Osastollamme esittelyssä uudistunut pd³-järjestelmä:
Nopeimmin laajeneva* ja kehittyvä järjestelmä on suomalaisten apteekkien oma pd³!
Pharmadata on mukana Apteekkari 2019 -tapahtumassa osastolla 5b1, Messukeskus.
* Eniten käyttöönottoja jo usean vuoden ajan.
”Huoli ja murhe tulevaisuudesta putosivat, kun on käytössä moderni apteekkijärjestelmä”, apteekkari Timo Mäenpää Tiiriön apteekista toteaa. Viime maaliskuussa apteekissa otettiin käyttöön pd3-järjestelmä ja onnistuneesta projektista vastasi proviisori Heli Saario.
Uuden apteekkijärjestelmän vaihtoon kannattaa perehtyä huolella
”Jokaisen apteekin tulee apteekkijärjestelmän vaihtoa harkitessa miettiä tarkkaan omat tarpeensa. Meillä pohjatyö tehtiin huolella, laittamalla kaikki apteekkijärjestelmät samaan taulukkoon, ja käymällä ne huolellisesti kohta kohdalta läpi”, Heli kertoo. Arviointiprosessi suoritettiin vuosi sitten syksyllä, jolloin käytössä oli Salix-järjestelmä. Tiiriön apteekki on tyypillinen marketapteekki, jossa ruokaostoksilla asioivat lähikuntien asukkaat ja työmatkalaiset tulevat apteekkiin ”samalla parkkeerauksella”. Hyvän sijaintinsa vuoksi apteekki on myös mökkiläisten ja pohjoiseen kulkijoiden suosiossa. ”Vaikka asiakkaat voivat olla vain läpikulkumatkalla, palvelemme heitä hyvin ja kokonaisvaltaisesti”, apteekkari toteaa.
Päätöksessä Timo ja Heli kertovat lähteneensä hakemaan parasta tulevaisuuden tarpeisiin vastaavaa apteekkijärjestelmää. Koko henkilökunta osallistui päätöksentekoon ja kaikkien toiveita kuunneltiin sekä tietoa kerättiin niin ohjelmistoihin kuin käyttäjäkokemuksiin liittyen. ”Päätöksessä oli useita osa-alueita, jotka painottuivat pd3:n eduksi. Esimerkkinä voisi mainita oheisohjelmat. Procuro ja Presto ovat erinomaisia ja meillä kaikille tuttuja työkaluja, joita ilman farmasisti ei haluaisi toimia”, Heli toteaa valintakriteereistä.
”Järjestelmänmuutos on aina merkittävä asia ja tutut oheisohjelmat tuovat helpotusta ja nopeuttavat muutokseen läpivientiä. Tämän lisäksi totesimme valintaa tehdessämme, että Pharmadatalla koulutus oli hyvin pilkottu ja polku asennuksesta käyttöönottoon on selkeä. Vaakakupissa oli myös hinta, johdon raportit ja kehitystyö sekä tulevaisuuden näkymät ja yrityksen omistuspohja”, Timo täydentää.
Käyttöönotosta osaajaksi puolessa vuodessa
Päätöksen jälkeen Helin lempeän tehokkaassa otteessa käyttöönotto sujui erinomaisesti. ”Meillä oli selkeä tavoite: kesällä peruskäyttö on kaikilla työntekijöillä hallinnassa ja syksyllä saamme lisätehoja ohjelmasta”, Heli toteaa. Apteekissa valmistautuminen uuteen järjestelmään aloitettiin jo ennen aloituskoulutusta ottamalla harjoitusympäristö käyttöön. Farmasistit harjoittelivat siellä yhteensä 6 tunnin ja tekniset 4 tunnin verran. Tehdyt harjoitustunnit kirjattiin ylös. Kyetäkseen ohjaamaan muita, Heli opiskeli ohjelmistoa Neuvosta ja kävi pääkäyttäjävalmennuksessa. Lisäksi apteekilla oli hyvä yhteys Pharmadatan kouluttajiin ja mahdollisuus esittää heille kysymyksiä.
