pd³ haltuun kahdeksassa tunnissa

Satafarman farmaseutit Minna Viljanen ja Meriminttu Hollming ottivat vastaan Pharmadatan haasteen, jossa he opettelivat pd³-käytön alusta alkaen kahdeksan tunnin aikana. Lähtötilanne pd³:n käyttöön oli naisilla hieman erilaiset. Viljanen oli perehtynyt ohjelman käyttöön ja reseptin toimitukseen ennakkoon pd³:n opetusvideoiden avulla, kun taas Hollming osallistui haastepäivään ilman opetusvideoilta hankittua ennakkotietoa.

Heti ensimmäisen sisäänkirjautumisen ja työpisteen vaihdon jälkeen tuli esiin pd3:n lyömätön etu kirjautumisvaiheessa. Oman varmennekortin tunnuksilla pd³ kirjaa farmaseutin sisään ohjelmaan, eikä erillisiä kirjautumistunnuksia tarvita. ”Tämä on tosi hyvä juttu meille vuokrafarmaseuteille, kun ei tarvitse muistaa jokaisen pd³-apteekin omia tunnuksia, vaan tunnukset ovat samat jokaisessa apteekissa. Ja varmennekortilla kirjautumalla pääsee nopeasti aloittamaan työskentelyn”, Viljanen kertoo huomioistaan.

Raision Ykkösapteekin proviisori Jaana Pöntiskoski ja proviisoriopiskelija Iida Turunen perehdyttivät satafarmalaiset pd³-järjestelmän saloihin. pd³ on ollut käytössä Raision Ykkösessä jo useamman vuoden ja Helsingin yliopistossa opiskelevalle Turuselle on pd³-järjestelmä tullut tutuksi perin pohjin kahden apteekkiharjoittelun aikana.

 

pd³ on mainettaan parempi

”Kyllähän sitä on kuullut juttuja, että pd³-järjestelmä on hankala tai vaikeakäyttöinen, mutta rehellisesti sanoen opetuspäivä todisti, että näin ei ole. Ohjelma on todella nopea ja ohjaa käyttäjäänsä tekemään reseptin käsittelyssä kaikki tarvittavat tehtävät oikeassa järjestyksessä”, Viljanen kertoo. pd³ on suunniteltu opastamaan käyttäjäänsä tekemään asiat oikein ja tämän ominaisuuden avulla käyttäjä pystyy käsittelemään reseptin alusta alkaen ripeästi ja tehokkaasti.

pd³ on uudistunut vuosien varrella useamman kerran ja vanhat kokemukset esimerkiksi vuodelta 2009 eivät ole ajankohtaisia. Ohjelman oppiminen ja käyttö on helppoa. Tästä esimerkkinä uusi pd³-käyttäjä, joka tunnin perehdytyksellä toimitti apteekissa kolmanneksi eniten reseptejä.

Perehdytys käynnissä, Raisio Ensimmäinen apteekki.

Käyttäjäystävällisyys ja informaation määrä vakuuttaa

”Kaikki tieto resepteistä on kivasti näkyvillä samalla ruudulla, kunhan vain silmä tottuu löytämään tiedot”, Hollming naurahtaa ja jatkaa ”On kiva, että toimitusvälilaskin on suoraan näkyvillä ja se laskee valmiiksi reseptin toimitusvälejä”. ”Myös jo lääkettä valitessa on hienoa, että tiedot reseptistä näkyvät samassa ruudussa. Näin ei tarvitse pomppia edestakaisin ruuduilla, vaan pd3:ssa saa valittua oikean pakkauskoon heti annosohjeen mukaisesti”, Viljanen lisää.

”Ehdottoman hyvä juttu on, että reseptin jäljellä olevaa määrää pystyy muokkaamaan nopeasti ja helposti vielä toimituksen jälkeen”, toteaa Viljanen tyytyväisenä. ”Aika ajoin tulee näppäily- tai laskuvirheitä itse kullekin, joita pitää korjata toimituksen jälkeen.”

Oman näkymän muokkaaminen itselle sopivaksi on pd³-järjestelmän ominaisuus, mikä palvelee jokaista käyttäjää yksilöllisesti. Proviisorit, farmaseutit ja lääketyöntekijät työskentelevät eri tavoin ja yksilöity näkymä nopeuttaa ja helpottaa työskentelyä. ”Minä innostuin tästä omasta näkymästä erittäin paljon. Jokainen farmaseutti tykkää katsoa asioita vähän eri suunnalta ja pd³ antaa mahdollisuuden tehdä reseptinkäsittelystä juuri minulle optimaalisen”, kertoo Viljanen.

Päivän päätteeksi satafarmalaisille jäi päällimmäiseksi mieleen pd³:n käyttäjäystävällisyys. Kaikki informaatio on helposti ja nopeasti löydettävissä ja sitä pystyy muokkaamaan omiin tarpeisiin sopiviksi. Työpisteen vaihto niin apteekin sisällä kuin apteekista toiseen on helppoa ja nopeaa.

