Haapaniemen apteekki vaihtoi loppuvuonna vanhasta järjestelmästä pd3:een. Vaihto uuteen apteekkijärjestelmään sujui erinomaisesti – kaikki oli valmista yhdessä illassa. Apteekkari Jukka Koistinen ei pidä Maxx-järjestelmän laskutusperiaatetta reiluna. Lisäksi edessä olisi ollut kallis palvelinten vaihto. ”Käyttökustannukset ovat pd3:ssa huomattavasti edullisemmat kuin edellisessä, päätös oli siksi hyvin perusteltu.”
Haapaniemen apteekki vaihtoi loppuvuonna vanhasta järjestelmästä Pharmadatan pd3:een. Apteekkari Jukka Koistinen ei pidä Maxx-järjestelmän liikevaihtoon perustuvaa ylläpitolaskutusta reiluna.
”Kun hoidamme asiat erinomaisesti ja liikevaihtomme kasvaa, ottaa ulkopuolinen taho siitä automaattisesti pois siivun tuomatta meille mitään lisäarvoa. Erityisesti tämä kirpaisee, kun kalliiden lääkkeiden osuus myynnissä kasvaa”, Koistinen kertoo.
Suurten ylläpitokustannusten lisäksi syynä järjestelmävaihtoon oli, että apteekilla olisi ollut edessään palvelimien vaihto. Vaihto olisi maksanut tuhansia euroja ja jatkossakin palvelimet olisi pitänyt vaihtaa kolmen vuoden välein.
”Tämä on suuri kustannus, jota pd3:ssa ei ole lainkaan. Ja kun käyttökustannukset ovat pd3:ssa niin ikään huomattavasti edullisemmat kuin Maxxissa, päätös oli hyvin perusteltu.”
Valmista yhdessä illassa
Vaihto uuteen apteekkijärjestelmään sujui erinomaisesti. Aluksi pharmadatalaiset kartoittivat laitteet ja tekivät tarjouksen. Tämän jälkeen seurasivat käytännön asiat.
Pharmadatan projektipäällikkö hoiti Koistisen mukaan asiat mallikkaasti ja prosessi eteni ripeästi. Myös kouluttajat saavat Koistiselta kiitosta erinomaisesta perehdyttämisestä järjestelmään. Koko Haapaniemen apteekin henkilökunta kävi harjoittelemassa kahdessa pd3-apteekissa etukäteen järjestelmän käyttöä.
”Vaihtoa helpottivat myös Pharmadatan erinomaiset koulutusvideot sekä aloituskoulutus”, Koistinen kertoo.
Itse asennus tapahtui nopeasti. Pharmadatan Visa Vepsäläinen ja Peter Forsström olivat paikalla ja suorittivat asennuksen ammattitaidolla. Kun apteekki oli vielä auki, taustakoneille asennettiin uudet ohjelmat ja oheislaitteet. Ja kun apteekki meni kiinni, oli kassojen ja looshikoneiden vuoro.
”Eli yhdessä illassa oli kaikki valmista ja yhteydet testattu aamua varten.”
Asenne ratkaisee järjestelmähankkeen onnistumisen
Pharmadatan järjestelmäpäällikkö Visa Vepsäläisen mukaan asennuksen onnistumisen kannalta apteekkihenkilökunnan asenteella on valtava merkitys.
”Millainen asenne apteekkarilla on? Se, miten hän saa valettua positiivista asennetta muuhun henkilökuntaan, ratkaisee. Järjestelmänvaihdos on aina tiukka paikka henkilöstölle ja muutokseen liittyy aina vastarintaa. Jukka Koistisella oli projektissa alusta alkaen positiivinen asenne – ’otetaan tämä siltä kannalta, että muutos on askel parempaan’.”
Myös mahdolliset ongelmakohdat, kuten esimerkiksi kolmannen osapuolen ohjelmat ja laitteet on hyvä selvittää Vepsäläisen mukaan etukäteen.
”Painotan, että valmistelevan työn vaikutus on erittäin suuri tällaisissa hankkeissa”, Vepsäläinen sanoo.
pd3:n hienoudet esiin
Myös henkilökunta on ottanut hyvin vastaan uuden järjestelmän, vaikka pd3 poikkeaa vanhasta järjestelmästä. Apteekkari Koistinen ei ole itse koskaan aiemmin käyttänyt pd3:ea, ja järjestelmä on myös uusi henkilökunnalle. Kyse on siis valtavan suuresta muutosprosessista.
”Henkilökunta on hyvää, oppivaa porukkaa, joka auttaa toinen toistaan. Totta kai meitä kaikkia jännitti, miten pärjäämme uudella ja aluksi oudolla järjestelmällä. Vanhan unohtamisessa ja katseen kääntämisessä uuteen on aina haasteensa. Mutta muutaman viikon käytön jälkeen huomaan selvästi, että henkilökunta on oppinut ratkaisemaan asioita itsenäisesti.”
”Odotan todella, että pääsemme entistä paremmin kiinni pd3:n hienouksiin ja hyödyntämään järjestelmää päivä päivältä tehokkaammin”, Koistinen lisää.
Millaisia hienouksia Koistinen uudelta järjestelmältä sitten odottaa?
”Esimerkiksi pikanäppäimet ja suodatukset ovat meille uusia toimintoja, jotka tulevat sujuvoittamaan työtämme. Suurin hienous ovat suodatustoiminnot, jotka auttavat hakemaan nopeasti tietoa.”
Koistinen on jo ehtinyt antamaan Pharmadatalle myös kehittämistoiveita. Esimerkiksi raportointiin hän toivoo lisäominaisuuksia.
”Haluan nähdä, miten minulla menee tänään verrattuna viime vuoteen. Pharmadata on luvannut jalostaa raportointia ja liiketoiminan analysointia. Järjestelmä siis kehittyy jatkuvasti.”