Apteekkilaisen Oma Päivä vastaa laaja-alaisesti apteekkityön arjen kysymyksiin

”Vinkkejä asiakkaan kohtaamisesta tietojärjestelmiin”

Pharmadatan syksyllä järjestämä Apteekkilaisen Oma Päivä tarjoaa apteekkityöntekijöille vastauksia niin myyntityöhön, it-järjestelmiin kuin erilaisiin asiakaskohtaamisiinkin liittyviin kysymyksiin. Tehokas reseptinkäsittely, ammattimainen myyntityö ja hyvä asiakaspalvelu ovat tänä päivänä ehdottomia kilpailuedellytyksiä nopeasti muuttuvalla apteekkialalla. ”Asiakas odottaa samanaikaisesti nopeaa palvelua ja henkilökunnan läsnäoloa”, Pharmadatan palvelujohtaja Riia-Liisa Rasimus kertoo.

Miten selvitä haastavasta asiakaspalvelutilanteesta? Mistä saada vahvuutta asiakaskohtaamiseen? Saako asiakkaan tunteisiin ylipäätään mennä mukaan? Miten siis kohdata asiakas nykyaikaisessa apteekkiympäristössä?

Entä miten hyödyntää it-järjestelmää myynnin tukena? Miten ratkaista varastonhallintaan liittyvät kysymykset, kun tilausten tekeminen ja vastaanottaminen tuntuu pulmalliselta?

Lokakuun 8. päivänä Tampereen Technopoliksella järjestettävä Apteekkilaisen Oma Päivä antaa kaikille apteekkialalla työskenteleville vastauksia näihin ja moniin muihin mieltä askarruttaviin kysymyksiin.

”Haluamme tarjota apteekkihenkilökunnalle päivän, josta jää takuulla työkaluja arkityöhön ja saa vinkkejä sekä vertaistukea jokapäiväiseen toimintaan. Apteekissa työskentely on kokonaisuus, johon mahtuu erilaisia kysymyksiä niin tietojärjestelmiin kuin ihmisen kohtaamiseenkin liittyen – tietojärjestelmät ja tunteidenhallinta limittyvät arkityössä aidosti toisiinsa”, Pharmadatan palvelujohtaja Riia-Liisa Rasimus kertoo.

 

Asiakas kaipaa nopeaa ja läsnäolevaa palvelua

Oma Päivä järjestetään syksyllä toista kertaa. Tarkempi ohjelma julkaistaan myöhemmin. Päivä jaetaan kahteen teemallisesti erottuvaan osaan: aamupäivä käsittelee laajemmin alan arkea ja tarjoaa myynnin ammattilaisen neuvoja apteekkityöhön sekä vinkkejä asiakaskohtaamisiin. Iltapäivän ohjelma pureutuu tietojärjestelmiin ja vastaa muiden muassa osallistujien etukäteen lähettämiin kysymyksiin. Sekä Salix- että pd3-käyttäjät saavat Pharmadatan asiantuntijoilta täsmällisiä vastauksia ja tukea omaan järjestelmäänsä liittyviin kysymyksiin.

”Viimeksi päivän ohjelma kulki tietojärjestelmä edellä. Nyt huomioimme tietojärjestelmien lisäksi laajemmin apteekissa työskentelyyn liittyvät kysymykset”, Rasimus kertoo.

Miten Pharmadatan tarjoamat tietojärjestelmät sitten ylipäätään liittyvät asiakaspalveluun tai myyntityöhön?

Pharmadatan kentältä saaman palautteen mukaan tehokas ja helppokäyttöinen tietojärjestelmä vapauttaa selkeästi aikaa myyntityöhön ja asiakkaan kohtaamiseen.

”Nopea reseptinkäsittely, ammattimainen myyntityö ja hyvä asiakaspalvelu ovat ehdottomia kilpailuedellytyksiä alalla tänä päivänä”, Pharmadatan projektipäällikkö Maiju Kurki kertoo.

”Asiakas kaipaa apteekissa toisaalta nopeutta, ja toisaalta sitä, että henkilökunta on läsnä asiakaskohtaamisessa”, Rasimus lisää.

 

Apteekkien muuttuvat roolit

Apteekkialan toimintakulttuuri on kokenut ylipäätään suuren murroksen. Kuluttajat ovat entistä hintatietoisempia ja edellyttävät apteekkihenkilökunnalta hyvää asiakaspalvelua sekä osaamista.

”Apteekkiala kulkee yhä enemmän hyvinvoinnin ja ennaltaehkäisyn suuntaan. Apteekki on ihmisille matalan kynnyksen paikka tulla kysymään terveyteen ja hyvinvointiin liittyviä kysymyksiä.”

Apteekkialan henkilökuntaan vaikuttanut suuri kulttuurillinen muutos on myös myynti- ja markkinointityön painotuksen voimistuminen asiakastyössä.

