EasyMedi tilaustenkäsittely pd3:ssa – vähemmän stressiä!

Skanssin Apteekin apteekkari Petri Kumlin pitää EasyMedin uudistuksia merkittävinä. Selkeimmät edut apteekille ovat ajansäästö ja työhyvinvoinnin lisääntyminen. ”Henkilökuntamme näkemys on, että EasyMedin uusi tilaustenkäsittely suoraan pd3:ssa säästää 30 prosenttia aikaa muuhun työhön”, Kumlin kertoo.

EasyMedi on harpannut ison askelen eteenpäin. Kotisairaanhoidossa hyödyt apteekeille, joilla on useita yksiköitä tai paljon potilaita, ovat merkittäviä. Tätä mieltä on Skanssin Apteekin apteekkari Petri Kumlin.

EasyMedin tilaustenkäsittelyssä tehtyjen uudistusten selkeimmät edut ovat hänen mukaansa ajansäästö ja työhyvinvoinnin lisääntyminen apteekissa. Kumlin pitää EasyMedin uudistuksia merkittävinä etenkin apteekeille, jotka palvelevat useita kotisairaanhoidon yksiköitä.

”Ajansäästö on nyt merkittävä. Henkilökunnan karkea arvio on, että EasyMedin tilaustenkäsittely tuottaa apteekissamme 30 prosentin ajansäästöt. Kysyin työntekijöiltämme heidän kokemuksiaan vain viikko käyttöönoton jälkeen saadakseni näppituntuman asiasta. Korkein arvio ajansäästöstä oli 50 prosenttia ja huonoin 25 prosenttia”, Kumlin kertoo.

Kumlinilla on käyttökokemusta kaikista EasyMedin versioista, ja hän tuntee ohjelmiston hyvin. Skanssin Apteekissa on ollut pd3 käytössä helmikuusta 2019 ja uudistunut EasyMedi3 elokuusta 2019. Molemmat ohjelmat ovat tehostaneet ja virtaviivaistaneet toimintaa. Tämä ajansäästö tulee vielä sen lisäksi.

”Näen myös, kuinka henkilökunnan stressi vähenee. Henkilökunnan sitominen aikaa vieviin prosesseihin on liiketoiminnan näkökulmasta kallista eikä motivoi työntekijöitä. Nyt pystyn allokoimaan henkilökuntaa muihin tehtäviin, kuten kohtaamaan asiakkaan.”

”Apteekkiliiketoiminnan katteet kaventuvat, joten kaikki tällaiset liiketoimintaa siivittävät uudistukset ovat tervetulleita”, Kumlin lisää.

 

Integraatio pd3:een on erinomainen idea

Olennaisinta uudessa versiossa on Kumlinin mielestä sen tilausten käsittelyn integroituminen pd3:n sisälle.

”Idea integroida EasyMedin tilaukset pd3:en on ollut mielestäni erinomainen. Aiemmin erillisiä ohjelmia piti pitää samanaikaisesti auki. Tähän kului aikaa. Nyt eri ohjelmien välillä ei enää tarvitse hyppiä ja käyttö on sujuvaa.”

EasyMedi toimii myös irrallaan pd3:a, mutta siitä ei saa näin irti Kumlinin mielestä samaa hyötyä kuin integroituna pd3:een.

”Uusi versio on nopeuttanut prosesseja entisestään. Pharmadatalta on tulossa muutenkin hyviä apteekkia tukevia muutoksia ja ohjelmia, jotka auttavat meitä ymmärtämään liiketoimintaamme entistä paremmin.”

EasyMedin uudistukset ovat tähdänneet alusta lähtien tilaustyön helpottamiseen apteekkien ja kotisairaanhoidon yksiköiden välillä. Myöhemmin mukaan on tullut paljon muitakin toimintoja helpottamaan apteekkien arkea.

”Ennen faksattiin ja mentiin jalan lippujen ja lappujen kanssa. Tällaisesta haluttiin päästä eroon.”

 

Stressitaso laski

Kumlin on huomannut myös oman työtaakkansa vähentyneen ja stressitasonsa laskeneen EasyMedin tilaustenkäsittelyn myötä. Hän monitoroi jatkuvasti kotisairaanhoidon tilausten tilannetta: paljonko on käsittelyssä, käsitelty ja käsittelemättä?

