Savon Apteekki: Projektipäällikkö hoitaa asiat ajallaan

Apteekin muutto uusiin tiloihin edellyttää huolellista valmistelua ja suunnittelua sekä aikataulutusta. Apteekkari Sari Mujunen siirsi Savon Apteekin kauppatorin laidasta lokakuun alussa kauppakeskukseen. ”Apunani minulla oli Pharmadatan projektipäällikkö. Asiat hoidettiin täsmällisesti ja ajallaan”, Sari tyytyväisenä toteaa.

Apteekki nuorentuu muutossa

Apteekkipalvelua on Savon Apteekista saanut yli kaksisataa vuotta. Gustaf Ertvin Masalin perusti apteekin Savonlinnaan v. 1817. Muuton myötä pääapteekki siirtyi kauppatorilta Sokoksen kauppakeskukseen. ”Nykyisessä apteekissa on esteetön kulku ja avarat tilat asioinnille sekä hyvä sijainti kauppakeskuksessa”, Sari perustelee muuttoa.

Pääapteekin lisäksi Laitaatsillassa palvelee sivuapteekki Savon Apteekki ABC.  Molemmissa apteekeissa on käytössä Salix-apteekkijärjestelmä ja hoitokotien ja kotisairaanhoidon tilaukset tehdään EasyMedi-tilauspalvelulla.

Hyvät esivalmistelut onnistuneen toteutuksen taustalla

Muuton läpivieminen muun liiketoiminnan ohella asettaa haasteita useiden tekijöiden osalta. Muutoksenhallinta edellyttää hyvää kommunikointia, seurantaa ja johtamista muutosta vastaavien tahojen kesken.

Pharmadatan projektipäällikkö Tero Mäkiranta oli apuna muutossa. Hän vastasi apteekin muuttoprojektista ja sen etenemisestä, sekä varmisti eri osapuolten yhteistyön. Projektin alussa yhdessä apteekkarin kanssa määriteltiin apteekin odotukset ja tarpeet sekä resursoitiin avainhenkilöiden vastuualueet, huomioiden myös ajan, kustannusten sekä laadun näkökulmien haasteet. ”Projektipäällikkö hoiti tehtävänsä erinomaisesti ja etukäteisvalmistelut oli huolella tehty”, Sari antaa palautetta toiminnasta.

Projektin eteneminen

Projektissa edettiin suunnitelmallisesti ennalta rakennetun aikataulun ja ohjelman mukaan. Projektipäällikkö huolehti kokonaisuudesta, kartoittaen tarvittavat laitteet, niiden asennukset sekä Apteekkiverkon ja tarvittavien yhteyksien tilaamisesta ja avaamisesta. ”Tero piirsi tarkat kartat mitä mihinkin tulee. Samalla hankimme myös muutamia uusia näyttöjä ja koneita, nekin asettuivat paikoilleen. Projektipäällikön ohjeet olivat oikein hyvät ja selkeät”, Sari kiittelee, ja jatkaa ”projektipäällikkö hoiti asiat ajallaan ja oli täsmällinen. Muistettavaa oli paljon, eikä häntä tarvinnut mistään erikseen muistutella.

Savon Apteekin muutossa koneiden ja laitteiden asennukset uusiin toimitiloihin tehtiin perjantaina puolessa päivässä. Tuotteet aseteltiin viikonvaihteen aikana paikoilleen. Maanantaina apteekki avasi uusissa tiloissa. ”​Jopa kirjoitin toimi!” Sari hämmästelee tehokkuutta.

Jäämme innolla seuraamaan uuden liiketilan vaikutuksia apteekin liiketoimintaan”, Sari lopuksi summaa. Onnistunut muutto on takana ja kaikki edellytykset menestymiselle ja kasvulle on olemassa.​

Tyytyväisiä teknologian käyttäjiä – tyytyväisiä apteekin asiakkaita

 

Kuinka ottaa teknologia haltuun ja varmistaa teknologiatyytyväisyys apteekissa?

Kysymys on aika vaikea, eikä siihen ole olemassa suoraa vastausta. On selvää, että teknologia on mukana apteekin kehityksessä. Tutkimusten mukaan työntekijät kokevat teknologian niin miellyttäväksi kuin he tuntevat olonsa järjestelmiä ja laitteita käyttäessään, ja tähän kokemukseen voidaan vaikuttaa. Tyytyväiset apteekin ammattilaiset, jotka osaavat käyttää ohjelmia ja laitteita, tehostavat apteekin toimintaa ja tämän myötä lisäävät myös asiakastyytyväisyyttä.

