Lehtikankaan apteekki vaihtoi MAXXin pd3:een

Kajaanin Lehtikankaan apteekin apteekkari Mikko Kananen luettelee monta perustelua järjestelmävaihdokseen. ”Olemme eteenpäin menevä, innovatiivinen apteekki. Siksi valitsimme pd3:en. Se on käsitykseni mukaan markkinoiden innovatiivisin, käyttökustannuksiltaan edullisin ja nykyaikaisin järjestelmä. Uskon, että teimme täsmälleen oikean valinnan”, Kananen kertoo.

Kajaanissa sijaitseva Lehtikankaan apteekki vaihtoi toukokuussa MAXX-järjestelmästä Pharmadatan pd3:een. Mikä sai Lehtikankaan apteekin vaihtamaan järjestelmää? Millaisia argumentteja päätöksen taustalta löytyy? Apteekkari Mikko Kanasen perustelut ovat vankat. Syitä vaihtoon oli monia.

”Halusimme päästä kokeilemaan uutta, nykyaikaista järjestelmää. Yhtenä syynä olivat myös kustannukset – pd3 on selkeästi kilpailijaansa edullisempi. Lisäksi pd3:ssa ovat asiakkaan palvelemiseen paremmin soveltuvat työkalut, kuten neuvonnan ja tiedonhallinnan työkalu Procuro ja Presto-intranet”, Kananen luettelee.

Myös se, että Pharmadata on apteekkien omistama yritys, merkitsee Kanaselle paljon.

”Näen sen omana yrityksenämme. Pharmadatan tekemät kehitystoimet parantavat aidosti työtämme, kehitystoiminnassa meitä kuunnellaan tarkalla korvalla. Työmme kiinnostaa pharmadatalaisia aidosti ja he käärivät hihansa sukkelasti.”

Kehitysideoitakin on Kajaanista ehtinyt tulla jo ensimmäisten viikkojen aikana.

”Tällä porukalla on paljon ideoita ja ehdotuksia ja voitte olla varmoja, että niitä satelee lisää myös jatkossa. Yhdessä kehittäminen on mielestäni myönteinen asia.”

 

Innovatiivinen apteekki tarvitsee innovatiivisen järjestelmän

Kananen kuvailee omaa apteekkiaan keskikokoiseksi suomalaiseksi apteekiksi, joka on ottanut käyttöönsä paljon uusia palveluita kotiin kuljetuksista kosmetologin palveluihin. Yhteistyö palvelukotien kanssa on myös tiivistä.

”Olemme eteenpäin menevä, innovatiivinen apteekki. Siksi valitsimme myös pd3:en. Se on käsitykseni mukaan markkinoiden innovatiivisin ja nykyaikaisin järjestelmä.”

Alkutaipaleelle uuden järjestelmän kanssa mahtuu aina myös hieman hankaluuksia. pd3:n käyttölogiikka on toisenlainen kuin kilpailevassa järjestelmässä. Henkilökunnalle tämä aiheuttaa aluksi ylimääräistä työtä ja huolta. Kanaselle itselleen käyttölogiikan omaksuminen on ollut helpompaa, koska hän on käyttänyt uransa aikana myös Salix-järjestelmää.

Henkilökunta saa Kanaselta kuitenkin vuolaat kiitokset. Lehtikankaan apteekissa työskentelee yhteensä 12 työntekijää.

”Työntekijät ovat ottaneet muutoksen vastaan todella hyvällä asenteella. Farmaseuttimme Laura ja proviisorit Heidi ja Veli-Matti ovat vastanneet muutoksen läpiviennistä. He ovat kannustaneet, motivoineet ja auttaneet muuta henkilökuntaa.  Totta kai muutos myös aina hieman pelottaa, mutta henkilökunnan halukkuutta oppia uutta on ollut hieno seurata.”

”Uskon, että teimme oikean valinnan”

Millaisia oivallisia ominaisuuksia Kananen on sitten ensimmäisten viikkojen aikana pd3:ssa itse huomannut?

”Reseptin toimittamisen järjestys on pd3:ssa erilainen, kaikkea ei täydy lyödä heti alussa lukkoon. Tämä antaa enemmän mahdollisuuksia ja joustavuutta asiakastyöhön. Pakkauskokoja ja tuotteita on esimerkiksi helpompi vaihtaa reseptin toimitustilanteessa. Lisäksi Procuron hyödyntäminen on parantanut asiakastyötä”, Kananen kertoo.

Liiketoiminnan näkökulmasta järjestelmän nopeus ei ole Kanaselle avainkysymys.

”Vaan se, että pd3 tuo enemmän aikaa paremman hoidon löytämiseen ja asiakkaan kohtaamiseen. Uskon, että liiketoimintahyödyt tulevat apteekille juuri tätä kautta.”

Pharmadatan porukka on tehnyt koko ajan Kanasen mukaan kiitettävästi töitä sen eteen, että henkilökunta omaksuisi uuden järjestelmän. Toiveisiin on reagoitu sukkelasti. Kananen myös uskoo, että puolen vuoden kuluttua  kehitysputkessa olevat asiat alkavat konkretisoitua.

”Uskon, että olemme tehneet täsmälleen oikean valinnan. Opimme pikkuhiljaa järjestelmästä koko ajan uutta. Mutta odotukset ovat jo täyttyneet.”

Sähköisen valtuutuksen käyttö päivittyy Pharmadatan asiakkaille automaattisesti – ”Apteekin arki helpottuu nyt selkeästi”

 

Kansalaiset voivat nyt valtuuttaa toisen henkilön asioimaan puolestaan kaikissa Suomen apteekeissa. Pharmadatan asiakkaille sähköisen valtuutuksen käyttöönotto ei vaadi mitään lisätoimia, sillä sähköinen valtuutus on asennettu käyttövalmiiksi sekä Pharmadatan Salix- että pd3-ohjelmistoihin. ”Olemme olleet kehitystyössä pitkään mukana ja kuunnelleet tarkkaan henkilökunnan toiveita apteekkiarjen sujuvoittamiseksi. Sähköisen valtuutuksen käyttö on sujunut alkutaipaleella apteekeissa todella hyvin”, Pharmadatan Riikka Affleckt kertoo.