”Apteekkialan ammattilaisten on hyvä muistaa, että nykyaikainen tietojärjestelmä tukee myyntityötä monin eri tavoin. Sen avulla on esimerkiksi mahdollista seurata kampanjoiden onnistumista, ja se tehostaa merkittävästi taloushallinnon seurantaa sekä raportointia”, Rasimus kertoo.

 

pd3 on markkinoiden modernein ratkaisu!

Apteekkineuvos Pekka Karttusen perustelu pd3-järjestelmän valinnalle on selkeä ja ytimekäs: pd3on markkinoiden nykyaikaisin apteekkitietojärjestelmä. ”It-viisaat kehittävät järjestelmän kupeeseen uusia ohjelmistoja, joiden avulla apteekit voivat parantaa asiakaskokemusta entisestään. Uskon, että pd3 on paras mahdollinen järjestelmä pyörittämään näitä lisämahdollisuuksia”, Karttunen sanoo.

Apteekkineuvos Pekka Karttusen perustelu pd3-järjestelmän valinnalle on selkeä ja ytimekäs: pd3on markkinoiden nykyaikaisin apteekkitietojärjestelmä. Digitalisoitunut apteekkiala edellyttää hänen mukaansa nopeaa ja laadukasta reseptinkäsittelyohjelmistoa sekä siihen liittyviä taustatoimintoja.

”pd3 mahdollistaa alan toimintakokonaisuuden mielestäni parhaiten. pd3 on käsitykseni mukaan markkinoiden modernein ratkaisu”, Siilinjärven apteekkarina työskentelevä, paljon myös tutkimustyötä uransa aikana tehnyt Karttunen kertoo.

Reseptinkäsittelyn nopeus painoi vaakakupissa, sillä Siilinjärven apteekki toimittaa vuodessa noin 190 000 reseptiä. Markkinoille on myös tulossa apteekkikäyttöön paljon erilaisia sovelluksia asiakaspalvelun parantamiseksi. Tämä kiinnostaa Karttusta. Hän pitää erityisen tärkeänä, että uudet sovellukset toimivat apteekkijärjestelmässä saumattomasti ja nopeasti.

”It-viisaat kehittävät järjestelmän kupeeseen kaikenlaisia ohjelmistoja, joiden avulla apteekit voivat parantaa asiakaskokemusta entisestään. Tällaisia lisäpalveluita ovat esimerkiksi, chatit, kuljetuspalvelut, erilaiset asiakkaisiin tapahtuvat yhteydenotot sekä kanta-asiakasrekistereihin liittyvät palvelut. Uskon, että pd3 on paras mahdollinen järjestelmä pyörittämään myös näitä uusia lisämahdollisuuksia”, Karttunen sanoo.

Digitalisaatio muuttaa toimintaympäristöä ja -tapoja kiihtyvällä tahdilla ja apteekkialan on Karttusen mukaan pysyttävä vauhdissa mukana.

”Ajan hermolla pysyminen on apteekkien elinehto.”

Aiemmin Siilinjärvellä oli käytössä Salix-järjestelmä. Karttunen pitää pd3:a linjakkaana ratkaisuna Salixin jälkeen.

 

Nykyaikainen it nostaa apteekin arvoa

Siilinjärven apteekki on Savon alueen suurin yksityinen apteekkitoimipiste, joka toimii pilottiapteekkina ja tekee paljon myös tutkimusta. Henkilökuntaa apteekissa on kaikkiaan 19.

”Haluamme olla kaikessa kehityksessä ja uuden tekemisessä mukana.”

Entä mitä Siilinjärven kokenut apteekkialan asiantuntija ajattelee pd3:sta investointina. Millaiseksi hän on laskenut investoinnin takaisinmaksuajan?

”Takaisinmaksuaikaa en ole varsinaisesti laskenut. Sen sijaan ajattelen, että tietojärjestelmän vaihdoksella on ratkaiseva vaikutus apteekin myyntihintaan. Kun jonain päivänä luovun apteekista, en halua myydä historiaa. Nykyaikaisen it:n avulla apteekista saa uskoakseni hivenen paremman hinnan”, Karttunen sanoo.

 

Pharmadatan tuelle täydet pisteet

Pharmadatan it-tuelle Karttunen ei anna moitteen sanaa. Käyttöönotto sujui jouhevasti ja asiat tapahtuivat nopeasti. Kouluttajat olivat paikalla pari päivää ja tämän  jälkeen Siilinjärvellä pidettiin vielä erikseen jälkihoitopäivä.

”Koulutus oli erinomainen. Yllätyin todella tästä paikan päällä tapahtuneesta koulutuksesta, miten merkittävä tuki se oli. Jokaisen henkilön kanssa oltiin riittävän pitkän aikaa.”

Toki ensimmäiset päivät olivat kiireisiä.

”Mutta toinen toistaan tukien henkilökuntamme selvisi hienosti”, Karttunen iloitsee.

 

Pharmadata palvelee omistajiaan

pd3 :n valinnassa hänelle oli tärkeää myös, että Pharmadata on Apteekkariliiton omistama. Pharmadata palvelee omia omistajiaan, siksi se on luotettava kumppani.

