Apteekkari Kari Jäsberg: ”Arvomaailma ratkaisi pd3:n valinnassa”

Ensimmäinen apteekki Tampereella vaihtoi 11. marraskuuta MAXX-järjestelmänsä Pharmadatan pd3:een. Apteekkari Kari Jäsbergille valinnan taustalla painoi ennen kaikkea arvomaailma.

”Julkisuudessa on viime aikoina maalailtu erilaisia uhkakuvia apteekkimaailman tulevaisuudesta ja esimerkiksi apteekkien ketjuuntumisesta. Tässä tilanteessa se, että Pharmadata on Apteekkariliiton omistama, merkitsi minulle paljon. On hyvä asia, että järjestelmä on näin ikään kuin meidän apteekkareiden hallinnoima ja omistama”, Jäsberg kertoo.

Muita argumentteja vaihdon taustalla olivat esimerkiksi pd3:n tehokkuus logistiikassa, turvallisuus sekä pilvipohjaisuus. Jäsberg on aiemmin tehnyt Pharmadatan kanssa yhteistyötä kymmenen vuoden ajan.

Ensimmäisen apteekin proviisori Juuli Kujansivu on huomannut pd3:n hyödyt myös käytännön arjessa.

”Koen, että se on reseptinkäsittelyssä nopeampi ja monipuolisempi, siinä näkee asiakastyön kannalta tärkeitä asioita helpommin. pd3 oli minulle entuudestaan tuttu, joten siirtyminen sujui luontevasti”, Kujansivu kuvailee.

”Logistiikassa pd3:n nopeus näkyy siten, että varastorobotti lähtee poimimaan lääkettä vikkelämmin ja tilattu lääke on pian apteekkihenkilökunnan saatavilla. Kun sellaisen lelun – varastorobotin – olen kerran itselleni ostanut, niin halusin sitä myös mahdollisimman tehokkaasti hyödyntää”, Jäsberg kertoo ja nauraa hyväntuulisesti.

 

 

Käyttöönotto hulabalon keskellä

Käyttöönottopäivä ei ollut tamperelaisapteekille helpoin mahdollinen. Ensimmäinen apteekki sijaitsee Sokos-tavaratalossa, jossa oli käyttöönottopäivänä meneillään kampanjapäivät. Tästä apteekilla ei ollut etukäteen tietoa.

”Asiakasmäärä oli paljon normaalia suurempi. Silti käyttöönotto sujui vallan hyvin. Henkilökunta osoitti loistavaa venymistä. Hyvässä hengessä ja pienellä huumorilla selvisimme päivästä – emmekä saaneet yhtään negatiivista palautetta asiakkailta”, Jäsberg ja Kujansivu kertovat.

Ensimmäinen apteekki Tampere työllistää apteekkarin lisäksi 19 apteekkialan ammattilaista.

”Totta kai myös muutosvastarintaa on ollut jonkin verran aistittavissa. Sopeutuminen vie aina aikansa. Mutta kokonaisuudessaan on lähdetty liikkeelle hyvällä asenteella ja haluttu oppia uutta ja kehittyä. Aika nopeasti aloin kuulla myös kommentteja siitä, millaiset yksityiskohdat uudessa järjestelmässä ovat todella hyviä. Suuri kiitos tästä”, Kujansivu sanoo.

 

Vahva tietosuoja merkitsee yhä enemmän

 

Apteekkari Kari Jäsberg on myös ehtinyt tutustumaan pd3:n analyysityökaluun, jota pitää mielenkiintoisena.

”Olen tykännyt siitä, ja se herättää luottamusta. Vielä toivoisin, että siihen saataisiin mukaan tuotetason kappalemääräinen seuranta, jolloin päästäisiin myyntirivilukuihin. Tällöin työkalu olisi mielestäni vieläkin hyödyllisempi. Tästä olen jo pharmadatalaisten kanssa keskustellutkin”, Jäsberg kertoo.

Analyysityökalun avulla apteekkiliiketoiminnan hallinta helpottuu.

”Saan erikseen esimerkiksi yrityksen ja apteekin luvut, joita voin tarkastella. Graafisuus luo myös mielenkiintoa ja toimivuutta. Grafiikka kertoo usein enemmän kuin luvut.”

Myös pilvipohjaisuus oli yksi valintaperuste Jäsbergille.

”Kun Vastaamo-case tuli esille, olin tyytyväinen, että meillä on vahvan tietosuojan takana tiedot ja järjestelmät. Pilvipohjaisuus auttaa myös työntekijöitä arjessa, kun ei tarvitse tehdä päivityksiä ja huolehtia niiden aikatauluista.”

 

Integraatio EasyMediin saa kiitosta

 

Proviisori Kujansivu nostaa esille uutena arkea helpottavana asiana EasyMedin integraation pd3:een. ”Tiedot tulevat suoraan EasyMedistä järjestelmään eikä niitä tarvitse selaimen kautta erikseen avata; viedä ja naputella kokonaan alusta järjestelmään. Tämä helpottaa työtä selkeästi.”

Kujansivu antaa myös kiitosta Pharmadatan kouluttajille.

”Kouluttajat olivat todella ammattitaitoisia, olemme saaneet hyvin apua tukipuhelimesta sekä Service Deskistä[NT2]  jälkikäteen. Päätimme tehdä käyttöönoton hyvin nopealla aikataululla ja onnistuimme.”