Uuden järjestelmän käyttöönotto tapahtui maaliskuussa. ”Käyttöönotossa ei tapahtunut suurta notkahdusta toiminnassa. Pharmadatan kouluttajat olivat paikalla ja heidän lisäksi meillä oli järjestelmän tunteva vuokrafarmaseutti ensimmäisinä viikkoina. Otimme Pharmadatalta paljon aloituskoulutusta, apteekin pitkistä aukioloajoista, vapaista ja lomista johtuen”, Heli toteaa. Järjestelmänvaihdon yhteydessä uusimme myös laitteita vastaamaan tulevaisuuden tarpeisiin.
Kaikki tehot irti
Uuden pd3-järjestelmän käyttö sujui kesällä suunnitelmien mukaan. Osaamisen taso oli heti hyvä ja reseptinkäsittely sujui. Uusi järjestelmä mahdollisti mm. asiakkaiden tarpeide
n ja toiveiden aikaisempaa tehokkaamman toteuttamiseen.
”Asiakasrajapinta toimii hyvin ja pd3-järjestelmällä on mukava työskennellä. Tämä on tulevaisuuden työkalu”, Timo tyytyväisenä toteaa ja mainitsee pd3:n palvelevan häntä työuransa loppuun asti.
Helillä on katse kohti seuraavia tavoitteita ja toiminnan tehostamista. Listalla ensimmäisenä on varastonhallinta ja tavaranpurun suoraviivaistaminen. Esimerkkinä tästä hän mainitsee lääkkeiden menekinmukaisenjärjestelmän tehostamisen saatavilla olevan tiedon ja suodattimien avulla. Lisäksi hän nostaa esille tukkukaupan toimituskatkokset, joissa apteekilla on suuri rooli. Saatavan tiedon avulla tätäkin tullaan tehostamaan. ”Luvassa on raporttien vertailua ja apteekillemme olennaisten asioiden kehitystyötä”, Heli tyytyväisenä summaa.
Apteekin muutto uusiin tiloihin edellyttää huolellista valmistelua ja suunnittelua sekä aikataulutusta. Apteekkari Sari Mujunen siirsi Savon Apteekin kauppatorin laidasta lokakuun alussa kauppakeskukseen. ”Apunani minulla oli Pharmadatan projektipäällikkö. Asiat hoidettiin täsmällisesti ja ajallaan”, Sari tyytyväisenä toteaa.
Apteekki nuorentuu muutossa
Apteekkipalvelua on Savon Apteekista saanut yli kaksisataa vuotta. Gustaf Ertvin Masalin perusti apteekin Savonlinnaan v. 1817. Muuton myötä pääapteekki siirtyi kauppatorilta Sokoksen kauppakeskukseen. ”Nykyisessä apteekissa on esteetön kulku ja avarat tilat asioinnille sekä hyvä sijainti kauppakeskuksessa”, Sari perustelee muuttoa.
Pääapteekin lisäksi Laitaatsillassa palvelee sivuapteekki Savon Apteekki ABC. Molemmissa apteekeissa on käytössä Salix-apteekkijärjestelmä ja hoitokotien ja kotisairaanhoidon tilaukset tehdään EasyMedi-tilauspalvelulla.
Hyvät esivalmistelut onnistuneen toteutuksen taustalla
Muuton läpivieminen muun liiketoiminnan ohella asettaa haasteita useiden tekijöiden osalta. Muutoksenhallinta edellyttää hyvää kommunikointia, seurantaa ja johtamista muutosta vastaavien tahojen kesken.
Pharmadatan projektipäällikkö Tero Mäkiranta oli apuna muutossa. Hän vastasi apteekin muuttoprojektista ja sen etenemisestä, sekä varmisti eri osapuolten yhteistyön. Projektin alussa yhdessä apteekkarin kanssa määriteltiin apteekin odotukset ja tarpeet sekä resursoitiin avainhenkilöiden vastuualueet, huomioiden myös ajan, kustannusten sekä laadun näkökulmien haasteet. ”Projektipäällikkö hoiti tehtävänsä erinomaisesti ja etukäteisvalmistelut oli huolella tehty”, Sari antaa palautetta toiminnasta.
