Voiko tietojärjestelmää tulla ikävä?

Rovaniemeläinen Ounas-apteekki vaihtoi MAXX-järjestelmästä Pharmadatan pd3:een. Apteekkari Marko Huotari on tilanteeseen tyytyväinen. Vaihto oli tarkoin harkittu. ”MAXX-järjestelmän palvelimet olivat tulossa tiensä päähän ja edessä olisi ollut investointi uusiin palvelimiin. Siksi oli hyvä hetki miettiä koko järjestelmäasia puhtaalta pöydältä. pd3 on yksinkertaisesti edullisempi käyttää.”

Ounas-apteekki elää jännittäviä aikoja. Rovaniemeläisapteekki vaihtoi juuri MAXXin Pharmadatan pd3-tietojärjestelmään. Apteekkari Marko Huotari vaikuttaa tilanteeseen tyytyväiseltä. Järjestelmänvaihto oli positiivinen kokemus: vaihdon jälkeen seuravana aamuna kaikki toimi jo moitteetta.

pd3 on Huotarille ennestään tuttu järjestelmä. Vaihto pd3:een oli tarkoin harkittu. Mitkä olivat syyt vaihdon takana?

”MAXX-järjestelmän palvelimet olivat tulossa tiensä päähän ja edessä olisi ollut investointi uusiin palvelimiin. Siksi oli hyvä hetki miettiä koko järjestelmäasia puhtaalta pöydältä. Ohjelmistojen ja hinnastojen päivitykset ovat nyt taakse jäänyttä elämää. Kukaan apteekissa työskentelevä ei kaipaa niitä! Eivätkä ne ole apteekkiammattilaisten ydinosaamisaluetta.”

”Ei siitä pääse mihinkään, että pd3 on yksinkertaisesti edullisempi käyttää”, Huotari lisää.

 

”pd3 nopeuttaa arkityötä merkittävästi”

Huotari ei ole ainoa työntekijä Ounas-apteekissa, jolla oli aiempaa, positiivista kokemusta pd3:n käytöstä. Farmaseutti Ida Tuomas kertoo MAXX-aikana suorastaan ikävöineensä pd3:sta.

”Olen ihminen, joka ei ymmärrä tietokoneista juuri mitään, mutta MAXXia käyttäessäni ymmärsin, miten tärkeä työkalu ohjelmisto apteekkityössä on. Minulle tuli pd3:a ikävä”, Tuomas kertoo.

Esimerkiksi korttikirjautuminen on hänen mukaansa pd3:ssa todella näppärä toiminto, kun yhdellä pin-koodilla pääsee käsiksi kaikkiin tarvittaviin ohjelmiin ja tietoihin.

”Tämä nopeuttaa työskentelyä. pd3:ssa on paljon muitakin pieniä käytännön asioita, jotka helpottavat arkityötä. Ohjelmassa navigointi on sujuvampaa kuin MAXXissa, ja tarvittava tieto löytyy nopeammin. Reseptinkäsittely on meille farmaseuteille merkittävä osa apteekkityötä. pd3:ssa se vain on selkeästi helpompaa.”

 

Koulutusvideot poistivat uuden oppimiseen liittyvää jännitystä

Huotarin mukaan pharmadatalaisten kanssa oli helppo päästä samalla aaltopituudelle. Yhteistyö oli mutkatonta.

”Jotenkin tuntuu, että siellä todella kuunnellaan, mitä kentällä tarvitaan”, Huotari sanoo.

Ounas-apteekissa oli järjestelmänvaihdossa käytössä fyysisen tuen ohella Pharmadatan tuottamat opetusvideot. Huotarin mielestä ne toimivat mainiosti.

”Videot ovat hyviä, kun niissä näytettiin juurta jaksaen, miten esimerkiksi reseptinkäsittely tai tilauksen tekeminen etenevät. Työntekijät saivat itselleen luottamuksen, että pärjäävät. Turha jännittäminen jäi pois! Kun henkilöstö lähti oikeasti tekemään asioita uudella järjestelmällä, asiat etenivät nopeasti. Videot ajoivat tehtävänsä.”

 

Pharmadata on apteekkien omistama

Huotari kiittelee myös Pharmadatan viime vuosina tekemää kehitystyötä. pd3 on nykyaikainen ohjelmisto, johon tulee jatkuvasti uusia ominaisuuksia. Esimerkiksi reseptinkäsittely on parantunut viimeisen vuoden aikana Huotarin mielestä merkittävästi.

Henkilökunta on auttanut toinen toistaan uusien ominaisuuksien käyttämisessä ja on lähtenyt hienosti mukaan hankkeeseen.

”Jos joku hoksaa jonkin asian, niin hän kertoo siitä muille. Kymmenen pistettä henkilöstölle aktiivisuudesta, asenteesta sekä ennakkoluulottomuudesta. Henkilökunta on innokasta uusille asioille, vaikka totta kai uuden edessä esiintyy aina myös jonkin verran muutosvastarintaa. Toki pientä säätöä, varmasti myös paljon kysymyksiä ja toimintatapojen uudelleen miettimistä, on myös edessä”, Huotari kertoo.

Vaihdon taustalla vaakakupissa painoi Huotarilla vielä yksi asia.

”Pharmadata on kaikkien apteekkien omistama yhtiö. Kyllä tämä on asia, jonka koen myös tärkeäksi.”

Uusi vuosi helpottaa apteekkiarkea: Kelan lisäkorvauksen hallinta automatisoituu

Vuodenvaihde tuo jälleen uusia tuulia apteekkialalle. Tärkeimmät muutokset alan ammattilaisille ovat Kelan lisäkorvauskäsittelyn automatisoituminen sekä uudistukset rajat ylittävän eurooppalaisen reseptin toiminnoissa. Pharmadata seuraa lainsäädännön kehittymistä tarkasti. ”Olemme suunnitelleet uudet toiminnot kaikkiin Pharmadatan järjestelmiin mahdollisimman helppokäyttöisiksi”, Pharmadatan kehitysjohtaja Vesa Vierros kertoo.

 

Vuodenvaihde tuo jälleen uusia tuulia apteekkialalle. Tärkeimmät muutokset alan ammattilaisille ovat Kelan lisäkorvauskäsittelyn automatisoituminen sekä uudistukset rajat ylittävän eurooppalaisen reseptin toiminnoissa.