”Meillä ei ole enää koskaan valtavia määriä käsittelemättömiä tilauksia. Voimme hoitaa useiden päivien päähän tilauksia, kun aiemmin tämä ei ollut mahdollista, – hoidimme ennen aina seuraavan päivän tilauksia ja kuljetuksia.”

Kumlinilla on myös ajatuksia, miten EasyMediä voitaisiin kehittää seuraavaksi. Skanssin Apteekki haluaisi nimittäin olla paperiton apteekki myös tilausten käsittelyyn liittyvässä dokumentaatiossa.

”Olemme heittäneet ilmaan, että esimerkiksi rahtikirja olisi kiva saada EasyMediin. Kun toimitamme lääkkeet hoivakotiin, niin kaikki dokumentit olisivat hoivakodin tulostettavissa, jos katsovat tämän tarpeelliseksi. Lisää hyviä muutoksia on siis jälleen näköpiirissä.”

Katse tulevaisuuteen – pilvipalvelulla eroon palvelimista

Haapaniemen apteekki vaihtoi loppuvuonna vanhasta järjestelmästä pd3:een. Vaihto uuteen apteekkijärjestelmään sujui erinomaisesti – kaikki oli valmista yhdessä illassa. Apteekkari Jukka Koistinen ei pidä Maxx-järjestelmän laskutusperiaatetta reiluna. Lisäksi edessä olisi ollut kallis palvelinten vaihto. ”Käyttökustannukset ovat pd3:ssa huomattavasti edullisemmat kuin edellisessä, päätös oli siksi hyvin perusteltu.”

Haapaniemen apteekki vaihtoi loppuvuonna vanhasta järjestelmästä Pharmadatan pd3:een. Apteekkari Jukka Koistinen ei pidä Maxx-järjestelmän liikevaihtoon perustuvaa ylläpitolaskutusta reiluna.

”Kun hoidamme asiat erinomaisesti ja liikevaihtomme kasvaa, ottaa ulkopuolinen taho siitä automaattisesti pois siivun tuomatta meille mitään lisäarvoa. Erityisesti tämä kirpaisee, kun kalliiden lääkkeiden osuus myynnissä kasvaa”, Koistinen kertoo.

Suurten ylläpitokustannusten lisäksi syynä järjestelmävaihtoon oli, että apteekilla olisi ollut edessään palvelimien vaihto. Vaihto olisi maksanut tuhansia euroja ja jatkossakin palvelimet olisi pitänyt vaihtaa kolmen vuoden välein.

”Tämä on suuri kustannus, jota pd3:ssa ei ole lainkaan. Ja kun käyttökustannukset ovat pd3:ssa niin ikään huomattavasti edullisemmat kuin Maxxissa, päätös oli hyvin perusteltu.”

 

Valmista yhdessä illassa

Vaihto uuteen apteekkijärjestelmään sujui erinomaisesti. Aluksi pharmadatalaiset kartoittivat laitteet ja tekivät tarjouksen. Tämän jälkeen seurasivat käytännön asiat.

Pharmadatan projektipäällikkö hoiti Koistisen mukaan asiat mallikkaasti ja prosessi eteni ripeästi. Myös kouluttajat saavat Koistiselta kiitosta erinomaisesta perehdyttämisestä järjestelmään. Koko Haapaniemen apteekin henkilökunta kävi harjoittelemassa kahdessa pd3-apteekissa etukäteen järjestelmän käyttöä.

”Vaihtoa helpottivat myös Pharmadatan erinomaiset koulutusvideot sekä aloituskoulutus”, Koistinen kertoo.

Itse asennus tapahtui nopeasti. Pharmadatan Visa Vepsäläinen ja Peter Forsström olivat paikalla ja suorittivat asennuksen ammattitaidolla. Kun apteekki oli vielä auki, taustakoneille asennettiin uudet ohjelmat ja oheislaitteet. Ja kun apteekki meni kiinni, oli kassojen ja looshikoneiden vuoro.

”Eli yhdessä illassa oli kaikki valmista ja yhteydet testattu aamua varten.”