 

Sähköinen valtuutus on nyt mahdollista apteekkiasioinnissa. Digitalisaatio etenee apteekkien arjessa, kun  kansalaiset voivat antaa sähköisen valtuutuksen, jolla voi valtuuttaa toisen henkilön asioimaan puolestaan kaikissa Suomen apteekeissa. Sähköinen valtuutus ei korvaa tai poista nykyisiä apteekin toimintamalleja vaan tuo digitaalisen asiointikanavan niiden rinnalle.

”Tämä ei näy apteekeille muutoksena vaan suurena helpotuksena”, Pharmadatan it-kehityspäällikkö Riikka Affleckt kertoo.

Muutos koskee lähes kaikkia Suomen apteekkeja, ja se monipuolistaa, nopeuttaa ja nykyaikaistaa  apteekkien toimintaa. Pharmadatan asiakkaille sähköisen valtuutuksen hyväksymiseen siirtyminen ei vaadi mitään lisätoimia, sillä toiminto on asennettu käyttövalmiiksi sekä Pharmadatan Salix- että pd3-ohjelmistoihin.

”Olemme olleet kehitystyössä pitkään mukana ja kuunnelleet tarkkaan henkilökunnan toiveita apteekkiarjen sujuvoittamiseksi. Aiemmin apteekit ovat joutuneet käsittelemään suuria määriä paperisia valtuutuksia. Käytännön työ apteekeissa helpottuu, kun tietovarastoja ei enää tarvitse samalla tavalla siivota ja hallinnoida. Myös väärinkäytösten mahdollisuus pienenee oleellisesti, kun henkilökunnan on helppo tarkastaa tiedot sähköisestä palvelusta”, Pharmadatalla muutosta koordinoinut Affleckt kertoo.

 

Valtuutus annetaan Suomi.fi-palvelussa

Sähköisestä valtuutuksesta on kansalaisille apua etenkin silloin, kun ihminen ei itse pysty hoitamaan asioitaan esimerkiksi nuoren iän, sairauden tai ulkomaanmatkan vuoksi. Kun sähköinen valtuutus on annettu Väestörekisterikeskuksen Suomi.fi-verkkopalvelussa, valtuutettu henkilö ei tarvitse apteekissa Kela-korttia tai potilasohjetta. Hänen täytyy vain kertoa asioivansa tietyn henkilön puolesta, todistaa oma henkilöllisyytensä ja antaa puolesta asioimansa ihmisen henkilötunnus.

”Sähköinen valtuutus helpottaa olennaisesti esimerkiksi lapsiperheiden arkea, kun vanhemmilla ei tarvitse olla Kela-kortteja mukana hakeakseen lapsille reseptilääkkeitä. Ylipäätään toisen ihmisen asioiden hoitaminen on paljon helpompaa, kun mukaan ei tarvitse erillisiä paperisia dokumentteja”, Affleckt kertoo.

Valtuutus on voimassa valtuuttajan valitseman ajanjakson, kuitenkin korkeintaan 25 vuotta.

Sähköinen valtuutus apteekkitoiminnassa on suuri kansallinen hanke, jota ovat olleet mukana toteuttamassa Suomen apteekkariliitto SAL, Kela, Väestörekisterikeskus sekä THL.

Alaikäisen lapsen huoltajan ei tarvitse tehdä sähköistä valtuutusta, sillä huoltajuustiedot tulevat automaattisesti näkyviin väestötietojärjestelmästä. Apteekit tarkistavat sähköisesti kaikkien valtuuksien voimassaolon. Sähköinen valtuutus on mahdollista antaa useille eri henkilöille sekä tulevaisuudessa myös yrityksille, kuten kotihoidon yksiköille.

”Sähköisen valtuutuksen käyttö on sujunut pilottiapteekeissa todella hyvin. Kiinnostusta on jo nyt selvästi nähtävissä”, Pharmadatan Affleckt kertoo.

Valtuutetulla henkilöllä on oikeus:

– Noutaa toisen ihmisen reseptilääke

– Uusia toisen ihmisen reseptilääke

– Tarkistaa Kela- ja reseptitietoja sekä lääkkeisiin liittyviä etuustietoja

– Mitätöidä toisen reseptejä

– Pyytää yhteenvetoa toisen ihmisen resepteistä

 

Ohjeet sähköiseen valtuutuksen käyttöön löytyvät Pharmadatan Neuvosta.

Pharmadatan tukipalvelut palvelevat numerosta (09) 75 115 115

email: tuki@pharmadata.fi

PHARMADATA 30 VUOTTA – Vesa Vierros: ”Pharmadata syntyi vauhdittamaan apteekkialan ohjelmistokehitystä”

Pharmadata juhlii tänä vuonna 30-vuotista taivaltaan. Juhlavuoden kunniaksi haastattelimme kahta pitkäaikaista työntekijäämme; Kehitysjohtaja Vesa Vierrosta ja myyntijohtaja Juha Aintilaa. Muistelimme yhdessä menneitä ja loimme katsauksen tulevaan.

Pharmadatan Vesa Vierros sai 30 vuotta sitten tehtävän kehittää apteekkialalle uusi tietojärjestelmä ja murtaa Nokia Datan yksinvalta alan it-markkinoilla. Vierros on viihtynyt vuosikymmenet Pharmadatassa, koska kokee työnsä mielekkääksi. ”Kehitämme ohjelmistoja, jotta apteekkityö olisi helpompaa, tehokkaampaa ja mielekkäämpää. Tämä antaa itselleni virtaa. On mukava huomata, että pystyy vastaamaan ihmisten toiveisiin.”

Kun Vesa Vierros aloitti kolmekymmentä vuotta sitten Pharmadatan ensimmäisenä työntekijänä, vastasi hän viime kädessä kaikesta yhtiön toiminnasta. Jos oli jokin ongelma, Vierroksen piti se ratkaista. Etenkin apteekkien ohjelmistopäivitykset 1990-luvun alussa ovat jääneet hänelle mieleen käänteikkäinä kokemuksina aikana, jolloin tietoliikenneyhteydet olivat hitaita ja takkuisia.

”Samaa puhelinlinjaa käytettiin moneen asiaan, yhteys palvelimeen oli usein työn ja tuskan takana. Kesällä palvelimia meni usein rikki ja niitä piti korjailla.”