”Tunnen tiettyä lukkarin rakkautta näihin asioihin. Pharmadatan toiminta on mielestäni kehittynyt viime aikoina pitkin harppauksin. Esimerkiksi tavoitettavuus on parantunut huimasti. Yhtiö on myös pitänyt järjen kädessä hinnoittelussa – hintataso on edullisempi kuin kilpailijan”, Karttunen kiittelee.

 

 

 

Tervetuloa Apteekkari  2019 -tapahtumaan

Osastollamme esittelyssä uudistunut pd³-järjestelmä:

  • Entistäkin sujuvampi reseptinkäsittely.
  • Paras toimitusneuvonta- ja lääkevarmennustyökalu!
  • Asiakasvirtojen hallinta pd³-ruudulta.
  • EasyMedi³ ja eApteekki integroituna.
  • Tehokas annosjakelu.
  • Unohtamatta keskitetyn järjestelmän huolettomuutta!

Nopeimmin laajeneva* ja kehittyvä järjestelmä on suomalaisten apteekkien oma pd³!

Pharmadata on mukana Apteekkari 2019 -tapahtumassa osastolla 5b1, Messukeskus.

* Eniten käyttöönottoja jo usean vuoden ajan.

Reseptinkäsittely siirtyi uuteen aikaan

Reseptinkäsittely on nyt entistä nopeampaa ja helpompaa.  Uusi toimituskertaikkuna tuli apteekkien käyttöön 21.3. Kysyimme Pharmadatan asiakkuuspäällikkö Annukka Leppäseltä, miten uuden ikkunan käyttöönotto tapahtuu. Miksi se kannattaa ottaa käyttöön?

Mitä hyötyä uudesta toimituskertaikkunasta on apteekille?

”Reseptinkäsittely on uudella toimituskerralla huomattavasti nopeampaa ja helpompaa. Reseptinkäsittely vaatii nyt vähemmän klikkauksia. Lisäksi uuden ikkunan suunnittelussa on keskitytty käyttäjäystävällisyyteen. Neuvoja ja ohjeistuksia on aiempaa enemmän – myös aloittelijat on huomioitu ohjeistuksissa, joten uusienkin pd3-käyttäjien on nyt helpompi ottaa reseptinkäsittely haltuunsa.”

Miten siirtyminen uuteen toimituskertaikkunaan tapahtuu?

”Siirtyminen on helppoa ja yksinkertaista. Vain yksi asetus on muutettava, jotta uusi toimituskertaruutu saadaan käyttöön. Neuvosta löytyvät ohjeet asetuksen muuttamiseksi. Kun asetus muutetaan, muutos astuu voimaan koko apteekissa – kaikille työasemille ja käyttäjille. Neuvossa on kuitenkin myös ohjeet, miten yksittäinen käyttäjä voi halutessaan kokeilla ja tutustua uudistettuun reseptinkäsittelyyn ennen kuin asetus kytketään päälle koko apteekkiin.”

Onko itse käyttö vaikeaa? Ovatko ”vanhat” käyttäjät pulassa?

”Käyttö ei ole vaikeaa. Päinvastoin uuden toimituskerran käyttö on helpompaa kuin vanhan, koska ruutua on selkeytetty, ja se ohjaa käyttäjää aiempaa enemmän. Kun klikkaa ’Aloita’, ohjelma alkaa neuvoa käyttäjää etenemisessä.”

Minkä vuoksi uusi toimituskertaikkuna on tehty?

”Pharmadata on saanut käyttäjiltä palautetta toimituskertaikkunan käytettävyydestä. Meille on tärkeä luoda asiakkaillemme mahdollisimman hyvä käyttökokemus. Siksi halusimme selkeyttää toimituskertaikkunan käyttöä ja näkymää.”

Onko apteekin pakko siirtyä uuteen toimituskertaikkunaan?

”Apteekki voi päättää itse, koska se kytkee parannukset käyttöönsä. Ohjelmapäivitys on kuitenkin ajettu kaikille apteekeille, joten kaikilla pd3-apteekeilla on mahdollisuus ottaa uusi ruutu käyttöönsä. Toukokuussa uusi toimituskertaikkuna kytketään päälle niillekin pd3-apteekeille, jotka eivät ole vielä siihen mennessä siirtyneet uuden ruudun käyttöön.”

Mitä käyttöönotto maksaa apteekille?

”Käyttöönotto on ilmainen.”

Mikä uudessa ikkunassa on apteekin kannalta kaikkein parasta? ”Käytön nopeus ja visuaalisen näkymän selkeys.”

pd3:a oli ikävä!

Rääkkylän apteekki vaihtoi Salix-järjestelmänsä pd3:een. Apteekkari Miia Toropaisen mielestä pienenkin apteekin on tärkeä uudistaa toimintaansa ja pysyä ajassa kiinni. ”Asiakaspalvelu on nopeutunut selkeästi, koska reseptinkäsittely on nyt niin paljon helpompaa. Liiketoimintahyödyt ovat kiistattomat”, Toropainen kertoo.