Apteekin tulee kehittyä ja kehittää palveluita asiakkaiden asioinnin helpottamiseksi, unohtamatta kuitenkaan tärkeää roolia osana terveydenhuoltoa rationaalisen lääkehoidon edistämiseksi.

Otan nyt esille muutaman asian teknologiatyytyväisyyden edistämisestä, joihin olen 25 vuoden apteekkiurani aikana törmännyt. Toivon, että niistä on hyötyä myös teidän apteekissanne.

Käyttäjän tausta ja organisaation tuki

Ovatko apteekkinne kaikki työntekijät huippuosaajia teknologian kanssa? – Eivät välttämättä – eikä tarvitsekaan olla. Se tekee meistä ihmisiä.

Omaksumme asioita eri tahtiin ja eri tavalla; toinen oppii tekemällä, toinen kuuntelemalla ja kolmas tekemällä muistiinpanoja. On hyvä muistaa, että juuri erilaisuutemme takia ei kaikkien tarvitse olla ”huippuosaajia”, mutta jokaisen tietotaidon tulee olla ”peruskäyttäjä” -tasolla eli osata käyttää ohjelmaa omassa jokapäiväisessä työssään. Kaikkien käyttäjien on lisäksi hyvä osata hakea tietoa. Pharmadatan ylläpitämästä Neuvosta löytyy hyvää ohjeistusta ohjelmista, laitteista ja ajankohtaisista aiheista. Lisäksi on hyvä tietää, keneltä apteekissa voi tarvitessa kysyä apua.

Apteekissa olisi hyvä olla it-vastaava eli pääkäyttäjä ja hänelle varahenkilö tai –henkilöt, jotka ymmärtävät enemmän laitteista ja ohjelmistoista. Heidän tulee olla helposti lähestyttäviä ja auliita jakamaan tietoa koko henkilökunnalle. Heillä olisi hyvä olla kiinnostusta teknologiaan, ja heidät tulisi kouluttaa tehtävään. Koulutuksen jälkeen he vuorostaan jakaisivat tietoa eteenpäin.

Koska tänä päivänä apteekkimaailmassa on paljon teknologiaa, ja uusia digitaalisen palvelun muotoja kehitetään, on hyvä, että organisaation johto suhtautuu positiivisesti teknologiaan ja digitalisaatioon. Asenne heijastuu henkilökunnan asioiden omaksumiseen ja innostukseen. Hyvä organisaation johto ottaa huomioon työntekijöiden taustat ja valmiudet omaksua teknologiaa ja laitteiden käyttöä. Koulutus on olennainen osa omaksumista. Kun koulutus on huolellisesti suunniteltu ja toteutettu, käyttäjälle syntyy positiivisia kokemuksia ja onnistumisia jokapäiväisessä työssään. Tämä taas rohkaisee ja antaa itsevarmuutta teknologian käytölle ja uuden vastaanottamiselle.

Yhtä tärkeä rooli kuin johdolla on käyttäjällä itsellään. Hyvä motivaatio oppia uutta helpottaa asioiden omaksumista ja ennaltaehkäisee uppoutumasta ajatukseen ”näin meillä on aina tehty –enkä muuta toimintatapojani”.

Havaitut hyödyt

On hyvä muistaa, että teknologian hyödyt realisoituvat vain ottamalla ne käyttöön ja hyödyntämällä aina uusimpia ohjelman suomia mahdollisuuksia – tämä onnistuu vain vanhasta luopumalla!

Ohjelmistojen uudet ominaisuudet jäävät helposti hyödyntämättä, mikäli niihin ei paneuduta ja jaeta tietoa. Uusien ominaisuuksien tiedot saa laite-ja järjestelmätoimittajalta, mutta todellinen hyöty syntyy siellä, missä prosessit tunnetaan eli ohjelmistoa käyttävän henkilöstön keskuudessa.

Teknologista hyötyä apteekin prosesseihin

Teknologian tuomat hyödyt ja käyttäjätyytyväisyys syntyvät apteekin jokapäiväisissä työprosesseissa. Kun huomataan, että ohjelma tai laite helpottaa kyseistä työprosessia ja aikaa jää muuhun työskentelyyn, muutosvastaisinkin usein myöntää jälkikäteen että ”kyllä nopeutti ja helpotti”.