Ohjelmistoversiot toimitettiin apteekeille aluksi nauhoina. Niiden jälkeen siirryttiin käyttämään levykkeitä.

”Minulla oli kotonakin levykekopiointikone, joka jyskytti meillä läpi koko joulun. Oli siinä vaimolla ihmettelemistä. Levykkeet lähetettiin sitten postissa apteekeille. Tänä päivänä elämä on aika paljon helpompaa, kun verkkoyhteydet joka paikkaan toimivat”, Vierros muistelee.

Eroon monopolista!

Miksi Pharmadata sitten perustettiin? Vierros, jos kuka, tietää vastauksen.

”Alun perin kyse oli Apteekkariliiton ja Yliopiston apteekin yhteisestä pöytälaatikkoyrityksestä, jonka tarkoituksena oli hoitaa vaativat it-hankkeet yhdessä. Minä olin aluksi Apteekkariliiton it-päällikkö.”

Nokia Data ja sen valmistama uusi, uljas Mikro Mikko 2 -ohjelmisto huseerasivat yksinvaltiaana alan markkinoilla. Monopolista haluttiin päästä eroon.

Alan toimijat eivät myöskään olleet tyytyväisiä sen aikaiseen ohjelmistokehitykseen. Odotukset tietotekniikkaa kohtaan olivat suuret. Atk:sta haluttiin enemmän irti. Alan ohjelmistot lähtivät liikkeelle lääkekorvauslaskennasta. Mukaan haluttiin liittää esimerkiksi kassajärjestelmä ja varastonhallinta.

”Ala kaipasi vauhtia kehitykseen. Pharmadatan perustamiseen lähdettiin voimalla ja innokkaasti. Rahoituksen saimme turvattua Apteekkariliitolta”, Vierros kertoo.

Apteekkiala on aikainen lintu it:ssa

Apteekkiala siirtyi poikkeuksellisen varhain tietokoneaikaan. Lääkkeiden suorakorvausmenetelmä vaati aluksi apteekin henkilökunnalta paljon manuaalista työtä. Kela halusi tehostaa apteekkien toimintaa ja kannusti apteekkeja tietokoneiden hankintaan.

”Vuosien varrelle on mahtunut monennäköisiä käänteitä. Tuotteet olivat aikansa lapsia, ja ne vanhenivat melko nopeasti vaikka olivat kalliita.”

Vierros aloitti työssään heinäkuussa 1989. Toimisto oli Apteekkariliiton tiloissa Pikku Roballa. Tehtävänä oli vaatimattomasti lähteä kehittämään alalle uutta tietojärjestelmää. Nykyisin Vierros on Pharmadatan kehitysjohtaja ja hänen roolinsa on ylläpitää Salix-apteekkijärjestelmää.

”Töissä oli ensimmäisinä päivinä aivan hiljaista, kun ihmiset olivat vielä lomalla. Siinä piti sitten keksiä, mitä lähtee tekemään, kun mitään projektia ei ollut vielä olemassa”, Vierros kertoo ja hymyilee.

Runsaan vuoden kuluttua Pharmadatalla oli kuitenkin ensimmäinen pilottiapteekki, Vuosaaren apteekki. Sillä ei ollut aiemmin ollut käytössään lainkaan tietokoneita eli pilottiapteekki siirtyi manuaalivaiheesta suoraan tietokoneaikaan.

Vierroksen mukaan yhtiö teki alkutaipaleella valtavasti töitä virheiden vähentämiseksi ja luotettavuuden lisäämiseksi. Salix-ohjelmistoa saatiin rakennettua jatkuvasti paremmaksi ja lisätoiminnallisuuksia saatiin liitettyä ohjelmistoon mukaan.

”Osasikohan kukaan tuolloin kuvitella, että Salix-järjestelmä kestää 30 vuotta? Ja kyllä se varmasti kestää vielä toisetkin 30 vuotta, jos apteekit haluavat sitä käyttää.”

30 vuotta mielekkään apteekkityön puolesta

Kolmekymmentä vuotta on vierähtänyt Vierroksen mukaan nopeasti. Muutos tietotekniikka-alalla on ollut käsittämätön – koko ajan on tullut uusia asioita ja uutta opeteltavaa, yksikään työpäivä ei ole ollut samanlainen. Tietoliikenneyhteyksien nopeutta tänä päivänä kukaan tuskin osasi ennustaa kolmekymmentä vuotta sitten.

Mikä sitten työssä motivoi Vierrosta edelleenkin? Mikä on saanut hänet viihtymään työssään vuosikymmenet?

”Jollain tavalla meillä Pharmadatassa koetaan, että työstämme on alalle hyötyä. Monet asiat ovat alan työntekijöille helpompia, kun kaikkea ei tarvitse tehdä itse. Kehitämme ohjelmistoja, jotta apteekkityö olisi helpompaa, tehokkaampaa ja mielekkäämpää. Tämä antaa itselleni virtaa. On mukava huomata, että pystyy vastaamaan ihmisten toiveisiin.”

Myös asiakkaat saavat Vierrokselta lämpimät kiitokset

”Harvalla ohjelmistotalolla on yhtä hienoja asiakkaita. Apteekkien kulttuuriin on rakennettu hyvä asiakaspalvelu. Ne osaavat aina katsoa asioita ihmisten näkökulmasta. Henkilöstön omistautuminen työlleen on ylipäätään tällä alalla hienoa.”

PHARMADATA 30 VUOTTA – Juha Aintila: ”pd3:n synty oli käännekohta alalle”

Pharmadata juhlii tänä vuonna 30-vuotista taivaltaan. Juhlavuoden kunniaksi haastattelimme kahta pitkäaikaista työntekijäämme; Myyntijohtaja Juha Aintilaa ja kehitysjohtaja Vesa Vierrosta. Muistelimme yhdessä menneitä ja loimme katsauksen tulevaan.

Pharmadatan myyntijohtaja Juha Aintila pyöräilee kotoaan Kirkkonummelta töihin aina, kun se on mahdollista. 32 kilometrin matka taittuu keveästi, koska töihin on kiva tulla. ”Meneillään on paljon asioita, joiden edistymistä odotan innolla. Hienoimmillaan olemme tehneet myös sellaista, josta muu maailma on ottanut opikseen.” Kysyimme Aintilalta Pharmadatan historiaan ja yhtiön näkymiin liittyviä, kiperiä kysymyksiä. Aintila aloitti työt Pharmadatassa elokuussa 2000.

