MAXXista pd3:een siirtyminen oli suuri helpotus

Tamperelainen Haka Apteekki vaihtoi kesällä MAXX-järjestelmästä Pharmadatan pd3:een. Apteekkari Marja Ritala on huojentunut päästessään taas pd3:n käyttäjäksi. ”Arvostan sitä, että pd3 on selvästi halvempi suuressa apteekissa, se tulee selvästi MAXXia edullisemmaksi. Työergonomisesti se on myös järkevämpi vaihtoehto”, Ritala kertoo

Haka Apteekin ja Kangasalan apteekin apteekkari Marja Ritala on helpottunut. Suuri tamperelainen Haka Apteekki siirtyi kesällä MAXX-järjestelmästä Pharmadatan pd3:een. Kangasalan apteekki otti pd3:n käyttöönsä jo kolme vuotta sitten, eikä Ritala mielestään koskaan täysin omaksunut MAXXin käyttöä.

”Minulle tämä on suuri helpotus. Olen tottunut käyttämään pd3:ea ja MAXX oli minulle välivaihe. Omasta näkökulmastani pd3 on helppokäyttöisempi kuin MAXX.”

Ritalan mielestä MAXXista pd3:een siirtyminen ei ole ”iso juttu”. Vaihtaminen sujui kivuttomasti. Myös henkilökunta omaksui uuden järjestelmän nopeasti.

Mitä Ritala sitten arvostaa eniten pd3:ssa?

”Hinta on tärkeä asia ominaisuuksien ohella. Arvostan sitä, että pd3 on selvästi halvempi suuressa apteekissa, se tulee selvästi MAXXia edullisemmaksi. Ja Pharmadata on Apteekkariliiton kautta apteekkareiden omistama. Työergonomisesti se on myös järkevämpi, koska siinä voi käyttää funktionäppäimiä hiiren sijasta. Ranteet rasittuvat näin selvästi vähemmän”, Ritala sanoo.

”Meillä on myös sellainen kokemus, että reseptitoimitus on pd3:ssa nopeampaa. Henkilökunta on pitänyt erityisesti reseptinkäsittelyn sujuvuudesta”, hän lisää.

Haka Apteekki sijaitsee kolme vuotta sitten rakennetussa Kalevan Prisma-keskuksessa. Se on Tampereen alueen suurin Prisma-keskus, joka kasvaa kovaa vauhtia. Haka Apteekki toimittaa vuodessa noin 175 000 reseptiä.

”Olemme auki joka päivä, siksi jokaisen työntekijän pitää hallita pd3:n käyttö hyvin. Näin asiakaspalvelumme pysyy hyvällä tasolla viikonloppunakin, jolloin on vähemmän henkilökuntaa töissä.”

pd3:sta on syytä olla ylpeä

Apteekkijärjestelmän vaihtotilanteessa ja henkilökunnan kouluttamisessa Ritala hyödynsi menestyksekkäästi sitä, että hänen toisessa apteekissaan, Kangasalan apteekissa, oli usean vuoden kokemus pd3:n käytöstä. Ennen varsinaista siirtymistä uuteen järjestelmään jokainen Haka Apteekin työntekijä kävi Kangasalan apteekissa opiskelemassa  pd3:n käyttöä yhden työpäivän ajan. Vastaavasti myös Kangasalan apteekista kävi Haka Apteekissa työntekijöitä opettamassa ja neuvomassa uuden järjestelmän käyttöä.

”Näin saimme henkilökunnan oikeasti oppimaan järjestelmää jo ennen kuin se tuli meille. Tämä toimi todella hyvin. Minusta tämä on hyvä tapa laajemminkin ottaa apteekeissa käyttöön”, Ritala kertoo.

Myös pharmadatalaiset saavat tuesta Ritalalta kiitosta. Pharmadata teki muiden muassa hyvät työlistat ja projektikaaviot, joiden avulla hankkeessa oli helppo edetä.

”Proviisorimme koki, että olimme hyvissä käsissä, kun Pharmadata oli meille projektin laatinut.”

”pd3 on nyt hieno ohjelmisto, josta Pharmadata voi olla ylpeä.”

Annosjakelu avaa maaseutuapteekille uusia ovia – ”ilman pd3:ea tämä ei olisi ollut meille mahdollista”

Annosjakelun määrä kasvoi Kärsämäen apteekissa kilpailutuksen voittamisen myötä kertarysäyksellä ja sytytti samalla kipinän vaihtaa Salix-apteekkijärjestelmä nykyaikaiseen pd3:een. ”Aiempi Salix-järjestelmä ei taivu annosjakeluun yhtä hyvin, emmekä olisi pystyneet hoitamaan näin suurta määrää annosjakelun asiakkaita ilman pd3:a”, apteekkari Antti Mäntylä kertoo.

