Apteekkien henkilöstö mukaan ohjelmistokehitykseen – LAB Muotoiluinstituutti auttaa uudistamisessa

Pharmadatan asiakasapteekkien koko henkilökunta pääsee tänä kesänä kertomaan näkemyksensä yrityksen tuotteista ja antamaan kehittämisehdotuksia. Tavoitteena on parantaa käyttäjälähtöisyyttä ja käytettävyyttä sekä vastata paremmin apteekkien toimintaympäristön muutoksiin.

Pharmadata käy läpi isoa toiminnan ja kulttuurin muutosprosessia, jonka tavoitteena on saada ohjelmiston käyttäjien ääni kuulumaan nykyistä paremmin ohjelmiston kehityksessä ja parantaa sen käytettävyyttä.

– Tavoitteena on päästä yhteiskehittämisen malliin, joka palvelee erilaisia apteekkeja eri tilanteissa nykyistä paremmin, Pharmadatan toimitusjohtaja Janne Jakola kertoo.

Muutosprosessi edellyttää selkeää kuvaa nykytilanteesta, tavoitetilasta ja apteekkien toimintaympäristön muutoksesta. Tässä Pharmadataa auttaa LAB Muotoiluinstituutin kehityspäällikkö Antero Kivikosken johtama projekti. Projektia toteuttaa iso tiimi, jossa on Kivikosken lisäksi mukana LAB:n lehtoreita ja opiskelijoita. (Kuvassa vasemmalta toisena istumassa opiskelijat Roosa Väisänen, Essi Tyynelä, Ville Forsberg ja Vladislav Khannolainen. Takana seisomassa kehityspäällikkö Antero Kivikoski.)

Neljän kuukauden projekti on jo käynnistynyt ja kesän aikana kaikki Pharmadatan asiakasapteekit saavat kyselyn yrityksen ohjelmistojen käytettävyydestä ja odotuksista siihen liittyen.

– Toivomme, että apteekit välittävät kyselyn koko henkilökunnalleen vastattavaksi. Vastaukset tuovat meille todella arvokasta tietoa kehittämistyön tueksi, Jakola kertoo.

Haastattelut syventävät kyselydataa

Kyselyn antamaa dataa syvennetään haastatteluilla, joita tehdään apteekkilaisille, palvelukoteihin, Pharmadatan asiantuntijoille sekä kuluttajille. Projektissa käydään läpi myös Pharmadatan nykyiset toimintamallit muun muassa myynnissä ja asiakaspalvelussa.

– Tutkimus selvittää toiminnan nykytilaa tutustumalla keskeisiin käyttäjäryhmiin, teknologiaan, markkinaan, kilpailijoihin sekä olemassa olevaan materiaaliin. Keskeisenä tavoitteena on tunnistaa nykytilan heikkoudet ja vahvuudet, sisäiset ja ulkoiset riippuvuudet sekä puuttuvat kyvykkyydet. Tämän tilannekuvan perusteella lähdetään rakentamaan tavoitetilaa sekä korjaamaan jo nopeasti isoimpia puutteita, Kivikoski kertoo.

Kivikosken mukaan projektissa selvitetään myös sitä, millaisia digitaalisia palveluita apteekkilaiset ovat tottuneet käyttämään työssä tai muussa elämässään.

– On tärkeää hahmottaa, millaiseen käyttäjäkokemukseen asiakkaat ovat tottuneet ja kuinka Pharmadata voisi palvella heitä vielä paremmin sekä kehittää palveluiden käytettävyyttä.

Skenaariotyötä tulevaisuuden muutoksista

Tulevaisuuden tavoitetilaa rakennetaan nykytila-analyysin lisäksi luomalla skenaarioita vuosista 2028–2030. Skenaariotyössä hahmotellaan erilaisia muutoksia apteekkien ja kuluttajien toimintaympäristössä. Myös tekoälyn kehitys ja mahdollisuudet on yksi osa analyysia.

