pd³ haltuun kahdeksassa tunnissa

Satafarman farmaseutit Minna Viljanen ja Meriminttu Hollming ottivat vastaan Pharmadatan haasteen, jossa he opettelivat pd³-käytön alusta alkaen kahdeksan tunnin aikana. Lähtötilanne pd³:n käyttöön oli naisilla hieman erilaiset. Viljanen oli perehtynyt ohjelman käyttöön ja reseptin toimitukseen ennakkoon pd³:n opetusvideoiden avulla, kun taas Hollming osallistui haastepäivään ilman opetusvideoilta hankittua ennakkotietoa.

Heti ensimmäisen sisäänkirjautumisen ja työpisteen vaihdon jälkeen tuli esiin pd3:n lyömätön etu kirjautumisvaiheessa. Oman varmennekortin tunnuksilla pd³ kirjaa farmaseutin sisään ohjelmaan, eikä erillisiä kirjautumistunnuksia tarvita. ”Tämä on tosi hyvä juttu meille vuokrafarmaseuteille, kun ei tarvitse muistaa jokaisen pd³-apteekin omia tunnuksia, vaan tunnukset ovat samat jokaisessa apteekissa. Ja varmennekortilla kirjautumalla pääsee nopeasti aloittamaan työskentelyn”, Viljanen kertoo huomioistaan.

Raision Ykkösapteekin proviisori Jaana Pöntiskoski ja proviisoriopiskelija Iida Turunen perehdyttivät satafarmalaiset pd³-järjestelmän saloihin. pd³ on ollut käytössä Raision Ykkösessä jo useamman vuoden ja Helsingin yliopistossa opiskelevalle Turuselle on pd³-järjestelmä tullut tutuksi perin pohjin kahden apteekkiharjoittelun aikana.

 

pd³ on mainettaan parempi

”Kyllähän sitä on kuullut juttuja, että pd³-järjestelmä on hankala tai vaikeakäyttöinen, mutta rehellisesti sanoen opetuspäivä todisti, että näin ei ole. Ohjelma on todella nopea ja ohjaa käyttäjäänsä tekemään reseptin käsittelyssä kaikki tarvittavat tehtävät oikeassa järjestyksessä”, Viljanen kertoo. pd³ on suunniteltu opastamaan käyttäjäänsä tekemään asiat oikein ja tämän ominaisuuden avulla käyttäjä pystyy käsittelemään reseptin alusta alkaen ripeästi ja tehokkaasti.

pd³ on uudistunut vuosien varrella useamman kerran ja vanhat kokemukset esimerkiksi vuodelta 2009 eivät ole ajankohtaisia. Ohjelman oppiminen ja käyttö on helppoa. Tästä esimerkkinä uusi pd³-käyttäjä, joka tunnin perehdytyksellä toimitti apteekissa kolmanneksi eniten reseptejä.

Perehdytys käynnissä, Raisio Ensimmäinen apteekki.

Käyttäjäystävällisyys ja informaation määrä vakuuttaa

”Kaikki tieto resepteistä on kivasti näkyvillä samalla ruudulla, kunhan vain silmä tottuu löytämään tiedot”, Hollming naurahtaa ja jatkaa ”On kiva, että toimitusvälilaskin on suoraan näkyvillä ja se laskee valmiiksi reseptin toimitusvälejä”. ”Myös jo lääkettä valitessa on hienoa, että tiedot reseptistä näkyvät samassa ruudussa. Näin ei tarvitse pomppia edestakaisin ruuduilla, vaan pd3:ssa saa valittua oikean pakkauskoon heti annosohjeen mukaisesti”, Viljanen lisää.

”Ehdottoman hyvä juttu on, että reseptin jäljellä olevaa määrää pystyy muokkaamaan nopeasti ja helposti vielä toimituksen jälkeen”, toteaa Viljanen tyytyväisenä. ”Aika ajoin tulee näppäily- tai laskuvirheitä itse kullekin, joita pitää korjata toimituksen jälkeen.”

Oman näkymän muokkaaminen itselle sopivaksi on pd³-järjestelmän ominaisuus, mikä palvelee jokaista käyttäjää yksilöllisesti. Proviisorit, farmaseutit ja lääketyöntekijät työskentelevät eri tavoin ja yksilöity näkymä nopeuttaa ja helpottaa työskentelyä. ”Minä innostuin tästä omasta näkymästä erittäin paljon. Jokainen farmaseutti tykkää katsoa asioita vähän eri suunnalta ja pd³ antaa mahdollisuuden tehdä reseptinkäsittelystä juuri minulle optimaalisen”, kertoo Viljanen.