Helppoa ja nopeaa!

Apteekkari Kari Jäsberg: ”Arvomaailma ratkaisi pd3:n valinnassa”

Ensimmäinen apteekki Tampereella vaihtoi 11. marraskuuta MAXX-järjestelmänsä Pharmadatan pd3:een. Apteekkari Kari Jäsbergille valinnan taustalla painoi ennen kaikkea arvomaailma.

”Julkisuudessa on viime aikoina maalailtu erilaisia uhkakuvia apteekkimaailman tulevaisuudesta ja esimerkiksi apteekkien ketjuuntumisesta. Tässä tilanteessa se, että Pharmadata on Apteekkariliiton omistama, merkitsi minulle paljon. On hyvä asia, että järjestelmä on näin ikään kuin meidän apteekkareiden hallinnoima ja omistama”, Jäsberg kertoo.

Muita argumentteja vaihdon taustalla olivat esimerkiksi pd3:n tehokkuus logistiikassa, turvallisuus sekä pilvipohjaisuus. Jäsberg on aiemmin tehnyt Pharmadatan kanssa yhteistyötä kymmenen vuoden ajan.

Ensimmäisen apteekin proviisori Juuli Kujansivu on huomannut pd3:n hyödyt myös käytännön arjessa.

”Koen, että se on reseptinkäsittelyssä nopeampi ja monipuolisempi, siinä näkee asiakastyön kannalta tärkeitä asioita helpommin. pd3 oli minulle entuudestaan tuttu, joten siirtyminen sujui luontevasti”, Kujansivu kuvailee.

”Logistiikassa pd3:n nopeus näkyy siten, että varastorobotti lähtee poimimaan lääkettä vikkelämmin ja tilattu lääke on pian apteekkihenkilökunnan saatavilla. Kun sellaisen lelun – varastorobotin – olen kerran itselleni ostanut, niin halusin sitä myös mahdollisimman tehokkaasti hyödyntää”, Jäsberg kertoo ja nauraa hyväntuulisesti.

 

 

Käyttöönotto hulabalon keskellä

Käyttöönottopäivä ei ollut tamperelaisapteekille helpoin mahdollinen. Ensimmäinen apteekki sijaitsee Sokos-tavaratalossa, jossa oli käyttöönottopäivänä meneillään kampanjapäivät. Tästä apteekilla ei ollut etukäteen tietoa.

”Asiakasmäärä oli paljon normaalia suurempi. Silti käyttöönotto sujui vallan hyvin. Henkilökunta osoitti loistavaa venymistä. Hyvässä hengessä ja pienellä huumorilla selvisimme päivästä – emmekä saaneet yhtään negatiivista palautetta asiakkailta”, Jäsberg ja Kujansivu kertovat.

Ensimmäinen apteekki Tampere työllistää apteekkarin lisäksi 19 apteekkialan ammattilaista.

”Totta kai myös muutosvastarintaa on ollut jonkin verran aistittavissa. Sopeutuminen vie aina aikansa. Mutta kokonaisuudessaan on lähdetty liikkeelle hyvällä asenteella ja haluttu oppia uutta ja kehittyä. Aika nopeasti aloin kuulla myös kommentteja siitä, millaiset yksityiskohdat uudessa järjestelmässä ovat todella hyviä. Suuri kiitos tästä”, Kujansivu sanoo.

 

Vahva tietosuoja merkitsee yhä enemmän

 

Apteekkari Kari Jäsberg on myös ehtinyt tutustumaan pd3:n analyysityökaluun, jota pitää mielenkiintoisena.

”Olen tykännyt siitä, ja se herättää luottamusta. Vielä toivoisin, että siihen saataisiin mukaan tuotetason kappalemääräinen seuranta, jolloin päästäisiin myyntirivilukuihin. Tällöin työkalu olisi mielestäni vieläkin hyödyllisempi. Tästä olen jo pharmadatalaisten kanssa keskustellutkin”, Jäsberg kertoo.

Analyysityökalun avulla apteekkiliiketoiminnan hallinta helpottuu.

”Saan erikseen esimerkiksi yrityksen ja apteekin luvut, joita voin tarkastella. Graafisuus luo myös mielenkiintoa ja toimivuutta. Grafiikka kertoo usein enemmän kuin luvut.”

Myös pilvipohjaisuus oli yksi valintaperuste Jäsbergille.

”Kun Vastaamo-case tuli esille, olin tyytyväinen, että meillä on vahvan tietosuojan takana tiedot ja järjestelmät. Pilvipohjaisuus auttaa myös työntekijöitä arjessa, kun ei tarvitse tehdä päivityksiä ja huolehtia niiden aikatauluista.”

