Apteekkilaisen ikioma työpöytä

Kun Pharmadata alkoi kolme vuotta sitten työskennellä uuden Omapd-apteekkijärjestelmän parissa, mielessä oli selkeä ajatus: kehittää apteekkilaisille roolipohjaiset työpöydät. Omapd tarjoaa oman työpöydän niin asiakaspalveluun, apteekkareille kuin varastohallinnan työntekijöillekin. ”Arki helpottuu ja käytettävyys paranee huomattavasti, kun esillä on vain oman työnkuvan kannalta olennainen. Tavoitteena on ollut, että apteekkilaiset voisivat keskittyä ydintehtäviensä hoitamiseen parhaalla mahdollisella tavalla”, Pharmadatan asiakkuuspäällikkö Jarno Lipponen kertoo.

Omapd:ssa on kolme eri työpöytävaihtoehtoa, joista kukin on luotu apteekkilaisten eri työnkuviin liittyvien prosessien pohjalta. Lähtökohtana työpöytäajattelussa on ollut kerätä eri työrooleissa todennäköisimmin tarvittavat toiminnot yhteen näkymään, ja näin selkeyttää kokonaiskuvaa. Omapd:ssa on näyttävä graafinen käyttöliittymä, johon on kerätty valmiiksi asiakaspalvelun, varastonhallinnan ja apteekkarin toimenkuvaan olennaisesti liittyvät toiminnot.

”Kun toiminnallisuudet on koottu rooleittain näkymään, apteekkilainen saa yhdellä vilkaisulla hyvän yleiskäsityksen työssään keskeisimmistä asioista. Ja jos hän haluaa tehdä jotain erikoisempaa, niin tieto ja toiminnallisuus tähän liittyen löytyvät yhden painikkeen takaa. Kaiken tarkoituksena on sujuvoittaa ja nopeuttaa apteekin arkea”, Pharmadatan asiakkuuspäällikkö Jarno Lipponen kertoo.

Uusi apteekkijärjestelmä syntyi yhdessä apteekkilaisten toiveita kuunnellen.

”Järjestelmä on sitä parempi, mitä enemmän se on apteekkilaisten arjen näköinen. Kehitystyötä ei voi tehdä yksin suljettujen ovien takana vaan yhteistyössä apteekkilaisten kanssa. Meille oli tärkeä tietää, miten käyttäjät oikeasti toimivat työssään.”

Työpöytänäkymän esittelyä Farmasian Päivillä syksyllä 2022.

Apteekkarin työpöytä kertoo, miten apteekilla menee

Miten apteekkarin työpöytä eroaa asiakaspalvelun tai varastonhallinnan työpöydästä?

Merkkiluvut ja rahaliikenteen seuranta näkyvät ainoastaan apteekkarin työpöydällä, kun asiakaspalvelun työpöytä on suunniteltu siten, että reseptinkäsittely ja asiakkaan palveleminen olisivat mahdollisimman sujuvia. Varastonhallinnan työpöydässä taas on selkeästi näkyvillä varastonhallinnan logistiikkaan keskeisesti liittyvät asiat.

”Apteekkarin työpöydälle olemme keränneet ja koonneet apteekin johtamiseen ja liiketoiminnan hallintaan liittyvät asiat – kuinka apteekilla menee? Onko tänään vilkas päivä? Paljonko asiakkaita kävi viime viikolla? Tällaisiin kysymyksiin vastaukset sekä raportit ovat työpöydällä apteekkarin helposti nähtävissä”, Lipponen kertoo.

”Omapd:n asiakaspalvelun työpöydällä reseptinkäsittely on puolestaan aiempaa selkeästi nopeampaa. Selkeä ja visuaalinen työpöytä on suunniteltu sujuvoittamaan asiakaspalvelutyön keskeisimpiä toimintoja.”

Omapd syntyi toiveiden pohjalta

Lipponen on itse koulutukseltaan farmaseutti. Nykyisessä työssään asiakkuuspäällikkönä hän kiertää kentällä ja kuulee paljon asiakkaiden toiveita ja palautetta. Hän on myös mukana vetämässä asiakastestauksia.

”Apteekkilaiset tietävät parhaiten, mitä he tarvitsevat. Me pharmadatalaiset kuuntelemme ja toimimme kuulemamme perusteella. Tärkeintä kehitystyössä on ollut selvittää, miten käyttäjät arjessaan oikeasti toimivat. Tämän pohjalta on syntynyt helppokäyttöinen, opastava ja huoleton apteekkijärjestelmä.”