Päivän päätteeksi satafarmalaisille jäi päällimmäiseksi mieleen pd³:n käyttäjäystävällisyys. Kaikki informaatio on helposti ja nopeasti löydettävissä ja sitä pystyy muokkaamaan omiin tarpeisiin sopiviksi. Työpisteen vaihto niin apteekin sisällä kuin apteekista toiseen on helppoa ja nopeaa.

Helppoa ja nopeaa!

MobilePaylla joustavuutta maksamiseen

Ovatko asiakkaat tiedustelleet MobilePay-maksamista. Pharmadatan pd³- ja Salix kassoissa on mahdollista ottaa nyt myös MobilePay käyttöön.

MobilePaylla asiakas maksaa ostokset vain yhdellä pyyhkäisyllä. Suomen käytetyin mobiilimaksusovellus MobilePay on maksuton kaikkien pankkien asiakkaille. MobilePaylla voi maksaa myös 50 euron lähimaksurajan ylittävät ostokset koskematta käteiseen, kortteihin tai maksupäätteeseen. Mobiilimaksaminen on hygieeninen vaihtoehto!

 

MobilePayn käyttöön liittyvät kustannukset:

·        Sopimuksen teko on maksuton.

·        Tapahtumakohtainen hinnoittelu alkaen 0,75%, 0-1999 tapahtumaa vuodessa (minimiveloitus 0,06 €/tapahtuma).

·        Palvelumaksu 4€/lasku bruttotilityksessä, kerran kuukaudessa.

 

Vaatimukset:

·        Yomani ML -maksupääte.

·        Uusin maksupäätteen ohjelmistoversio (tarkistetaan käyttöönoton yhteydessä).

·        Maksupääteessä on BLE-sim –kortti (tarkistetaan käyttöönoton yhteydessä).

·        Kauppiassopimus MobilePayn kanssa.

Huom. MobilePay ei toistaiseksi toimi SOK-Partner -maksupäätteissä, eli jos apteekissasi on käytössä S-Bonus -rekisteröinti.

 

Halutessasi MobilePayn käyttöön, ota yhteys omaan yhteyshenkilöösi Pharmadatan myynnissä tai sähköpostitse: myynti@pharmadata.fi.

Apteekkari Kari Jäsberg: ”Arvomaailma ratkaisi pd3:n valinnassa”

Ensimmäinen apteekki Tampereella vaihtoi 11. marraskuuta MAXX-järjestelmänsä Pharmadatan pd3:een. Apteekkari Kari Jäsbergille valinnan taustalla painoi ennen kaikkea arvomaailma.

”Julkisuudessa on viime aikoina maalailtu erilaisia uhkakuvia apteekkimaailman tulevaisuudesta ja esimerkiksi apteekkien ketjuuntumisesta. Tässä tilanteessa se, että Pharmadata on Apteekkariliiton omistama, merkitsi minulle paljon. On hyvä asia, että järjestelmä on näin ikään kuin meidän apteekkareiden hallinnoima ja omistama”, Jäsberg kertoo.

Muita argumentteja vaihdon taustalla olivat esimerkiksi pd3:n tehokkuus logistiikassa, turvallisuus sekä pilvipohjaisuus. Jäsberg on aiemmin tehnyt Pharmadatan kanssa yhteistyötä kymmenen vuoden ajan.

Ensimmäisen apteekin proviisori Juuli Kujansivu on huomannut pd3:n hyödyt myös käytännön arjessa.

”Koen, että se on reseptinkäsittelyssä nopeampi ja monipuolisempi, siinä näkee asiakastyön kannalta tärkeitä asioita helpommin. pd3 oli minulle entuudestaan tuttu, joten siirtyminen sujui luontevasti”, Kujansivu kuvailee.

”Logistiikassa pd3:n nopeus näkyy siten, että varastorobotti lähtee poimimaan lääkettä vikkelämmin ja tilattu lääke on pian apteekkihenkilökunnan saatavilla. Kun sellaisen lelun – varastorobotin – olen kerran itselleni ostanut, niin halusin sitä myös mahdollisimman tehokkaasti hyödyntää”, Jäsberg kertoo ja nauraa hyväntuulisesti.

 

 

Käyttöönotto hulabalon keskellä

Käyttöönottopäivä ei ollut tamperelaisapteekille helpoin mahdollinen. Ensimmäinen apteekki sijaitsee Sokos-tavaratalossa, jossa oli käyttöönottopäivänä meneillään kampanjapäivät. Tästä apteekilla ei ollut etukäteen tietoa.