 

Integraatio EasyMediin saa kiitosta

 

Proviisori Kujansivu nostaa esille uutena arkea helpottavana asiana EasyMedin integraation pd3:een. ”Tiedot tulevat suoraan EasyMedistä järjestelmään eikä niitä tarvitse selaimen kautta erikseen avata; viedä ja naputella kokonaan alusta järjestelmään. Tämä helpottaa työtä selkeästi.”

Kujansivu antaa myös kiitosta Pharmadatan kouluttajille.

”Kouluttajat olivat todella ammattitaitoisia, olemme saaneet hyvin apua tukipuhelimesta sekä Service Deskistä[NT2]  jälkikäteen. Päätimme tehdä käyttöönoton hyvin nopealla aikataululla ja onnistuimme.”

Pilvipohjaisuus takaa järjestelmän turvallisuuden ja käyttövarmuuden

Pilvipohjainen apteekkijärjestelmä pysyy aina ajan tasalla ja hyödyntää nykyaikaisinta teknologiaa. Apteekkiammattilaiselle se on huoleton ratkaisu, koska henkilökunnan ei tarvitse välittää ohjelmisto- ja tietoturvapäivityksistä. ”Lisäksi Pharmadatan pilvipohjaisen pd3:n on mahdollista hyödyntää tekoälyä ja koneoppimista esimerkiksi tietoturvatapahtumien havaitsemisessa. Paikalliset palvelinpohjaiset apteekkijärjestelmät eivät tekoälyä hyödynnä”, Enfon johtava pilviasiantuntija Tuomo Vartia kertoo.

Pilvipohjainen apteekkijärjestelmä on tietoturvallinen, huoleton ja nykyaikainen. Se säästää apteekkiammattilaisten aikaa, koska henkilökunnan ei tarvitse tehdä itse ohjelmisto- ja tietoturvapäivityksiä. Lisäksi käyttäjän identiteetti on suojattu monella eri tasolla uhkien ja väärinkäytösten ehkäisemiseksi. Työasemariippumattomuus taas takaa sen, ettei käyttökatkoksia apteekissa synny, koska paikan päällä ei ole mahdollisen vikatilan aiheuttavaa palvelinta.

Pharmadatan pd3 on ainoa pilvipohjainen apteekkijärjestelmä Suomessa. Pilvipohjaisen järjestelmän nykyaikaisuus ja jatkuva kehittyminen tarkoittavat käytännössä esimerkiksi sitä, että järjestelmä voi hyödyntää koneoppimista ja -älyä tietoturvatapahtumien havaitsemisessa.

”Pilvipohjaisen järjestelmän on mahdollista hyödyntää tekoälyä eri riskitasojen ja poikkeustilanteiden analysoinnissa. Jos koneäly esimerkiksi näkee, että käyttäjä tekee jotain poikkeuksellista, se voi nostaa automaattisesti riskitasoa. Keskitetyissä, pilvipohjaisissa järjestelmissä on mahdollista hyödyntää myös tieto muualla havaituista uhkista”, Tuomo Vartia kertoo.

Hänen mukaansa modernit pilvialustat mahdollistavat paljon enemmän uudenlaisia tietoturvaratkaisuja verrattuna järjestelmään, jonka taustalla on paikallinen palvelin.

”Globaali trendi on, että pilvipohjaiset järjestelmät yleistyvät. Kaikki ovat sinne päin suuntaamassa. Tietoturva on hyvin tärkeä osa kehitystä, siihen panostetaan pilvipohjaisissa ratkaisuissa todella paljon. Alustat kehittyvät jatkuvasti yhä innovatiivisemmiksi”, Vartia kertoo.

Päätelaiteriippumattomuus takaa toimintavarmuuden

Pilvipohjainen apteekkijärjestelmä kehittyy ja päivittyy jatkuvasti. Erikseen hallittu paikallinen järjestelmä ei välttämättä pysy tietoturvapäivityksissä ajan tasalla, koska jonkun työntekijöistä täytyy suorittaa päivitykset aina erikseen. Ihminen on usein tietoturvassa heikoin lenkki.

”Pilvessä järjestelmän päivitykset pystytään tekemään keskitetysti ja hallitusti. Paikallinen järjestelmä pääsee vanhenemaan nopeammin.”

Pilvipohjainen ratkaisu mahdollistaa myös reaaliaikaisen raportoinnin, koska tieto on keskitettyä eikä hajautettuna paikallisille palvelimille. Myös käytettävyys ja päätelaiteriippumattomuus ovat Vartian mielestä yksi pilvipohjaisen apteekkijärjestelmän merkittävimmistä eduista. Päätelaiteriippumattomuus tarkoittaa, että päätelaitteessa ei ole hajoavia sovelluksen komponentteja, jotka saattaisivat vikatilanteessa aiheuttaa sovelluksen toimimattomuuden.

