalla välittämättä epäilyttävistä sähköpostiosoitteista tulleisiin viesteihin, äläkä luovuta ulkopuoliselle taholle verkkotunnuksiasi tai salasanojasi. Kirjautuessasi verkkopalveluihin tarkista, että käyttämäsi verkkotunnus on oikea.

Mikäli havaitset poikkeavaa tai epäilet joutuneesi verkkohuijauksen kohteeksi, ole apteekissa työskennellessäsi yhteydessä apteekkariin ja/tai apteekkisi tietosuojavastaavaan.

Lisätietoa aiheesta:
Viestintävirasto
Pharmadatan Neuvo: Tietoturvaohjeet apteekeille
Tietosuojavaltuutetun toimisto