”Asiakasmäärä oli paljon normaalia suurempi. Silti käyttöönotto sujui vallan hyvin. Henkilökunta osoitti loistavaa venymistä. Hyvässä hengessä ja pienellä huumorilla selvisimme päivästä – emmekä saaneet yhtään negatiivista palautetta asiakkailta”, Jäsberg ja Kujansivu kertovat.

Ensimmäinen apteekki Tampere työllistää apteekkarin lisäksi 19 apteekkialan ammattilaista.

”Totta kai myös muutosvastarintaa on ollut jonkin verran aistittavissa. Sopeutuminen vie aina aikansa. Mutta kokonaisuudessaan on lähdetty liikkeelle hyvällä asenteella ja haluttu oppia uutta ja kehittyä. Aika nopeasti aloin kuulla myös kommentteja siitä, millaiset yksityiskohdat uudessa järjestelmässä ovat todella hyviä. Suuri kiitos tästä”, Kujansivu sanoo.

 

Vahva tietosuoja merkitsee yhä enemmän

 

Apteekkari Kari Jäsberg on myös ehtinyt tutustumaan pd3:n analyysityökaluun, jota pitää mielenkiintoisena.

”Olen tykännyt siitä, ja se herättää luottamusta. Vielä toivoisin, että siihen saataisiin mukaan tuotetason kappalemääräinen seuranta, jolloin päästäisiin myyntirivilukuihin. Tällöin työkalu olisi mielestäni vieläkin hyödyllisempi. Tästä olen jo pharmadatalaisten kanssa keskustellutkin”, Jäsberg kertoo.

Analyysityökalun avulla apteekkiliiketoiminnan hallinta helpottuu.

”Saan erikseen esimerkiksi yrityksen ja apteekin luvut, joita voin tarkastella. Graafisuus luo myös mielenkiintoa ja toimivuutta. Grafiikka kertoo usein enemmän kuin luvut.”

Myös pilvipohjaisuus oli yksi valintaperuste Jäsbergille.

”Kun Vastaamo-case tuli esille, olin tyytyväinen, että meillä on vahvan tietosuojan takana tiedot ja järjestelmät. Pilvipohjaisuus auttaa myös työntekijöitä arjessa, kun ei tarvitse tehdä päivityksiä ja huolehtia niiden aikatauluista.”

 

Integraatio EasyMediin saa kiitosta

 

Proviisori Kujansivu nostaa esille uutena arkea helpottavana asiana EasyMedin integraation pd3:een. ”Tiedot tulevat suoraan EasyMedistä järjestelmään eikä niitä tarvitse selaimen kautta erikseen avata; viedä ja naputella kokonaan alusta järjestelmään. Tämä helpottaa työtä selkeästi.”

Kujansivu antaa myös kiitosta Pharmadatan kouluttajille.

”Kouluttajat olivat todella ammattitaitoisia, olemme saaneet hyvin apua tukipuhelimesta sekä Service Deskistä[NT2]  jälkikäteen. Päätimme tehdä käyttöönoton hyvin nopealla aikataululla ja onnistuimme.”

pd3-vinkit: asiakastapaus ja markkinointityökalu

Asiakastapaus

Asiakastapaukset on uusi tapa hallinoida asiakkaan tilaustuotteita ja keskeneräisiä asioita, kuten tilaukseen jääneitä ja erityislupahakemuksia. Ruutua voidaan käyttää myös asiakaspalvelun aloitusruutuna, jolloin asiakkaan tilanne apteekissanne näkyy suoraan yhdellä yhteenvetoruudulla.

Asiakastapaus linkittyy myös varastonhallintaan ja asiakasviestintään, jolloin työkalulla saadaan vähennettyä tarvetta lapuille ja erilaisille toimintamalleille keskeneräisten asioiden suhteen.

Markkinointityökalu

Markkinointityökalu on helppokäyttöinen ja monipuolinen tapa tehdä viestintää tai tarkastella raportteja erikseen rajatulle asiakasjoukolle. Työkalulla voidaan toteuttaa apteekin viestintäkamppanjoita ja muuta viestintää liittyen asiakkaiden taustatietoihin tai ostoihin.

Muista katsoa lisäohjeet Neuvosta.

Tikkurilan Ykkösapteekissa pd Analyysi auttaa tekemään tärkeät päätökset

Miten apteekillamme menee? Pharmadatan pd Analyysi antaa kysymykseen vastauksen tunnin tarkkuudella. Tikkurilan Ykkösapteekin proviisori Tapani Kaijaselle pd Analyysistä on ollut paljon hyötyä heti käyttöönoton ensi metreiltä alkaen. ”Odotukset ovat täyttyneet – puutteita en ole tästä juurikaan löytänyt.”