Pharmadata seuraa lainsäädännön kehittymistä tarkasti. Muutosten  edellyttämiä järjestelmäuudistuksia ja testauksia suoritetaan yhdessä asiakkaiden ja Kelan kanssa keskustellen.

Minkä osan lääkkeestä maksaa asiakas, minkä taas Kela? Milloin alkaa juosta lisäkorvaus asiakkaalle? Lääkkeiden lisäkorvauksen laskeminen on usein mutkikas tehtävä. Esimerkiksi lääkemääräysten käsittelyjärjestys tuo uuteen laskentalogiikkaan omat haasteensa.  Vuodenvaihteen jälkeen järjestelmät laskevat lopputuloksen automaattisesti asiakkaan kannalta parhaalla mahdollisella tavalla myös lisäkorvauksen rajaostotilanteessa.

”Järjestelmän käytön ja apteekkihenkilökunnan arkityön kannalta esimerkiksi lisäkorvauksen automaattinen hallinta helpottaa apteekkihenkilöstön taakkaa, kun vanha valtakirjamenettely jää historiaan. Olemme suunnitelleet uudet toiminnot kaikkiin Pharmadatan järjestelmiin mahdollisimman helppokäyttöisiksi”, Pharmadatan kehitysjohtaja Vesa Vierros kertoo.

Lisäkorvaus tarkoittaa sitä, että jos korvattavien lääkkeiden vuotuinen omavastuuosuus ylittää 572 euroa (vuonna 2019), asiakas saa tämän ylittävältä osuudelta Kelan lisäkorvauksen. Lisäkorvaus on sata prosenttia 2,50 euron lääkekohtaisen omavastuun ylittävältä osalta.

”Apteekkien rahoitusriski ja viive maksunsaannissa jäävät uudistuksen myötä historiaan. Kyllä tämän on ennen kaikkea tarkoitus helpottaa apteekkien elämää.”

 

Rajat ylittävä resepti lähtee rauhallisesti liikkeelle

Suomalaiset ovat pystyneet ostamaan jo jonkin aikaa Viron ja Kroatian apteekeista sähköisellä reseptillä määrättyjä lääkkeitä. Ensi helmikuussa järjestelmä toimii myös toiseen suuntaan: virolaiset pystyvät ostamaan suomalaisapteekeista reseptilääkkeitä. Rajat ylittävän reseptin piiriin ovat tulossa Viron ja Kroatian lisäksi myös Kreikka, Kypros ja Portugali. Ruotsi on tulossa mukaan hieman myöhemmin.

Reseptien tunnistamisessa käytetään Euroopassa kunkin maan henkilötunnusta vastaavaa tunnistetta, mutta tämän lisänä voidaan käyttää lääkemääräyksen tunnusta. Näiden muoto vaihtelee eri maissa. Pharmadatan järjestelmät osaavat kysyä käyttäjältä eri maiden vaatimat tiedot.

Farmaseuteille tärkeintä on itse lääkkeen tunnistaminen. Lääkeaineen mukaan luokitteleva ATC-koodi on määräyksissä pakollinen, mutta muiden asioiden, kuten lääkemuodon, ymmärtämisessä voi olla jonkin verran haasteita, jos muunnos ei sitä suomenna.

”Olemme Pharmadatassa testanneet esimerkiksi kreikkalaisia lääkemääräyksiä niin, että kreikkalaiset aakkoset ovat merkkimuunnoksen kautta suomalaisille ymmärrettävät. Apteekkihenkilökunta pystyy esimerkiksi lukemaan, mikä on henkilön nimi”, Pharmadatan Vierros kertoo.

Yleisesti Vierros näkee muutokset luonnollisena osana digitaalista kehitystä ja uskoo suomalaisapteekkien selviytyvän uudistuksista esimerkillisesti.  Eurooppalainen paperinen lääkemääräys on ollut olemassa pitkään.

”Olisi nurinkurista, jos sähköiset reseptit olisivat vain tietyn maan sisäisiä. Reseptikeskus on tehnyt järjestelmien yhteensovittamisessa valtavan työn. Myös me Pharmadatassa olemme tehneet paljon kehitys- ja testaustyötä ja autamme apteekkeja jatkossakin, mikäli kysymyksiä ilmenee.”

Vierros ei kuitenkaan usko, että ulkomaalaisten ryntäystä apteekkeihin ensi vuonna olisi näköpiirissä.

”Tämä lähtee varmastikin rauhallisesti käyntiin. Pääkaupunkiseudun  sekä rajaseutujen apteekeissa rajat ylittävän reseptin asiakkaita on luonnollisestikin enemmän kuin muualla Suomessa. ”

Suomalaiset ovat hankkineet Virosta tähän mennessä joitakin tuhansia reseptilääkkeitä.

pd3:n pilvipohjaisuus helpotti muuttoa merkittävästi

Flemarin apteekki muutti lokakuun 17. päivä Triplaan uusiin valoisiin tiloihin. Muutto vaatii aina valtavasti työtä, mutta tietojärjestelmämielessä kaikki sujui jouhevasti. ”Se, että muuttoon ei liittynyt minkäänlaista palvelinten siirtoa, oli merkittävä helpotus. Muuttorumban keskellä ei ollut päivityshässäkkää tai palvelinten raahaamista paikasta toiseen. Tämä vähensi työmäärää selkeästi”, apteekkari Ari Sojakka sanoo.

 

Valtava hässäkkä ja hulabaloo. Näin kuvailee Flemarin apteekin apteekkari Ari Sojakka viime viikkoja. Flemarin apteekki aloitti 17. lokakuuta uusissa avaroissa tiloissa Triplan ensimmäisessä kerroksessa.

Muutto vaatii aina valtavasti työtä ja ennakkovalmisteluita. Onneksi pilvipohjaisen pd3-tietojärjestelmän muutto uusiin tiloihin sujui mutkitta. Tämä helpotti merkittävästi muuttoprosessia.