Mitkä ovat mielestäsi kolme merkittävintä käännekohtaa Pharmadatan historiassa?

 ”eResepteihin siirtyminen oli valtava ponnistus koko alalle ja tietoteknisesti iso tuotekehityksellinen loikka. Sen eteen tehtiin vuosia valtavasti töitä, jotta kokonaisuus saatiin toimimaan.”

”Pharmadatalle merkittävä asia oli myös päätös alkaa toimittaa laitteita asiakkaillemme. Laitemyynti on epämuodikasta, pienikatteista liiketoimintaa, jota juuri kukaan ei halua tänä päivänä tehdä – yritykset haluavat panostaa ohjelmistoihin ja palveluihin. Mutta jotta kokonaisuus toimisi, myös laitteiden täytyy toimia. Yksikään softa tai palvelu ei toimi ilman laitteita. Oli suuri päätös alkaa hoitaa koko prosessi asiakkaille niin, että myös ohjelmistoja pyörittävät tietokoneet toimivat apteekeissa. Servereitähän me emme enää pd3:n myötä toimita apteekeille, kun kaikki pyörii turvallisesti konesalissa.”

”Kolmas valtavan iso asia Pharmadatalle oli päätös alkaa tehdä pd3:ea – kehittää täysin uudenlaista, nykyaikaista tietojärjestelmää alalle. ”

Mitä tämän päätöksen takana oli?

”Suomen apteekkariliitto SAL, Pharmadatan hallitus sekä ulkopuoliset asiantuntijat yhdessä johtivat päätöstä. Työ alkoi vuonna 2008 syksyllä. Siihen, että uusi nykyaikainen ohjelmisto oli iskukunnossa, meni lähes viisi vuotta. Päätös lähteä tekemään uutta pd3-järjestelmää oli käännekohta. Järjestelmä erosi tekniikaltaan ja ajatusmaailmaltaan täysin vanhoista järjestelmistä.”

Mikä apteekkialan it-markkinoilla on mielestäsi erityistä?

”Järjestelmäprojektien laajuus ja tekniset vaatimukset ovat yhtä suuret kuin muillakin toimialoilla, mutta resurssit toimittaa niitä ovat aivan toiset kuin esimerkiksi metsäteollisuudessa. Budjettimme ovat erisuuruiset, käsiä toteuttamassa järjestelmäasioita on rajallisesti. Mutta intohimo on suurta.”

Mitä pd3:lle tällä hetkellä kuuluu ja miltä tulevaisuus näyttää?

”Olemme päässeet hyvään plaaniin – vauhtia on nyt hyvä lisätä, kun pohjalla olevat asiat ovat kunnossa. Järjestelmä kehittyy ja tuomme pd3:een jatkuvasti uusia ominaisuuksia. Harmi vain, etten voi paljastaa, mitä kaikkea uutta ja ihmeellistä seuraavaksi on tulossa…”

”Suuri kehitys ohjelmistossa ylipäätään on tapahtunut siinä, miten järjestelmä mukautuu eri tilanteisiin ja osaa ehdottaa erilaisia asioita ja varoittaa sudenkuopista.”

Kierrät työssäsi jatkuvasti ympäri Suomea ja keskustelet asiakkaiden kanssa. Millaisia huomioita olet kentällä tehnyt?

”Koska Pharmadata on SALin omistuksessa, olemme vähän niin kuin koutsin lapsi. Emme pääse helpolla, sillä omaa ei saa lelliä. Meistä pidetään paljon, mutta vaatimustaso on kova.”

”Saamme myös asiakkailtamme paljon ideoita. Varsinkin viime aikoina erilaiset kehitysideat ja -mallit ovat lähteneet lentoon. Etsimme uusia toimintamalleja aktiivisesti.”

Miten Pharmadatan tuotteet pärjäävät kansainvälisessä vertailussa?

Hienoimmillaan olemme tehneet sellaista, josta muu maailma on ottanut opikseen. Esimerkiksi pd3 on ollut maailmanlaajuisestikin hyvin edistyksellinen ja nykyaikainen. Norjassa on nykyisin samalla ajattelumaailmalla ja työkaluilla tehty järjestelmä käytössä.”

Mikä on ollut Pharmadatan toimintafilosofia vuosien saatossa?

”Haluamme, että ihminen saa tehdä mahdollisimman hyvin omaa työtään ja edistää hyvän hoidon toteutumista. Päämäärämme on, ettei ihmisen tarvitsisi ajatella järjestelmää vaan lääkehoitoa ja asiakasta. Ajattelemme aina ihmistä – emme it:tä.”

Mikä sinua motivoi työssäsi?

”Hyvät asiakkaat ja työyhteisö. Minusta on joka aamu mukava mennä töihin. Meneillään on paljon asioita, joiden edistymistä odotan innolla. Työ on oppimista ja oman työn kehittämistä.”

”Olen nykyisin ihan eri firmassa töissä, kuin minne 20 vuotta sitten tulin töihin. Taisin tuolloin olla Pharmadatan yhdeksäs työntekijä. Nyt meitä on 47.”

Olet opiskellut proviisoriksi. Mikä alassa veti puoleensa?

”Olisin voinut yhtä hyvin lähteä tekniselle alalle. Luonnontieteet ja tekniikka ovat intohimojani. Nykyisessä työssäni yhdistyvät onneksi nämä molemmat. Olen toki käynyt paljon kursseja, mutta käytäntö on opettanut minulle tietotekniikkaa. Pitkät illat olen kontannut apteekkien pöydän alla laitteita asentamassa.”

Mikä on rakkain harrastuksesi?

”Ehdottomasti pyöräily. Huhti-lokakuussa oikeastaan kaikki vapaa-aikani menee jollain lailla pyöräilyn parissa. Omistan maantie-, rata- sekä maastopyörän. Töissä käytän myös Pharmadatan duuni-Jopoa.”

Paljonko kertyy vuodessa ajokilometrejä?

”Asun Kirkkonummella, joten työmatka yhteen suuntaan on 32 kilometriä. Vuodessa pyöräilykilometrejä tulee kaiken kaikkiaan noin 7 000, joista noin 3000 tulee työmatkoista.”

