Klaukkalan apteekki otti lokakuussa käyttöönsä Pharmadatan ja Ropo Capitalin yhteistyönä kehittämän Ropo-laskutuspalvelun. Laskutukseen liittyvä työ helpottui ja tehostui saman tien selkeästi.
”Olisin halunnut tällaisen palvelun jo kauan sitten!” apteekkari Marja-Leena Ikäläinen kertoo.
Klaukkalassa kaksi farmaseuttia hoitaa vuorokuukausin laskutusta. Ikäläisen mukaan tämä on ollut toimiva ratkaisu. Laskutusasioita hoitavan työntekijän pitää ymmärtää lääkekorvausasioita, vakuutusyhtiösopimuksia ja monia muita asioita, joita farmaseutti taitaa. Liittyyhän apteekin tilimyyntilaskutus pääasiallisesti apteekin lääketoimitusten laskuttamiseen.
Farmaseuteille laskutuksesta vastaaminen on myös meriitti. Työ vaatii hyvää laajan kokonaisuuden hallintaa ja siinä on tiukka aikataulu.
”Molemmat laskutusta hoitavat farmaseutit ovat olleet ilahtuneita tästä uudesta vastuustaan ja pitävät sitä arvokkaana”, Ikäläinen kertoo.
Työn tehostuminen Ropon myötä näkyy apteekkiarjessa. Laskutukseen käytetty aika väheni alle puoleen.
”Farmaseutti vapautuu nopeasti palvelemaan asiakkaita ja ydintehtävänsä äärelle. Jo tästä on paljon etua. Minulle apteekkarina Ropon käyttö heijastuu myös siten, että postituskulut ovat pienemmät, kuoritusta ja teknistä sekä it-työtä ei enää tarvitse tehdä itse. Tämä on järkeistänyt apteekin sisäistä työnjakoa ja työkulttuuria.”
Asiakas maksaa nyt laskut nopeammin
Ropo helpottaa myös maksuvalvontaa. Tämä on ollut Ikäläiselle iloinen yllätys.
”Asiakkaat maksavat laskut nyt nopeammin, kun lasku tulee Ropon kautta. Perintään tarvitaan aina apteekkarin lupa, mutta tähän ei ole tarvinnut vielä kertaakaan turvautua. Tälläkin tavalla Ropo on tervehdyttänyt kokonaisprosessia.”
Muille apteekeille Ikäläinen vinkkaa, ettei apteekkitoiminnan tehokkuuden ja jatkuvuuden kannalta sekä liiketaloudellisestikin melko merkittävää laskutustoimintoa tule resursoida ”yhden kortin varaan”.
”Laskuttajien lisäksi tulee myös esimiehistössä olla ymmärrys tästä kokonaisprosessista. Jos laskuttaja on esimerkiksi lomalla tai sairaana, osaa joku palvella sekä asiakkaita että yhteistyökumppaneita laskutusasioissa päivittäin.”
Klaukkalan apteekissa on käytössä Salix-apteekkijärjestelmä. Ropo toimii sekä Salix- että pd3-ohjelmissa.
Ropolla on ryhdistävä vaikutus
Klaukkalan apteekki on yksi Suomen suurimmista apteekeista ja sijaitsee vilkkaassa liikekeskuksessa 35 kilometrin päässä Helsingin keskustasta. Apteekki on auki vuoden jokaisena päivänä.
”Mielestäni Klaukkala on vireä ja eteenpäin menevä paikkakunta, jossa asuu sekä nuoria että iäkkäitä ihmisiä. Tavoitteenamme on palvella asiakkaita heidän odotustensa mukaisesti ja mielellään odotukset ylittäen.”
Ropoon siirtyminen meni Ikäläisen sanoin ”kerralla maaliin”. Huolellinen etukäteissuunnittelu kannatti.
”Kannattaa tehdä etukäteen mind mapping -harjoitus eli laittaa pelilaudalle kaikki asiakkaat, asiat ja tahot, jotka ovat tekemisissä apteekin tilimyynnin kanssa.”
Asiakkaille on reilua kertoa hyvissä ajoin muutoksesta. Ikäläinen halusi kirjoittaa omannäköisensä tiedotekirjeen tiliasiakkaille.
”Tämä oli ilmeisesti tosi hyvä kuvio, koska emme saaneet yhtään ihmettelyä asiakkailta muutoksesta, vaikka etukäteen minua siitä peloteltiin. Luonnollisesti myös farmaseuttiselle henkilökunnalle tulee selkokielellä kertoa, mikä muuttuu Ropo-palvelun myötä.”
Pharmadata saa Ikäläiseltä kiitosta kattavista ja selkeistä ohjeistuksista sekä suunnittelu- että koulutusvaiheessa ja käytännön toiminnoissa.
”Pharmadatassa oli tehty niin hyvä ohjeistus laskutuksen tekemiseen Ropolla, että olemme käyttäneet sitä koko ajan. Kaiken kaikkiaan tämä on ollut ilahduttava muutos, joka on ryhdistänyt tekemistämme entisestään.”