”Se, että muuttoon ei liittynyt minkäänlaista palvelinten siirtoa, oli merkittävä etu ja helpotus. Mitään ei tarvinnut varmuuskopioida eikä käyttää muistitikkuja. Muuttorumban keskellä ei ollut palvelinten päivityshässäkkää tai palvelinten raahaamista paikasta toiseen, mikä vähensi työmäärää. Muutossa oli selkeästi yksi vaihe vähemmän”, Sojakka sanoo.

Myös arki tästä eteenpäin on helpompaa, kun pilvipohjainen pd3 tekee päivitykset automaattisesti. Sojakka vaihtoi Flemarin apteekissa Salixista pd3:een keväällä 2017. Hänellä on myös kokemusta MAXX-järjestelmästä aikoinaan Munkkivuoren apteekissa.

”Jatkuvaa päivitystä ja palvelinten uusimista joka kolmas tai neljäs vuosi en enää todellakaan kaipaa.”

Itse asiassa pd3:n pilvipohjaisuus oli yksi painavimmista syistä vaihtaa tietojärjestelmä.

”Ja nyt muuttoprojektissa sen edut tulivat jälleen esiin. Olen tehnyt laskelmia, että pd3 tulee myös käytössä halvemmaksi. Yksi syy, miksi aikoinaan valitsin pd3:n, oli se, että järjestelmätoimittaja ei vie siivua liikevaihdosta.”

 

Sähköinen hintalappu toimii helposti ja nopeasti pd3:n kanssa

 

Pharmadatan Tero Mäkiranta työskenteli projektipäällikkönä muutossa ja saa Sojakalta kiitokset.

”Pharmadatan tuki toimi todella hyvin. Vei paljon murheita minulta pois, kun Tero toimi hankkeessa projektipäällikkönä. Tero kartoitti laitteet, katsoi paljonko uusia laitteita tarvitsemme lisää ja auttoi tarvittavissa hankinnoissa. Varayhteydet robotille sekä varsinaiset yhteydet hän järjesti myös nopeasti kuntoon”, Sojakka kertoo.

Myös apteekin oma henkilökunta teki muutossa sekä sen suunnittelussa Sojakan mukaan  upeaa työtä. Muuton valmistelu alkoi toden teolla jo puolisen vuotta sitten.

Uusiin tiloihin on tullut myös uutta teknologiaa: muiden muassa sähköiset tuotehintanäytöt, uusi varastoautomaatti, hologrammilaite sekä tuotehyllyjen näytöt ovat osa uutta Flemarin apteekkia. Verkkokauppa on myös rakenteilla. Se odottaa vielä Fimean lupaa.

”Hintalappuun tulee suoraan tieto apteekkijärjestelmän kautta. Tämä on toiminut mielestäni todella hyvin ja on helppo käyttää. pd3:n valtti ylipäätään on sen nopeus, asiakkaan lääkkeet voidaan valita kerralla, ja raportit ovat hyviä.”

 

”Hieno tunne, kun kaikki toimii”

 

Sojakka on nauttinut ensimmäisistä päivistä Triplassa. Hän on työskennellyt eri apteekeissa vuodesta 1996, mutta ostoskeskusympäristö on hänelle täysin uusi kokemus.

Ensimmäisten päivien aikana asiakkaita kävi päivässä noin tuhat, kun Helsinginkadun liikkeessä kävi keskimäärin vajaat 200 asiakasta päivässä.

Alun piikin jälkeenkin asiakkaita on käynyt päivässä viitisen sataa eli yli tuplasti enemmän aikaisempaan verrattuna.

”Nämä ovat kaksi eri maailmaa. Helsinginkadulla oli tavallaan oma kodikas ilmapiirinsä, vähän maalaismainen tunnelma, kun kaikki tunsivat asiakkaat. Olen kuitenkin viihtynyt täällä erinomaisesti. Ja aika menee nopeammin, kun asiakkaita on enemmän. Kaikki on käden ulottuvilla – jos tulee yllättäen kylmä, täältä löytää pipon nopeasti.”

Vaikka muuttotyö jatkuu vielä pitkään, suurin työ on takana.

”Hienoimpia hetkiä oli nähdä uusi apteekki auki ja ihmiset paikan päällä. Vaikka kaikki takatilat olivat vielä ihan sekaisin, oli mahtava tunne nähdä uusi paikka avoinna ihmisille ja huomata, että kaikki toimii.”

Pääkäyttäjä on aina askelen edellä

Apteekki Ideaparkin farmaseutti Petri Niskanen on yksi viidestäkymmenestä Pharmadatan Pääkäyttäjä-valmennukseen osallistuneista. Koulutus on antanut Niskaselle paljon. ”Itse järjestelmän syvällisemmän ymmärryksen lisäksi opin paljon myyntiin ja raportointiin liittyviä uusia asioita. Sain myös paljon hyviä käytännön vinkkejä arkeen.”

Kaipaatko syvällisempää ymmärrystä apteekkijärjestelmäsi toimintalogiikasta? Oletko avoin ja auttavainen luonne, joka haluaa jakaa tietoa ja ymmärrystä myös kollegoille? Entä haluaisitko kenties kehittää projektijohtamisen taitojasi?

Apteekki Ideaparkin farmaseutti Petri Niskanen vastasi kysymyksiin ”kyllä”. Niskasta oli jo pitkään kiinnostanut pd3:n syvällisempi ymmärrys. Niinpä hän ilmoittautui apteekkarin suostumuksella Pharmadatan järjestämään kolmepäiväiseen Pääkäyttäjä-valmennukseen.

”Meillä on oikeastaan aina ollut apteekissamme sellainen tilanne, että minulta on tultu kysymään neuvoja käyttöjärjestelmään liittyvissä asioissa. Näin oli silloinkin, kun muutama vuosi sitten vaihdoimme Salixista pd3:een. Jos en ole osannut suoralta kädeltä neuvoa, olen selvittänyt asioita. Tykkään jakaa tietoa ympärilleni”, Niskanen kertoo.

Hän odotti saavansa valnennuksessa tarkempaa tietoa apteekkiohjelmiston toiminnasta: Miten se toimii ja miksi? Mitkä asiat vaikuttavat toisiinsa? Vaikka apteekkityössä suurin osa ajasta menee reseptinkäsittelyyn, Niskanen oli kiinnostunut tietämään, mitä muuta informaatiota pd3:sta on mahdollista saada irti.