Esimerkkinä työprosessien tehostamisesta muun muassa sähköinen kuormakirja tavaran vastaanotossa pd³ –järjestelmässä, annosjakelun ryhmäallekirjoitus Salixissa ja pd3:ssa tai rationaalisen lääkehoidon toteuttaminen Procurolla.

Osaaminen apteekissa auttaa ongelmatilanteissa

Tiedetäänkö teillä, miten toimitaan, kun on sähkökatkoksia? Miten toimitaan, jos kaivuri osuu kaapeliin eikä netti toimi, tai jos palvelin pettää?

Ongelmatilanteita varten on hyvä olla it-vastaava ja hänellä varahenkilö. Heidän kuuluu tietää miten toimia ja heidän vastuulla on myöskin kirjoittaa kirjalliset tarkat toimintaohjeet esim. sähkökatkon varalle. Koulutetut henkilöt reagoivat viipymättä, ottavat tilanteen heti haltuun ja ohjeistavat muita. Tällöin apteekin asiakkaille tilanne näyttäytyy hallittuna kokonaisuutena, eikä kaaoksena, jossa apteekin henkilökunta ryntäilee edestakaisin.

Tietosuoja ja tietoturva hallussa

Kuka teillä huolehtii työasemien Windows -päivityksistä, virustorjunnasta, mahdollisista Adoben ohjelmien päivityksistä, Java -päivityksistä tai apteekin itsensä asentamien ohjelmien päivitysten asentamisesta? Onko vastauksesi ”kuka milloinkin”?  Tällaisissa tilanteissa on todennäköistä, ettei kukaan huolehdi niistä säännöllisesti. Kyseisten ohjelmien päivityksien tulisi olla ajan tasalla jokaisella apteekin työasemalla.

Apteekkijärjestelmien päivityksistä ei tarvitse huolehtia, sillä me Pharmadatalla hoidamme ne teidän puolestanne.

Tietosuoja-ja tietoturva-asiat ovat olleet aina ajankohtaisia, mutta digiaikana ne korostuvat. Apteekilla on syytä olla selkeät ajan tasalla olevat ohjeistukset mm. tietoturvaan ja -suojaan liittyen ja henkilökunnasta jokaisen tulisi tiedostaa oma vastuunsa.

Teknologia ja terveys

Tiesitkö että teknologiaan liittyy myös työhyvinvointi ja terveys?

Toimivilla laitteilla ja korkearesoluutioisilla näytöillä on muun muassa vaikutusta silmiin ja fyysiseen terveyteen. Jakamalla vastuita koko henkilökunnan kesken lisätään työn mielekkyyttä ja työmotivaatiota sekä vähennetään työstressiä. Teknologiasta kiinnostunut työntekijä on motivoitunut ohjelmiston käyttäjä.

Ota teknologia haltuun – paranna asiakastyytyväisyyttä

Ottamalla teknologian haltuun apteekki kykenee kehittämään uutta palvellakseen asiakkaitaan entistä laadukkaammin, monipuolisemmin ja nopeammin.

Kun katson taaksepäin kuluneita vuosikymmeniä, niin täytyy sanoa, että nuorena tyttönä apteekin oven ensimmäistä kertaa avatessani ja MikroMikko 2:n käyttöä opetellessani en osannut hurjimmissa haaveissakaan ajatella sitä huikeaa tietotekniikan kehitystä, mitä apteekkimaailma tulee käymään läpi. Olen apteekkityössäni mahtavien työtovereiden kanssa saanut hienoja kokemuksia ottaessamme käyttöön uusimpia teknologian tuotteita ja ohjelmistoja kuten verkkokaupan, robotin tai virtuaalihyllyt ja pd³–apteekkijärjestelmän.

Nyt olen vajaan vuoden ollut töissä Pharmadatalla ja päässyt kehityksen eturintamaan. Jatkakaamme yhteistyössä ohjelmien ja toimintatapojen kehittämistä – tavoitteenamme entistä monipuolisempi ja laadukkaampi apteekkipalvelu.

Hyvää ja teknologian myönteistä kesää teille kaikille.

