Munkkiniemen apteekki: Erikoisalana annosjakelu

 

Helsingin Munkkiniemessä pinta-alaltaan varsin pienessä apteekissa sijaitsee merkittävä annosjakelun keskus. Apteekin reseptuurista noin 75 % tulee annosjakeluasiakkailta ja apteekkia voidaankin syystä sanoa annosjakeluasiakkaisiin erikoistuneeksi apteekiksi.

”Meillä on yhteensä noin 850 annosjakeluasiakasta. Valtaosa heistä on hoivakodeissa tai kotihoidossa, mukaan mahtuu myös 30 yksityisasiakasta”, apteekkari Liisa Kärkkäinen kertoo apteekin toiminnasta. Apteekkariksi Munkkiniemeen Liisa siirtyi Itäkeskuksen apteekista, jossa hän hoiti annosjakelua. Liisan kanssa samoihin aikoihin apteekissa aloitti proviisorina Jenni Pikkarainen, joka saa paljon kiitosta apteekkarilta. ”Jenni on kehittänyt meidän annosjakeluamme valtavasi,” Liisa kiittelee. Reseptien ja annosjakelulääkkeiden sekä tuotteiden toimitukset hoituvat sertifioidulla Salix – apteekkijärjestelmällä ja tilaukset liikkuvat EasyMedillä.

 

Apteekki lähellä asiakasta

Munkkiniemen maine hyvän palvelun apteekkina on levinnyt alueella. Hoitokodit ja kotihoito ovat olleet aktiivisia apteekin suuntaan. ”Olemme asiakaslähtöinen apteekki ja huolehdimme asiakkaidemme lääkityksestä kokonaisvaltaisesti. Etsimme mm. asiakkaalle edullisimman lääkityksen ja uusimme reseptit. Palvelemme asiakkaitamme alusta loppuun asti ja joustamme tarvittaessa,” Liisa kertoo apteekin toimintafilosofiasta.

Annosjakeluun on panostettu ja sen toimintaa on apteekissa kehitetty paljon. Alkuaikoina farmaseuteilla oli kiertävä vuoro annosjakelussa. Pian siitä kuitenkin luovuttiin ja asiakkuudet jaettiin. Nykyisin jokainen kantaa vastuun omista asiakkaistaan ja heidän lääkehoidoistaan sekä kehittää omalta osaltaan toimintaa. Tästä on tullut farmaseuteille kiitosta kotihoidoista.
Apteekki on lisäksi esillä alueen tapahtumissa ja kouluttaa hoitohenkilökuntaa säännöllisesti. Koulutusaiheita ovat olleet mm. haavanhoito, apteekin tuotteet, ravintolisät, ummetus ja diabetes. Palvelun laatua apteekissa seurataan vuosittain hoitajille tehtävällä asiakastyytyväisyysmittauksella.

 

Annosjakeluasiakkaiden määrä kehittyy

”EasyMedi räjäytti hoitokotien ja kotihoidon tilausmäärät!” Jenni hehkuttaa annosjakeluasiakkaiden määrän kehittymistä.

”Tilaaminen EasyMedissä on erittäin yksinkertaista. Hoitajat tilaavat sen avulla lääkkeiden lisäksi mm. Nutridrinkit, Tenat ja haavanhoitotuotteet. Tilauksia on laidasta laitaan. Annosjakelumuutoksetkin hoituvat sen kautta,” Jenni kertoo. Sähköisen tilausjärjestelmän kautta puhelinsoitot ovat merkittävästi vähentyneet ja apteekin työ tilausten käsittelyn osalta on tehostunut. Paikoilleen ei ole kuitenkaan jääty, jatkuvasti mietitään uusia toimintamalleja ja parannetaan tehokkuutta.

Lääkehoidon asiantuntijuus apteekissa

”Olemme lääkehoidon asiantuntijoita ja siinä meillä on merkittävä osaaminen. Asiakasneuvonta on keskeinen osa toimintaamme,” Liisa kiteyttää. Hän kertoo apteekissa olevan ajoittain tilanteita, joissa kotihoidon asiakkaat ovat voineet käydä lääkärillä ja hoitajat eivät ole tästä tietoisia.

Apteekissa informoidaan asiakkaiden lisäksi myös ammattilaisia. Apuna tässä käytetään farmaseuttista työkalua Procuroa, jonka avulla muun muassa neuvonta ja ristiintarkastukset tapahtuvat sujuvasti. Taustalla Procurossa toimii mm. Terveysportti, Pharmaca Fennica ja Tieto Tippa.

”Annosjakeluasiakkaat käsitellään meillä ryhmäkäsittelynä ja Salix sekä Procuro on trimmattu Jennin taitavissa käsissä huippuunsa,” Liisa kehuu vielä proviisoria ja järjestelmiä. ”Tämä työ on jatkuvaa kehittämistä!” Jenni lopuksi toteaa.