”Pääkäyttäjä-valmennukseen kannatti osallistua, olen saanut siitä irti paljon. Itse järjestelmän laajemman ja syvällisemmän ymmärryksen lisäksi olen saanut paljon esimerkiksi myyntiin ja raportointiin liittyvää tietoa, joka oli minulle uutta. Olen saanut hyviä käytännön vinkkejä, joista on hyötyä arkityössä.”

 

Koulutus tarjoaa uusinta uutta

Pharmadatan järjestämä Pääkäyttäjä-valmennus on kolmepäiväinen. Valmennuspäivien välillä on neljästä kuuteen kuukautta, jotta koulutuksessa voidaan tarjota osallistujille viimeisintä, päivitettyä tietoa ja uutuuksia. Järjestelmät kun kehittyvät jatkuvasti.

Valmennukseen voivat osallistua farmaseutit, proviisorit sekä tekninen henkilökunta. Tähän mennessä osallistujia on ollut noin 50 henkilöä.

Pääkäyttäjä-valmennus pureutuu tietojärjestelmien lisäksi laajemmin apteekkialan ict-ympäristöön ja -logiikkaan, liiketoimintaan, uutuuksiin ja varastonhallintaan. Toisena valmennuspäivänä mukana on aina myös vaihtuva osio, jonka aihe voi olla vaikkapa Presto tai GDPR. Kolmas kerta painottuu projektijohtamiseen ja taloushallinnon raportointiin. Osallistujat saavat myös itse toivoa sisältöjä koulutukseen.

”Pääkäyttäjä-valmennus tarkoittaa sitä, että valmennamme apteekista yhden tai useamman henkilön, joka saa syvempää tietoa apteekkijärjestelmästä ja -maailmasta. Hän oppii, millaisia vaihtoehtoisia tapoja käyttää ohjelmistoa on olemassa. Hän myös oppii ongelmatilanteiden hallintaa, ja saa esimerkiksi vinkkejä, miten toimia, jos ohjelmistoon tulee jumitilanne”, Pharmadatan palvelujohtaja Riia-Liisa Rasimus kertoo.

Rasimus on Pääkäyttäjä-valmennuksen ideoija. Koulutukset aloitettiin Pharmadatassa kaksi vuotta sitten.

”Pääkäyttäjä ei saa olla tiedon panttaaja vaan sellainen ihminen, joka jakaa tietoa ja huolehtii muista. Yleensä apteekkareilla on selkeä kuva siitä, kuka sopii koulutettavaksi.”

 

Kullanarvoinen vinkki

Apteekki Ideaparkin Petri Niskanen on aina pitänyt pd3:sta. Siinä on hänen mukaansa valtavasti ominaisuuksia, käyttömahdollisuuksia ja tietoa – mutta ne täytyy osata etsiä.

Niskanen on jo ehtinyt hyödyntää koulutuksen antia arkityössään.

”Toimitusikkunan uudistuksesta tuli ensimmäisenä tieto pääkäyttäjille. Kävimme apteekissa yhdessä läpi asioita ja neuvoin kollegoita, mikä on muuttunut. Tästä oli konkreettista hyötyä ja tällainen myös lisää yhteisöllisyyttä.”

Niskaselle on jäänyt tähänastisesta valmennuksesta mieleen erityisesti yksi kullanarvoinen käytännön vinkki.

”Kun kävimme apteekkien ict-laitteistoa tarkemmin läpi, valmennuksessa neuvottiin hankkimaan apteekkiin varakytkin, koska kytkimet menevät melko usein rikki. Meillä ei ollut apteekissamme varakytkintä ja hankimme sellaisen heti. Kului vain kuukausi, ja vanha kytkin meni rikki, eikä mikään tieto kulkenut. Otimme uuden laitteen varastosta ja laitoimme piuhat kiinni. Näin homma jatkui taas normaalisti”, Niskanen kertoo hymyillen.

MAXXista pd3:een siirtyminen oli suuri helpotus

Tamperelainen Haka Apteekki vaihtoi kesällä MAXX-järjestelmästä Pharmadatan pd3:een. Apteekkari Marja Ritala on huojentunut päästessään taas pd3:n käyttäjäksi. ”Arvostan sitä, että pd3 on selvästi halvempi suuressa apteekissa, se tulee selvästi MAXXia edullisemmaksi. Työergonomisesti se on myös järkevämpi vaihtoehto”, Ritala kertoo

Haka Apteekin ja Kangasalan apteekin apteekkari Marja Ritala on helpottunut. Suuri tamperelainen Haka Apteekki siirtyi kesällä MAXX-järjestelmästä Pharmadatan pd3:een. Kangasalan apteekki otti pd3:n käyttöönsä jo kolme vuotta sitten, eikä Ritala mielestään koskaan täysin omaksunut MAXXin käyttöä.

”Minulle tämä on suuri helpotus. Olen tottunut käyttämään pd3:ea ja MAXX oli minulle välivaihe. Omasta näkökulmastani pd3 on helppokäyttöisempi kuin MAXX.”

Ritalan mielestä MAXXista pd3:een siirtyminen ei ole ”iso juttu”. Vaihtaminen sujui kivuttomasti. Myös henkilökunta omaksui uuden järjestelmän nopeasti.

Mitä Ritala sitten arvostaa eniten pd3:ssa?

”Hinta on tärkeä asia ominaisuuksien ohella. Arvostan sitä, että pd3 on selvästi halvempi suuressa apteekissa, se tulee selvästi MAXXia edullisemmaksi. Ja Pharmadata on Apteekkariliiton kautta apteekkareiden omistama. Työergonomisesti se on myös järkevämpi, koska siinä voi käyttää funktionäppäimiä hiiren sijasta. Ranteet rasittuvat näin selvästi vähemmän”, Ritala sanoo.

”Meillä on myös sellainen kokemus, että reseptitoimitus on pd3:ssa nopeampaa. Henkilökunta on pitänyt erityisesti reseptinkäsittelyn sujuvuudesta”, hän lisää.

Haka Apteekki sijaitsee kolme vuotta sitten rakennetussa Kalevan Prisma-keskuksessa. Se on Tampereen alueen suurin Prisma-keskus, joka kasvaa kovaa vauhtia. Haka Apteekki toimittaa vuodessa noin 175 000 reseptiä.