 

Virpi
asiantuntija, asiakastuki
Pharmadata

Laajenna toimintaasi EasyMedin avulla

 

EasyMedin selkeys ja helppokäyttöisyys ovat tehneet siitä käytetyimmän lääkkeiden ja apteekkituotteiden tilauskanavan hoitokodeille, kotihoidolle, yksityissairaaloille sekä yksittäisille asiakkaille. Tällä hetkellä palvelua käyttää yli 40 000 asiakasta. EasyMedi helpottaa niin apteekin kuin tilaajan työtä ja uusi hinnoittelu kannustaa laajentamaan apteekin toimintaa ja asiakaskuntaa.

 

Helpota apteekin ja tilaajien prosesseja

Apteekeissa on usein kiireistä ja sisään tulevia asiakkaita halutaan palvella hyvin, mutta samaan aikaan resursseja on sidottu tilausten hoitamiseen. Toiminnot keskeytyvät puhelimen soidessa. Tilauksiin halutaan tehdä muutoksia tai tarkastetaan ja selvitetään tilausten tietoja. Tietoa kulkee myös sähköpostilla, mutta viestien kirjoittaminen on työlästä ja prosessi hidas. Työ ja toiminnot pirstaloituvat ja erityisesti suurten asiakasmäärien käsittely vie paljon aikaa.

EasyMedissä tilaaja ja apteekki näkevät lääkkeet ja tuotteet suoraan tuotetaksasta. Käsittely voidaan tehdä rauhassa, itselle sopivana ajankohtana ja tarvittaessa vielä kommunikoida ohjelmassa olevan chatin välityksellä.

Tilaushistoria on aina saatavilla ja tilaustietoihin voidaan tarvittaessa palata. Tilausten käsittely on nopeaa ja tehokasta. Lisäksi EasyMedissä tilaajat pääsevät tutustumaan ja tilaamaan tuotteita suoraan apteekin laajasta valikoimasta, erityisesti yksityisasiakkaiden kohdalla palvelun merkitys korostuu.

Helppo käyttöönotto

Apteekki ja apteekin työntekijät säästävät omaa sekä asiakkaan aikaa ja tehostavat toimintoja siirtämällä tietoa digitaalisesti EasyMedin avulla. Palvelu on mahdollista ottaa käyttöön kaikissa apteekeissa apteekkijärjestelmästä riippumatta. Apteekki voi käyttää yhtä lisenssiä, tai toiminnan niin vaatiessa pääapteekilla ja sivuapteekilla voi olla erilliset lisenssit. Hinnaltaan toinen lisenssi on ensimmäistä edullisempi.

EasyMedin käyttö ei edellytä ohjelma-asennuksia tai laitehankintoja, nettiyhteys millä tahansa laitteella riittää. Palvelu saadaan aktivoitua nopeasti ja apteekkihenkilöstön lyhyen käyttöopastuksen jälkeen käyttö voi alkaa välittömästi.

Asiakkuuksia tukeva hinnoittelu

EasyMedi soveltuu kaiken kokoisille apteekeille ja asiakasmäärille. Palvelun käyttäjien määrää ei ole rajoitettu ja pienimmillään apteekeilla on muutamia kymmeniä ja suurimmillaan jopa tuhat tilaavaa asiakasta.

EasyMedin hinnoittelu muuttuu tänään 1.3.2018. Uuden porrastetun kuukausihinnoittelun myötä asiakkaiden määrän kasvaessa apteekin asiakaskohtainen hinta laskee. Uusi hinta otetaan käyttöön myös nykyisillä asiakkailla ja tämä ei vaadi apteekeilta mitään toimenpiteitä.

Apteekin käytetyin tilauskanava

Asiakkaat ovat yhä useammin netissä ja verkossa tapahtuva tilaaminen yleistyy. EasyMedin 40 000 tilausasiakasta on määrä, joka osoittaa palvelun olevan tarkka, helppo, tehokas ja turvallinen. Apteekeille EasyMedi tarjoaa mahdollisuuden laajentaa asiakaskuntaa sekä tehostaa prosesseja ja asiakastyytyväisyyttä. Uskomme lisäksi, että EasyMedi avaa uusia liiketoimintamahdollisuuksia kehittyvälle apteekille.