Rääkkylän apteekki vaihtoi loppuvuonna Salix-järjestelmästä pd3:een. Apteekkari Miia Toropainen ei peittele tyytyväisyyttään uuteen järjestelmään.

”Asiakaspalvelu on nopeutunut selkeästi, koska reseptinkäsittely on niin paljon helpompaa”, Toropainen kertoo.

Sujuva ja nopea järjestelmä on tuonut henkilökunnalle enemmän aikaa asiakkaan kohtaamiseen.

”Meillä on nyt enemmän aikaa keskustella lääkkeiden käytöstä asiakkaidemme kanssa, olemme huomanneet tämän ihan käytännössä. Koko porukka on herännyt tosiasiaan, että pd3:n käyttö on sujuvaa ja helpottaa arkeamme.”

pd3 oli Toropaiselle entuudestaan tuttu järjestelmä. Hän työskenteli aiemmin Tohmajärven apteekissa, jossa se oli käytössä. Toropainen aloitti reilu vuosi sitten Rääkkylän apteekin apteekkarina, jossa vielä viime syksynä oli käytössä Salix-järjestelmä.

”Salix ei vastannut odotuksiini. Jäin kaipaamaan pd3-järjestelmää.”

Pienenkin apteekin pitää uudistua

Rääkkylän apteekki on pieni apteekki, jota Toropainen kuvailee iloiseksi, karjalaiseksi maaseutuapteekiksi. Mielikuvissa apteekkitietojärjestelmän vaihtaminen on kallis ja suuritöinen projekti, jota pienen apteekin kannattaa tarkoin harkita. Toropainen on toista mieltä.

”Kyllä pienenkin apteekin täytyy pysyä ajan tasalla ja uudistaa toimintaansa. Se vaatii taloudellisia panostuksia, mutta ne maksavat itsensä takaisin. Liiketoimintahyödyt ovat kiistattomat. Laskimme myös, että pd3:n käyttö tulee meille Salixin käyttöä halvemmaksi”, Toropainen sanoo.

Hänen mukaansa järjestelmänvaihdon myötä myös apteekin ajankäyttö ja toimintatavat muuttuivat. Ylimääräisiä kassaraportteja ei enää esimerkiksi tulosteta, laskut tulostetaan ryhminä ja käyttöön on otettu sähköinen kuormakirja. Pitkälle automatisoitu, nykyaikainen järjestelmä huolehtii siitä, että ylimääräiset ajot ja päivitykset ovat jääneet historiaan. Pilvipohjaisuus on Toropaisen mielestä ehdottomasti tätä päivää.

”Tämä on ollut todella suuri ja hyödyllinen muutos kaikkinensa. Uutena ominaisuutena esimerkiksi toimitusneuvonta on ihan älyttömän hyvä. Saimme työkaluja, jotka todella helpottavat päivittäistä työtämme.”

Laskutus sujuvoitui ja nopeutui selkeästi

Henkilökunta on ottanut järjestelmänvaihdon vastaan erittäin hyvin. Rääkkylässä työskentelee Toropaisen lisäksi kaksi farmaseuttia sekä lääketeknikko.

”Tietenkään tämä ei ole ollut pelkästään ruusuilla tanssimista. Mutta olin yllättynyt siitä, miten helposti vaihto sujui. Käyttöönottokoulutukset olivat todella hyvät. Pharmadatasta projektipäällikkö huolehti jatkuvasti, mitä seuraavaksi pitää tehdä.”

Myös Toropaisen omasta käyttökokemuksesta oli projektissa suuri apu. Keskustelu oli läpi koko projektin avointa. Ongelmat on joko ratkottu yhdessä tai oltu yhteydessä Pharmadataan. Akuutit ongelmat on Toropaisen mukaan saatu aina ratkaistua saman tien.

Entä mikä on paras kommentti, jonka apteekkari on kuullut henkilökunnalta uudesta järjestelmästä?

”Se lämmitti, kun farmaseuttimme ensimmäisen kerran kehui pd3:n helppoutta. Lääketeknikkommekin oli sitä mieltä, että laskutus sujuu nyt paljon sujuvammin ja nopeammin.”T

Uudet pääkäyttäjävalmennukset alkavat

Oletko utelias pd3:n tai Salixin erityistoiminnoista ja haluaisit syventää osaamistasi niistä? Kiinnostaako sinua järjestelmän uudet ominaisuudet työskentelyäsi helpottamaan? Kyselläänkö sinua apteekissa apuun, kun tietokoneen kanssa tulee ongelmia?

Tule mukaan pääkäyttäjien kasvavaan porukkaan, jossa koulutamme jälleen uusia mestareita apteekin toimintaa ja työskentelyä vahvistamaan.

Tarjoamme sinulle työkalut ja mahdollisuuden kasvaa erityisosaajaksi apteekkijärjestelmän parissa.

Pääkäyttäjävalmennus sisältää kolme koulutuspäivää ja lisäksi apteekkikohtaisen kartoituksen.

