Mihin se aika oikein apteekissa menee?

Tunne oma toimintaympäristösi ja aseta tavoitteet ja mittarit sen mukaan. Näin proviisori Joosep Kalamägi neuvoo apteekkareita, jotka ovat kiinnostuneita tiedolla johtamisesta. Konkreettinen esimerkki on työvuorosuunnittelu: kun antaa datan auttaa, kannattavuus kohenee ja samalla työtyytyväisyyskin paranee.

Asiakasvirtojen ajoittuminen, reseptuuri ja myyntikate ovat tiedolla johtamiseen perehtyneen proviisorin Joosep Kalamäen mukaan lukuja, joita apteekkarin ja esihenkilöiden kannattaa seurata päivittäin.

”Apteekkijärjestelmä antaa nämä luvut helposti ja tarkasti”, Omapd:n hyvin tunteva Kalamägi toteaa.

”Lisäksi pitää ymmärtää kulurakenne eli kiinteiden ja muuttuvien kulujen määrä. Kun yhdistää apteekkijärjestelmästä tulevan tiedon kulurakennetietoon, on helppo ennakoida, millaiseksi kuluvan kuukauden tulos muodostuu.”

Moni laatutyön, laajan byrokratian ja muun johtamistyön kuormittama apteekkari huokaisee epäilemättä tässä vaiheessa: millä ajalla tuonkin vielä tekee? Ja miksi?

Aika tehokäyttöön

Apteekkarit tuntevat selkänahassaan hyvin sen, että apteekkitalous on lääkesäästöjen ynnä muun takia kiristynyt. Apteekin pitäminen vaatii uudenlaista otetta.

Juuri tämän vuoksi Kalamägi suosittelee kaikille tiedolla johtamista ja ylipäätään liikkeenjohtamista lähenevää otetta.

”Toki on syytä muistaa, että apteekkiala on erityinen. Laatutyön ja ylipäätään perusasioiden on aina oltava kunnossa.”

Tiedolla johtaminen saattaa kuulostaa korkealentoiselta, mutta todellisuudessa se on usein hyvinkin maanläheistä. Kalamägi antaa esimerkin työvuorosuunnittelusta.

”Usein apteekeissa mietitään, mihin aika oikein menee. Mitä täällä apteekissa oikeastaan tehdään? Tästä saa tarkan kuvan seuraamalla asiakasvirtojen ajoittumista Omapd:stä. Vilkkaimpina aikoina pitää tietysti olla eniten väkeä töissä, ja toisaalta hiljaisiin aikoihin kannattaa sijoittaa aikaa vieviä mutta aikataulutukseltaan hieman joustavampia asioita, kuten annosjakelun ja verkkoapteekin hoitamista.”

Mistään kovin mutkikkaasta tai edes uudesta asiasta ei siis ole kyse – mutta uudet digitaaliset työkalut tarjoavat johtamisen pohjaksi tarkempaa dataa kuin aiemmin on ollut mahdollista saada.

Digitaalisia apuvälineitä kannattaa käyttää myös prosessien automatisointiin.

”Kun vaikkapa palkkojen ja laskujen maksatukset tapahtuvat automaattisesti, apteekkarin aikaa vapautuu muuhun johtamiseen.”

Omapd:ssä on mahdollista seurata, miten apteekin asiakasvirrat ajoittuvat.

Kokeile erilaisia mittareita

Kalamägi kannustaa apteekkareita ottamaan käyttöön juuri omaan apteekkiin ja tilanteeseen sopivia tavoitteita ja mittareita.

”Ei ole yleispätevää ohjetta siihen, millaisten mittareiden avulla apteekkia pitäisi johtaa. Jokaisella on oma toimintaympäristö ja tavoitteet. Apteekkarin kannattaa olla kiinnostunut siitä, mikä toimii omassa apteekissa. Mittarit saa toimimaan kokeilemalla ja opettelemalla niiden käyttöä.”

Joskus sinänsä hyvä tavoite saa aikaan sen, että haluttu kokonaisuus kyllä kehittyy, mutta samaan aikaan jokin muu prosessin osa heikkenee. Jos henkilökunta myy tavoitteidensa ohjaamana kilvan kampanjatuotetta, liikevaihto voi näyttää hyvältä mutta kannattavuus vaatimattomalta. Myös tätä kannattaa pohtia mittareita asettaessa.

Datasta johtaminen vasta alkaa

Apteekkijärjestelmästä ja muualta – vaikkapa asiakastyytyväisyyskyselyistä – saatavan datan käyttö auttaa sekä kehittämään myyntiä ja tulosta että kohentamaan sisäisiä prosesseja. Data ei kuitenkaan hoida johtamista apteekkarin puolesta – datasta johtaminen oikeastaan vasta alkaa. Apteekissa työskentelevien ihmisten pitää ymmärtää dataa ja yhdistää sitä toimivalla tavalla käytäntöön. Henkilökunta kannattaa ottaa mukaan datan käsittelyyn ja tulkintaan. Data on työkalu, joka auttaa esimerkiksi jakamaan työtaakkaa tasaisesti, ajoittamaan töitä oikein ja sopimaan erityisvastuualueista järkevästi.

Tiedolla johtaminen ja vaikkapa reseptimäärien mittaaminen saattaa nostattaa henkilökunnassa huolta.

”En asettaisi henkilökohtaisia mittareita tällaisen datan pohjalta vaan miettisin enemmän kuormanhallintaa ja yhteisen taakan jakamista. Data antaa mahdollisuudet pohtia yhdessä, tehdäänkö oikeita asioita oikeaan aikaan ja miten työtä voisi helpottaa ja tehostaa”, Kalamägi sanoo.