Selainpohjaisuus tekee Omapd:sta erityisen

Pharmadatan kehittämä Omapd on Suomen ensimmäinen selainpohjainen apteekkijärjestelmä. Selainpohjaisuus tekee Omapd:sta monella tapaa erityisen. ”Se on ohjelmistona aiempaa nykyaikaisempi, visuaalisempi ja helppokäyttöisempi. Esimerkiksi ohjekirjasto Neuvon käyttö on selainpohjaisuuden vuoksi aiempaa helpompaa ja intuitiivisempaa”, Pharmadatan asiakkuuspäällikkö Jarno Lipponen kertoo.

Selainpohjaisuus tekee apteekkijärjestelmästä selvästi visuaalisemman verrattuna aiempaan, mahdollistaen kaiken kaikkiaan paljon joustavamman ja värimaailmaltaan rikkaamman graafisen toteutuksen.

”Graafinen asettelu on monipuolisempaa, tekstin sekaan on mahdollista laittaa esimerkiksi erilaisia toiminnallisuuspainikkeita. Ruudun näkymää saa myös tarvittaessa zoomattua”, Pharmadatan asiakkuuspäällikkö Jarno Lipponen kertoo.

Toisin kuin aiemmin, Omapd mahdollistaa myös sen, että ulkoiset tietolähteet saa näkyviin samassa ikkunassa. Esimerkiksi lääketietokanta saadaan ruudulle olemassa olevan näkymän viereen, kun ruutu jakautuu kahteen.

”Omapd:sta haluttiin kehittää helppokäyttöinen ja opastava apteekkijärjestelmä. Visuaalisuus tukee tätä päämäärää onnistuneesti.”

Neuvon käyttö on nyt helppoa ja sujuvaa

Selainpohjaisuuden ansiosta ohjekirjasto OmaNeuvon käyttäminen on helppoa ja jouhevaa. Omapd-käyttöliittymässä käyttäjä saa suoraan auki ohjeet, jotka liittyvät tämän sillä hetkellä suorittamaan toimintoon.

”Käyttäjä saa yhtä näppäintä painamalla ohjeet siitä, miten esimerkiksi mitätöidä resepti tai peruuttaa varaus. OmaNeuvo pysyy käyttäjän mukana näkymästä toiseen, eikä hakusanoja tarvitse miettiä. Tästä on hyvin vaikea olla innostumatta!” Lipponen hehkuttaa.

Hakutoiminnot on uudistettu

Myös Omapd:n hakutoiminnot on uudistettu ja rakennettu aiempaa automaattisemmiksi. Esimerkiksi kirjoittamalla suurennuslasin kohdalle sanan ”inventointi” Omapd tuo esille kaikki ohjelmiston inventointitoiminnot.

”Suurennuslasin kohdalle hakusanan kirjoittamalla Omapd tarjoaa kaikki sitä vastaavat asiat – eikä hakusanaa tarvitse edes muistaa kokonaan.”

Hakutoiminnon helppous säästää Lipposen mukaan tuntuvasti apteekkilaisten aikaa ja helpottaa työskentelyä. ”Haku tukee toimintojen löytämistä apteekin hektisen arjen keskellä”, Lipponen jatkaa.

Kela-hyväksyntä kruunaa Omapd:n kehitystyön

Uuden apteekkijärjestelmän kehittäminen vaati ponnisteluja ja pitkäjänteisyyttä. Pharmadata kehitti uuden sukupolven Omapd-järjestelmäänsä kaksi vuotta intensiivisesti viranomaisvaatimuksia ja asiakkaita kuunnellen. Kela-hyväksynnän saaminen on yksi merkittävimmistä virstanpylväistä apteekkijärjestelmän kehitystyössä. Ilman sitä järjestelmää ei voida ottaa käyttöön eikä Kanta-palveluihin saa yhteyttä. ”Järjestelmätoimittaja tekee suuren työn apteekkilaisten puolesta huolehtiakseen heidän turvallisuudesta ja arjen sujuvuudesta”, Pharmadatan tuotejohtaja Jukka Nurmi muistuttaa.

Pharmadata on kehittänyt uuden sukupolven Omapd-järjestelmää antaumuksella kahden vuoden ajan. Kela-hyväksynnän pitkä prosessi on nyt loppusuoralla. Apteekkijärjestelmän käyttöönotto edellyttää aina Kela-hyväksynnän saamista. Kanta-palveluihin eli reseptikeskukseen saa yhteyden vasta, kun monipolvinen prosessi on hyväksyttävästi suoritettu.