Apteekkilaisen Oma Päivä vastaa laaja-alaisesti apteekkityön arjen kysymyksiin

”Vinkkejä asiakkaan kohtaamisesta tietojärjestelmiin”

Pharmadatan syksyllä järjestämä Apteekkilaisen Oma Päivä tarjoaa apteekkityöntekijöille vastauksia niin myyntityöhön, it-järjestelmiin kuin erilaisiin asiakaskohtaamisiinkin liittyviin kysymyksiin. Tehokas reseptinkäsittely, ammattimainen myyntityö ja hyvä asiakaspalvelu ovat tänä päivänä ehdottomia kilpailuedellytyksiä nopeasti muuttuvalla apteekkialalla. ”Asiakas odottaa samanaikaisesti nopeaa palvelua ja henkilökunnan läsnäoloa”, Pharmadatan palvelujohtaja Riia-Liisa Rasimus kertoo.

Miten selvitä haastavasta asiakaspalvelutilanteesta? Mistä saada vahvuutta asiakaskohtaamiseen? Saako asiakkaan tunteisiin ylipäätään mennä mukaan? Miten siis kohdata asiakas nykyaikaisessa apteekkiympäristössä?

Entä miten hyödyntää it-järjestelmää myynnin tukena? Miten ratkaista varastonhallintaan liittyvät kysymykset, kun tilausten tekeminen ja vastaanottaminen tuntuu pulmalliselta?

Lokakuun 8. päivänä Tampereen Technopoliksella järjestettävä Apteekkilaisen Oma Päivä antaa kaikille apteekkialalla työskenteleville vastauksia näihin ja moniin muihin mieltä askarruttaviin kysymyksiin.

”Haluamme tarjota apteekkihenkilökunnalle päivän, josta jää takuulla työkaluja arkityöhön ja saa vinkkejä sekä vertaistukea jokapäiväiseen toimintaan. Apteekissa työskentely on kokonaisuus, johon mahtuu erilaisia kysymyksiä niin tietojärjestelmiin kuin ihmisen kohtaamiseenkin liittyen – tietojärjestelmät ja tunteidenhallinta limittyvät arkityössä aidosti toisiinsa”, Pharmadatan palvelujohtaja Riia-Liisa Rasimus kertoo.

 

Asiakas kaipaa nopeaa ja läsnäolevaa palvelua

Oma Päivä järjestetään syksyllä toista kertaa. Tarkempi ohjelma julkaistaan myöhemmin. Päivä jaetaan kahteen teemallisesti erottuvaan osaan: aamupäivä käsittelee laajemmin alan arkea ja tarjoaa myynnin ammattilaisen neuvoja apteekkityöhön sekä vinkkejä asiakaskohtaamisiin. Iltapäivän ohjelma pureutuu tietojärjestelmiin ja vastaa muiden muassa osallistujien etukäteen lähettämiin kysymyksiin. Sekä Salix- että pd3-käyttäjät saavat Pharmadatan asiantuntijoilta täsmällisiä vastauksia ja tukea omaan järjestelmäänsä liittyviin kysymyksiin.

”Viimeksi päivän ohjelma kulki tietojärjestelmä edellä. Nyt huomioimme tietojärjestelmien lisäksi laajemmin apteekissa työskentelyyn liittyvät kysymykset”, Rasimus kertoo.

Miten Pharmadatan tarjoamat tietojärjestelmät sitten ylipäätään liittyvät asiakaspalveluun tai myyntityöhön?

Pharmadatan kentältä saaman palautteen mukaan tehokas ja helppokäyttöinen tietojärjestelmä vapauttaa selkeästi aikaa myyntityöhön ja asiakkaan kohtaamiseen.

”Nopea reseptinkäsittely, ammattimainen myyntityö ja hyvä asiakaspalvelu ovat ehdottomia kilpailuedellytyksiä alalla tänä päivänä”, Pharmadatan projektipäällikkö Maiju Kurki kertoo.

”Asiakas kaipaa apteekissa toisaalta nopeutta, ja toisaalta sitä, että henkilökunta on läsnä asiakaskohtaamisessa”, Rasimus lisää.

 

Apteekkien muuttuvat roolit

Apteekkialan toimintakulttuuri on kokenut ylipäätään suuren murroksen. Kuluttajat ovat entistä hintatietoisempia ja edellyttävät apteekkihenkilökunnalta hyvää asiakaspalvelua sekä osaamista.

”Apteekkiala kulkee yhä enemmän hyvinvoinnin ja ennaltaehkäisyn suuntaan. Apteekki on ihmisille matalan kynnyksen paikka tulla kysymään terveyteen ja hyvinvointiin liittyviä kysymyksiä.”

Apteekkialan henkilökuntaan vaikuttanut suuri kulttuurillinen muutos on myös myynti- ja markkinointityön painotuksen voimistuminen asiakastyössä.

”Apteekkialan ammattilaisten on hyvä muistaa, että nykyaikainen tietojärjestelmä tukee myyntityötä monin eri tavoin. Sen avulla on esimerkiksi mahdollista seurata kampanjoiden onnistumista, ja se tehostaa merkittävästi taloushallinnon seurantaa sekä raportointia”, Rasimus kertoo.

 

pd3 on markkinoiden modernein ratkaisu!

Apteekkineuvos Pekka Karttusen perustelu pd3-järjestelmän valinnalle on selkeä ja ytimekäs: pd3on markkinoiden nykyaikaisin apteekkitietojärjestelmä. ”It-viisaat kehittävät järjestelmän kupeeseen uusia ohjelmistoja, joiden avulla apteekit voivat parantaa asiakaskokemusta entisestään. Uskon, että pd3 on paras mahdollinen järjestelmä pyörittämään näitä lisämahdollisuuksia”, Karttunen sanoo.

Apteekkineuvos Pekka Karttusen perustelu pd3-järjestelmän valinnalle on selkeä ja ytimekäs: pd3on markkinoiden nykyaikaisin apteekkitietojärjestelmä. Digitalisoitunut apteekkiala edellyttää hänen mukaansa nopeaa ja laadukasta reseptinkäsittelyohjelmistoa sekä siihen liittyviä taustatoimintoja.