Projektin eteneminen
Projektissa edettiin suunnitelmallisesti ennalta rakennetun aikataulun ja ohjelman mukaan. Projektipäällikkö huolehti kokonaisuudesta, kartoittaen tarvittavat laitteet, niiden asennukset sekä Apteekkiverkon ja tarvittavien yhteyksien tilaamisesta ja avaamisesta. ”Tero piirsi tarkat kartat mitä mihinkin tulee. Samalla hankimme myös muutamia uusia näyttöjä ja koneita, nekin asettuivat paikoilleen. Projektipäällikön ohjeet olivat oikein hyvät ja selkeät”, Sari kiittelee, ja jatkaa ”projektipäällikkö hoiti asiat ajallaan ja oli täsmällinen. Muistettavaa oli paljon, eikä häntä tarvinnut mistään erikseen muistutella.”
Savon Apteekin muutossa koneiden ja laitteiden asennukset uusiin toimitiloihin tehtiin perjantaina puolessa päivässä. Tuotteet aseteltiin viikonvaihteen aikana paikoilleen. Maanantaina apteekki avasi uusissa tiloissa. ”Jopa kirjoitin toimi!” Sari hämmästelee tehokkuutta.
”Jäämme innolla seuraamaan uuden liiketilan vaikutuksia apteekin liiketoimintaan”, Sari lopuksi summaa. Onnistunut muutto on takana ja kaikki edellytykset menestymiselle ja kasvulle on olemassa.
Mennyt vuosi oli todella vauhdikas. Apteekkiala on kehittynyt ja muutoksesta on tullut arkipäivää. Kehityksessä apteekkijärjestelmä ja sen tuomat mahdollisuudet ovat merkittävässä roolissa. Uusia pd3-järjestelmää käyttäviä apteekkeja onkin nyt ennätysmäärä. Menneen vuoden aikana viisikymmentä uutta apteekkia on ottanut sen käyttöönsä. Tämän lisäksi Salixia on kehitetty ja kehitetään palvelemaan ajan vaatimuksia. Sähköinen tilausjärjestelmä EasyMedi avaa uusia väyliä apteekin ja sen asiakkaisen välillä. Olemme kehittämässä apteekkeja yhdessä teidän, asiakkaidemme ja partnereidemme kanssa.
Näin vuoden alussa mennyt vuosi on hyvä summata. Erityisen ilahduttavaa on teidän antamanne palaute meille. Taloustutkimuksen tekemän tutkimuksen mukaan, vuonna 2017 Pharmadatan asiakastyytyväisyys oli parempi kuin koskaan aikaisemmin. Arvostamme palautettanne, kiitos siitä. Olemme lisäksi saaneet teiltä paljon palautetta onnistuneista järjestelmänvaihdoksista. Tämä kertoo meille, että olemme osanneet vastata teidän tarpeisiinne.
Kehittäminen jatkuu, ja pd3 onkin jo monilta osin paras järjestelmä markkinoilla. Erityisen paljon saamme kiitosta reseptinkäsittelyn nopeudesta, järjestelmän tarkkuudesta, toimintojen monipuolisuudesta sekä turvallisuudesta. Loppuvuodesta teimme suuren panostuksen annosjakelun nopeuttamiseen. Palauteenne mukaan onnistuimme hyvin. Monissa apteekeissa kuluukin nykyisin puolet vähemmän aikaa annosjakelureseptien toimittamiseen.
Salix elää ja voi hyvin. Järjestelmä on käytössä hieman alle 300 apteekissa. Suomessa on useita tuhansia farmasisteja, jotka hallitseva sen käytön. Kustannustehokkaana työkaluna yksi uusi apteekki aloitti sillä toimintansa viime vuonna. Vuoden aikana yli 50 apteekkia on ottanut käyttöönsä uuden nopeamman Salix-palvelimen. Salixia kehitetään jatkuvasti. Vuosi sitten toteutimme muun muassa suuret uudistukset toimeentulotukien käsittelyyn liittyen. Mennen vuoden aikana apteekeissa on päästy lisäksi nauttimaan uudistuneesta ja nopeutuneesta eReseptin käsittelystä. Tämän vuoden aikana tulette saamaan Salixiin entistä nopeamman annosjakelun ja työkalun laskujen tulostukseen ja automaattiseen seurantaan. Salix on hyvä apteekkijärjestelmä ja toimii hyvin käytännön työssä. Tämän vuoksi voimme rehellisesti sanoa, että sitä ei ole unohdettu ja tulemme pitämään sen toiminnallisuudet ajan tasalla ja kilpailukykyisinä myös jatkossa. Tässä rinnalla meillä on tarjota nykyaikainen pd3-järjestelmä.