Annosjakelu kehittyy apteekkijärjestelmän avulla

Väestön ikääntyessä ja kotiin annettavien palvelujen yleistyessä, annosjakelusta on muodostunut yhä merkittävämpi osa apteekkien toimintaa. Lääkkeiden potilaskohtainen annosjakelu on palvelu, jossa apteekki toimittaa potilaan säännöllisesti käyttämät lääkkeet jaeltuina annoskohtaisiin pusseihin tai annostelijoihin. Apteekissa tilausjaksojen käsittely tehdään apteekkijärjestelmällä. Salix- ja pd³-apteekkijärjestelmät tarjoavat tehoa, tarkkuutta ja helppoutta annosjakeluprosessiin.

Annosjakelun moottorit apteekissa – Salix ja pd³

Uusien asiakkaiden käsittely ja reseptien lisääminen puitetilaukselle on Salix- ja pd³-apteekkijärjestelmissä nopeaa ja viimeaikaisen kehitystyön ansiosta se on entistäkin nopeampaa ja tehokkaampaa. Nykyaikaisessa pd³ -järjestelmässä mm. eReseptien lisäyksen yhteydessä haetaan oletuksena vain asiakkaan lääkityksiin liittyvät edelliset toimitukset, ei koko toimitushistoriaa.
”Lisäksi molemmissa apteekkijärjestelmissä on mm. automaattinen uusien ja muuttuneiden lääkemääräysten haku. Apteekkijärjestelmä huomauttaa muutoksista toimituksen yhteydessä, ja asiakkaan tiedot on tarkistettava ennen toimituksen kirjausta. Mikäli uusien ja muuttuneiden haku on kuitenkin unohtunut tai muutoksia on tullut tilaamisen jälkeen, asiakkaan eReseptimuutokset eivät uusien ominaisuuksien avulla jää huomaamatta ennen toimitusta,” järjestelmäasiantuntija Pipsa Honkaranta kertoo uudistuksista.

Salix-apteekkijärjestelmässä on lisäksi uusi hakutoiminto ANJA-käsittelyn asiakaslistauksella. Toiminto mahdollistaa haun kohdentamisen esimerkiksi tiettyyn asiakasryhmään kerralla. Tämän avulla annosjakelun käsittely on entistä tehokkaampaa.

Procuro – annosjakelijan tietopankki

Annosjakelun tilausjaksot muodostetaan ja lähetetään jakelijalle Procuro-tietojärjestelmällä ja asiakkaiden reseptit sekä toimituskerrat käsitellään Salix- ja pd³-järjestelmissä. Procurossa asiakkaiden tilausjaksoja ja niissä tapahtuneita muutoksia voidaan käsitellä helposti ja nopeasti asiakasryhmittäin. Lääkevaihto on lisäksi erittäin sujuvaa, ohjelman tarjotessa oletuksena vain saman vahvuisia valmisteita ja tunnistaessa yhdistelmävalmisteet entistäkin paremmin.

Taksa, Pharmaca Fennica, SFINX, Tippa, Terveysportti, Salko, Apteekkariliiton yritystiedotteet ja ottotapavideot yhdistyvät Procurossa selkeäksi ja helppokäyttöiseksi kokonaisuudeksi ja helpottavat sitä kautta farmasistin työtä, muistettavien asioiden määrää ja tiedon hallintaa.

”Procurolla tilausten käsittely on helppoa, ja etenkin ryhmäkäsittely nopeaa. Koneellisen annosjakelun tilauksia voi lähettää kaikille Suomessa toimiville jakelijoille,” Pipsa vielä toteaa.

Apteekkijärjestelmä tehostaa annosjakelua

”Jäljellä olevien lääkkeiden määrien laskenta perustuu meillä apteekkijärjestelmän tietoihin ja ne on helppo tarkistaa ohjelmiston tekemästä tiivistelmästä. Tieto kirjautuu tarkasti ja toimituskertaan kohdistuvat muutokset nousevat selkeinä huomautuksina käsittelijälle,” Pipsa kertoo.

Annosjakelun ryhmäkäsittely hakee automaattisesti ohjelmassa valituille asiakkaille uudet ja muuttuneet eReseptit, laskee jäljellä olevat lääkkeiden määrät, tuo Kela-tiedot ja vaadittavat korvausnumerot sekä tunnistaa työpaikkakassat ja TOTU maksusitoumukset. Ryhmäallekirjoitus mahdollistaa 20 annosjakeluasiakkaan lääkitysten toimittamisen kerralla. Tämän ansiosta annosjakelusta tulee tehokasta ja helppoa.