Pilvipohjaisuus takaa järjestelmän turvallisuuden ja käyttövarmuuden

Pilvipohjainen apteekkijärjestelmä pysyy aina ajan tasalla ja hyödyntää nykyaikaisinta teknologiaa. Apteekkiammattilaiselle se on huoleton ratkaisu, koska henkilökunnan ei tarvitse välittää ohjelmisto- ja tietoturvapäivityksistä. ”Lisäksi Pharmadatan pilvipohjaisen pd3:n on mahdollista hyödyntää tekoälyä ja koneoppimista esimerkiksi tietoturvatapahtumien havaitsemisessa. Paikalliset palvelinpohjaiset apteekkijärjestelmät eivät tekoälyä hyödynnä”, Enfon johtava pilviasiantuntija Tuomo Vartia kertoo.

Pilvipohjainen apteekkijärjestelmä on tietoturvallinen, huoleton ja nykyaikainen. Se säästää apteekkiammattilaisten aikaa, koska henkilökunnan ei tarvitse tehdä itse ohjelmisto- ja tietoturvapäivityksiä. Lisäksi käyttäjän identiteetti on suojattu monella eri tasolla uhkien ja väärinkäytösten ehkäisemiseksi. Työasemariippumattomuus taas takaa sen, ettei käyttökatkoksia apteekissa synny, koska paikan päällä ei ole mahdollisen vikatilan aiheuttavaa palvelinta.

Pharmadatan pd3 on ainoa pilvipohjainen apteekkijärjestelmä Suomessa. Pilvipohjaisen järjestelmän nykyaikaisuus ja jatkuva kehittyminen tarkoittavat käytännössä esimerkiksi sitä, että järjestelmä voi hyödyntää koneoppimista ja -älyä tietoturvatapahtumien havaitsemisessa.

”Pilvipohjaisen järjestelmän on mahdollista hyödyntää tekoälyä eri riskitasojen ja poikkeustilanteiden analysoinnissa. Jos koneäly esimerkiksi näkee, että käyttäjä tekee jotain poikkeuksellista, se voi nostaa automaattisesti riskitasoa. Keskitetyissä, pilvipohjaisissa järjestelmissä on mahdollista hyödyntää myös tieto muualla havaituista uhkista”, Tuomo Vartia kertoo.

Hänen mukaansa modernit pilvialustat mahdollistavat paljon enemmän uudenlaisia tietoturvaratkaisuja verrattuna järjestelmään, jonka taustalla on paikallinen palvelin.

”Globaali trendi on, että pilvipohjaiset järjestelmät yleistyvät. Kaikki ovat sinne päin suuntaamassa. Tietoturva on hyvin tärkeä osa kehitystä, siihen panostetaan pilvipohjaisissa ratkaisuissa todella paljon. Alustat kehittyvät jatkuvasti yhä innovatiivisemmiksi”, Vartia kertoo.

Päätelaiteriippumattomuus takaa toimintavarmuuden

Pilvipohjainen apteekkijärjestelmä kehittyy ja päivittyy jatkuvasti. Erikseen hallittu paikallinen järjestelmä ei välttämättä pysy tietoturvapäivityksissä ajan tasalla, koska jonkun työntekijöistä täytyy suorittaa päivitykset aina erikseen. Ihminen on usein tietoturvassa heikoin lenkki.

”Pilvessä järjestelmän päivitykset pystytään tekemään keskitetysti ja hallitusti. Paikallinen järjestelmä pääsee vanhenemaan nopeammin.”

Pilvipohjainen ratkaisu mahdollistaa myös reaaliaikaisen raportoinnin, koska tieto on keskitettyä eikä hajautettuna paikallisille palvelimille. Myös käytettävyys ja päätelaiteriippumattomuus ovat Vartian mielestä yksi pilvipohjaisen apteekkijärjestelmän merkittävimmistä eduista. Päätelaiteriippumattomuus tarkoittaa, että päätelaitteessa ei ole hajoavia sovelluksen komponentteja, jotka saattaisivat vikatilanteessa aiheuttaa sovelluksen toimimattomuuden.

”Paikallinen järjestelmä on siksi sovelluksen toimintavarmuuden osalta huomattavasti haavoittuvampi.”

pd3 on Suomen nykyaikaisin apteekkitietojärjestelmä

Pharmadatan pd3 on Suomen uusin apteekkitietojärjestelmä ja hyödyntää nykyaikaisinta tietoturvateknologiaa. pd3-järjestelmän suojaus on sipulimallinen. Tämä tarkoittaa, ettei murtautumalla yhdelle tasolle pääse käsiksi syvemmälle muihin tietoihin.

Pharmadatan sekä pd3- että Salix-järjestelmät ovat A-luokan terveydenhuollon tietojärjestelmiä eli ne ovat viranomaisten auditoimia ja hyväksymiä. Molemmat Pharmadatan apteekkijärjestelmät käyttävät Apteekkiverkkoa, joka on suljettu yksityinen yritysverkko. Tietoliikenne ei kulje julkisessa internetissä.

Hyvästä tietoturvasta huolehtiminen on nykypäivänä yhä tärkeämpää. Enfo vastaa kumppanina Pharmadatan tärkeistä kriittisistä järjestelmistä.