”pd3 mahdollistaa alan toimintakokonaisuuden mielestäni parhaiten. pd3 on käsitykseni mukaan markkinoiden modernein ratkaisu”, Siilinjärven apteekkarina työskentelevä, paljon myös tutkimustyötä uransa aikana tehnyt Karttunen kertoo.

Reseptinkäsittelyn nopeus painoi vaakakupissa, sillä Siilinjärven apteekki toimittaa vuodessa noin 190 000 reseptiä. Markkinoille on myös tulossa apteekkikäyttöön paljon erilaisia sovelluksia asiakaspalvelun parantamiseksi. Tämä kiinnostaa Karttusta. Hän pitää erityisen tärkeänä, että uudet sovellukset toimivat apteekkijärjestelmässä saumattomasti ja nopeasti.

”It-viisaat kehittävät järjestelmän kupeeseen kaikenlaisia ohjelmistoja, joiden avulla apteekit voivat parantaa asiakaskokemusta entisestään. Tällaisia lisäpalveluita ovat esimerkiksi, chatit, kuljetuspalvelut, erilaiset asiakkaisiin tapahtuvat yhteydenotot sekä kanta-asiakasrekistereihin liittyvät palvelut. Uskon, että pd3 on paras mahdollinen järjestelmä pyörittämään myös näitä uusia lisämahdollisuuksia”, Karttunen sanoo.

Digitalisaatio muuttaa toimintaympäristöä ja -tapoja kiihtyvällä tahdilla ja apteekkialan on Karttusen mukaan pysyttävä vauhdissa mukana.

”Ajan hermolla pysyminen on apteekkien elinehto.”

Aiemmin Siilinjärvellä oli käytössä Salix-järjestelmä. Karttunen pitää pd3:a linjakkaana ratkaisuna Salixin jälkeen.

 

Nykyaikainen it nostaa apteekin arvoa

Siilinjärven apteekki on Savon alueen suurin yksityinen apteekkitoimipiste, joka toimii pilottiapteekkina ja tekee paljon myös tutkimusta. Henkilökuntaa apteekissa on kaikkiaan 19.

”Haluamme olla kaikessa kehityksessä ja uuden tekemisessä mukana.”

Entä mitä Siilinjärven kokenut apteekkialan asiantuntija ajattelee pd3:sta investointina. Millaiseksi hän on laskenut investoinnin takaisinmaksuajan?

”Takaisinmaksuaikaa en ole varsinaisesti laskenut. Sen sijaan ajattelen, että tietojärjestelmän vaihdoksella on ratkaiseva vaikutus apteekin myyntihintaan. Kun jonain päivänä luovun apteekista, en halua myydä historiaa. Nykyaikaisen it:n avulla apteekista saa uskoakseni hivenen paremman hinnan”, Karttunen sanoo.

 

Pharmadatan tuelle täydet pisteet

Pharmadatan it-tuelle Karttunen ei anna moitteen sanaa. Käyttöönotto sujui jouhevasti ja asiat tapahtuivat nopeasti. Kouluttajat olivat paikalla pari päivää ja tämän  jälkeen Siilinjärvellä pidettiin vielä erikseen jälkihoitopäivä.

”Koulutus oli erinomainen. Yllätyin todella tästä paikan päällä tapahtuneesta koulutuksesta, miten merkittävä tuki se oli. Jokaisen henkilön kanssa oltiin riittävän pitkän aikaa.”

Toki ensimmäiset päivät olivat kiireisiä.

”Mutta toinen toistaan tukien henkilökuntamme selvisi hienosti”, Karttunen iloitsee.

 

Pharmadata palvelee omistajiaan

pd3 :n valinnassa hänelle oli tärkeää myös, että Pharmadata on Apteekkariliiton omistama. Pharmadata palvelee omia omistajiaan, siksi se on luotettava kumppani.

”Tunnen tiettyä lukkarin rakkautta näihin asioihin. Pharmadatan toiminta on mielestäni kehittynyt viime aikoina pitkin harppauksin. Esimerkiksi tavoitettavuus on parantunut huimasti. Yhtiö on myös pitänyt järjen kädessä hinnoittelussa – hintataso on edullisempi kuin kilpailijan”, Karttunen kiittelee.

 

 

 

Tervetuloa Apteekkari  2019 -tapahtumaan

Osastollamme esittelyssä uudistunut pd³-järjestelmä:

  • Entistäkin sujuvampi reseptinkäsittely.
  • Paras toimitusneuvonta- ja lääkevarmennustyökalu!
  • Asiakasvirtojen hallinta pd³-ruudulta.
  • EasyMedi³ ja eApteekki integroituna.
  • Tehokas annosjakelu.
  • Unohtamatta keskitetyn järjestelmän huolettomuutta!

Nopeimmin laajeneva* ja kehittyvä järjestelmä on suomalaisten apteekkien oma pd³!

Pharmadata on mukana Apteekkari 2019 -tapahtumassa osastolla 5b1, Messukeskus.

* Eniten käyttöönottoja jo usean vuoden ajan.

Reseptinkäsittely siirtyi uuteen aikaan

Reseptinkäsittely on nyt entistä nopeampaa ja helpompaa.  Uusi toimituskertaikkuna tuli apteekkien käyttöön 21.3. Kysyimme Pharmadatan asiakkuuspäällikkö Annukka Leppäseltä, miten uuden ikkunan käyttöönotto tapahtuu. Miksi se kannattaa ottaa käyttöön?

Mitä hyötyä uudesta toimituskertaikkunasta on apteekille?

”Reseptinkäsittely on uudella toimituskerralla huomattavasti nopeampaa ja helpompaa. Reseptinkäsittely vaatii nyt vähemmän klikkauksia. Lisäksi uuden ikkunan suunnittelussa on keskitytty käyttäjäystävällisyyteen. Neuvoja ja ohjeistuksia on aiempaa enemmän – myös aloittelijat on huomioitu ohjeistuksissa, joten uusienkin pd3-käyttäjien on nyt helpompi ottaa reseptinkäsittely haltuunsa.”

Miten siirtyminen uuteen toimituskertaikkunaan tapahtuu?