”Olemme auki joka päivä, siksi jokaisen työntekijän pitää hallita pd3:n käyttö hyvin. Näin asiakaspalvelumme pysyy hyvällä tasolla viikonloppunakin, jolloin on vähemmän henkilökuntaa töissä.”

pd3:sta on syytä olla ylpeä

Apteekkijärjestelmän vaihtotilanteessa ja henkilökunnan kouluttamisessa Ritala hyödynsi menestyksekkäästi sitä, että hänen toisessa apteekissaan, Kangasalan apteekissa, oli usean vuoden kokemus pd3:n käytöstä. Ennen varsinaista siirtymistä uuteen järjestelmään jokainen Haka Apteekin työntekijä kävi Kangasalan apteekissa opiskelemassa  pd3:n käyttöä yhden työpäivän ajan. Vastaavasti myös Kangasalan apteekista kävi Haka Apteekissa työntekijöitä opettamassa ja neuvomassa uuden järjestelmän käyttöä.

”Näin saimme henkilökunnan oikeasti oppimaan järjestelmää jo ennen kuin se tuli meille. Tämä toimi todella hyvin. Minusta tämä on hyvä tapa laajemminkin ottaa apteekeissa käyttöön”, Ritala kertoo.

Myös pharmadatalaiset saavat tuesta Ritalalta kiitosta. Pharmadata teki muiden muassa hyvät työlistat ja projektikaaviot, joiden avulla hankkeessa oli helppo edetä.

”Proviisorimme koki, että olimme hyvissä käsissä, kun Pharmadata oli meille projektin laatinut.”

”pd3 on nyt hieno ohjelmisto, josta Pharmadata voi olla ylpeä.”

Annosjakelu avaa maaseutuapteekille uusia ovia – ”ilman pd3:ea tämä ei olisi ollut meille mahdollista”

Annosjakelun määrä kasvoi Kärsämäen apteekissa kilpailutuksen voittamisen myötä kertarysäyksellä ja sytytti samalla kipinän vaihtaa Salix-apteekkijärjestelmä nykyaikaiseen pd3:een. ”Aiempi Salix-järjestelmä ei taivu annosjakeluun yhtä hyvin, emmekä olisi pystyneet hoitamaan näin suurta määrää annosjakelun asiakkaita ilman pd3:a”, apteekkari Antti Mäntylä kertoo.

Kärsämäen maaseutuapteekin annosjakelumäärä kasvoi syksyllä 2018 kertarysäyksellä, kun apteekki voitti kunnan järjestämän kilpailutuksen. Annosjakeluasiakkaita oli yhtäkkiä 250, kun aiemmin niitä oli ollut parisenkymmentä. Annosjakelun määrän kasvaminen sytytti Kärsämäellä kipinän vaihtaa entinen Salix-järjestelmä pd3:een.

Kärsämäen apteekin apteekkari Antti Mäntylän mukaan pd3:een siirtyminen tehosti annosjakelua merkittävästi. Vaikka työmäärä moninkertaistui, lisää henkilökuntaa ei ole tarvinnut palkata.

”Aiempi Salix-järjestelmä ei taivu annosjakeluun yhtä hyvin, emmekä olisi pystyneet hoitamaan sillä näin suurta määrää annosjakelun asiakkaita. Muuten meillä ei olisi ollut välitöntä pakkoa siirtyä uuteen järjestelmään”, Mäntylä kertoo.

pd3 on kuitenkin helpottanut ja tehostanut apteekin arkea muillakin tavoin. Toimitusikkuna on esimerkiksi Kärsämäen apteekin henkilökunnan mielestä ”ehdoton juttu”.

”Tekniikka normaalissa reseptinkäsittelyssä on hyvin nopeaa ja näppärää. Nyt meillä on selkeästi enemmän aikaa kohdata asiakas. Aikaa muiden asioiden hoitamiseen jää pd3:een siirtymisen jälkeen ylipäätään selkeästi enemmän.”

Kaikkia ominaisuuksia henkilökunta ei ole ottanut käyttöönsä yhdellä kertaa, vaan perehtyminen tapahtuu pikku hiljaa. Pienet hienoudet löytyvät ajan myötä. Järjestelmänvaihdos samanaikaisesti, kun annosjakeluasiakkaiden määrä moninkertaistuu, ei ole helppo yhtälö. Kärsämäki on selvinnyt urakasta kunnialla.

”Muutamassa kuukaudessa kaikki ovat oppineet käyttämään järjestelmää hyvin ja tekniikka pelaa”, Mäntylä kertoo.

 

Kilpailutus tarjoaa maaseudulle mahdollisuuksia

Kuntien kilpailutus on Mäntylän mukaan pienille maaseutuapteekeille mahdollisuus hankkia uusia asiakkaita ja kasvattaa liiketoimintaa. Kilpailutuksiin osallistuminen kehittää myös apteekkien toimintaa.

Mäntylä haluaisi nähdä, että myös pienet apteekit kokisivat annosjakelun sekä kilpailutuksiin osallistumisen mahdollisuutena kasvattaa omaa liiketoimintaansa ja uudistua.

”Olemme itse kokeilleet kaikenlaista uutta ja yritämme löytää eväitä tulevaisuuteen. Annosjakelu on yksi näistä asioista”, Mäntylä sanoo.

Hän kritisoi kuntia siitä, että ne painottavat kilpailutuksissa helposti liiaksi halpaa hintaa laatuseikkojen sijasta. Maaseutuapteekit voisivat Mäntylän visioissa tarjota palveluita laajemmillekin alueille oman kunnan ulkopuolella.

”Vahvuutenamme olisi silloin palvella laadukkaasti ja lähiapteekkimaisesti asiakkaitamme kauempanakin.”

 

EasyMedi kovassa käytössä

pd3:n suhteen Mäntylällä on myös kehitystoive.

”Olisi hienoa, jos annosjakelussa olisi Procuro kytkettynä mukaan niin, että kaikki tarvittava olisi samassa ohjelmistossa. Se olisi unelmani.”