Kärsämäen maaseutuapteekin annosjakelumäärä kasvoi syksyllä 2018 kertarysäyksellä, kun apteekki voitti kunnan järjestämän kilpailutuksen. Annosjakeluasiakkaita oli yhtäkkiä 250, kun aiemmin niitä oli ollut parisenkymmentä. Annosjakelun määrän kasvaminen sytytti Kärsämäellä kipinän vaihtaa entinen Salix-järjestelmä pd3:een.

Kärsämäen apteekin apteekkari Antti Mäntylän mukaan pd3:een siirtyminen tehosti annosjakelua merkittävästi. Vaikka työmäärä moninkertaistui, lisää henkilökuntaa ei ole tarvinnut palkata.

”Aiempi Salix-järjestelmä ei taivu annosjakeluun yhtä hyvin, emmekä olisi pystyneet hoitamaan sillä näin suurta määrää annosjakelun asiakkaita. Muuten meillä ei olisi ollut välitöntä pakkoa siirtyä uuteen järjestelmään”, Mäntylä kertoo.

pd3 on kuitenkin helpottanut ja tehostanut apteekin arkea muillakin tavoin. Toimitusikkuna on esimerkiksi Kärsämäen apteekin henkilökunnan mielestä ”ehdoton juttu”.

”Tekniikka normaalissa reseptinkäsittelyssä on hyvin nopeaa ja näppärää. Nyt meillä on selkeästi enemmän aikaa kohdata asiakas. Aikaa muiden asioiden hoitamiseen jää pd3:een siirtymisen jälkeen ylipäätään selkeästi enemmän.”

Kaikkia ominaisuuksia henkilökunta ei ole ottanut käyttöönsä yhdellä kertaa, vaan perehtyminen tapahtuu pikku hiljaa. Pienet hienoudet löytyvät ajan myötä. Järjestelmänvaihdos samanaikaisesti, kun annosjakeluasiakkaiden määrä moninkertaistuu, ei ole helppo yhtälö. Kärsämäki on selvinnyt urakasta kunnialla.

”Muutamassa kuukaudessa kaikki ovat oppineet käyttämään järjestelmää hyvin ja tekniikka pelaa”, Mäntylä kertoo.

 

Kilpailutus tarjoaa maaseudulle mahdollisuuksia

Kuntien kilpailutus on Mäntylän mukaan pienille maaseutuapteekeille mahdollisuus hankkia uusia asiakkaita ja kasvattaa liiketoimintaa. Kilpailutuksiin osallistuminen kehittää myös apteekkien toimintaa.

Mäntylä haluaisi nähdä, että myös pienet apteekit kokisivat annosjakelun sekä kilpailutuksiin osallistumisen mahdollisuutena kasvattaa omaa liiketoimintaansa ja uudistua.

”Olemme itse kokeilleet kaikenlaista uutta ja yritämme löytää eväitä tulevaisuuteen. Annosjakelu on yksi näistä asioista”, Mäntylä sanoo.

Hän kritisoi kuntia siitä, että ne painottavat kilpailutuksissa helposti liiaksi halpaa hintaa laatuseikkojen sijasta. Maaseutuapteekit voisivat Mäntylän visioissa tarjota palveluita laajemmillekin alueille oman kunnan ulkopuolella.

”Vahvuutenamme olisi silloin palvella laadukkaasti ja lähiapteekkimaisesti asiakkaitamme kauempanakin.”

 

EasyMedi kovassa käytössä

pd3:n suhteen Mäntylällä on myös kehitystoive.

”Olisi hienoa, jos annosjakelussa olisi Procuro kytkettynä mukaan niin, että kaikki tarvittava olisi samassa ohjelmistossa. Se olisi unelmani.”

Kärsämäellä apteekkien ja tilausasiakkaiden välinen lääketilausjärjestelmä EasyMedi on kovassa käytössä, ja sen avulla apteekki pystyy hoitamaan kotihoidon tilauskantaa Mäntylän mukaan sivutyönä. EasyMedin avulla työntekijät pystyvät jakamaan ajankäytöllisesti resurssejaan paljon aiempaa tasaisemmin.

EasyMedistä on julkaistu uusi EasyMedi3-versio.

”Siinä tilaukset tippuvat suoraan pd3-järjestelmään, mikä auttaa työtä entisestään”, Mäntylä iloitsee.

Lehtikankaan apteekki vaihtoi MAXXin pd3:een

Kajaanin Lehtikankaan apteekin apteekkari Mikko Kananen luettelee monta perustelua järjestelmävaihdokseen. ”Olemme eteenpäin menevä, innovatiivinen apteekki. Siksi valitsimme pd3:en. Se on käsitykseni mukaan markkinoiden innovatiivisin, käyttökustannuksiltaan edullisin ja nykyaikaisin järjestelmä. Uskon, että teimme täsmälleen oikean valinnan”, Kananen kertoo.