”Siirtyminen on helppoa ja yksinkertaista. Vain yksi asetus on muutettava, jotta uusi toimituskertaruutu saadaan käyttöön. Neuvosta löytyvät ohjeet asetuksen muuttamiseksi. Kun asetus muutetaan, muutos astuu voimaan koko apteekissa – kaikille työasemille ja käyttäjille. Neuvossa on kuitenkin myös ohjeet, miten yksittäinen käyttäjä voi halutessaan kokeilla ja tutustua uudistettuun reseptinkäsittelyyn ennen kuin asetus kytketään päälle koko apteekkiin.”

Onko itse käyttö vaikeaa? Ovatko ”vanhat” käyttäjät pulassa?

”Käyttö ei ole vaikeaa. Päinvastoin uuden toimituskerran käyttö on helpompaa kuin vanhan, koska ruutua on selkeytetty, ja se ohjaa käyttäjää aiempaa enemmän. Kun klikkaa ’Aloita’, ohjelma alkaa neuvoa käyttäjää etenemisessä.”

Minkä vuoksi uusi toimituskertaikkuna on tehty?

”Pharmadata on saanut käyttäjiltä palautetta toimituskertaikkunan käytettävyydestä. Meille on tärkeä luoda asiakkaillemme mahdollisimman hyvä käyttökokemus. Siksi halusimme selkeyttää toimituskertaikkunan käyttöä ja näkymää.”

Onko apteekin pakko siirtyä uuteen toimituskertaikkunaan?

”Apteekki voi päättää itse, koska se kytkee parannukset käyttöönsä. Ohjelmapäivitys on kuitenkin ajettu kaikille apteekeille, joten kaikilla pd3-apteekeilla on mahdollisuus ottaa uusi ruutu käyttöönsä. Toukokuussa uusi toimituskertaikkuna kytketään päälle niillekin pd3-apteekeille, jotka eivät ole vielä siihen mennessä siirtyneet uuden ruudun käyttöön.”

Mitä käyttöönotto maksaa apteekille?

”Käyttöönotto on ilmainen.”

Mikä uudessa ikkunassa on apteekin kannalta kaikkein parasta? ”Käytön nopeus ja visuaalisen näkymän selkeys.”

Miksi juuri nyt kannattaa perustaa eApteekki?


Verkkoapteekki vastaa asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin ja tarjoaa apteekeille mahdollisuuden kasvattaa liiketoimintaansa sijainnista tai koosta riippumatta. Apteekkariliiton vetämän eApteekki-hankkeen tavoitteena on tarjota suomalaisille maailman parasta lähiapteekin palvelua, myös digitaalisesti. Uuden verkkopalvelun onkin tilannut jo yli 200 apteekkia. ”Apteekin pitää vastata asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin. Jos asiakas haluaa asioida verkon välityksellä, onnistuu se myös omassa lähiapteekissa. Uusi digitaalinen alusta mahdollistaa uusien palveluiden ideoinnin verkkoon”, Sodankylän apteekkari Marjo Rajamäki kertoo.

Oletko harkinnut verkkoapteekin perustamista? Entä miksi juuri nyt on hyvä hetki suomalaisapteekille perustaa eApteekki?

Uusi verkkoapteekkikonsepti avataan apteekkien sisäiseen käyttöön huhtikuun lopusta alkaen ja kuluttajille myöhemmin keväällä apteekin oman aikataulun mukaan. Sodankylän apteekkari Marjo Rajamäki on ollut kehittämässä uudelle digitaaliselle alustalle rakennettua verkkoapteekkia ja tuntee siksi sen tuomat hyödyt apteekille.

”Verkkoapteekki tarjoaa apteekeille mahdollisuuden kasvattaa liiketoimintaansa sijainnista tai koosta riippumatta. Lisäksi uusi digitaalinen alusta mahdollistaa uusien palveluiden ideoinnin verkkoon”, Rajamäki kertoo.

Tulevaisuudessa apteekkien on pystyttävä hänen mukaansa yhdistämään lääkkeen ympärillä oleva palvelu myös verkkoon.

”Toivon, että palvelu verkossa ei olisi jatkossa kasvotonta, vaan että sielläkin olisi oma farmaseutti, jonka kanssa asiakas voi asioida”, Rajamäki kertoo.

Uusi eApteekki helpottaa reseptilääkkeiden ostamista verkosta

Tällä hetkellä verkkoasiointi onnistuu Suomessa yli sadassa apteekissa. Uuden eApteekki-hankkeen myötä määrä vähintään kaksinkertaistuu ja maassamme palvelee vuoden loppuun mennessä yli 220 verkkoapteekkia.

Aika verkkoapteekille on nyt otollinen, sillä Apteekkariliiton Tuhat suomalaista -tutkimuksen mukaan 34 prosenttia suomalaisista pitää tärkeänä, että apteekissa voi asioida myös verkossa.

”Uuden alustan myötä verkkoapteekkitoiminta on aloitettavissa kohtuullisin kustannuksin ja sen ylläpito ja käyttö on helppoa. Lisäksi uusi verkkoapteekkialusta helpottaa reseptilääkkeiden ostamista verkosta, ja myöhemmin tänä vuonna myös lääkkeiden ostaminen toisen puolesta on mahdollista sähköisen valtuuden perusteella”, kertoo hankepäällikkö Iiro Salonen Suomen Apteekkariliitosta.

Uusi verkkoapteekki on integroitu kaikkiin apteekkijärjestelmiin. Sen sujuva toiminta on varmistettu huolella Pharmadatan Salix- ja pd3-järjestelmissä. Tietojen siirrossa järjestelmien välillä käytetään Apteekkariliitolle toteutettua integraatioalustaa, joka mahdollistaa apteekkijärjestelmien kytkeytymisen verkkokauppaan turvallisesti ja luotettavasti.

”Integraatioalusta tarjoaa apteekkijärjestelmille rajapinnan, jota käyttämällä ne voivat siirtää tietoja verkkokaupan kanssa. Alustan kautta verkkokauppaan päivittyvät tuotetiedot ja hinnat, tuotteen saatavuustiedot, verkkokauppatilaukset sekä reseptitilausten käsittely- ja perumistiedot”, Salonen sanoo.

Integraatioiden lisäksi Pharmadatan Service Desk tukee myös uutta verkkokauppa-alustaa.