”Modernit työvälineet ja järjestelmät mahdollistavat tehokkaamman ja sujuvamman työskentelyn tietoturvallisessa ja tehokkaan nykyaikaisessa ympäristössä. Yhteistyö osaavan asiantuntijayrityksen kanssa on järkevää. Kuten olemme viime päivinä saaneet lukea surullisia uutisia, itse tekemällä ei tietoturvamaailmassa pärjää.”

pd3:n nopeus yllätti heti alkumetreillä

Saarijärven Apteekki vaihtoi syyskuussa MAXX-järjestelmänsä Pharmadatan pd3:een. Kukaan henkilökunnasta ei ollut aiemmin käyttänyt pd3:a, mutta järjestelmän nopeus perustoiminnoissa on pantu merkille jo uuden opettelun alkumetreillä. ”pd3 on myös huomattavasti edullisempi järjestelmä ja lisäksi se on laajasti suosittu suomalaisapteekeissa”, proviisori Marja Somppi kertoo.

Saarijärven Apteekissa MAXX-järjestelmä vaihtui pd3:een 16. päivä syyskuuta. Kukaan apteekin henkilökunnasta ei ollut aiemmin käyttänyt Pharmadatan pd3-järjestelmää. Vaihdon taustalla vaikuttivat ennen kaikkea taloudelliset syyt.

”pd3 on huomattavasti edullisempi järjestelmä ja lisäksi se on laajasti käytössä suomalaisapteekeissa. Käyttökokemusta apteekeissa suositusta järjestelmästä siis löytyy”, kertoo Saarijärven Apteekin proviisori Marja Somppi.

Perustoiminnot, kuten reseptinkäsittely ja kassapalvelut, sujuvat jo henkilökunnalta lyhyen harjoittelun jälkeen. Saarijärvellä otettiin käyttöön järjestelmänvaihdon yhteydessä myös EasyMedi-tilausjärjestelmä hoitokoteihin. Annosjakelussa, laskutuksessa ja logistiikassa riittää vielä paljon opeteltavaa. Muutos apteekkiarkeen on ollut henkilökunnalle huomattavan suuri. Alkuvaiheessa Saarijärven apteekissa työskenteli vuokrafarmaseutti, jolle pd3:n käyttö oli tuttua. Hänen antamastaan opastuksesta ja vinkeistä oli paljon apua uuteen järjestelmään siirryttäessä.

”Olemme uuden opettelemisessa vasta alkutaipaleella. Jo näin lyhyen käyttöajan jälkeen voi kuitenkin todeta, että reseptinkäsittelyssä pd3 on todella nopea ja jouheva.”

 

Pharmadata vastasi avunpyyntöihin

Hoivakotien tilauksiin käytettävä EasyMedi-järjestelmä integroitiin pd3:een järjestelmänvaihdon yhteydessä.

”EasyMedi vaikuttaa hyvin näppärältä järjestelmältä. Hoitaja pystyy laittamaan vaikka yöllä viestin, jos huomaa jonkin tärkeän asian. EasyMedi vaikuttaa hyvin helppokäyttöiseltä niin hoitajien kuin meidän apteekkialan ammattilaisten näkökulmasta”, Somppi sanoo.

Vaikka uuden oppimista riittää tuleville viikoille, henkilökunta suhtautuu muutoksiin positiivisella mielellä. Ilmapiiri on säilynyt Saarijärven apteekissa iloisena.

”Muutos tuntuu aina aluksi hieman vaikealta mutta on hyväksi ihmiselle. Meillä on puhallettu yhteen hiileen. Kun joku henkilökunnasta oivaltaa jotain uutta, siitä vinkataan heti kaverille; tieto jaetaan kollegoille”, Somppi sanoo.

 

Järjestelmä on apteekkiammattilaisen oikea käsi

Pharmadata saa Sompilta kiitosta tuesta ja avusta sisäänajovaiheessa.

”Mitä vain on ollut mielessä, niin on voinut soittaa tai viestitellä. Apua on löytynyt. Tästä lämpimät kiitokset pharmadatalaisille.”

Apteekkijärjestelmällä on valtavan suuri rooli apteekkiammattilaisten arjessa. Perustoimintojen ohella työhön kuuluu erilaisten raporttien seuranta sekä esimerkiksi varastonhallinta ja varaston arvon seuranta.

”Tavalla tai toisella käytän työssäni pd3-järjestelmää kahdeksan tuntia päivässä. Muutaman viikon kuluttua osaisin kertoa enemmän uuden järjestelmämme erityispiirteistä ja hienouksista. Toistaiseksi olemme ehtineet opetella perusasiat ja alkutaival uuden oppimisessa on sujunut hienosti.”

pd3-vinkit: asiakastapaus ja markkinointityökalu

Asiakastapaus

Asiakastapaukset on uusi tapa hallinoida asiakkaan tilaustuotteita ja keskeneräisiä asioita, kuten tilaukseen jääneitä ja erityislupahakemuksia. Ruutua voidaan käyttää myös asiakaspalvelun aloitusruutuna, jolloin asiakkaan tilanne apteekissanne näkyy suoraan yhdellä yhteenvetoruudulla.

Asiakastapaus linkittyy myös varastonhallintaan ja asiakasviestintään, jolloin työkalulla saadaan vähennettyä tarvetta lapuille ja erilaisille toimintamalleille keskeneräisten asioiden suhteen.

Markkinointityökalu

Markkinointityökalu on helppokäyttöinen ja monipuolinen tapa tehdä viestintää tai tarkastella raportteja erikseen rajatulle asiakasjoukolle. Työkalulla voidaan toteuttaa apteekin viestintäkamppanjoita ja muuta viestintää liittyen asiakkaiden taustatietoihin tai ostoihin.

Muista katsoa lisäohjeet Neuvosta.