”Paikallinen järjestelmä on siksi sovelluksen toimintavarmuuden osalta huomattavasti haavoittuvampi.”

pd3 on Suomen nykyaikaisin apteekkitietojärjestelmä

Pharmadatan pd3 on Suomen uusin apteekkitietojärjestelmä ja hyödyntää nykyaikaisinta tietoturvateknologiaa. pd3-järjestelmän suojaus on sipulimallinen. Tämä tarkoittaa, ettei murtautumalla yhdelle tasolle pääse käsiksi syvemmälle muihin tietoihin.

Pharmadatan sekä pd3- että Salix-järjestelmät ovat A-luokan terveydenhuollon tietojärjestelmiä eli ne ovat viranomaisten auditoimia ja hyväksymiä. Molemmat Pharmadatan apteekkijärjestelmät käyttävät Apteekkiverkkoa, joka on suljettu yksityinen yritysverkko. Tietoliikenne ei kulje julkisessa internetissä.

Hyvästä tietoturvasta huolehtiminen on nykypäivänä yhä tärkeämpää. Enfo vastaa kumppanina Pharmadatan tärkeistä kriittisistä järjestelmistä.

”Modernit työvälineet ja järjestelmät mahdollistavat tehokkaamman ja sujuvamman työskentelyn tietoturvallisessa ja tehokkaan nykyaikaisessa ympäristössä. Yhteistyö osaavan asiantuntijayrityksen kanssa on järkevää. Kuten olemme viime päivinä saaneet lukea surullisia uutisia, itse tekemällä ei tietoturvamaailmassa pärjää.”

Voiko tietojärjestelmää tulla ikävä?

Rovaniemeläinen Ounas-apteekki vaihtoi MAXX-järjestelmästä Pharmadatan pd3:een. Apteekkari Marko Huotari on tilanteeseen tyytyväinen. Vaihto oli tarkoin harkittu. ”MAXX-järjestelmän palvelimet olivat tulossa tiensä päähän ja edessä olisi ollut investointi uusiin palvelimiin. Siksi oli hyvä hetki miettiä koko järjestelmäasia puhtaalta pöydältä. pd3 on yksinkertaisesti edullisempi käyttää.”

Ounas-apteekki elää jännittäviä aikoja. Rovaniemeläisapteekki vaihtoi juuri MAXXin Pharmadatan pd3-tietojärjestelmään. Apteekkari Marko Huotari vaikuttaa tilanteeseen tyytyväiseltä. Järjestelmänvaihto oli positiivinen kokemus: vaihdon jälkeen seuravana aamuna kaikki toimi jo moitteetta.

pd3 on Huotarille ennestään tuttu järjestelmä. Vaihto pd3:een oli tarkoin harkittu. Mitkä olivat syyt vaihdon takana?

”MAXX-järjestelmän palvelimet olivat tulossa tiensä päähän ja edessä olisi ollut investointi uusiin palvelimiin. Siksi oli hyvä hetki miettiä koko järjestelmäasia puhtaalta pöydältä. Ohjelmistojen ja hinnastojen päivitykset ovat nyt taakse jäänyttä elämää. Kukaan apteekissa työskentelevä ei kaipaa niitä! Eivätkä ne ole apteekkiammattilaisten ydinosaamisaluetta.”

”Ei siitä pääse mihinkään, että pd3 on yksinkertaisesti edullisempi käyttää”, Huotari lisää.

 

”pd3 nopeuttaa arkityötä merkittävästi”

Huotari ei ole ainoa työntekijä Ounas-apteekissa, jolla oli aiempaa, positiivista kokemusta pd3:n käytöstä. Farmaseutti Ida Tuomas kertoo MAXX-aikana suorastaan ikävöineensä pd3:sta.

”Olen ihminen, joka ei ymmärrä tietokoneista juuri mitään, mutta MAXXia käyttäessäni ymmärsin, miten tärkeä työkalu ohjelmisto apteekkityössä on. Minulle tuli pd3:a ikävä”, Tuomas kertoo.

Esimerkiksi korttikirjautuminen on hänen mukaansa pd3:ssa todella näppärä toiminto, kun yhdellä pin-koodilla pääsee käsiksi kaikkiin tarvittaviin ohjelmiin ja tietoihin.

”Tämä nopeuttaa työskentelyä. pd3:ssa on paljon muitakin pieniä käytännön asioita, jotka helpottavat arkityötä. Ohjelmassa navigointi on sujuvampaa kuin MAXXissa, ja tarvittava tieto löytyy nopeammin. Reseptinkäsittely on meille farmaseuteille merkittävä osa apteekkityötä. pd3:ssa se vain on selkeästi helpompaa.”

 

Koulutusvideot poistivat uuden oppimiseen liittyvää jännitystä

Huotarin mukaan pharmadatalaisten kanssa oli helppo päästä samalla aaltopituudelle. Yhteistyö oli mutkatonta.

”Jotenkin tuntuu, että siellä todella kuunnellaan, mitä kentällä tarvitaan”, Huotari sanoo.