Kärsämäellä apteekkien ja tilausasiakkaiden välinen lääketilausjärjestelmä EasyMedi on kovassa käytössä, ja sen avulla apteekki pystyy hoitamaan kotihoidon tilauskantaa Mäntylän mukaan sivutyönä. EasyMedin avulla työntekijät pystyvät jakamaan ajankäytöllisesti resurssejaan paljon aiempaa tasaisemmin.

EasyMedistä on julkaistu uusi EasyMedi3-versio.

”Siinä tilaukset tippuvat suoraan pd3-järjestelmään, mikä auttaa työtä entisestään”, Mäntylä iloitsee.

Haemme asiantuntijaa Pharmadatan asiakastukeen

Haemme Helsinkiin,

Asiantuntija – Pharmadatan asiakastuki

Tehtävässä toimit asiakkaidemme tukena järjestelmiin ja ohjelmistoihin sekä tietotekniikkaan liittyvissä kysymyksissä. Alkuun tehtäväsi koostuu tukipyyntöjen vastaanottamisesta ja niiden välittämisestä eteenpäin. Osaamisesi karttuessa siirryt ratkomaan itsenäisesti ohjelmistojen tukeen että tietoteknisiin kysymyksiin liittyviä kysymyksiä. Tulet tekemään tiivistä yhteistyötä myös talon muiden sidosryhmien, kuten tuotekehityksen ja koulutuksen kanssa. Tehtävä sisältää alkuun vain päivävuoroja, mutta myöhemmin on mahdollista tehdä myös ilta- ja viikonlopputöitä.

Tehtävässä onnistuminen edellyttää seuraavia taitoja:

  • Erinomaisia asiakaspalvelutaitoja
  • Hyviä tietoteknisiä taitoja
  • Apteekkialan tuntemusta
  • Käyttökokemusta Pharmadatan pd3 ja Salix-apteekkijärjestelmistä
  • Täsmällisyyttä ja kykyä järjestelmälliseen työskentelyyn
  • Hyviä kirjallisia ja suullisia vuorovaikutustaitoja
  • Sujuva suomen kielen taito

Asiantuntijan tehtävässä arvostamme seuraavia ominaisuuksia:

  • Kykyä mukautua nopeatahtiseen työhön ja hyvää paineensietokykyä
  • Harrastuneisuutta ja aitoa kiinnostusta tietotekniikkaan
  • Kokemusta puhelintyöstä
  • Halua oppia uutta ja jakaa osaamista
  • Sujuvaa ruotsin kielen taitoa

Kiinnostaako työ rennossa ja mukavassa porukassa? Pysyvätkö langat käsissäsi ajoittain nopeatempoisessakin vauhdissa? Jos haluat lisäksi kasvattaa teknistä osaamistasi, on Pharmadatan Service Desk oikea paikka juuri sinulle!

Tarjoamme mielenkiintoisen tehtävän alan kehityksen kärjessä. Perehdytämme hyvin tehtävään ja huolehdimme työterveydestäsi.

Kyseessä on vuoden määräaikainen tehtävä, joka täytetään heti sopivan henkilön löydyttyä. Hae tehtävään lähettämällä vapaamuotoinen hakemuksesi ja CV otsikolla ”Asiantuntija, asiakastuki” osoitteeseen rekrytointi@pharmadata.fi

Lisätietoja tehtävästä antaa Mikko Halinen puh. 040 176 8838 tai mikko.halinen@pharmadata.fi

Lehtikankaan apteekki vaihtoi MAXXin pd3:een

Kajaanin Lehtikankaan apteekin apteekkari Mikko Kananen luettelee monta perustelua järjestelmävaihdokseen. ”Olemme eteenpäin menevä, innovatiivinen apteekki. Siksi valitsimme pd3:en. Se on käsitykseni mukaan markkinoiden innovatiivisin, käyttökustannuksiltaan edullisin ja nykyaikaisin järjestelmä. Uskon, että teimme täsmälleen oikean valinnan”, Kananen kertoo.

Kajaanissa sijaitseva Lehtikankaan apteekki vaihtoi toukokuussa MAXX-järjestelmästä Pharmadatan pd3:een. Mikä sai Lehtikankaan apteekin vaihtamaan järjestelmää? Millaisia argumentteja päätöksen taustalta löytyy? Apteekkari Mikko Kanasen perustelut ovat vankat. Syitä vaihtoon oli monia.

”Halusimme päästä kokeilemaan uutta, nykyaikaista järjestelmää. Yhtenä syynä olivat myös kustannukset – pd3 on selkeästi kilpailijaansa edullisempi. Lisäksi pd3:ssa ovat asiakkaan palvelemiseen paremmin soveltuvat työkalut, kuten neuvonnan ja tiedonhallinnan työkalu Procuro ja Presto-intranet”, Kananen luettelee.

Myös se, että Pharmadata on apteekkien omistama yritys, merkitsee Kanaselle paljon.

”Näen sen omana yrityksenämme. Pharmadatan tekemät kehitystoimet parantavat aidosti työtämme, kehitystoiminnassa meitä kuunnellaan tarkalla korvalla. Työmme kiinnostaa pharmadatalaisia aidosti ja he käärivät hihansa sukkelasti.”

Kehitysideoitakin on Kajaanista ehtinyt tulla jo ensimmäisten viikkojen aikana.

”Tällä porukalla on paljon ideoita ja ehdotuksia ja voitte olla varmoja, että niitä satelee lisää myös jatkossa. Yhdessä kehittäminen on mielestäni myönteinen asia.”

 

Innovatiivinen apteekki tarvitsee innovatiivisen järjestelmän

Kananen kuvailee omaa apteekkiaan keskikokoiseksi suomalaiseksi apteekiksi, joka on ottanut käyttöönsä paljon uusia palveluita kotiin kuljetuksista kosmetologin palveluihin. Yhteistyö palvelukotien kanssa on myös tiivistä.

”Olemme eteenpäin menevä, innovatiivinen apteekki. Siksi valitsimme myös pd3:en. Se on käsitykseni mukaan markkinoiden innovatiivisin ja nykyaikaisin järjestelmä.”