– Työn kautta pyritään löytämään sellaisia kehityskulkuja, joissa Pharmadata voi olla asiakkaiden apuna erilaisilla digitaalisilla palveluilla. Ne voivat liittyä esimerkiksi kuluttajien odotuksiin apteekkien palveluille tai siihen, kuinka apteekit voivat yhä paremmin vastata vaikkapa väestörakenteen muutokseen, Jakola sanoo.

Skenaariotyö valmistuu syyskuussa ja sen tuloksista kerrotaan myös Pharmadatan asiakkaille.

– Uskomme, että työ tuo hyödyllistä tietoa myös apteekeille ja auttaa niitä hahmottamaan tulevaisuuden kehityssuuntia sekä sitä, kuinka terveydenhuollon ja eri palveluiden yhä vahvempi digitalisoituminen vaikuttaa apteekkien toimintaan, Kivikoski sanoo.

Tavoitteena Pharmadatan kehitystyössä on parantaa ohjelmiston käytettävyyttä, saavutettavuutta, nopeutta ja räätälöitävyyttä apteekkien erilaisiin tarpeisiin.

– Ohjelmistoa kehitetään aitojen asiakastarpeiden pohjalta jatkuvassa dialogissa asiakkaan kanssa. Yhteiskehittämisen mallissa asiakasnäkökulma on ohjelmistokehityksen lähtökohta, Kivikoski kertoo.

Arvonlisävero nousee – Mitä siitä seuraa apteekille?

Arvonlisäveron muutos tekee elo-syyskuun vaihteesta tavallista kuunvaihdetta kiireisemmän. Muutokseen voi kuitenkin varautua jo hyvissä ajoin.

Yleinen arvonlisäverokanta nousee syyskuun alussa 25,5 prosenttiin. Tähän asti Suomen arvonlisäverokanta on aina ollut tasaluku. Puolikas prosenttiyksikkö voi aiheuttaa ongelmia joissain vanhemmissa taloushallinnon ohjelmissa, mutta Pharmadatan ohjelmistoille se ei tuota vaikeuksia.

– Kun muutos tuli tietoon, varmistimme heti, että ohjelmassa on valmius 25,5 prosentin arvonlisäveron käsittelyyn, Pharmadatan suunnittelupäällikkö Outi Dahlgren (kuvassa) sanoo.

Pharmadatan asiantuntijat valmistelevat ohjelmiston kuntoon syyskuun muutosta varten. He esimerkiksi varmistavat, että oikea prosentti näkyy ohjelmassa kaikissa tarvittavissa paikoissa sekä kaikissa tulosteissa.

– Arvonlisäveron muutos vaikuttaa moneen asiaan, mutta se on joka tapauksessa sellainen muutos, joita tulee säännöllisesti ja siihen on hyvin aikaa varautua, Dahlgren kertoo.

Elokuun aikana apteekeissa tehdyt tapahtumat käsitellään loppuun 24 prosentin arvonlisäveron mukaan ja syyskuun alusta alkaen tehdyt tapahtumat käsitellään korkeamman arvonlisäveroprosentin mukaan.

Neuvosta löytyy lisää tietoa

Apteekeissa tulee pohdittavaksi, kuinka yleisen arvonlisäveron korotus näkyy hinnoissa. Jos muutos siirretään hintoihin, se edellyttää myös hyllyissä olevien hintojen muuttamista ja teettää työtä elo-syyskuun vaihteessa.

– Jos sähköiset hintanäytöt ovat käytössä, ei apteekissa tarvitse tulostaa hyllytarroja erikseen vaan hinnat päivittyvät automaattisesti. Silloinkin on tärkeä varmistaa, että esimerkiksi kaikissa asiakkaille toimitettavissa dokumenteissa näkyy oikea arvonlisäveroprosentti.

Dahlgren kertoo, että Neuvosta löytyy apteekeille muistilista asioista, jotka kannattaa käydä läpi arvonlisäveromuutoksen yhteydessä.

– Pyrimme siihen, että muutos on apteekeille mahdollisimman helppo ja jouheva, mutta esimerkiksi hinnoittelu apteekkien pitää tehdä ja miettiä itse.