 

Asenne ratkaisee järjestelmähankkeen onnistumisen

Pharmadatan järjestelmäpäällikkö Visa Vepsäläisen mukaan asennuksen onnistumisen kannalta apteekkihenkilökunnan asenteella on valtava merkitys.

”Millainen asenne apteekkarilla on? Se, miten hän saa valettua positiivista asennetta muuhun henkilökuntaan, ratkaisee. Järjestelmänvaihdos on aina tiukka paikka henkilöstölle ja muutokseen liittyy aina vastarintaa. Jukka Koistisella oli projektissa alusta alkaen positiivinen asenne – ’otetaan tämä siltä kannalta, että muutos on askel parempaan’.”

Myös mahdolliset ongelmakohdat, kuten esimerkiksi kolmannen osapuolen ohjelmat ja laitteet on hyvä selvittää Vepsäläisen mukaan etukäteen.

”Painotan, että valmistelevan työn vaikutus on erittäin suuri tällaisissa hankkeissa”, Vepsäläinen sanoo.

 

pd3:n hienoudet esiin

Myös henkilökunta on ottanut hyvin vastaan uuden järjestelmän, vaikka pd3 poikkeaa vanhasta järjestelmästä. Apteekkari Koistinen ei ole itse koskaan aiemmin käyttänyt pd3:ea, ja järjestelmä on myös uusi henkilökunnalle. Kyse on siis valtavan suuresta muutosprosessista.

”Henkilökunta on hyvää, oppivaa porukkaa, joka auttaa toinen toistaan. Totta kai meitä kaikkia jännitti, miten pärjäämme uudella ja aluksi oudolla järjestelmällä. Vanhan unohtamisessa ja katseen kääntämisessä uuteen on aina haasteensa. Mutta muutaman viikon käytön jälkeen huomaan selvästi, että henkilökunta on oppinut ratkaisemaan asioita itsenäisesti.”

”Odotan todella, että pääsemme entistä paremmin kiinni pd3:n hienouksiin ja hyödyntämään järjestelmää päivä päivältä tehokkaammin”, Koistinen lisää.

Millaisia hienouksia Koistinen uudelta järjestelmältä sitten odottaa?

”Esimerkiksi pikanäppäimet ja suodatukset ovat meille uusia toimintoja, jotka tulevat sujuvoittamaan työtämme. Suurin hienous ovat suodatustoiminnot, jotka auttavat hakemaan nopeasti tietoa.”

Koistinen on jo ehtinyt antamaan Pharmadatalle myös kehittämistoiveita. Esimerkiksi raportointiin hän toivoo lisäominaisuuksia.

”Haluan nähdä, miten minulla menee tänään verrattuna viime vuoteen. Pharmadata on luvannut jalostaa raportointia ja liiketoiminan analysointia. Järjestelmä siis kehittyy jatkuvasti.”

Voiko tietojärjestelmää tulla ikävä?

Rovaniemeläinen Ounas-apteekki vaihtoi MAXX-järjestelmästä Pharmadatan pd3:een. Apteekkari Marko Huotari on tilanteeseen tyytyväinen. Vaihto oli tarkoin harkittu. ”MAXX-järjestelmän palvelimet olivat tulossa tiensä päähän ja edessä olisi ollut investointi uusiin palvelimiin. Siksi oli hyvä hetki miettiä koko järjestelmäasia puhtaalta pöydältä. pd3 on yksinkertaisesti edullisempi käyttää.”

Ounas-apteekki elää jännittäviä aikoja. Rovaniemeläisapteekki vaihtoi juuri MAXXin Pharmadatan pd3-tietojärjestelmään. Apteekkari Marko Huotari vaikuttaa tilanteeseen tyytyväiseltä. Järjestelmänvaihto oli positiivinen kokemus: vaihdon jälkeen seuravana aamuna kaikki toimi jo moitteetta.

pd3 on Huotarille ennestään tuttu järjestelmä. Vaihto pd3:een oli tarkoin harkittu. Mitkä olivat syyt vaihdon takana?

”MAXX-järjestelmän palvelimet olivat tulossa tiensä päähän ja edessä olisi ollut investointi uusiin palvelimiin. Siksi oli hyvä hetki miettiä koko järjestelmäasia puhtaalta pöydältä. Ohjelmistojen ja hinnastojen päivitykset ovat nyt taakse jäänyttä elämää. Kukaan apteekissa työskentelevä ei kaipaa niitä! Eivätkä ne ole apteekkiammattilaisten ydinosaamisaluetta.”