Alkutaipaleelle uuden järjestelmän kanssa mahtuu aina myös hieman hankaluuksia. pd3:n käyttölogiikka on toisenlainen kuin kilpailevassa järjestelmässä. Henkilökunnalle tämä aiheuttaa aluksi ylimääräistä työtä ja huolta. Kanaselle itselleen käyttölogiikan omaksuminen on ollut helpompaa, koska hän on käyttänyt uransa aikana myös Salix-järjestelmää.

Henkilökunta saa Kanaselta kuitenkin vuolaat kiitokset. Lehtikankaan apteekissa työskentelee yhteensä 12 työntekijää.

”Työntekijät ovat ottaneet muutoksen vastaan todella hyvällä asenteella. Farmaseuttimme Laura ja proviisorit Heidi ja Veli-Matti ovat vastanneet muutoksen läpiviennistä. He ovat kannustaneet, motivoineet ja auttaneet muuta henkilökuntaa.  Totta kai muutos myös aina hieman pelottaa, mutta henkilökunnan halukkuutta oppia uutta on ollut hieno seurata.”

”Uskon, että teimme oikean valinnan”

Millaisia oivallisia ominaisuuksia Kananen on sitten ensimmäisten viikkojen aikana pd3:ssa itse huomannut?

”Reseptin toimittamisen järjestys on pd3:ssa erilainen, kaikkea ei täydy lyödä heti alussa lukkoon. Tämä antaa enemmän mahdollisuuksia ja joustavuutta asiakastyöhön. Pakkauskokoja ja tuotteita on esimerkiksi helpompi vaihtaa reseptin toimitustilanteessa. Lisäksi Procuron hyödyntäminen on parantanut asiakastyötä”, Kananen kertoo.

Liiketoiminnan näkökulmasta järjestelmän nopeus ei ole Kanaselle avainkysymys.

”Vaan se, että pd3 tuo enemmän aikaa paremman hoidon löytämiseen ja asiakkaan kohtaamiseen. Uskon, että liiketoimintahyödyt tulevat apteekille juuri tätä kautta.”

Pharmadatan porukka on tehnyt koko ajan Kanasen mukaan kiitettävästi töitä sen eteen, että henkilökunta omaksuisi uuden järjestelmän. Toiveisiin on reagoitu sukkelasti. Kananen myös uskoo, että puolen vuoden kuluttua  kehitysputkessa olevat asiat alkavat konkretisoitua.

”Uskon, että olemme tehneet täsmälleen oikean valinnan. Opimme pikkuhiljaa järjestelmästä koko ajan uutta. Mutta odotukset ovat jo täyttyneet.”

Uusi eAPTEEKKI tuo sujuvuutta kuluttajan arkeen

Tapiolan Apteekki avasi ensimmäisenä suomalaisapteekkina Uuden eAPTEEKIN palvelut asiakkailleen. ”Elämänrytmi muuttuu, kaiken täytyy nykyisin tapahtua nopeasti ja vaivattomasti. Odottaminen on pannassa”, pilottiapteekkina hankkeessa toimivan Tapiolan Apteekin apteekkari ja Apteekkariliiton puheenjohtaja Risto Kanerva kertoo.

Tapiolan Apteekki avasi ensimmäisenä suomalaisapteekkina Uuden eAPTEEKIN palvelut asiakkailleen. Uusi verkkoapteekkialusta palvelee asiakkaita uudella tavalla ja vastaa ihmisten muuttuneisiin tarpeisiin.

”Elämänrytmi muuttuu, kaiken täytyy nykyisin tapahtua nopeasti ja vaivattomasti. Odottaminen on pannassa”, pilottiapteekkina hankkeessa toimivan Tapiolan Apteekin apteekkari ja Apteekkariliiton puheenjohtaja Risto Kanerva kuvailee kulttuurimuutosta.

Apteekkariliitto lähti toteuttamaan hanketta kunnianhimoisesti päämääränä rakentaa kaikille yhteinen alusta, joka kuitenkin muovautuu jokaiselle apteekille omaksi ja oman näköiseksi. Jokaisen apteekin tiedot ovat myös turvassa eivätkä muiden apteekkien nähtävillä.

”Uusi eAPTEEKKI on toisaalta kaikille yhteinen alusta, toisaalta jokaiselle erillinen, oma palvelu. Tämä on poikkeuksellista ja asetti omat vaatimuksensa hankkeelle.”

Mikä on yllättänyt kokeneen apteekkarin projektissa?

”Se on yllättänyt, miten monimutkainen asia lääkkeiden verkkokauppa on. Vaatteiden tai monien muiden kulutustavaroiden myyminen verkossa on paljon yksinkertaisempaa.  Kun kyseessä ovat lääkkeet ja ihmisten terveyteen liittyvä tieto, tietosuojaan liittyvät asiat ovat hyvin vaativia ja työläitä. Tiesin tämän etukäteen. Mutta silti tämä yllätti”, Kanerva kuvailee.

Lääkkeet voi tilata mobiilisti työmatkalla

Tapiolan Apteekki sijaitsee työmatkaliikenteen solmukohdassa, ihmiset käyvät myös kauppakeskuksessa ahkerasti muilla ostoksilla. Nyt lääkkeet pystyy esimerkiksi tilaamaan Uudesta eAPTEEKISTA mobiilisti kännykällä metromatkalla. Lääkkeet odottavat valmiina apteekissa, josta työmatkalla valmiiksi saatetun tilauksen voi käydä noutamassa nopeasti ja sujuvasti mukaansa ilman jonottamista.

”Ennen kaikkea tämä tarjoaa alkuvaiheessa apteekkareille mahdollisuuden palvella olemassa olevia sekä potentiaalisia asiakkaita entistä paremmin. Seuraava askel tästä on sitten asiakaskunnan kasvattaminen – mahdollisuudethan ovat periaatteessa rajattomat”, Kanerva kuvailee.

Jo 200 suomalaisapteekkia on ennakkotilannut Uuden eAPTEEKKIalustan. Kanervan mukaan suomalaisapteekit ovat kuitenkin hyvin erilaisia ja omaksuvat uusia asioita omassa tahdissaan.

”Eroja digitaalisessa etenemisessä apteekkien välillä näkyy varmasti. Jokainen etenee digitalisaatiossa oman tilanteensa ja liiketoimintansa mukaisessa aikataulussa.”