Ounas-apteekissa oli järjestelmänvaihdossa käytössä fyysisen tuen ohella Pharmadatan tuottamat opetusvideot. Huotarin mielestä ne toimivat mainiosti.

”Videot ovat hyviä, kun niissä näytettiin juurta jaksaen, miten esimerkiksi reseptinkäsittely tai tilauksen tekeminen etenevät. Työntekijät saivat itselleen luottamuksen, että pärjäävät. Turha jännittäminen jäi pois! Kun henkilöstö lähti oikeasti tekemään asioita uudella järjestelmällä, asiat etenivät nopeasti. Videot ajoivat tehtävänsä.”

 

Pharmadata on apteekkien omistama

Huotari kiittelee myös Pharmadatan viime vuosina tekemää kehitystyötä. pd3 on nykyaikainen ohjelmisto, johon tulee jatkuvasti uusia ominaisuuksia. Esimerkiksi reseptinkäsittely on parantunut viimeisen vuoden aikana Huotarin mielestä merkittävästi.

Henkilökunta on auttanut toinen toistaan uusien ominaisuuksien käyttämisessä ja on lähtenyt hienosti mukaan hankkeeseen.

”Jos joku hoksaa jonkin asian, niin hän kertoo siitä muille. Kymmenen pistettä henkilöstölle aktiivisuudesta, asenteesta sekä ennakkoluulottomuudesta. Henkilökunta on innokasta uusille asioille, vaikka totta kai uuden edessä esiintyy aina myös jonkin verran muutosvastarintaa. Toki pientä säätöä, varmasti myös paljon kysymyksiä ja toimintatapojen uudelleen miettimistä, on myös edessä”, Huotari kertoo.

Vaihdon taustalla vaakakupissa painoi Huotarilla vielä yksi asia.

”Pharmadata on kaikkien apteekkien omistama yhtiö. Kyllä tämä on asia, jonka koen myös tärkeäksi.”

Tervetuloa Apteekkari  2019 -tapahtumaan

Osastollamme esittelyssä uudistunut pd³-järjestelmä:

  • Entistäkin sujuvampi reseptinkäsittely.
  • Paras toimitusneuvonta- ja lääkevarmennustyökalu!
  • Asiakasvirtojen hallinta pd³-ruudulta.
  • EasyMedi³ ja eApteekki integroituna.
  • Tehokas annosjakelu.
  • Unohtamatta keskitetyn järjestelmän huolettomuutta!

Nopeimmin laajeneva* ja kehittyvä järjestelmä on suomalaisten apteekkien oma pd³!

Pharmadata on mukana Apteekkari 2019 -tapahtumassa osastolla 5b1, Messukeskus.

* Eniten käyttöönottoja jo usean vuoden ajan.

Tulevaisuuden työkalu – moderni pd3- apteekkijärjestelmä

Huoli ja murhe tulevaisuudesta putosivat, kun on käytössä moderni apteekkijärjestelmä”, apteekkari Timo Mäenpää Tiiriön apteekista toteaa. Viime maaliskuussa apteekissa otettiin käyttöön pd3-järjestelmä ja onnistuneesta projektista vastasi proviisori Heli Saario.

Uuden apteekkijärjestelmän vaihtoon kannattaa perehtyä huolella

Jokaisen apteekin tulee apteekkijärjestelmän vaihtoa harkitessa miettiä tarkkaan omat tarpeensa. Meillä pohjatyö tehtiin huolella, laittamalla kaikki apteekkijärjestelmät samaan taulukkoon, ja käymällä ne huolellisesti kohta kohdalta läpi”, Heli kertoo. Arviointiprosessi suoritettiin vuosi sitten syksyllä, jolloin käytössä oli Salix-järjestelmä. Tiiriön apteekki on tyypillinen marketapteekki, jossa ruokaostoksilla asioivat lähikuntien asukkaat ja työmatkalaiset tulevat apteekkiin ”samalla parkkeerauksella”. Hyvän sijaintinsa vuoksi apteekki on myös mökkiläisten ja pohjoiseen kulkijoiden suosiossa. ”Vaikka asiakkaat voivat olla vain läpikulkumatkalla, palvelemme heitä hyvin ja kokonaisvaltaisesti”, apteekkari toteaa.

Päätöksessä Timo ja Heli kertovat lähteneensä hakemaan parasta tulevaisuuden tarpeisiin vastaavaa apteekkijärjestelmää. Koko henkilökunta osallistui päätöksentekoon ja kaikkien toiveita kuunneltiin sekä tietoa kerättiin niin ohjelmistoihin kuin käyttäjäkokemuksiin liittyen. ”Päätöksessä oli useita osa-alueita, jotka painottuivat pd3:n eduksi. Esimerkkinä voisi mainita oheisohjelmat. Procuro ja Presto ovat erinomaisia ja meillä kaikille tuttuja työkaluja, joita ilman farmasisti ei haluaisi toimia”, Heli toteaa valintakriteereistä.