”Ei siitä pääse mihinkään, että pd3 on yksinkertaisesti edullisempi käyttää”, Huotari lisää.

 

”pd3 nopeuttaa arkityötä merkittävästi”

Huotari ei ole ainoa työntekijä Ounas-apteekissa, jolla oli aiempaa, positiivista kokemusta pd3:n käytöstä. Farmaseutti Ida Tuomas kertoo MAXX-aikana suorastaan ikävöineensä pd3:sta.

”Olen ihminen, joka ei ymmärrä tietokoneista juuri mitään, mutta MAXXia käyttäessäni ymmärsin, miten tärkeä työkalu ohjelmisto apteekkityössä on. Minulle tuli pd3:a ikävä”, Tuomas kertoo.

Esimerkiksi korttikirjautuminen on hänen mukaansa pd3:ssa todella näppärä toiminto, kun yhdellä pin-koodilla pääsee käsiksi kaikkiin tarvittaviin ohjelmiin ja tietoihin.

”Tämä nopeuttaa työskentelyä. pd3:ssa on paljon muitakin pieniä käytännön asioita, jotka helpottavat arkityötä. Ohjelmassa navigointi on sujuvampaa kuin MAXXissa, ja tarvittava tieto löytyy nopeammin. Reseptinkäsittely on meille farmaseuteille merkittävä osa apteekkityötä. pd3:ssa se vain on selkeästi helpompaa.”

 

Koulutusvideot poistivat uuden oppimiseen liittyvää jännitystä

Huotarin mukaan pharmadatalaisten kanssa oli helppo päästä samalla aaltopituudelle. Yhteistyö oli mutkatonta.

”Jotenkin tuntuu, että siellä todella kuunnellaan, mitä kentällä tarvitaan”, Huotari sanoo.

Ounas-apteekissa oli järjestelmänvaihdossa käytössä fyysisen tuen ohella Pharmadatan tuottamat opetusvideot. Huotarin mielestä ne toimivat mainiosti.

”Videot ovat hyviä, kun niissä näytettiin juurta jaksaen, miten esimerkiksi reseptinkäsittely tai tilauksen tekeminen etenevät. Työntekijät saivat itselleen luottamuksen, että pärjäävät. Turha jännittäminen jäi pois! Kun henkilöstö lähti oikeasti tekemään asioita uudella järjestelmällä, asiat etenivät nopeasti. Videot ajoivat tehtävänsä.”

 

Pharmadata on apteekkien omistama

Huotari kiittelee myös Pharmadatan viime vuosina tekemää kehitystyötä. pd3 on nykyaikainen ohjelmisto, johon tulee jatkuvasti uusia ominaisuuksia. Esimerkiksi reseptinkäsittely on parantunut viimeisen vuoden aikana Huotarin mielestä merkittävästi.

Henkilökunta on auttanut toinen toistaan uusien ominaisuuksien käyttämisessä ja on lähtenyt hienosti mukaan hankkeeseen.

”Jos joku hoksaa jonkin asian, niin hän kertoo siitä muille. Kymmenen pistettä henkilöstölle aktiivisuudesta, asenteesta sekä ennakkoluulottomuudesta. Henkilökunta on innokasta uusille asioille, vaikka totta kai uuden edessä esiintyy aina myös jonkin verran muutosvastarintaa. Toki pientä säätöä, varmasti myös paljon kysymyksiä ja toimintatapojen uudelleen miettimistä, on myös edessä”, Huotari kertoo.

Vaihdon taustalla vaakakupissa painoi Huotarilla vielä yksi asia.

”Pharmadata on kaikkien apteekkien omistama yhtiö. Kyllä tämä on asia, jonka koen myös tärkeäksi.”

Uusi vuosi helpottaa apteekkiarkea: Kelan lisäkorvauksen hallinta automatisoituu

Vuodenvaihde tuo jälleen uusia tuulia apteekkialalle. Tärkeimmät muutokset alan ammattilaisille ovat Kelan lisäkorvauskäsittelyn automatisoituminen sekä uudistukset rajat ylittävän eurooppalaisen reseptin toiminnoissa. Pharmadata seuraa lainsäädännön kehittymistä tarkasti. ”Olemme suunnitelleet uudet toiminnot kaikkiin Pharmadatan järjestelmiin mahdollisimman helppokäyttöisiksi”, Pharmadatan kehitysjohtaja Vesa Vierros kertoo.