”Salix-, pd³- ja Procuro -järjestelmien tehtävänä on helpottaa ja nopeuttaa annosjakelun monivaiheista prosessia. Tällä tavoin asiantuntijat vapautuvat teknisestä työstä asiakaspalveluun ja asiakkaan lääkityksen arviointiin. Haluamme tarjota ratkaisuja, joiden avulla farmasisti voi keskittyä tiedon siirtämisen sijaan mm. lääkitykseen liittyvien muutosten käsittelyyn, sopivuuksien tarkastamiseen ja keskeytymättömän hoidon toteuttamiseen,” Pipsa lopuksi toteaa.

Tehosta apteekkityötä – ota annosjakelun ryhmäkäsittely ja EasyMedi käyttöön

 

Pharmadatan annosjakelun ryhmäkäsittely lyhentää annosjakelu-toimituskertojen käsittelyyn käytetyn ajan alle puoleen. Kyseessä on uusi ominaisuus, joka on ollut pd3– apteekkijärjestelmissä joulukuun alusta. Salixiin ominaisuus tulee alkuvuodesta. Ryhmäkäsittelyllä voidaan kaikkien annosjakeluasiakkaiden toimitukset hoitaa yhdellä kertaa tai käsitellä esimerkiksi kokonainen hoivakoti tai osasto kerralla. Tilausten ja ilmoitusten tehostaminen tapahtuu digitaalisesti, tilauskanava EasyMedin avulla.

 

Annosjakelun ryhmäkäsittelyn ollessa käytössä annosjakelu aloitetaan perinteiseen tapaan Procuro-ohjelmassa. Procuro on farmaseuttisen neuvonnan ja tiedonhallinnan työkalu, jossa yhdistyvät asiakkuudenhallinta sekä erilaiset farmaseuttisessa työssä tarvittavat tietokannat. Hallitset sillä annosjakelutilausten lisäksi yhdellä silmäyksellä kaikki lääkkeet, joita asiakas on apteekista ostanut ja niissä mahdollisesti esiintyvät yhteisvaikutukset.

Kun toimituskerrat on muodostettu Procurossa, näkyvät ne pd3:ssa annosjakelutoimituskertojen ryhmäkäsittelyikkunassa. Ryhmäallekirjoitus mahdollistaa 20 annosjakeluasiakkaan lääkitysten toimittamisen kerralla, ja seuraavat 20 toimituskertaa avautuvat tarkastettavaksi ja allekirjoitettavaksi automaattisesti. Tämä jatkuu, kunnes kaikki valitut toimituskerrat on käsitelty. Ennen toimitusten tekemistä pd3-järjestelmä hakee automaattisesti valittujen asiakkaiden uudet ja muuttuneet eReseptit sekä laskee jäljellä olevat lääkkeiden määrät. Nykyaikainen pd3-järjestelmä tuo Kela-tiedot ja tarkistaa muuttuneet korvausnumerot sekä tarkistaa, että puitetilauksella olleet työpaikkakassa ja TOTU maksusitoumus tiedot ovat voimassa. Tieto kirjautuu tarkasti, ja toimituskertaan kohdistuvat muutokset nousevat selkeästi ja helposti farmasistin käsiteltäviksi.

Tilausten ja mahdollisten annosjakelu muutosten käsittely tapahtuu digitaalisesti, tilauskanava EasyMedin avulla. EasyMedi on joustava ja helppokäyttöinen palvelu tilausasiakkaiden ja apteekin väliseen tilausliikenteeseen ja viestintään. Sen avulla muun muassa tietoja ja tilauksia voidaan voi käsitellä itselleen haluamana ajankohtana, puhelimen käyttö vähenee sekä virheiden ja epäselvyyksien määrä pienenee.

Suomessa on yhteensä noin 500 annosjakeluapteekkia ja näistä noin 200:lla on käytössä markkinajohtaja EasyMedi. EasyMedi on apteekkijärjestelmästä riippumaton ja loppukäyttäjiä sillä on noin 40 000.

Väestön ikääntyessä ja kotihoidon laajentuessa annosjakeluasiakkaiden määrien ennustetaan kasvavan. Annosjakelun uusi ryhmäkäsittely ja EasyMedi tehostavat merkittävästi annosjakelun toimituskertojen kuittaamista, lisäävät työskentelyn tarkkuutta ja vapauttavat apteekin henkilökunnan mekaanisesta työstä asiakaspalveluun ja neuvontaan.

 

Ota ryhmäkäsittely käyttöön – tutustu käyttöohjeisiin Neuvossa!

Tilaa EasyMedi esittely Harri Havulinna 040 662 4132 harri.havulinna@pharmadata.fi