Tikkurilan Ykkösapteekissa pd Analyysi auttaa tekemään tärkeät päätökset

Miten apteekillamme menee? Pharmadatan pd Analyysi antaa kysymykseen vastauksen tunnin tarkkuudella. Tikkurilan Ykkösapteekin proviisori Tapani Kaijaselle pd Analyysistä on ollut paljon hyötyä heti käyttöönoton ensi metreiltä alkaen. ”Odotukset ovat täyttyneet – puutteita en ole tästä juurikaan löytänyt.”

Tikkurilan Ykkösapteekin proviisori Tapani Kaijasta on aina kiinnostanut myyntistatistiikka. Pharmadatan pd Analyysi -työkalu proviisoreille on ollut Tikkurilassa pilottikäytössä muutaman kuukauden ja vastannut lähes täydellisesti odotuksiin heti pilottivaiheessa. Kuluvana koronavuotena pd Analyysi on tarjonnut kaivattua reaaliaikaista taloustietoa päätöksenteon taustalle.

”Sitä on käytetty heti oikeaan päätöksentekoon. Pd Analyysi on avannut talouteen näkymän, jollaista mikään muu työkalu ei ole aiemmin tarjonnut. Asiat, jotka aiemmin olivat vaikeasti hahmotettavia tai saatavilla vasta kuukausikirjanpidon valmistuttua, ovat nyt selkeitä ja näkyvillä heti, yhden klikkauksen päässä”, Kaijanen kertoo.

Reseptitoimitusten ja myyntikatteen seuraaminen ja vertailu aiempaan kuukausi-, viikko- ja päivätasolla ovat Kaijaselle työkalun tärkeimmät ominaisuudet. Myyntikatteen seuraaminen tuntitasolla on ollut uusi ja talousmielessä erittäin informatiivinen ominaisuus.

Ohjelmistossa on kymmenen valmista raportointinäkymää, joissa jokaisessa on useita eri kuvaajia. Mikäli haluaa pureutua talousanalyysissa syvemmälle, pd Analyysi tarjoaa Kaijasen mukaan myös monipuoliset suodatusmahdollisuudet.

”On hienoa, kun näkee pelkästään kirjautumalla ohjelmaan, kuinka paljon meneillään oleva viikko on tuonut katetta. Tai millainen vuosi on ollut tähän asti tunnin tarkkuudella verrattuna vuodentakaiseen. Tietoa saa irti todella nopeasti, kun ei tarvitse erikseen ajaa raportteja.”

 

pd Analyysi kirkastaa talousnäkymät

Tikkurilan apteekki on reseptuurin ja asiakasmäärän suhteen keskivertoa suurempi apteekki, joka sijaitsee terveyskeskuksen vieressä. Kaijanen on kuitenkin apteekin ainoa proviisori apteekkarin lisäksi.

”Riippuu tietenkin työnjaosta apteekkarin ja proviisorien välillä, mikä pd Analyysin rooli on proviisorin työssä. Suosittelen pd Analyysiä kaikille proviisoreille, jotka ovat kiinnostuneita apteekin talouden ja myynnin kehittämisestä.”

Kaijasella itsellään on proviisorikoulutuksen lisäksi myös kauppatieteiden maisterin tutkinto Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulusta. Myyntiluvut ovat aina vetäneet häntä puoleensa.

”Muutaman vuoden päästä työskentelen toivottavasti apteekkarina omassa apteekissa. Jos minulla olisi uusi apteekki, ottaisin pd Analyysin käyttöön heti. Se avaa aivan uudenlaisen, kirkkaamman, tarkemman talousnäkymän apteekkimaailmaan.”

 

pd Analyysi on pd3-järjestelmän maksuton lisäpalvelu apteekkareille. Nyt palvelu on tilattavissa lisämaksusta myös henkilökunnan käyttöön.

Tilaa pd Analyysi tästä!  HUOM! Linkki toimii Apteekkiverkosta.

Alaikäisten puolesta asioinnissa muutoksia

Lokakuun alussa voimaan tulevan muutoksen myötä alaikäisten on mahdollista sallia tai kieltää reseptitietojensa luovuttaminen huoltajalle. Kanta-palveluiden ja apteekkijärjestelmien osalta muutos toteutetaan heti lokakuussa, mutta siirtymäaika terveydenhuollossa tulee olemaan pitkä, koska terveydenhuollon järjestelmät ottavat ominaisuuden käyttöön asteittain. Apteekkien näkökulmasta reseptejä tulee siirtymävaiheen ajan molemmissa muodoissa.
Apteekkityössä merkityksellistä muutoksessa on se, että jatkossa terveydenhuollossa arvioidaan alaikäisen potilaan päätöskyky tietojen luovuttamisesta, ja lääkkeen määrääjä kirjaa tiedon myös reseptille.

Pharmadatalla on toteutettu tähän liittyvät muutokset. Kun apteekissa käsitellään alaikäisen asiakkaan reseptiä, tieto luovutuskiellosta näkyy apteekkijärjestelmässä. Mikäli tietojen luovuttaminen huoltajalle on kielletty, huoltajalle ei saa ilmaista, että osa tiedoista on rajattu pois hänen näkyvistään.

 

 

Lääkkeen määrääjä siis kirjaa reseptille, salliiko vai kieltääkö päätöskykyinen alaikäinen reseptin tietojen antamisen huoltajille. Mikäli lapsi ei määrääjän mielestä ole päätöskykyinen, reseptin tiedot saa antaa huoltajille. Koska aiemmin OmaKannassa oli 10 vuoden ikäraja tietojen näkymiselle, huoltajat eivät nähneet yli 10-vuotiaan lapsen reseptitietoja sähköisesti. Tämän takia myös vanhoilla resepteillä näytetään luovutustietojen osalta tiedon puuttuminen, jos alaikäinen on 10-17-vuotias.