 

Vuodenvaihde tuo jälleen uusia tuulia apteekkialalle. Tärkeimmät muutokset alan ammattilaisille ovat Kelan lisäkorvauskäsittelyn automatisoituminen sekä uudistukset rajat ylittävän eurooppalaisen reseptin toiminnoissa.

Pharmadata seuraa lainsäädännön kehittymistä tarkasti. Muutosten  edellyttämiä järjestelmäuudistuksia ja testauksia suoritetaan yhdessä asiakkaiden ja Kelan kanssa keskustellen.

Minkä osan lääkkeestä maksaa asiakas, minkä taas Kela? Milloin alkaa juosta lisäkorvaus asiakkaalle? Lääkkeiden lisäkorvauksen laskeminen on usein mutkikas tehtävä. Esimerkiksi lääkemääräysten käsittelyjärjestys tuo uuteen laskentalogiikkaan omat haasteensa.  Vuodenvaihteen jälkeen järjestelmät laskevat lopputuloksen automaattisesti asiakkaan kannalta parhaalla mahdollisella tavalla myös lisäkorvauksen rajaostotilanteessa.

”Järjestelmän käytön ja apteekkihenkilökunnan arkityön kannalta esimerkiksi lisäkorvauksen automaattinen hallinta helpottaa apteekkihenkilöstön taakkaa, kun vanha valtakirjamenettely jää historiaan. Olemme suunnitelleet uudet toiminnot kaikkiin Pharmadatan järjestelmiin mahdollisimman helppokäyttöisiksi”, Pharmadatan kehitysjohtaja Vesa Vierros kertoo.

Lisäkorvaus tarkoittaa sitä, että jos korvattavien lääkkeiden vuotuinen omavastuuosuus ylittää 572 euroa (vuonna 2019), asiakas saa tämän ylittävältä osuudelta Kelan lisäkorvauksen. Lisäkorvaus on sata prosenttia 2,50 euron lääkekohtaisen omavastuun ylittävältä osalta.

”Apteekkien rahoitusriski ja viive maksunsaannissa jäävät uudistuksen myötä historiaan. Kyllä tämän on ennen kaikkea tarkoitus helpottaa apteekkien elämää.”

 

Rajat ylittävä resepti lähtee rauhallisesti liikkeelle

Suomalaiset ovat pystyneet ostamaan jo jonkin aikaa Viron ja Kroatian apteekeista sähköisellä reseptillä määrättyjä lääkkeitä. Ensi helmikuussa järjestelmä toimii myös toiseen suuntaan: virolaiset pystyvät ostamaan suomalaisapteekeista reseptilääkkeitä. Rajat ylittävän reseptin piiriin ovat tulossa Viron ja Kroatian lisäksi myös Kreikka, Kypros ja Portugali. Ruotsi on tulossa mukaan hieman myöhemmin.

Reseptien tunnistamisessa käytetään Euroopassa kunkin maan henkilötunnusta vastaavaa tunnistetta, mutta tämän lisänä voidaan käyttää lääkemääräyksen tunnusta. Näiden muoto vaihtelee eri maissa. Pharmadatan järjestelmät osaavat kysyä käyttäjältä eri maiden vaatimat tiedot.

Farmaseuteille tärkeintä on itse lääkkeen tunnistaminen. Lääkeaineen mukaan luokitteleva ATC-koodi on määräyksissä pakollinen, mutta muiden asioiden, kuten lääkemuodon, ymmärtämisessä voi olla jonkin verran haasteita, jos muunnos ei sitä suomenna.

”Olemme Pharmadatassa testanneet esimerkiksi kreikkalaisia lääkemääräyksiä niin, että kreikkalaiset aakkoset ovat merkkimuunnoksen kautta suomalaisille ymmärrettävät. Apteekkihenkilökunta pystyy esimerkiksi lukemaan, mikä on henkilön nimi”, Pharmadatan Vierros kertoo.