Keskiössä henkilökunnan koulutus

Ensimmäiset uudet verkkoapteekit avataan apteekkien sisäiseen käyttöön ja testaukseen huhtikuun lopulla. Kuluttajat pääsevät asioimaan verkkoapteekeissa myöhemmin keväällä. Jos omaan apteekkiinsa harkitsee verkkoapteekkia, onnistuu sen käyttöönotto helposti.

”Ensin apteekki tekee sopimuksen Solteqin kanssa verkkokaupan käyttöönotosta ja apteekkijärjestelmätoimittajan kanssa integraatiosta. Tämän jälkeen Solteq perustaa apteekille Magento-verkkokaupan ja apteekkijärjestelmätoimittaja aktivoi järjestelmäintegraation apteekin kanssa sovittuna päivänä. Kun integraatio on tehty, verkkokaupan käyttöä harjoitellaan käytännössä”, kertoo Salonen ja jatkaa:

”Testaukseen ja henkilökunnan koulutukseen pitää varata riittävästi aikaa. Kun verkkokauppa on avattu apteekille, menee vähintään muutama viikko ennen kuin se voidaan avata asiakkaille.”

Uusia palveluja ja parempi asiakaskokemus

Sodankylän apteekkari Marjo Rajamäki oli verkkoapteekin kehitystyössä mukana tuomassa esiin apteekkarin näkemyksiä ja kehitysideoita. Verkkoapteekki kun on ollut Sodankylässä jo vuodesta 2014.

”Verkkoapteekin avulla voimme palvella asiakkaitamme paremmin, sillä tänä päivänä ihmiset asioivat yhä enenevissä määrin verkossa – muut toimialat ovat opettaneet heitä siihen. On tärkeää, että myös apteekit ovat siellä missä asiakkaat, jotta pystymme vastaamaan heidän muuttuviin tarpeisiinsa”, sanoo Rajamäki.

pd3:a oli ikävä!

Rääkkylän apteekki vaihtoi Salix-järjestelmänsä pd3:een. Apteekkari Miia Toropaisen mielestä pienenkin apteekin on tärkeä uudistaa toimintaansa ja pysyä ajassa kiinni. ”Asiakaspalvelu on nopeutunut selkeästi, koska reseptinkäsittely on nyt niin paljon helpompaa. Liiketoimintahyödyt ovat kiistattomat”, Toropainen kertoo.

Rääkkylän apteekki vaihtoi loppuvuonna Salix-järjestelmästä pd3:een. Apteekkari Miia Toropainen ei peittele tyytyväisyyttään uuteen järjestelmään.

”Asiakaspalvelu on nopeutunut selkeästi, koska reseptinkäsittely on niin paljon helpompaa”, Toropainen kertoo.

Sujuva ja nopea järjestelmä on tuonut henkilökunnalle enemmän aikaa asiakkaan kohtaamiseen.

”Meillä on nyt enemmän aikaa keskustella lääkkeiden käytöstä asiakkaidemme kanssa, olemme huomanneet tämän ihan käytännössä. Koko porukka on herännyt tosiasiaan, että pd3:n käyttö on sujuvaa ja helpottaa arkeamme.”

pd3 oli Toropaiselle entuudestaan tuttu järjestelmä. Hän työskenteli aiemmin Tohmajärven apteekissa, jossa se oli käytössä. Toropainen aloitti reilu vuosi sitten Rääkkylän apteekin apteekkarina, jossa vielä viime syksynä oli käytössä Salix-järjestelmä.

”Salix ei vastannut odotuksiini. Jäin kaipaamaan pd3-järjestelmää.”

Pienenkin apteekin pitää uudistua

Rääkkylän apteekki on pieni apteekki, jota Toropainen kuvailee iloiseksi, karjalaiseksi maaseutuapteekiksi. Mielikuvissa apteekkitietojärjestelmän vaihtaminen on kallis ja suuritöinen projekti, jota pienen apteekin kannattaa tarkoin harkita. Toropainen on toista mieltä.

”Kyllä pienenkin apteekin täytyy pysyä ajan tasalla ja uudistaa toimintaansa. Se vaatii taloudellisia panostuksia, mutta ne maksavat itsensä takaisin. Liiketoimintahyödyt ovat kiistattomat. Laskimme myös, että pd3:n käyttö tulee meille Salixin käyttöä halvemmaksi”, Toropainen sanoo.

Hänen mukaansa järjestelmänvaihdon myötä myös apteekin ajankäyttö ja toimintatavat muuttuivat. Ylimääräisiä kassaraportteja ei enää esimerkiksi tulosteta, laskut tulostetaan ryhminä ja käyttöön on otettu sähköinen kuormakirja. Pitkälle automatisoitu, nykyaikainen järjestelmä huolehtii siitä, että ylimääräiset ajot ja päivitykset ovat jääneet historiaan. Pilvipohjaisuus on Toropaisen mielestä ehdottomasti tätä päivää.

”Tämä on ollut todella suuri ja hyödyllinen muutos kaikkinensa. Uutena ominaisuutena esimerkiksi toimitusneuvonta on ihan älyttömän hyvä. Saimme työkaluja, jotka todella helpottavat päivittäistä työtämme.”

Laskutus sujuvoitui ja nopeutui selkeästi

Henkilökunta on ottanut järjestelmänvaihdon vastaan erittäin hyvin. Rääkkylässä työskentelee Toropaisen lisäksi kaksi farmaseuttia sekä lääketeknikko.

”Tietenkään tämä ei ole ollut pelkästään ruusuilla tanssimista. Mutta olin yllättynyt siitä, miten helposti vaihto sujui. Käyttöönottokoulutukset olivat todella hyvät. Pharmadatasta projektipäällikkö huolehti jatkuvasti, mitä seuraavaksi pitää tehdä.”

Myös Toropaisen omasta käyttökokemuksesta oli projektissa suuri apu. Keskustelu oli läpi koko projektin avointa. Ongelmat on joko ratkottu yhdessä tai oltu yhteydessä Pharmadataan. Akuutit ongelmat on Toropaisen mukaan saatu aina ratkaistua saman tien.

Entä mikä on paras kommentti, jonka apteekkari on kuullut henkilökunnalta uudesta järjestelmästä?

”Se lämmitti, kun farmaseuttimme ensimmäisen kerran kehui pd3:n helppoutta. Lääketeknikkommekin oli sitä mieltä, että laskutus sujuu nyt paljon sujuvammin ja nopeammin.”T