 

EasyMedi – asiakkaiden tilaukset ja annosjakelun ilmoitukset kätevästi verkossa

 

Yhteydenotot ja tiedustelut,

Harri Havulinna

harri.havulinna@pharmadata.fi

+ 35840 6624132

Kaikki on mennyt uskomattoman hyvin – apteekkari Riikka Aahen kokemus pd3 käyttöönotosta

Rauhallinen tunnelma vallitsee Apteekki Medenassa Helsingin Itäkeskuksessa. Toinen pd3 -käyttöönottopäivä on meneillään, tilanteen paljastaa ainoastaan yksi ”siviilihenkilö”, joka seisoo reseptitiskin takana. Nuori mies osoittautuu lopulta Pharmadatan kouluttajaksi. Tarkemmin katsoessa voi lisäksi havaita reseptintoimituspisteellä tiedotteen, jossa asiakkaita kiitetään kärsivällisyydestä tietojärjestelmävaihdoksessa.

Toisen käyttöönottopäivän aamuna apteekkari Riikka Aahe tulee yllätystapaamiseen tyytyväisenä hymyillen ja toteaa: ”Kaikki on mennyt aivan uskomattoman hyvin. Pharmadata on huolehtinut meistä todella hyvin. Asiakaskokemus on erinomainen. Ensimmäisenä käyttöönottopäivänä reseptilääkkeet saatuaan asiakas osoitti järjestelmänvaihdoksesta tiedottavaa lappua ja totesi: Tuo ei tainnut tarkoittaa meitä”. Asiakkaat palvellaan hyvin – myös järjestelmänvaihdoksessa.

Yli vuosi sitten Riikalla oli selkeä kuva apteekkijärjestelmän vaihdosta. Liikepaikan muutto oli myös ajankohtainen. Muutto haluttiin toteuttaa ensin ja puoli vuotta sitten Medena muutti kauppakeskus Itiksessä uudelle kauppapaikalle Stockmannin viereen. Seuraavana oli vuorossa järjestelmänvaihdos. Se suunniteltiin huolella ja käyttöönottopäivät valittiin tarkasti. ”Henkilökunta on ollut tietoinen muutoksista ja mukana kaiken aikaa. Apteekkijärjestelmän vaihdossa projekti on ollut huolella johdettu. Apteekissa suuri vastuu on ollut proviisori Inkeri Siltalalla, ja Pharmadatalla projektipäällikkö Maiju Järvisellä. Kaikki on mennyt suunnitelmien mukaan – ihan uskomattoman hyvin”, Riikka kertoo.

Riikka johtaa apteekkia ystävällisellä ja varmalla otteella. Sen lisäksi hän on tiiviisti myös reseptinkäsittelyssä. Hän tietää ja tuntee uuden tietojärjestelmän oppimisen haasteet. ”Oppimiseen tarvitaan aina aikaa ja koulutusta. Järjestelmää on harjoiteltu ahkerasti työajalla, ja jotkut ovat tehneet sitä myös kotona.  Jotta hallitsen pd3-järjestelmän, olen ilmoittautunut kaikkiin syksyn pd3 koulutuksiin ja taloushallintokin on kevään suunnitelmissa”, Riikka toteaa.

”Meillä on paljon vakioasiakkaita – vaikkakin keskitymme vahvasti ohikulkevien asiakkaiden palvelemiseen. Viikonlopun aikana heitä voi olla puolet asiakkaistamme, kaukaisimmat jopa Rovaniemeltä asti”, Riikka kertoo apteekin asiakkaista. Apteekin asiakkaat ovat vaativia ja lähtökohtana on, että apteekkijärjestelmän on tuettava asiakkaan positiivista apteekkikokemusta.

Järjestelmänvaihdoksessa asiakkaatkin ovat olleet myötätuntoisia ja huumoriakin on viljelty. ”Olemme kuulleet kommentteja, että sehän sujuu merkittävästi paremmin kuin Oriolalla”, Riikka toteaa humoristisesti. Apteekin asiantunteva mutta välitön ilmapiiri on helppo aistia.

Käyttöönotosta tyytyväisenä Riikka kertoo seuraavana edessä olevan mahdollisesti vielä robotin hankinta ja hyvä integraatio pd3-järjestelmään tukee tätä hankintaa. Seuraavien kuukausien tunnelmia tiedustellessa hän nopeasti vastaa ylpeyttä uhkuen: ”Olemme jo nyt taitavia pd3-käyttäjiä. Vuodenvaihteessa olemme hyvällä tasolla!”

 

Tilaa pdesittely apteekkiisi tai tule tutustumaan nykyaikaiseen apteekkijärjestelmään Pharmadatan tiloihin.

Sovi tapaaminen puh. 040 599 6220 tai myynti@pharmadata.fi