Yleisesti Vierros näkee muutokset luonnollisena osana digitaalista kehitystä ja uskoo suomalaisapteekkien selviytyvän uudistuksista esimerkillisesti.  Eurooppalainen paperinen lääkemääräys on ollut olemassa pitkään.

”Olisi nurinkurista, jos sähköiset reseptit olisivat vain tietyn maan sisäisiä. Reseptikeskus on tehnyt järjestelmien yhteensovittamisessa valtavan työn. Myös me Pharmadatassa olemme tehneet paljon kehitys- ja testaustyötä ja autamme apteekkeja jatkossakin, mikäli kysymyksiä ilmenee.”

Vierros ei kuitenkaan usko, että ulkomaalaisten ryntäystä apteekkeihin ensi vuonna olisi näköpiirissä.

”Tämä lähtee varmastikin rauhallisesti käyntiin. Pääkaupunkiseudun  sekä rajaseutujen apteekeissa rajat ylittävän reseptin asiakkaita on luonnollisestikin enemmän kuin muualla Suomessa. ”

Suomalaiset ovat hankkineet Virosta tähän mennessä joitakin tuhansia reseptilääkkeitä.

pd3:n pilvipohjaisuus helpotti muuttoa merkittävästi

Flemarin apteekki muutti lokakuun 17. päivä Triplaan uusiin valoisiin tiloihin. Muutto vaatii aina valtavasti työtä, mutta tietojärjestelmämielessä kaikki sujui jouhevasti. ”Se, että muuttoon ei liittynyt minkäänlaista palvelinten siirtoa, oli merkittävä helpotus. Muuttorumban keskellä ei ollut päivityshässäkkää tai palvelinten raahaamista paikasta toiseen. Tämä vähensi työmäärää selkeästi”, apteekkari Ari Sojakka sanoo.

 

Valtava hässäkkä ja hulabaloo. Näin kuvailee Flemarin apteekin apteekkari Ari Sojakka viime viikkoja. Flemarin apteekki aloitti 17. lokakuuta uusissa avaroissa tiloissa Triplan ensimmäisessä kerroksessa.

Muutto vaatii aina valtavasti työtä ja ennakkovalmisteluita. Onneksi pilvipohjaisen pd3-tietojärjestelmän muutto uusiin tiloihin sujui mutkitta. Tämä helpotti merkittävästi muuttoprosessia.

”Se, että muuttoon ei liittynyt minkäänlaista palvelinten siirtoa, oli merkittävä etu ja helpotus. Mitään ei tarvinnut varmuuskopioida eikä käyttää muistitikkuja. Muuttorumban keskellä ei ollut palvelinten päivityshässäkkää tai palvelinten raahaamista paikasta toiseen, mikä vähensi työmäärää. Muutossa oli selkeästi yksi vaihe vähemmän”, Sojakka sanoo.

Myös arki tästä eteenpäin on helpompaa, kun pilvipohjainen pd3 tekee päivitykset automaattisesti. Sojakka vaihtoi Flemarin apteekissa Salixista pd3:een keväällä 2017. Hänellä on myös kokemusta MAXX-järjestelmästä aikoinaan Munkkivuoren apteekissa.

”Jatkuvaa päivitystä ja palvelinten uusimista joka kolmas tai neljäs vuosi en enää todellakaan kaipaa.”

Itse asiassa pd3:n pilvipohjaisuus oli yksi painavimmista syistä vaihtaa tietojärjestelmä.

”Ja nyt muuttoprojektissa sen edut tulivat jälleen esiin. Olen tehnyt laskelmia, että pd3 tulee myös käytössä halvemmaksi. Yksi syy, miksi aikoinaan valitsin pd3:n, oli se, että järjestelmätoimittaja ei vie siivua liikevaihdosta.”

 

Sähköinen hintalappu toimii helposti ja nopeasti pd3:n kanssa

 

Pharmadatan Tero Mäkiranta työskenteli projektipäällikkönä muutossa ja saa Sojakalta kiitokset.

”Pharmadatan tuki toimi todella hyvin. Vei paljon murheita minulta pois, kun Tero toimi hankkeessa projektipäällikkönä. Tero kartoitti laitteet, katsoi paljonko uusia laitteita tarvitsemme lisää ja auttoi tarvittavissa hankinnoissa. Varayhteydet robotille sekä varsinaiset yhteydet hän järjesti myös nopeasti kuntoon”, Sojakka kertoo.