Järjestelmänmuutos on aina merkittävä asia ja tutut oheisohjelmat tuovat helpotusta ja nopeuttavat muutokseen läpivientiä. Tämän lisäksi totesimme valintaa tehdessämme, että Pharmadatalla koulutus oli hyvin pilkottu ja polku asennuksesta käyttöönottoon on selkeä. Vaakakupissa oli myös hinta, johdon raportit ja kehitystyö sekä tulevaisuuden näkymät ja yrityksen omistuspohja”, Timo täydentää.

Käyttöönotosta osaajaksi puolessa vuodessa

Päätöksen jälkeen Helin lempeän tehokkaassa otteessa käyttöönotto sujui erinomaisesti. ”Meillä oli selkeä tavoite: kesällä peruskäyttö on kaikilla työntekijöillä hallinnassa ja syksyllä saamme lisätehoja ohjelmasta”, Heli toteaa. Apteekissa valmistautuminen uuteen järjestelmään aloitettiin jo ennen aloituskoulutusta ottamalla harjoitusympäristö käyttöön. Farmasistit harjoittelivat siellä yhteensä 6 tunnin ja tekniset 4 tunnin verran. Tehdyt harjoitustunnit kirjattiin ylös. Kyetäkseen ohjaamaan muita, Heli opiskeli ohjelmistoa Neuvosta ja kävi pääkäyttäjävalmennuksessa. Lisäksi apteekilla oli hyvä yhteys Pharmadatan kouluttajiin ja mahdollisuus esittää heille kysymyksiä.

Uuden järjestelmän käyttöönotto tapahtui maaliskuussa. ”Käyttöönotossa ei tapahtunut suurta notkahdusta toiminnassa. Pharmadatan kouluttajat olivat paikalla ja heidän lisäksi meillä oli järjestelmän tunteva vuokrafarmaseutti ensimmäisinä viikkoina. Otimme Pharmadatalta paljon aloituskoulutusta, apteekin pitkistä aukioloajoista, vapaista ja lomista johtuen”, Heli toteaa. Järjestelmänvaihdon yhteydessä uusimme myös laitteita vastaamaan tulevaisuuden tarpeisiin.

Kaikki tehot irti

Uuden pd3-järjestelmän käyttö sujui kesällä suunnitelmien mukaan. Osaamisen taso oli heti hyvä ja reseptinkäsittely sujui. Uusi järjestelmä mahdollisti mm. asiakkaiden tarpeiden ja toiveiden aikaisempaa tehokkaamman toteuttamiseen.

Asiakasrajapinta toimii hyvin ja pd3-järjestelmällä on mukava työskennellä. Tämä on tulevaisuuden työkalu”, Timo tyytyväisenä toteaa ja mainitsee pd3:n palvelevan häntä työuransa loppuun asti.

Helillä on katse kohti seuraavia tavoitteita ja toiminnan tehostamista. Listalla ensimmäisenä on varastonhallinta ja tavaranpurun suoraviivaistaminen. Esimerkkinä tästä hän mainitsee lääkkeiden menekinmukaisenjärjestelmän tehostamisen saatavilla olevan tiedon ja suodattimien avulla. Lisäksi hän nostaa esille tukkukaupan toimituskatkokset, joissa apteekilla on suuri rooli. Saatavan tiedon avulla tätäkin tullaan tehostamaan. ”Luvassa on raporttien vertailua ja apteekillemme olennaisten asioiden kehitystyötä”, Heli tyytyväisenä summaa.

Savon Apteekki: Projektipäällikkö hoitaa asiat ajallaan

Apteekin muutto uusiin tiloihin edellyttää huolellista valmistelua ja suunnittelua sekä aikataulutusta. Apteekkari Sari Mujunen siirsi Savon Apteekin kauppatorin laidasta lokakuun alussa kauppakeskukseen. ”Apunani minulla oli Pharmadatan projektipäällikkö. Asiat hoidettiin täsmällisesti ja ajallaan”, Sari tyytyväisenä toteaa.

Apteekki nuorentuu muutossa

Apteekkipalvelua on Savon Apteekista saanut yli kaksisataa vuotta. Gustaf Ertvin Masalin perusti apteekin Savonlinnaan v. 1817. Muuton myötä pääapteekki siirtyi kauppatorilta Sokoksen kauppakeskukseen. ”Nykyisessä apteekissa on esteetön kulku ja avarat tilat asioinnille sekä hyvä sijainti kauppakeskuksessa”, Sari perustelee muuttoa.

Pääapteekin lisäksi Laitaatsillassa palvelee sivuapteekki Savon Apteekki ABC.  Molemmissa apteekeissa on käytössä Salix-apteekkijärjestelmä ja hoitokotien ja kotisairaanhoidon tilaukset tehdään EasyMedi-tilauspalvelulla.