Pääset syventymään valmennusohjelmassasi eri aihealueisiin, jossa perehdytämme sen erityistoimintoihin ja keskitymme laajemmin ohjelmiston filosofiaan. Samalla opastamme vaihtoehtoisia työskentelytapoja ja pulmatilanteiden hallintaa. Lisäksi pääset tutustumaan Pharmadatan tuotekehityksen toimintaan ja vaihtuviin erikoisteemoihin. Service Deskin koulutuksessa selvitämme tehokasta tiedonhakua sekä laitteiden hallintaa ja ylläpitoa. Me huolehdimme siitä, että sinulla on pääkäyttäjänä viimeisin tieto apteekkijärjestelmästä ja sen ylläpidosta.

Suurta suosiota saavuttanut pääkäyttäjävalmennus on nyt myös Kuopiossa, Oulussa ja Tampereella Helsingin lisäksi. Ilmoittaudu jo tänään ja ota askel apteekkisi huippuosaajaksi!

Kevään 2019 päivämäärät:

  • Helsinki 5.2.2019
  • Kuopio 6.2.2019
  • Tampere 12.4.2019
  • Helsinki 21.5.2019

Jätä yhteydenottopyyntö pääkäyttäjävalmennuksen sivun kautta: Pääkäyttäjävalmennus

Tulevaisuuden työkalu – moderni pd3- apteekkijärjestelmä

Huoli ja murhe tulevaisuudesta putosivat, kun on käytössä moderni apteekkijärjestelmä”, apteekkari Timo Mäenpää Tiiriön apteekista toteaa. Viime maaliskuussa apteekissa otettiin käyttöön pd3-järjestelmä ja onnistuneesta projektista vastasi proviisori Heli Saario.

Uuden apteekkijärjestelmän vaihtoon kannattaa perehtyä huolella

Jokaisen apteekin tulee apteekkijärjestelmän vaihtoa harkitessa miettiä tarkkaan omat tarpeensa. Meillä pohjatyö tehtiin huolella, laittamalla kaikki apteekkijärjestelmät samaan taulukkoon, ja käymällä ne huolellisesti kohta kohdalta läpi”, Heli kertoo. Arviointiprosessi suoritettiin vuosi sitten syksyllä, jolloin käytössä oli Salix-järjestelmä. Tiiriön apteekki on tyypillinen marketapteekki, jossa ruokaostoksilla asioivat lähikuntien asukkaat ja työmatkalaiset tulevat apteekkiin ”samalla parkkeerauksella”. Hyvän sijaintinsa vuoksi apteekki on myös mökkiläisten ja pohjoiseen kulkijoiden suosiossa. ”Vaikka asiakkaat voivat olla vain läpikulkumatkalla, palvelemme heitä hyvin ja kokonaisvaltaisesti”, apteekkari toteaa.

Päätöksessä Timo ja Heli kertovat lähteneensä hakemaan parasta tulevaisuuden tarpeisiin vastaavaa apteekkijärjestelmää. Koko henkilökunta osallistui päätöksentekoon ja kaikkien toiveita kuunneltiin sekä tietoa kerättiin niin ohjelmistoihin kuin käyttäjäkokemuksiin liittyen. ”Päätöksessä oli useita osa-alueita, jotka painottuivat pd3:n eduksi. Esimerkkinä voisi mainita oheisohjelmat. Procuro ja Presto ovat erinomaisia ja meillä kaikille tuttuja työkaluja, joita ilman farmasisti ei haluaisi toimia”, Heli toteaa valintakriteereistä.

Järjestelmänmuutos on aina merkittävä asia ja tutut oheisohjelmat tuovat helpotusta ja nopeuttavat muutokseen läpivientiä. Tämän lisäksi totesimme valintaa tehdessämme, että Pharmadatalla koulutus oli hyvin pilkottu ja polku asennuksesta käyttöönottoon on selkeä. Vaakakupissa oli myös hinta, johdon raportit ja kehitystyö sekä tulevaisuuden näkymät ja yrityksen omistuspohja”, Timo täydentää.

Käyttöönotosta osaajaksi puolessa vuodessa

Päätöksen jälkeen Helin lempeän tehokkaassa otteessa käyttöönotto sujui erinomaisesti. ”Meillä oli selkeä tavoite: kesällä peruskäyttö on kaikilla työntekijöillä hallinnassa ja syksyllä saamme lisätehoja ohjelmasta”, Heli toteaa. Apteekissa valmistautuminen uuteen järjestelmään aloitettiin jo ennen aloituskoulutusta ottamalla harjoitusympäristö käyttöön. Farmasistit harjoittelivat siellä yhteensä 6 tunnin ja tekniset 4 tunnin verran. Tehdyt harjoitustunnit kirjattiin ylös. Kyetäkseen ohjaamaan muita, Heli opiskeli ohjelmistoa Neuvosta ja kävi pääkäyttäjävalmennuksessa. Lisäksi apteekilla oli hyvä yhteys Pharmadatan kouluttajiin ja mahdollisuus esittää heille kysymyksiä.