Pharmadatan pd3 on markkinoiden nopeiten kasvava apteekkijärjestelmä. Menneen vuoden aikana sen on ottanut käyttöönsä viisikymmentä apteekkia ja konesalin kapasiteettia on kasvatettu entisestään. Lisäksi 
olemme merkittävästi parantaneet apteekkien tietoturvaa yhteistyössä Kelan kanssa. Toukokuussa Kelan Kanta-palveluihin kohdistui palvelunestohyökkäys, nykyaikainen tietoturvauhka. Verkko ja järjestelmät toimivati moitteettomasti ja asiakkaat saivat lääkkeensä Apteekkiverkkoa käyttävistä apteekeista.
Syksyllä meitä kaikkia kosketti Oriolan järjestelmävaihdos ja siitä johtuneet toimitusongelmat. Tuimme asiakasapteekkejamme toimenpiteillä, joiden avulla Tamro, Magnum ja Medifon muodostettiin nopeasti vaihtoehtoisiksi tuotteiden toimittajiksi. Lisäksi teimme raportin, joka helpotti Oriolan toimitusten tarkastusta. Tämä toteutettiin molempiin järjestelmiin.
Vuosi on ollut ennätyksellinen myös apteekkien ja kotihoidon yhteistyön tehostamisessa. Yhä useammin kommunikaatio ja tilaukset tapahtuvat sähköistä tilausjärjestelmä EasyMediä hyödyntäen. Digitaalisuus, sähköiset työkalut ja niiden käyttö laajenevat jatkuvasti. Tällä hetkellä yli 200:lla apteekkitoimipisteellä on EasyMedi käytössä. EasyMedistä onkin muodostumassa alan standardi, jota käyttäjät ja julkishallinto osaavat jo vaatia muun muassa annosjakelutyössä ja -kilpailutuksissa. EasyMedi toimii kaikilla apteekkijärjestelmillä nyt ja jatkossa. Teemme tässä kehitystyötä ja tulemme julkaisemaan lisää aiheesta vuoden kuluessa. Uskomme että apteekkien tilausprosessia voidaan tehostaa nykyisestään.
Muutoksiin liittyy monesti uuden oppimista. Olettekin toivoneet meiltä usein lisää koulutusta, jotta ohjelmistot ja järjestelmät valjastettaisiin entistä paremmin vastaamaan tulevaisuuden apteekin toimintaa. Olemme vastanneet toiveeseenne ja kehittäneet uusia palveluja. Näistä muun muassa räätälöidyt koulutukset ovat kaikkien asiakkaidemme saatavilla. Lisäksi valmennamme apteekille pääkäyttäjiä, itsenäisiä tietojärjestelmiin ja laitteisiin perehtyneitä osaajia.
Tammikuun alku ja vuodenvaihde ovat sujuneet rauhallisesti. Vuoden 2017 alussa toteutetut suuret muutokset näkyivät ruuhkana Service Deskissä ja kesän jälkeen saimme palvelutason palautettua normaalitasolle. Pystymme nyt vastaamaan puheluihin keskimääräisesti alle kahdessa minuutissa.
Tiedon saatavuutta helpottamaan olemme panostaneet käyttöohjeisiin. Ajantasaisina olevat ohjeet, tiedotteet ja uutiset ovat aina saatavilla ja hyödynnettävissä Neuvo-palvelussa. Toivomme teidän antavan meille palautetta Neuvosta, sillä tässä jos missä jatkuva dialogi parantaa palvelua ja ohjeiden laatua.
Yhdessä eteenpäinTavoitteenamme on olla jokaisen yksityisen apteekin paras kumppani. Kehitämme ratkaisujamme ja palvelujamme yhdessä teidän, apteekkiasiakkaiden ja partnereiden kanssa. Keskitymme apteekkimarkkinaan ja apteekin asiakkaiden parempaan palveluun. Saamamme palautteen perusteella, olemme onnistuneet parantamaan tätä entisestään. Tästä on hyvä jatkaa.