Hyvät esivalmistelut onnistuneen toteutuksen taustalla

Muuton läpivieminen muun liiketoiminnan ohella asettaa haasteita useiden tekijöiden osalta. Muutoksenhallinta edellyttää hyvää kommunikointia, seurantaa ja johtamista muutosta vastaavien tahojen kesken.

Pharmadatan projektipäällikkö Tero Mäkiranta oli apuna muutossa. Hän vastasi apteekin muuttoprojektista ja sen etenemisestä, sekä varmisti eri osapuolten yhteistyön. Projektin alussa yhdessä apteekkarin kanssa määriteltiin apteekin odotukset ja tarpeet sekä resursoitiin avainhenkilöiden vastuualueet, huomioiden myös ajan, kustannusten sekä laadun näkökulmien haasteet. ”Projektipäällikkö hoiti tehtävänsä erinomaisesti ja etukäteisvalmistelut oli huolella tehty”, Sari antaa palautetta toiminnasta.

Projektin eteneminen

Projektissa edettiin suunnitelmallisesti ennalta rakennetun aikataulun ja ohjelman mukaan. Projektipäällikkö huolehti kokonaisuudesta, kartoittaen tarvittavat laitteet, niiden asennukset sekä Apteekkiverkon ja tarvittavien yhteyksien tilaamisesta ja avaamisesta. ”Tero piirsi tarkat kartat mitä mihinkin tulee. Samalla hankimme myös muutamia uusia näyttöjä ja koneita, nekin asettuivat paikoilleen. Projektipäällikön ohjeet olivat oikein hyvät ja selkeät”, Sari kiittelee, ja jatkaa ”projektipäällikkö hoiti asiat ajallaan ja oli täsmällinen. Muistettavaa oli paljon, eikä häntä tarvinnut mistään erikseen muistutella.

Savon Apteekin muutossa koneiden ja laitteiden asennukset uusiin toimitiloihin tehtiin perjantaina puolessa päivässä. Tuotteet aseteltiin viikonvaihteen aikana paikoilleen. Maanantaina apteekki avasi uusissa tiloissa. ”​Jopa kirjoitin toimi!” Sari hämmästelee tehokkuutta.

Jäämme innolla seuraamaan uuden liiketilan vaikutuksia apteekin liiketoimintaan”, Sari lopuksi summaa. Onnistunut muutto on takana ja kaikki edellytykset menestymiselle ja kasvulle on olemassa.​

Ilkka Toivola: Aika summata mennyt vuosi

 

 

Mennyt vuosi oli todella vauhdikas. Apteekkiala on kehittynyt ja muutoksesta on tullut arkipäivää. Kehityksessä apteekkijärjestelmä ja sen tuomat mahdollisuudet ovat merkittävässä roolissa. Uusia pd3-järjestelmää käyttäviä apteekkeja onkin nyt ennätysmäärä. Menneen vuoden aikana viisikymmentä uutta apteekkia on ottanut sen käyttöönsä. Tämän lisäksi Salixia on kehitetty ja kehitetään palvelemaan ajan vaatimuksia. Sähköinen tilausjärjestelmä EasyMedi avaa uusia väyliä apteekin ja sen asiakkaisen välillä. Olemme kehittämässä apteekkeja yhdessä teidän, asiakkaidemme ja partnereidemme kanssa.

Näin vuoden alussa mennyt vuosi on hyvä summata. Erityisen ilahduttavaa on teidän antamanne palaute meille. Taloustutkimuksen tekemän tutkimuksen mukaan, vuonna 2017 Pharmadatan asiakastyytyväisyys oli parempi kuin koskaan aikaisemmin. Arvostamme palautettanne, kiitos siitä. Olemme lisäksi saaneet teiltä paljon palautetta onnistuneista järjestelmänvaihdoksista. Tämä kertoo meille, että olemme osanneet vastata teidän tarpeisiinne.

Kasvua ja kehitystä apteekkijärjestelmällä

Kehittäminen jatkuu, ja pd3 onkin jo monilta osin paras järjestelmä markkinoilla. Erityisen paljon saamme kiitosta reseptinkäsittelyn nopeudesta, järjestelmän tarkkuudesta, toimintojen monipuolisuudesta sekä turvallisuudesta. Loppuvuodesta teimme suuren panostuksen annosjakelun nopeuttamiseen. Palauteenne mukaan onnistuimme hyvin. Monissa apteekeissa kuluukin nykyisin puolet vähemmän aikaa annosjakelureseptien toimittamiseen.