Pharmadata on ollut tiiviisti kehitystyössä mukana

Tapiolan Apteekissa on käytössä pd3-apteekkijärjestelmä. Pharmadata on ollut Kanervan mukaan kiinteästi mukana kehittämässä alustaa niin, että integroituminen pd3  ja Salix-apteekkijärjestelmiin toimii saumattomasti. Myös tuen puolella Pharmadatan rooli on ollut Kanervan mukaan keskeinen.

”Olemme hyvin tyytyväisiä. Tämä on ollut iso ponnistus kaikille.”

Pilottiapteekkina toimiminen on antoisaa, mutta toisaalta myös vaativa ”miinanpolkijan rooli”.

”Henkilökuntamme ansaitsee suuren kiitoksen, kun on jaksanut etsiä parannuskohteita ja selvittää jatkuvasti uusia asioita. Paljon ylimääräistä työtä tämän yhteisen hyvän asian eteen on tehty.”

 

Sähköisen valtuutuksen käyttö päivittyy Pharmadatan asiakkaille automaattisesti – ”Apteekin arki helpottuu nyt selkeästi”

 

Kansalaiset voivat nyt valtuuttaa toisen henkilön asioimaan puolestaan kaikissa Suomen apteekeissa. Pharmadatan asiakkaille sähköisen valtuutuksen käyttöönotto ei vaadi mitään lisätoimia, sillä sähköinen valtuutus on asennettu käyttövalmiiksi sekä Pharmadatan Salix- että pd3-ohjelmistoihin. ”Olemme olleet kehitystyössä pitkään mukana ja kuunnelleet tarkkaan henkilökunnan toiveita apteekkiarjen sujuvoittamiseksi. Sähköisen valtuutuksen käyttö on sujunut alkutaipaleella apteekeissa todella hyvin”, Pharmadatan Riikka Affleckt kertoo.

 

Sähköinen valtuutus on nyt mahdollista apteekkiasioinnissa. Digitalisaatio etenee apteekkien arjessa, kun  kansalaiset voivat antaa sähköisen valtuutuksen, jolla voi valtuuttaa toisen henkilön asioimaan puolestaan kaikissa Suomen apteekeissa. Sähköinen valtuutus ei korvaa tai poista nykyisiä apteekin toimintamalleja vaan tuo digitaalisen asiointikanavan niiden rinnalle.

”Tämä ei näy apteekeille muutoksena vaan suurena helpotuksena”, Pharmadatan it-kehityspäällikkö Riikka Affleckt kertoo.

Muutos koskee lähes kaikkia Suomen apteekkeja, ja se monipuolistaa, nopeuttaa ja nykyaikaistaa  apteekkien toimintaa. Pharmadatan asiakkaille sähköisen valtuutuksen hyväksymiseen siirtyminen ei vaadi mitään lisätoimia, sillä toiminto on asennettu käyttövalmiiksi sekä Pharmadatan Salix- että pd3-ohjelmistoihin.

”Olemme olleet kehitystyössä pitkään mukana ja kuunnelleet tarkkaan henkilökunnan toiveita apteekkiarjen sujuvoittamiseksi. Aiemmin apteekit ovat joutuneet käsittelemään suuria määriä paperisia valtuutuksia. Käytännön työ apteekeissa helpottuu, kun tietovarastoja ei enää tarvitse samalla tavalla siivota ja hallinnoida. Myös väärinkäytösten mahdollisuus pienenee oleellisesti, kun henkilökunnan on helppo tarkastaa tiedot sähköisestä palvelusta”, Pharmadatalla muutosta koordinoinut Affleckt kertoo.

 

Valtuutus annetaan Suomi.fi-palvelussa

Sähköisestä valtuutuksesta on kansalaisille apua etenkin silloin, kun ihminen ei itse pysty hoitamaan asioitaan esimerkiksi nuoren iän, sairauden tai ulkomaanmatkan vuoksi. Kun sähköinen valtuutus on annettu Väestörekisterikeskuksen Suomi.fi-verkkopalvelussa, valtuutettu henkilö ei tarvitse apteekissa Kela-korttia tai potilasohjetta. Hänen täytyy vain kertoa asioivansa tietyn henkilön puolesta, todistaa oma henkilöllisyytensä ja antaa puolesta asioimansa ihmisen henkilötunnus.

”Sähköinen valtuutus helpottaa olennaisesti esimerkiksi lapsiperheiden arkea, kun vanhemmilla ei tarvitse olla Kela-kortteja mukana hakeakseen lapsille reseptilääkkeitä. Ylipäätään toisen ihmisen asioiden hoitaminen on paljon helpompaa, kun mukaan ei tarvitse erillisiä paperisia dokumentteja”, Affleckt kertoo.

Valtuutus on voimassa valtuuttajan valitseman ajanjakson, kuitenkin korkeintaan 25 vuotta.

Sähköinen valtuutus apteekkitoiminnassa on suuri kansallinen hanke, jota ovat olleet mukana toteuttamassa Suomen apteekkariliitto SAL, Kela, Väestörekisterikeskus sekä THL.

Alaikäisen lapsen huoltajan ei tarvitse tehdä sähköistä valtuutusta, sillä huoltajuustiedot tulevat automaattisesti näkyviin väestötietojärjestelmästä. Apteekit tarkistavat sähköisesti kaikkien valtuuksien voimassaolon. Sähköinen valtuutus on mahdollista antaa useille eri henkilöille sekä tulevaisuudessa myös yrityksille, kuten kotihoidon yksiköille.

”Sähköisen valtuutuksen käyttö on sujunut pilottiapteekeissa todella hyvin. Kiinnostusta on jo nyt selvästi nähtävissä”, Pharmadatan Affleckt kertoo.

Valtuutetulla henkilöllä on oikeus:

– Noutaa toisen ihmisen reseptilääke

– Uusia toisen ihmisen reseptilääke

– Tarkistaa Kela- ja reseptitietoja sekä lääkkeisiin liittyviä etuustietoja

– Mitätöidä toisen reseptejä

– Pyytää yhteenvetoa toisen ihmisen resepteistä

 

Ohjeet sähköiseen valtuutuksen käyttöön löytyvät Pharmadatan Neuvosta.

Pharmadatan tukipalvelut palvelevat numerosta (09) 75 115 115

email: tuki@pharmadata.fi