Vaikka reseptillä on alaikäisen huoltajiin kohdistama kielto, se ei estä lääkkeen toimittamista aikuiselle, jos aikuinen tulee noutamaan reseptiä potilasohjeen perusteella tai tietää apteekin saaneen puhelinreseptin. Yleisenä periaatteena siirtymävaiheen aikana on, että potilaan tai hänen puolestaan asioivan henkilön mahdollisuudet asiointiin eivät heikkene missään vaiheessa.

Reseptien sähköistäminen apteekissa

Apteekissa tulee jatkossa ottaa kantaa alaikäisen reseptitietojen luovuttamiseen, kun kirjataan häiriötilanteessa annettua paperi- tai puhelinreseptiä järjestelmään. Apteekissa ei kuitenkaan voida tehdä alaikäisen päätöskyvyn arviointia, vaan tieto on saatava lääkkeen määrääjältä. Kun kyseessä on puhelinresepti, tulee tiedustella lääkäriltä, mikä vaihtoehdoista valitaan.

Jos paperireseptillä ei ole tietoa alaikäisen tahdosta, apteekki tallentaa reseptille vaihtoehdon, ”alaikäisen päätöskyky ei tiedossa, tietoja ei luovuteta huoltajille”. Tähän poikkeuksena, mikäli huoltaja on hakemassa lääkettä alaikäisen puolesta paperireseptillä, voidaan reseptille tallettaa vaihtoehto ”päätöskykyinen alaikäinen, sallii tietojensa luovuttamisen huoltajille”. Tietoa voi korjata jälkikäteen, jos apteekissa on tallennettu tieto alun perin virheellisesti.

Edelleen voi olla myös poikkeustilanteita, joissa reseptin tietojen näkyminen halutaan estää myös alaikäisen tiedoilla. Tällöin terveydenhuollossa voidaan kirjoittaa resepti ilman henkilötunnuksen loppuosaa, ja lääkkeet voi hakea apteekista vain potilasohjeella.

Muutos vaikuttaa myös apteekissa annettaviin tulosteisiin. Kun asiakkaalle tulostetaan eReseptien yhteenveto tai jäljennös ulkomaanmatkaa varten, on käyttäjän otettava kantaa, kenelle se tulostetaan. Jos tietoja tulostetaan huoltajan pyynnöstä, tulosteisiin eivät tule näkyviin huoltajilta kielletyt reseptit.

pd3:een siirtyminen olisi kannattanut jo aikaisemmin

Kuokkalan apteekki vaihtoi Salixin pd3:een huhtikuussa keskellä koronahässäkkää. Apteekkari Petri Krögerin mielestä tämä kannatti. ”Olemme pystyneet realisoimaan järjestelmän tehokkuudesta syntyviä hyötyjä nopeasti. Ja jos tulee koronan toinen aalto tai muita vastaavia tilanteita, niin meillä ovat nyt työkalut kunnossa.”

 

Kuokkalan apteekki Jyväskylässä siirtyi Salixista pd3-järjestelmän käyttöön huhtikuun 21. päivä keskellä ”koronahässäkkää”. Ei siis ihme, että järjestelmämuutos jännitti ja mietitytti aluksi apteekkari Petri Krögeriä.

”Olimme kuitenkin tehneet ennakkoon paljon töitä muutoksen eteen. Halusimme myös saada EasyMedi-tilauksiin nopeasti lisää tehoa”, Kröger kertoo.

Tilannetta ei helpottanut se, että apteekissa oli uudessa erikoistilanteessa kova kiire. Puhelin soi jatkuvasti ja asiakkaita oli normaalia enemmän. Kouluttautumiseen uuden järjestelmän saloihin oli vaikea löytää aikaa.

”Kaikki meni kuitenkin lopulta todella sujuvasti ja hyvin – paremmin kuin osasin edes toivoa. Henkilöstön palaute on ollut positiivista ja porukka innostunutta. Olemme pystyneet realisoimaan järjestelmän tehokkuudesta syntyviä hyötyjä nopeasti.”

Etenkin takatöissä eli kotien ja verkkoapteekkitilausten käsittelyssä homma käynnistyi Krögerin mukaan saman tien todella hienosti.

”Hyöty oli nähtävissä heti. Viime päivinä olen miettinyt, että olisi kannattanut siirtyä uuteen moderniin järjestelmään jo aiemmin. Ja jos tulee koronan toinen aalto tai muita vastaavia tilanteita, niin meillä ovat nyt työkalut kunnossa, tulipa vastaan mitä tahansa”, Kröger kertoo.

 

Verkkoapteekin ylläpito on nyt helppoa

pd3:een siirtymisen hyötyjä Kröger löytää monia. EasyMedin integroituminen pd3-järjestelmään on nopeuttanut hoivakotien tilausten toimittamista selkeästi, kun tilaukset tulevat suoraan pd3-järjestelmään.

”Myös virhemahdollisuuksien määrä vähenee, kun ylimääräistä naputtelemista järjestelmään ei ole. Papereita ei tarvitse pyöritellä eikä tulostaa, kun tiedot ovat järjestelmässä. Meille tämä on ollut kullan arvoista.”