Uuden järjestelmän käyttöönotto tapahtui maaliskuussa. ”Käyttöönotossa ei tapahtunut suurta notkahdusta toiminnassa. Pharmadatan kouluttajat olivat paikalla ja heidän lisäksi meillä oli järjestelmän tunteva vuokrafarmaseutti ensimmäisinä viikkoina. Otimme Pharmadatalta paljon aloituskoulutusta, apteekin pitkistä aukioloajoista, vapaista ja lomista johtuen”, Heli toteaa. Järjestelmänvaihdon yhteydessä uusimme myös laitteita vastaamaan tulevaisuuden tarpeisiin.

Kaikki tehot irti

Uuden pd3-järjestelmän käyttö sujui kesällä suunnitelmien mukaan. Osaamisen taso oli heti hyvä ja reseptinkäsittely sujui. Uusi järjestelmä mahdollisti mm. asiakkaiden tarpeiden ja toiveiden aikaisempaa tehokkaamman toteuttamiseen.

Asiakasrajapinta toimii hyvin ja pd3-järjestelmällä on mukava työskennellä. Tämä on tulevaisuuden työkalu”, Timo tyytyväisenä toteaa ja mainitsee pd3:n palvelevan häntä työuransa loppuun asti.

Helillä on katse kohti seuraavia tavoitteita ja toiminnan tehostamista. Listalla ensimmäisenä on varastonhallinta ja tavaranpurun suoraviivaistaminen. Esimerkkinä tästä hän mainitsee lääkkeiden menekinmukaisenjärjestelmän tehostamisen saatavilla olevan tiedon ja suodattimien avulla. Lisäksi hän nostaa esille tukkukaupan toimituskatkokset, joissa apteekilla on suuri rooli. Saatavan tiedon avulla tätäkin tullaan tehostamaan. ”Luvassa on raporttien vertailua ja apteekillemme olennaisten asioiden kehitystyötä”, Heli tyytyväisenä summaa.

Mitä ammattilainen arvostaa

Hyvä apteekkitietojärjestelmä on toimintavarma ja apteekin sekä työntekijän tarpeisiin muokattava”, Farmanian Pohjois-Suomen aluepäällikkö Annukka Kurvinen toteaa. Vuokrafarmasistina hänellä on laaja kokemus kaikista markkinoilla olevista tietojärjestelmistä ja niiden toimivuudesta eri apteekeissa.

Energisellä ja positiivisella asenteella varustettu

Annukka on ollut Farmanialla vajaat kaksi vuotta ja koko työuransa aikana kiertänyt noin 30 apteekissa. Farmania Oy on perustettu 2012 ja Suomen Apteekkariliitto on siinä osakkaana. Yritys palvelee apteekkeja ja lääkeyrityksiä ympäri Suomea. Yrityksen tavoitteena on vahvistaa apteekkien toimintaa sekä palveluiden sujuvuutta tarjoamalla työntekijöitä apteekkien tarpeeseen.

Apteekissa voi olla jokin kolmesta markkinoilla olevasta tietojärjestelmästä ja farmasistina menemme usein suoraan asiakaspalveluun ja tiskiin. Siinä kohtaa ei ole paljoakaan aikaa opiskella, vaan järjestelmä tulee osata ja reseptit toimitettava”, Annukka kertoo arjen työstä.

Ensikokemuksiaan pd3-järjestelmästä Annukka sai Oulussa, jossa hän kertoo menneensä apteekkiin töihin ja suoraan reseptintoimitukseen. Edessä oli apteekkijärjestelmä, jonka hän näki elämänsä ensimmäistä kertaa. Työpäivä tuli vahvan ammattitaidon ansiosta kunnialla hoidettua.

Nykyisin Annukka on varsinainen pd3-asiantuntija. Käytön lisäksi hän on edistänyt osaamistaan tutustumalla Neuvossa olevaan materiaaliin ja osallistumalla Pharmadatan koulutuksiin.

Farmasistit käyttävät pääsääntöisesti tietojärjestelmien reseptinkäsittelyä. Oman kokemukseni perusteella osaamista kannattaa laajentaa esim. Pharmadatan laskutuskoulutuksella. Koulutus on todella hyvä ja laajentaa ymmärrystä järjestelmän logiikasta ja apteekin koko toimintaketjun etenemisestä. Hyöty konkretisoituu arjen työssä ja tilanteissa, joissa tarvitaan tehokasta ongelmanratkaisua”, Annukka toteaa.

Tietojärjestelmä muistin tukena

Jokainen apteekki on erilainen ja apteekkijärjestelmän tulee taipua sen toimintaan, huomioiden viranomaissäädösten toteuttaminen ja laajan tuotevalikoiman hallinta eri tilanteissa. Arvostan lisäksi järjestelmää, johon voi luottaa. Farmaseuttinen osaaminen on kaiken pohjalla ja apteekkijärjestelmä tukee perustyötä. Kun ohjelma hoitaa oman osuutensa, ei farmasistin tarvitse olla koko ajan laskin kädessä ja mittaamaton määrä tietoa muistissa.”, Annukka toteaa. Esimerkkinä järjestelmän tuomasta avusta Annukka mainitsee toimitusvälilaskennan, lääkevaihdon ja poikkeavan viitehintaryhmän. ”Hyvin suunniteltuna ohjelmana pd3 ei anna minun tehdä näissä virheitä”, Annukka vielä summaa.