Kajaanissa sijaitseva Lehtikankaan apteekki vaihtoi toukokuussa MAXX-järjestelmästä Pharmadatan pd3:een. Mikä sai Lehtikankaan apteekin vaihtamaan järjestelmää? Millaisia argumentteja päätöksen taustalta löytyy? Apteekkari Mikko Kanasen perustelut ovat vankat. Syitä vaihtoon oli monia.

”Halusimme päästä kokeilemaan uutta, nykyaikaista järjestelmää. Yhtenä syynä olivat myös kustannukset – pd3 on selkeästi kilpailijaansa edullisempi. Lisäksi pd3:ssa ovat asiakkaan palvelemiseen paremmin soveltuvat työkalut, kuten neuvonnan ja tiedonhallinnan työkalu Procuro ja Presto-intranet”, Kananen luettelee.

Myös se, että Pharmadata on apteekkien omistama yritys, merkitsee Kanaselle paljon.

”Näen sen omana yrityksenämme. Pharmadatan tekemät kehitystoimet parantavat aidosti työtämme, kehitystoiminnassa meitä kuunnellaan tarkalla korvalla. Työmme kiinnostaa pharmadatalaisia aidosti ja he käärivät hihansa sukkelasti.”

Kehitysideoitakin on Kajaanista ehtinyt tulla jo ensimmäisten viikkojen aikana.

”Tällä porukalla on paljon ideoita ja ehdotuksia ja voitte olla varmoja, että niitä satelee lisää myös jatkossa. Yhdessä kehittäminen on mielestäni myönteinen asia.”

 

Innovatiivinen apteekki tarvitsee innovatiivisen järjestelmän

Kananen kuvailee omaa apteekkiaan keskikokoiseksi suomalaiseksi apteekiksi, joka on ottanut käyttöönsä paljon uusia palveluita kotiin kuljetuksista kosmetologin palveluihin. Yhteistyö palvelukotien kanssa on myös tiivistä.

”Olemme eteenpäin menevä, innovatiivinen apteekki. Siksi valitsimme myös pd3:en. Se on käsitykseni mukaan markkinoiden innovatiivisin ja nykyaikaisin järjestelmä.”

Alkutaipaleelle uuden järjestelmän kanssa mahtuu aina myös hieman hankaluuksia. pd3:n käyttölogiikka on toisenlainen kuin kilpailevassa järjestelmässä. Henkilökunnalle tämä aiheuttaa aluksi ylimääräistä työtä ja huolta. Kanaselle itselleen käyttölogiikan omaksuminen on ollut helpompaa, koska hän on käyttänyt uransa aikana myös Salix-järjestelmää.

Henkilökunta saa Kanaselta kuitenkin vuolaat kiitokset. Lehtikankaan apteekissa työskentelee yhteensä 12 työntekijää.

”Työntekijät ovat ottaneet muutoksen vastaan todella hyvällä asenteella. Farmaseuttimme Laura ja proviisorit Heidi ja Veli-Matti ovat vastanneet muutoksen läpiviennistä. He ovat kannustaneet, motivoineet ja auttaneet muuta henkilökuntaa.  Totta kai muutos myös aina hieman pelottaa, mutta henkilökunnan halukkuutta oppia uutta on ollut hieno seurata.”

”Uskon, että teimme oikean valinnan”

Millaisia oivallisia ominaisuuksia Kananen on sitten ensimmäisten viikkojen aikana pd3:ssa itse huomannut?

”Reseptin toimittamisen järjestys on pd3:ssa erilainen, kaikkea ei täydy lyödä heti alussa lukkoon. Tämä antaa enemmän mahdollisuuksia ja joustavuutta asiakastyöhön. Pakkauskokoja ja tuotteita on esimerkiksi helpompi vaihtaa reseptin toimitustilanteessa. Lisäksi Procuron hyödyntäminen on parantanut asiakastyötä”, Kananen kertoo.

Liiketoiminnan näkökulmasta järjestelmän nopeus ei ole Kanaselle avainkysymys.

”Vaan se, että pd3 tuo enemmän aikaa paremman hoidon löytämiseen ja asiakkaan kohtaamiseen. Uskon, että liiketoimintahyödyt tulevat apteekille juuri tätä kautta.”

Pharmadatan porukka on tehnyt koko ajan Kanasen mukaan kiitettävästi töitä sen eteen, että henkilökunta omaksuisi uuden järjestelmän. Toiveisiin on reagoitu sukkelasti. Kananen myös uskoo, että puolen vuoden kuluttua  kehitysputkessa olevat asiat alkavat konkretisoitua.

”Uskon, että olemme tehneet täsmälleen oikean valinnan. Opimme pikkuhiljaa järjestelmästä koko ajan uutta. Mutta odotukset ovat jo täyttyneet.”