Myös apteekin oma henkilökunta teki muutossa sekä sen suunnittelussa Sojakan mukaan  upeaa työtä. Muuton valmistelu alkoi toden teolla jo puolisen vuotta sitten.

Uusiin tiloihin on tullut myös uutta teknologiaa: muiden muassa sähköiset tuotehintanäytöt, uusi varastoautomaatti, hologrammilaite sekä tuotehyllyjen näytöt ovat osa uutta Flemarin apteekkia. Verkkokauppa on myös rakenteilla. Se odottaa vielä Fimean lupaa.

”Hintalappuun tulee suoraan tieto apteekkijärjestelmän kautta. Tämä on toiminut mielestäni todella hyvin ja on helppo käyttää. pd3:n valtti ylipäätään on sen nopeus, asiakkaan lääkkeet voidaan valita kerralla, ja raportit ovat hyviä.”

 

”Hieno tunne, kun kaikki toimii”

 

Sojakka on nauttinut ensimmäisistä päivistä Triplassa. Hän on työskennellyt eri apteekeissa vuodesta 1996, mutta ostoskeskusympäristö on hänelle täysin uusi kokemus.

Ensimmäisten päivien aikana asiakkaita kävi päivässä noin tuhat, kun Helsinginkadun liikkeessä kävi keskimäärin vajaat 200 asiakasta päivässä.

Alun piikin jälkeenkin asiakkaita on käynyt päivässä viitisen sataa eli yli tuplasti enemmän aikaisempaan verrattuna.

”Nämä ovat kaksi eri maailmaa. Helsinginkadulla oli tavallaan oma kodikas ilmapiirinsä, vähän maalaismainen tunnelma, kun kaikki tunsivat asiakkaat. Olen kuitenkin viihtynyt täällä erinomaisesti. Ja aika menee nopeammin, kun asiakkaita on enemmän. Kaikki on käden ulottuvilla – jos tulee yllättäen kylmä, täältä löytää pipon nopeasti.”

Vaikka muuttotyö jatkuu vielä pitkään, suurin työ on takana.

”Hienoimpia hetkiä oli nähdä uusi apteekki auki ja ihmiset paikan päällä. Vaikka kaikki takatilat olivat vielä ihan sekaisin, oli mahtava tunne nähdä uusi paikka avoinna ihmisille ja huomata, että kaikki toimii.”

Pääkäyttäjä on aina askelen edellä

Apteekki Ideaparkin farmaseutti Petri Niskanen on yksi viidestäkymmenestä Pharmadatan Pääkäyttäjä-valmennukseen osallistuneista. Koulutus on antanut Niskaselle paljon. ”Itse järjestelmän syvällisemmän ymmärryksen lisäksi opin paljon myyntiin ja raportointiin liittyviä uusia asioita. Sain myös paljon hyviä käytännön vinkkejä arkeen.”

Kaipaatko syvällisempää ymmärrystä apteekkijärjestelmäsi toimintalogiikasta? Oletko avoin ja auttavainen luonne, joka haluaa jakaa tietoa ja ymmärrystä myös kollegoille? Entä haluaisitko kenties kehittää projektijohtamisen taitojasi?

Apteekki Ideaparkin farmaseutti Petri Niskanen vastasi kysymyksiin ”kyllä”. Niskasta oli jo pitkään kiinnostanut pd3:n syvällisempi ymmärrys. Niinpä hän ilmoittautui apteekkarin suostumuksella Pharmadatan järjestämään kolmepäiväiseen Pääkäyttäjä-valmennukseen.

”Meillä on oikeastaan aina ollut apteekissamme sellainen tilanne, että minulta on tultu kysymään neuvoja käyttöjärjestelmään liittyvissä asioissa. Näin oli silloinkin, kun muutama vuosi sitten vaihdoimme Salixista pd3:een. Jos en ole osannut suoralta kädeltä neuvoa, olen selvittänyt asioita. Tykkään jakaa tietoa ympärilleni”, Niskanen kertoo.