”Kela-hyväksynnän ja koko järjestelmäkehityksen lähtökohta on turvata apteekin asiakkaiden ja järjestelmän käyttäjien oikeus- ja tietoturva. Arkaluonteisen tiedon on pysyttävä apteekkialalla salassa”, Pharmadatan tuotejohtaja Jukka Nurmi kertoo.

Pharmadatan tuotejohtaja Jukka Nurmi

Yhteistestaus tehdään A-luokan järjestelmille

Laki määrää, että jokainen apteekkijärjestelmä auditoidaan kolmen vuoden välein. Kelan yhteistestaus tehdään A-luokan järjestelmille, jollaiseksi apteekkijärjestelmä luokitellaan. Yhteistestaus on prosessi, joka jakautuu kahteen eri osaan: esivalmisteluihin ja yhteistestaukseen. Tietojärjestelmän tulee täyttää tietyt edellytykset ennen, kuin yhteistestaus voidaan aloittaa.

”Aina kun meidän päässämme tapahtuu iso Kanta-palveluihin liittyvä muutos, ilmoitamme siitä Kelalle. He päättävät, vaatiiko muutos viranomaisten järjestämää yhteistestausta”, Pharmadatan suunnittelupäällikkö Outi Dahlgren kertoo.

Kun uusi tietojärjestelmä sertifioidaan ensimmäistä kertaa, järjestelmätoimittaja käy Kelan ja muiden tarvittavien viranomaisten kanssa tarkasti läpi järjestelmän arkkitehtuurin, toiminnot, tietosisällöt ja yhteistestaukseen liittyvän aikataulun ennen varsinaisen yhteistestauksen alkamista.

Tietojärjestelmätoimittajat testaavat esivalmisteluvaiheessa omatoimisesti sisältöjä omassa testiympäristössään. Hyväksytyn esitestauksen jälkeen Kela ja järjestelmätoimittaja tapaavat aloituspalaverissa, jossa sovitaan ja käydään läpi yhteistestauksen yksityiskohdat. Monivaiheisen prosessin lopussa Kela antaa tietojärjestelmälle yhteistestauslausunnon ja -raportin.

Tietoturvatestaukseen uudet vaatimukset

Kela-testauksen lisäksi Omapd käy läpi tietoturva-auditoinnin. Kun sekä Kela-testaus että tietoturva-auditointi on suoritettu, järjestelmä lisätään Valviran ylläpitämälle hyväksyttyjen järjestelmien listalle.

Tietoturva-auditointi muuttui ja sai uudet vaatimukset vuosi sitten. Aiemmin auditointi perustui pitkälti dokumentaatioon. Nyt uutta on, että auditointiin liittyy myös järjestelmän testaus.

”Viimevuotiset tapahtumat, muiden muassa Vastaamon tapaus, ovat vaikuttaneet siihen, että kriittisten järjestelmien tietoturva-auditointia on haluttu syventää entisestään. Tämä on pelkästään hyvä asia, sillä kaikki toiminta tähtää apteekkien toiminnan turvallisuuteen”, Dahlgren kertoo.

”On kaikkien käyttäjien ja koko toimialan parhaaksi, että Kela-testaus ja tällaisia auditointeja tehdään ja niitä kehitetään. Näin asiakkaiden lääkehuolto on turvattu. Tähän pyrimme”, Nurmi kertoo.

Pharmadatan suunnittelupäällikkö Outi Dahlgren

Roolipohjaisuus lisää tietoturvaa

Tietoturva ja käytettävyys ovat olleet tärkeimmät päämäärät Omapd:n kehittämistyössä. Ohjelmistosta haluttiin niin tietoturvallinen ja intuitiivinen apteekkijärjestelmä kuin mahdollista. Mikä tekee Omapd:sta erityisen tietoturvallisen?

”Se, että Omapd on roolipohjainen järjestelmä, lisää entisestään tietoturvaa. Käyttäjä ei pysty näkemään sellaista tietoa, mikä ei ole hänelle tarkoitettu. Tämä on jokaisen apteekkilaisen oikeusturvan kannaltakin olennaista”, Nurmi sanoo.

Sekä pd3 että Omapd ovat pilvipohjaisia keskitettyjä järjestelmiä, minkä vuoksi apteekkien ei tarvitse itse huolehtia tietoturvasta.

”Tiedot ovat kallion sisällä hyvässä suojassa, jatkuvasti monitoroiduissa ja vartioiduissa tiloissa. Järjestelmää valvotaan jatkuvasti, ja apteekkialan ammattilaiset voivat nukkua yönsä rauhassa.”

”Suhtaudumme itsekin tietoturva-auditointeihin rauhallisin ja positiivisin mielin.”