Looginen ja kehittyvä

Jokaisella on oma työskentelytapansa ja pd3-ohjelmisto antaa mahdollisuuden räätälöidä itselleen mielekkään tavan työskennellä. ”Kokemukseni mukaan, apteekkien kannattaisi ottaa alussa käyttöön yksi yhtenäinen toimintatapa. Tällöin kaikille tulisi toimintamallin lisäksi yhtenäinen mielikuva ohjelmiston toiminnasta ja logiikasta. Taitojen kehittyessä voisi myös muita variaatioita ottaa käyttöön. Tämän lisäksi suosittelen käymään Neuvossa säännöllisesti ja seuraamaan versiohistoriaa. Ohjelmisto kehittyy jatkuvasti ja jos olet oppinut jonkun toimintatavan kaksi vuotta sitten, kannattaa ehdottomasti selvittää kaipaako se ajantasaistamista”, Annukka kertoo erilaisissa apteekeissa kohtaamistaan tilanteista.

Kehittyvään pd3-järjestelmään tehdään käyttäjien toiveiden mukaisia uudistuksia ja parannuksia kolmen viikon välein. Tiedot näkyvät Neuvossa olevassa versiohistoriassa. Niihin kannattaa apteekissa tutustua ja viedä apteekin kannalta merkittävimmät muutokset Prestoon kaikkien työntekijöiden tutustuttavaksi. Osa apteekeista on kouluttanut pääkäyttäjiä, jotka huolehtivat tämän lisäksi uusien ominaisuuksien kouluttamisesta koko henkilökunnalle.

Savon Apteekki: Projektipäällikkö hoitaa asiat ajallaan

Apteekin muutto uusiin tiloihin edellyttää huolellista valmistelua ja suunnittelua sekä aikataulutusta. Apteekkari Sari Mujunen siirsi Savon Apteekin kauppatorin laidasta lokakuun alussa kauppakeskukseen. ”Apunani minulla oli Pharmadatan projektipäällikkö. Asiat hoidettiin täsmällisesti ja ajallaan”, Sari tyytyväisenä toteaa.

Apteekki nuorentuu muutossa

Apteekkipalvelua on Savon Apteekista saanut yli kaksisataa vuotta. Gustaf Ertvin Masalin perusti apteekin Savonlinnaan v. 1817. Muuton myötä pääapteekki siirtyi kauppatorilta Sokoksen kauppakeskukseen. ”Nykyisessä apteekissa on esteetön kulku ja avarat tilat asioinnille sekä hyvä sijainti kauppakeskuksessa”, Sari perustelee muuttoa.

Pääapteekin lisäksi Laitaatsillassa palvelee sivuapteekki Savon Apteekki ABC.  Molemmissa apteekeissa on käytössä Salix-apteekkijärjestelmä ja hoitokotien ja kotisairaanhoidon tilaukset tehdään EasyMedi-tilauspalvelulla.

Hyvät esivalmistelut onnistuneen toteutuksen taustalla

Muuton läpivieminen muun liiketoiminnan ohella asettaa haasteita useiden tekijöiden osalta. Muutoksenhallinta edellyttää hyvää kommunikointia, seurantaa ja johtamista muutosta vastaavien tahojen kesken.

Pharmadatan projektipäällikkö Tero Mäkiranta oli apuna muutossa. Hän vastasi apteekin muuttoprojektista ja sen etenemisestä, sekä varmisti eri osapuolten yhteistyön. Projektin alussa yhdessä apteekkarin kanssa määriteltiin apteekin odotukset ja tarpeet sekä resursoitiin avainhenkilöiden vastuualueet, huomioiden myös ajan, kustannusten sekä laadun näkökulmien haasteet. ”Projektipäällikkö hoiti tehtävänsä erinomaisesti ja etukäteisvalmistelut oli huolella tehty”, Sari antaa palautetta toiminnasta.

Projektin eteneminen

Projektissa edettiin suunnitelmallisesti ennalta rakennetun aikataulun ja ohjelman mukaan. Projektipäällikkö huolehti kokonaisuudesta, kartoittaen tarvittavat laitteet, niiden asennukset sekä Apteekkiverkon ja tarvittavien yhteyksien tilaamisesta ja avaamisesta. ”Tero piirsi tarkat kartat mitä mihinkin tulee. Samalla hankimme myös muutamia uusia näyttöjä ja koneita, nekin asettuivat paikoilleen. Projektipäällikön ohjeet olivat oikein hyvät ja selkeät”, Sari kiittelee, ja jatkaa ”projektipäällikkö hoiti asiat ajallaan ja oli täsmällinen. Muistettavaa oli paljon, eikä häntä tarvinnut mistään erikseen muistutella.