Korona-aikana eApteekkitilausten määrä on lisääntynyt selkeästi. pd3:een siirtyminen on tuonut tähänkin selkeää helpotusta. eApteekin integroituminen pd3-järjestelmään on tehnyt käsittelystä selkeää ja tehokasta. Esimerkiksi kampanjahintoja voi nyt ylläpitää pd3:ssa ja tiedot kulkevat automaattisesti verkkokauppaan.

”Verkkoapteekin tilausten käsittely pd3:ssa on todella sujuvaa ja myynnit saadaan suoraan kirjanpitoon. Saldot ja hinnat pysyvät ajan tasalla myös verkon puolella. Tämä helpottaa verkkoapteekin ylläpitoa merkittävästi.”

Samaan syssyyn Kuokkalan apteekkiin otettiin käyttöön muitakin uusia työkaluja, kuten kotiinkuljetus, pikalasku ja liikkuva maksupääte kotiinkuljetuksissa. Kaikki nämä ovat Krögerin mukaan varsin helppoja käyttää pd3:n yhteydessä.

”Toki ihan perus reseptinkäsittelykin on oikein sujuvaa uudella järjestelmällä.”

 

Ajansäästö EasyMedin käytössä on merkittävä

Kuokkalan apteekissa työskentelee 12 apteekkialan ammattilaista. Keskikokoisella jyväskyläläisapteekilla on asiakkaanaan useampi hoivakoti. Kukaan henkilökunnasta ei ollut aiemmin käyttänyt pd3-järjestemää. Koulutusaikana paikalla oli kuitenkin puolentoista viikon ajan pd3-järjestelmän hyvin taitava proviisori auttamassa ja neuvomassa henkilökuntaa. Tämä järjestely helpotti siirtymää todella paljon.

”Henkilöstö on jo näin lyhyessä ajassa löytänyt järjestelmästä paljon positiivisia puolia. He ovat halunneet oppia ja opiskella, vaikka korona-aika ja järjestelmämuutos ovat aiheuttaneet luonnollisesti myös stressiä – siitä iso kiitos heille.”

Positiivista palautetta Kröger on saanut työntekijöiltä etenkin EasyMedin käsittelystä. EasyMedi3 oli Kuokkalan apteekissa käytössä ennenkin.

”EasyMedin integroitumisesta pd3:een on tullut kaikista eniten myönteistä palautetta. Ajansäästö on merkittävä – työ hoituu nyt arviolta lähes puolta nopeammin. Tämä on iso asia”, Kröger kuvailee.

Entä mitä hän haluaa sanoa niille, jotka harkitsevat uuteen järjestelmään siirtymistä?

”Hyvät asiat Salixia käytettäessä, kuten EasyMedi, Procuro ja Presto, toimivat edelleen myös myös pd3:ssa. Lisäksi päälle tulee paljon uusia hyödyllisiä toimintoja ja ominaisuuksia. Apteekkiarki on ainakin meillä helpottunut selkeästi.”

Pharmadata ja Pfizer kehittivät apteekeille lääkehoidon tukipalvelun – ”halusimme tukea lääkkeiden oikeaa ja turvallista käyttöä käytännönläheisillä ohjeilla”

Pharmadata ja lääkeyhtiö Pfizer ovat kehittäneet pd3-apteekkitietojärjestelmään uuden lääkehoidon tukipalvelun, jonka tarkoituksena on tukea suunnitellun lääkehoidon toteutumista ja pyrkiä parantamaan lääkehoitojen vaikuttavuutta. Palvelu koostuu yritysinfosta ja yritysviestistä.

 

Yritysinfo

Farmasistit ovat päivittäin työssään tekemisissä laajan lääkekirjon kanssa, eikä yksittäinen farmasisti voi millään hallita kaikkien lääkevalmisteiden hoidon toteutukseen liittyviä yksityiskohtia. Yritysinfon tietoruutu tarjoaa farmasistille reseptilääkkeistä käytännönläheiset lääkkeen oikeaa ja turvallista käyttöä edistävät tiedot asiakkaan kanssa läpikäytäväksi. Yritysinfosisällöt käsittelevät muun muassa lääkehoidon tavoitteita sekä potilastukiohjelmia.

Apteekkiammattilaisten käytössä olevan valmisteyhteenvedon lisäksi farmasisti saattaa kaivata lääkkeestä muuta käytännönläheistä ja uutta tietoa. Yritysinfo tulee automaattisesti farmasistille näkyviin reseptintoimitustilanteessa.

”Tähän asti potilastukimateriaali on ollut järjestelmissä saatavilla välilehdillä parin klikkauksen takana. Osassa tapauksista tieto on jäänyt huomioimatta ja hyödyntämättä. Pharmadata halusi kehittää informaation saatavuutta ja käytettävyyttä, ja täten tavoitella teknisillä ratkaisuilla parempaa lääkehoidon vaikuttavuutta”, Pharmadatan toimitusjohtaja Ilkka Toivola kertoo.

 

Yritysviesti

Mikäli asiakas antaa luvan, hän saa apteekissa asioimisensa jälkeen tekstiviestitse lisätietoa lääkehoitoon liittyvistä keskeisimmistä asioista.

”Tekstiviestien tavoitteena on palauttaa asiakkaan mieleen tärkeimmät apteekissa läpikäydyt asiat, ohjata potilas luotettavien tietolähteiden äärelle tai muistuttaa tärkeistä lääkehoitoon liittyvistä tapahtumista. Tekstiviesti voi esimerkiksi muistuttaa potilastukiohjelmasta, seurantakäynnistä tai tehosterokotteen ajankohdasta”, Pfizerin digitaalisista ratkaisuista vastaava Markus Väisänen kertoo.