Salix elää ja voi hyvin. Järjestelmä on käytössä hieman alle 300 apteekissa. Suomessa on useita tuhansia farmasisteja, jotka hallitseva sen käytön. Kustannustehokkaana työkaluna yksi uusi apteekki aloitti sillä toimintansa viime vuonna. Vuoden aikana yli 50 apteekkia on ottanut käyttöönsä uuden nopeamman Salix-palvelimen. Salixia kehitetään jatkuvasti. Vuosi sitten toteutimme muun muassa suuret uudistukset toimeentulotukien käsittelyyn liittyen. Mennen vuoden aikana apteekeissa on päästy lisäksi nauttimaan uudistuneesta ja nopeutuneesta eReseptin käsittelystä. Tämän vuoden aikana tulette saamaan Salixiin entistä nopeamman annosjakelun ja työkalun laskujen tulostukseen ja automaattiseen seurantaan. Salix on hyvä apteekkijärjestelmä ja toimii hyvin käytännön työssä. Tämän vuoksi voimme rehellisesti sanoa, että sitä ei ole unohdettu ja tulemme pitämään sen toiminnallisuudet ajan tasalla ja kilpailukykyisinä myös jatkossa. Tässä rinnalla meillä on tarjota nykyaikainen pd3-järjestelmä.

Pharmadatan pd3 on markkinoiden nopeiten kasvava apteekkijärjestelmä. Menneen vuoden aikana sen on ottanut käyttöönsä viisikymmentä apteekkia ja konesalin kapasiteettia on kasvatettu entisestään. Lisäksi olemme merkittävästi parantaneet apteekkien tietoturvaa yhteistyössä Kelan kanssa. Toukokuussa Kelan Kanta-palveluihin kohdistui palvelunestohyökkäys, nykyaikainen tietoturvauhka. Verkko ja järjestelmät toimivati moitteettomasti ja asiakkaat saivat lääkkeensä Apteekkiverkkoa käyttävistä apteekeista.

Syksyllä meitä kaikkia kosketti Oriolan järjestelmävaihdos ja siitä johtuneet toimitusongelmat. Tuimme asiakasapteekkejamme toimenpiteillä, joiden avulla Tamro, Magnum ja Medifon muodostettiin nopeasti vaihtoehtoisiksi tuotteiden toimittajiksi. Lisäksi teimme raportin, joka helpotti Oriolan toimitusten tarkastusta. Tämä toteutettiin molempiin järjestelmiin.

Tehokkuutta digitalisaatiosta

Vuosi on ollut ennätyksellinen myös apteekkien ja kotihoidon yhteistyön tehostamisessa. Yhä useammin kommunikaatio ja tilaukset tapahtuvat sähköistä tilausjärjestelmä EasyMediä hyödyntäen. Digitaalisuus, sähköiset työkalut ja niiden käyttö laajenevat jatkuvasti. Tällä hetkellä yli 200:lla apteekkitoimipisteellä on EasyMedi käytössä. EasyMedistä onkin muodostumassa alan standardi, jota käyttäjät ja julkishallinto osaavat jo vaatia muun muassa annosjakelutyössä ja -kilpailutuksissa. EasyMedi toimii kaikilla apteekkijärjestelmillä nyt ja jatkossa. Teemme tässä kehitystyötä ja tulemme julkaisemaan lisää aiheesta vuoden kuluessa. Uskomme että apteekkien tilausprosessia voidaan tehostaa nykyisestään.

Palvelut apteekin tukena

Muutoksiin liittyy monesti uuden oppimista. Olettekin toivoneet meiltä usein lisää koulutusta, jotta ohjelmistot ja järjestelmät valjastettaisiin entistä paremmin vastaamaan tulevaisuuden apteekin toimintaa. Olemme vastanneet toiveeseenne ja kehittäneet uusia palveluja. Näistä muun muassa räätälöidyt koulutukset ovat kaikkien asiakkaidemme saatavilla. Lisäksi valmennamme apteekille pääkäyttäjiä, itsenäisiä tietojärjestelmiin ja laitteisiin perehtyneitä osaajia.

Tammikuun alku ja vuodenvaihde ovat sujuneet rauhallisesti. Vuoden 2017 alussa toteutetut suuret muutokset näkyivät ruuhkana Service Deskissä ja kesän jälkeen saimme palvelutason palautettua normaalitasolle. Pystymme nyt vastaamaan puheluihin keskimääräisesti alle kahdessa minuutissa.

Tiedon saatavuutta helpottamaan olemme panostaneet käyttöohjeisiin. Ajantasaisina olevat ohjeet, tiedotteet ja uutiset ovat aina saatavilla ja hyödynnettävissä Neuvo-palvelussa.  Toivomme teidän antavan meille palautetta Neuvosta, sillä tässä jos missä jatkuva dialogi parantaa palvelua ja ohjeiden laatua.

Yhdessä eteenpäin

Tavoitteenamme on olla jokaisen yksityisen apteekin paras kumppani. Kehitämme ratkaisujamme ja palvelujamme yhdessä teidän, apteekkiasiakkaiden ja partnereiden kanssa. Keskitymme apteekkimarkkinaan ja apteekin asiakkaiden parempaan palveluun. Saamamme palautteen perusteella, olemme onnistuneet parantamaan tätä entisestään. Tästä on hyvä jatkaa.