Hän odotti saavansa valnennuksessa tarkempaa tietoa apteekkiohjelmiston toiminnasta: Miten se toimii ja miksi? Mitkä asiat vaikuttavat toisiinsa? Vaikka apteekkityössä suurin osa ajasta menee reseptinkäsittelyyn, Niskanen oli kiinnostunut tietämään, mitä muuta informaatiota pd3:sta on mahdollista saada irti.

”Pääkäyttäjä-valmennukseen kannatti osallistua, olen saanut siitä irti paljon. Itse järjestelmän laajemman ja syvällisemmän ymmärryksen lisäksi olen saanut paljon esimerkiksi myyntiin ja raportointiin liittyvää tietoa, joka oli minulle uutta. Olen saanut hyviä käytännön vinkkejä, joista on hyötyä arkityössä.”

 

Koulutus tarjoaa uusinta uutta

Pharmadatan järjestämä Pääkäyttäjä-valmennus on kolmepäiväinen. Valmennuspäivien välillä on neljästä kuuteen kuukautta, jotta koulutuksessa voidaan tarjota osallistujille viimeisintä, päivitettyä tietoa ja uutuuksia. Järjestelmät kun kehittyvät jatkuvasti.

Valmennukseen voivat osallistua farmaseutit, proviisorit sekä tekninen henkilökunta. Tähän mennessä osallistujia on ollut noin 50 henkilöä.

Pääkäyttäjä-valmennus pureutuu tietojärjestelmien lisäksi laajemmin apteekkialan ict-ympäristöön ja -logiikkaan, liiketoimintaan, uutuuksiin ja varastonhallintaan. Toisena valmennuspäivänä mukana on aina myös vaihtuva osio, jonka aihe voi olla vaikkapa Presto tai GDPR. Kolmas kerta painottuu projektijohtamiseen ja taloushallinnon raportointiin. Osallistujat saavat myös itse toivoa sisältöjä koulutukseen.

”Pääkäyttäjä-valmennus tarkoittaa sitä, että valmennamme apteekista yhden tai useamman henkilön, joka saa syvempää tietoa apteekkijärjestelmästä ja -maailmasta. Hän oppii, millaisia vaihtoehtoisia tapoja käyttää ohjelmistoa on olemassa. Hän myös oppii ongelmatilanteiden hallintaa, ja saa esimerkiksi vinkkejä, miten toimia, jos ohjelmistoon tulee jumitilanne”, Pharmadatan palvelujohtaja Riia-Liisa Rasimus kertoo.

Rasimus on Pääkäyttäjä-valmennuksen ideoija. Koulutukset aloitettiin Pharmadatassa kaksi vuotta sitten.

”Pääkäyttäjä ei saa olla tiedon panttaaja vaan sellainen ihminen, joka jakaa tietoa ja huolehtii muista. Yleensä apteekkareilla on selkeä kuva siitä, kuka sopii koulutettavaksi.”

 

Kullanarvoinen vinkki

Apteekki Ideaparkin Petri Niskanen on aina pitänyt pd3:sta. Siinä on hänen mukaansa valtavasti ominaisuuksia, käyttömahdollisuuksia ja tietoa – mutta ne täytyy osata etsiä.

Niskanen on jo ehtinyt hyödyntää koulutuksen antia arkityössään.

”Toimitusikkunan uudistuksesta tuli ensimmäisenä tieto pääkäyttäjille. Kävimme apteekissa yhdessä läpi asioita ja neuvoin kollegoita, mikä on muuttunut. Tästä oli konkreettista hyötyä ja tällainen myös lisää yhteisöllisyyttä.”

Niskaselle on jäänyt tähänastisesta valmennuksesta mieleen erityisesti yksi kullanarvoinen käytännön vinkki.

”Kun kävimme apteekkien ict-laitteistoa tarkemmin läpi, valmennuksessa neuvottiin hankkimaan apteekkiin varakytkin, koska kytkimet menevät melko usein rikki. Meillä ei ollut apteekissamme varakytkintä ja hankimme sellaisen heti. Kului vain kuukausi, ja vanha kytkin meni rikki, eikä mikään tieto kulkenut. Otimme uuden laitteen varastosta ja laitoimme piuhat kiinni. Näin homma jatkui taas normaalisti”, Niskanen kertoo hymyillen.