 

Oikein toteutetulla lääkehoidolla tavoiteltuun hoitotulokseen

Palvelukehityksen taustalla on ajatus, että vain oikein toteutettu lääkehoito voi tuottaa tavoitellun hoitotuloksen.

”Palvelun kehitystyö lähti liikkeelle havaitsemastamme tarpeesta edistää suunnitellun lääkehoidon toteutumista. Tiedämme, että liian usein lääkehoidon toteutumiseen jää parannettavaa tai lääkehoito keskeytyy perusteetta. Lisäksi esimerkiksi rokotesarjojen tehosterokotukset usein unohtuvat. Tällaisiin haasteisiin pyrimme palvelulla vastaamaan”, Väisänen sanoo.

Palvelu on avattu 20.5.2020 kaikissa pd3-apteekkitietojärjestelmää käyttävissä apteekeissa neljälle Pfizerin reseptilääkevalmisteelle. Palvelun piiriin on tarkoitus tuoda tulevaisuudessa lisää lääkevalmisteita. Toiveena on myös se, että palvelu olisi tulevaisuudessa käytössä mahdollisimman laajasti Suomen apteekeissa ja siten mahdollisimman monen potilaan tukena.

Kehityshanke on kansainvälisesti uraauurtava.

”Meillä ei ole tiedossamme, että maailmalla olisi toteutettu vastaavaa lääkehoidon tukimuotoa. Perimmäinen tavoite hankkeessa on, että lääkehoidot toteutuisivat mahdollisimman oikein ja turvallisesti ”, Väisänen kertoo.

En enää pärjäisi ilman analyysityökalua

Kangasalan apteekin apteekkari Mikko Unkila pitää Pharmadatan kehittämää pd Analyysiä erinomaisena liiketoiminnan ja henkilöstön johtamisen työkaluna. ”Se on todella monipuolinen ja siitä näkee reaaliaikaisesti uskomattoman paljon asioita. Erityisesti nyt korona-aikana on ollut tärkeä seurata myynnin, keskiostosten ja asiakasvirtojen suuruutta päivätasolla, kun aiemmassa elämässä tietoa tuli tarkasteltua noin kerran kuukaudessa.”

 

”Ilman pd Analyysiä apteekkarilla ei olisi elämää. En enää pärjäisi ilman sitä”,  kertoo Kangasalan apteekin apteekkari Mikko Unkila kokemuksistaan Pharmadatan kehittämästä uudesta analyysityökalusta.

Kangasalan apteekissa on ollut pd Analyysi käytössä vajaan kahden kuukauden ajan ja Unkilan kokemukset siitä ovat erinomaiset.

Myynnin ja tuloksen seuranta tapahtui aiemmin apteekissa kuukausitasolla. Nyt Unkilalle on jo tullut tavaksi tarkastella myyntiä, reseptitoimitusten osuuksia ja asiakasvirtoja päiväkohtaisesti. Työkalua on Unkilan mielestä helppo käyttää ja sitä tulee tarkasteltua useita kertoja päivässä. Pd Analyysistä näkee jopa, miten eri tuotteet ja tuoteryhmät ovat myyneet eri päivinä.

”pd Analyysi on todella monipuolinen työkalu, josta näkee uskomattoman paljon asioita, joihin ei aiemmin ollut valmista näkymää. Työkalu näyttää myös päivä-, kuukausi- ja vuositasolla vertailun edelliseen vuoteen. Apteekkari pystyy päättelemään tästä valtavasti asioita, liiketoiminnan johtaminen on nyt paljon aiempaa analyyttisempää”, Unkila kertoo.

 

Pd Analyysi on myös henkilöstön johtamisen työkalu

Aluksi pd Analyysi on ollut ennen kaikkea liiketoiminnan johtamisen työkalu. Tulevaisuudessa Unkila uskoo käyttävänsä sitä yhä enemmän myös reaaliaikaisena henkilöstön johtamisen työkaluna. Sen avulla kun pystyy arvioimaan työvoiman tarvetta ja asiakasvirtoja reaaliajassa. Tällä taas on suuri vaikutus henkilöstöön liittyviin päätöksiin viikko- ja päivätasolla.

Analyysityökalu auttaa myös henkilöstön sitouttamisessa ja tavoitteiden asettamisessa. Se tarjoaa paljon sellaista dataa, jota voi hyödyntää yhteisten tavoitteiden asettamisessa.

”Luulen, että henkilökuntaa kiinnostaa nähdä lukuja myynnin ja keskiostosten suuruuden kehittymisestä sekä asiakasvirroista. Tällainen informaatio sitouttaa, motivoi ja kannustaa ihmisiä. Tiedon pohjalta apteekissamme pystytään tulevaisuudessa rakentamaan parempia tavoite- ja kannustejärjestelmiä”, Unkila kertoo.

Hienoa on myös Unkilan mielestä se, että analyysityökalu toimii pilvipalveluna, ja sitä voi siksi tietokoneen lisäksi käyttää myös muilla älylaitteilla , kuten puhelimella. Koronakevään aikana tämä on helpottanut selkeästi apteekkarin elämää.

Kangasalan apteekki on perinteikäs kivijalka-apteekki, joka on toiminut kaupungin keskustassa jo 120 vuotta. Henkilökuntaa apteekissa on noin viisitoista.