Savon Apteekin muutossa koneiden ja laitteiden asennukset uusiin toimitiloihin tehtiin perjantaina puolessa päivässä. Tuotteet aseteltiin viikonvaihteen aikana paikoilleen. Maanantaina apteekki avasi uusissa tiloissa. ”​Jopa kirjoitin toimi!” Sari hämmästelee tehokkuutta.

Jäämme innolla seuraamaan uuden liiketilan vaikutuksia apteekin liiketoimintaan”, Sari lopuksi summaa. Onnistunut muutto on takana ja kaikki edellytykset menestymiselle ja kasvulle on olemassa.​

Tehokasta teknologiaa pieneen apteekkiin

”Kyetäkseen toimimaan ja palvelemaan asiakkaita tehokkaasti, on teknologian palveltava ihmistä parhaalla mahdollisella tavalla – apteekin koosta riippumatta”, toteaa apteekkari Elina Hakkarainen Kälviän apteekista. Apteekki on auki kuutena päivänä viikossa ja hyvien teknologisten ratkaisujen ansiosta, se on mahdollista vajaan viiden hengen työpanoksella.

Ihmisen ja teknologian liitto

Kälviän apteekki haluaa tarjota asiakkaille heidän tarvitsemansa apteekkituotteet ripeästi ja ilman jonotusta. Apteekin ovien ollessa suljettuna asiakkaat noutavat tilaamansa tuotteet apteekin noutolokerosta. Verkkoapteekin on suunniteltu avautuvan ensi keväänä. Reseptuuri on vajaa neljäkymmentätuhatta ja annosjakelussa on viitisenkymmentä asiakasta, joiden määrät ovat selkeässä nousussa. Maaseutupaikkakunnan apteekkina Kälviällä on ihmislääkkeiden lisäksi myös runsaasti eläinlääkkeitä toimitettavanaan.

”Aloitin apteekissa yhdeksän vuotta sitten. Ensimmäisenä halasin kaikki työntekijäni”, Elina kertoo yhdeksän vuoden takaisista tunnelmista. Apteekkia on sen jälkeen uudistettu, ja vuosi sitten Salix -apteekkijärjestelmä vaihtui pd³:een. Ihmisten ja teknologian yhteensovittaminen on keskeinen osa apteekin toimintaa ja apteekkarin toimintafilosofiaa.

Pieni ja tehokas

Pieni apteekki ei tarkoita sitä, että toimintoja olisi suurta apteekkia yhtään vähempää. Asiakkaita voi olla vähemmän, mutta muun muassa viranomaisvaatimukset ovat kaikille samat. Pienemmällä henkilöstöresurssilla tehokas reseptintoimitus on tärkeä osa apteekin toimintaa, johon pd³-järjestelmä tuo merkittäviä hyötyjä ja nopeutta.

Kälviällä tiedon suodattaminen ja tiedolla johtaminen ovat apteekin arkipäivää. ”Tietoa suodattamalla ja jalkauttamalla lisäämme apteekin kannattavuutta ja aikaansaamme selkeää säästöä”, Elina toteaa. Esimerkkinä tästä hän kertoo:”pd³:ssa saan suodatettua Ratiofarmin tuotteet yhdelle listalle. Suodatan siitä sitten verokannat ja menekin. Niiden avulla kykenen tilaamaan liiketoiminnan kannalta parhaat tuotteet hyvitysilmoituksen saatuani.”

Erityiskiitosta saa lisäksi tuotekorttitietojen suodattaminen, joka on aktiivisessa käytössä mm. varastopaikkojen suunnittelussa ja hyllytysmuutoksissa. ”Pharmadata on tuonut meille helpotusta arkeen”, Elina selkeästi toteaa.

Osa suurempaa kokonaisuutta – perustehtävä hoidetaan ilolla

Ekologisuus on osa apteekin imagoa. Sähköinen resepti ja varastonhallinta kulkevat pd³-järjestelmässä ja tilaamisessa on suunniteltu siirryttävän ensi vuonna EasyMediin. Paperitulosteidenkin määrä on minimoitu. ”Paperia ei turhaan tulostella, vaan mm. lomakkeet ja tulosteen kuten työpaikkakassa- ja lääkevalmistusohjeet ovat Prestossa. Laskutuksessa meillä on Ropo-laskutuspalvelu ja reseptipäiväkirjojakaan ei tarvitse tulostaa, vaan ne ovat sähköisessä muodossa pd³:ssa”, Elina kertoo.

Apteekki luopui vuoden alussa muovikasseista ja teki Green Deal sopimuksen. Muovikassirahoilla hankittiin kahvikone asiakastilaan. Asiakkaille järjestettävissä tapahtumissa kahvit nautitaan nahkasohvalla istuen. ”Apteekin perustehtävä tulee kyetä hoitamaan ilolla. Kun se toimii, niin arkikin hoituu”, Elina toteaa ja tarjoaa cappuccinon kahvilasista.