 

”Olemme riippuvaisia siitä, miten aktiivisia itse olemme. Jos haluamme kehittyä, meidän on tehtävä kovasti töitä sen eteen. Pd Analyysi on ollut yksi selkeä askel eteenpäin liiketoiminnan, markkinoinnin ja johtamisen kehittämisessä. Minulle apteekkarina siitä tuli saman tien elintärkeä johtamisen väline.”

 

”Olisipa meillä ollut aina Ropo”

Klaukkalan apteekki otti lokakuussa käyttöönsä Pharmadatan ja Ropo Capitalin yhteistyönä kehittämän Ropo-laskutuspalvelun. Laskutukseen liittyvä työ helpottui ja tehostui saman tien selkeästi.
”Olisin halunnut tällaisen palvelun jo kauan sitten!” apteekkari Marja-Leena Ikäläinen kertoo.
Klaukkalassa kaksi farmaseuttia hoitaa vuorokuukausin laskutusta. Ikäläisen mukaan tämä on ollut toimiva ratkaisu. Laskutusasioita hoitavan työntekijän pitää ymmärtää lääkekorvausasioita, vakuutusyhtiösopimuksia ja monia muita asioita, joita farmaseutti taitaa. Liittyyhän apteekin tilimyyntilaskutus pääasiallisesti apteekin lääketoimitusten laskuttamiseen.
Farmaseuteille laskutuksesta vastaaminen on myös meriitti. Työ vaatii hyvää laajan kokonaisuuden hallintaa ja siinä on tiukka aikataulu.
”Molemmat laskutusta hoitavat farmaseutit ovat olleet ilahtuneita tästä uudesta vastuustaan ja pitävät sitä arvokkaana”, Ikäläinen kertoo.
Työn tehostuminen Ropon myötä näkyy apteekkiarjessa. Laskutukseen käytetty aika väheni alle puoleen.
”Farmaseutti vapautuu nopeasti palvelemaan asiakkaita ja ydintehtävänsä äärelle. Jo tästä on paljon etua. Minulle apteekkarina Ropon käyttö heijastuu myös siten, että postituskulut ovat pienemmät, kuoritusta ja teknistä sekä it-työtä ei enää tarvitse tehdä itse. Tämä on järkeistänyt apteekin sisäistä työnjakoa ja työkulttuuria.”

 

Asiakas maksaa nyt laskut nopeammin

Ropo helpottaa myös maksuvalvontaa. Tämä on ollut Ikäläiselle iloinen yllätys.
”Asiakkaat maksavat laskut nyt nopeammin, kun lasku tulee Ropon kautta. Perintään tarvitaan aina apteekkarin lupa, mutta tähän ei ole tarvinnut vielä kertaakaan turvautua. Tälläkin tavalla Ropo on tervehdyttänyt kokonaisprosessia.”
Muille apteekeille Ikäläinen vinkkaa, ettei apteekkitoiminnan tehokkuuden ja jatkuvuuden kannalta sekä liiketaloudellisestikin melko merkittävää laskutustoimintoa tule resursoida ”yhden kortin varaan”.
”Laskuttajien lisäksi tulee myös esimiehistössä olla ymmärrys tästä kokonaisprosessista. Jos laskuttaja on esimerkiksi lomalla tai sairaana, osaa joku palvella sekä asiakkaita että yhteistyökumppaneita laskutusasioissa päivittäin.”
Klaukkalan apteekissa on käytössä Salix-apteekkijärjestelmä. Ropo toimii sekä Salix- että pd3-ohjelmissa.

 

Ropolla on ryhdistävä vaikutus

Klaukkalan apteekki on yksi Suomen suurimmista apteekeista ja sijaitsee vilkkaassa liikekeskuksessa 35 kilometrin päässä Helsingin keskustasta. Apteekki on auki vuoden jokaisena päivänä.
”Mielestäni Klaukkala on vireä ja eteenpäin menevä paikkakunta, jossa asuu sekä nuoria että iäkkäitä ihmisiä. Tavoitteenamme on palvella asiakkaita heidän odotustensa mukaisesti ja mielellään odotukset ylittäen.”
Ropoon siirtyminen meni Ikäläisen sanoin ”kerralla maaliin”. Huolellinen etukäteissuunnittelu kannatti.
”Kannattaa tehdä etukäteen mind mapping -harjoitus eli laittaa pelilaudalle kaikki asiakkaat, asiat ja tahot, jotka ovat tekemisissä apteekin tilimyynnin kanssa.”
Asiakkaille on reilua kertoa hyvissä ajoin muutoksesta. Ikäläinen halusi kirjoittaa omannäköisensä tiedotekirjeen tiliasiakkaille.
”Tämä oli ilmeisesti tosi hyvä kuvio, koska emme saaneet yhtään ihmettelyä asiakkailta muutoksesta, vaikka etukäteen minua siitä peloteltiin. Luonnollisesti myös farmaseuttiselle henkilökunnalle tulee selkokielellä kertoa, mikä muuttuu Ropo-palvelun myötä.”
Pharmadata saa Ikäläiseltä kiitosta kattavista ja selkeistä ohjeistuksista sekä suunnittelu- että koulutusvaiheessa ja käytännön toiminnoissa.
”Pharmadatassa oli tehty niin hyvä ohjeistus laskutuksen tekemiseen Ropolla, että olemme käyttäneet sitä koko ajan. Kaiken kaikkiaan tämä on ollut ilahduttava muutos, joka on ryhdistänyt tekemistämme entisestään.”