Tikkurilan Ykkösapteekin proviisori Tapani Kaijasta on aina kiinnostanut myyntistatistiikka. Pharmadatan pd Analyysi -työkalu proviisoreille on ollut Tikkurilassa pilottikäytössä muutaman kuukauden ja vastannut lähes täydellisesti odotuksiin heti pilottivaiheessa. Kuluvana koronavuotena pd Analyysi on tarjonnut kaivattua reaaliaikaista taloustietoa päätöksenteon taustalle.

”Sitä on käytetty heti oikeaan päätöksentekoon. Pd Analyysi on avannut talouteen näkymän, jollaista mikään muu työkalu ei ole aiemmin tarjonnut. Asiat, jotka aiemmin olivat vaikeasti hahmotettavia tai saatavilla vasta kuukausikirjanpidon valmistuttua, ovat nyt selkeitä ja näkyvillä heti, yhden klikkauksen päässä”, Kaijanen kertoo.

Reseptitoimitusten ja myyntikatteen seuraaminen ja vertailu aiempaan kuukausi-, viikko- ja päivätasolla ovat Kaijaselle työkalun tärkeimmät ominaisuudet. Myyntikatteen seuraaminen tuntitasolla on ollut uusi ja talousmielessä erittäin informatiivinen ominaisuus.

Ohjelmistossa on kymmenen valmista raportointinäkymää, joissa jokaisessa on useita eri kuvaajia. Mikäli haluaa pureutua talousanalyysissa syvemmälle, pd Analyysi tarjoaa Kaijasen mukaan myös monipuoliset suodatusmahdollisuudet.

”On hienoa, kun näkee pelkästään kirjautumalla ohjelmaan, kuinka paljon meneillään oleva viikko on tuonut katetta. Tai millainen vuosi on ollut tähän asti tunnin tarkkuudella verrattuna vuodentakaiseen. Tietoa saa irti todella nopeasti, kun ei tarvitse erikseen ajaa raportteja.”

 

pd Analyysi kirkastaa talousnäkymät

Tikkurilan apteekki on reseptuurin ja asiakasmäärän suhteen keskivertoa suurempi apteekki, joka sijaitsee terveyskeskuksen vieressä. Kaijanen on kuitenkin apteekin ainoa proviisori apteekkarin lisäksi.

”Riippuu tietenkin työnjaosta apteekkarin ja proviisorien välillä, mikä pd Analyysin rooli on proviisorin työssä. Suosittelen pd Analyysiä kaikille proviisoreille, jotka ovat kiinnostuneita apteekin talouden ja myynnin kehittämisestä.”

Kaijasella itsellään on proviisorikoulutuksen lisäksi myös kauppatieteiden maisterin tutkinto Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulusta. Myyntiluvut ovat aina vetäneet häntä puoleensa.

”Muutaman vuoden päästä työskentelen toivottavasti apteekkarina omassa apteekissa. Jos minulla olisi uusi apteekki, ottaisin pd Analyysin käyttöön heti. Se avaa aivan uudenlaisen, kirkkaamman, tarkemman talousnäkymän apteekkimaailmaan.”

 

pd Analyysi on pd3-järjestelmän maksuton lisäpalvelu apteekkareille. Nyt palvelu on tilattavissa lisämaksusta myös henkilökunnan käyttöön.

Tilaa pd Analyysi tästä!  HUOM! Linkki toimii Apteekkiverkosta.

pd3:een siirtyminen olisi kannattanut jo aikaisemmin

Kuokkalan apteekki vaihtoi Salixin pd3:een huhtikuussa keskellä koronahässäkkää. Apteekkari Petri Krögerin mielestä tämä kannatti. ”Olemme pystyneet realisoimaan järjestelmän tehokkuudesta syntyviä hyötyjä nopeasti. Ja jos tulee koronan toinen aalto tai muita vastaavia tilanteita, niin meillä ovat nyt työkalut kunnossa.”

 

Kuokkalan apteekki Jyväskylässä siirtyi Salixista pd3-järjestelmän käyttöön huhtikuun 21. päivä keskellä ”koronahässäkkää”. Ei siis ihme, että järjestelmämuutos jännitti ja mietitytti aluksi apteekkari Petri Krögeriä.

”Olimme kuitenkin tehneet ennakkoon paljon töitä muutoksen eteen. Halusimme myös saada EasyMedi-tilauksiin nopeasti lisää tehoa”, Kröger kertoo.

Tilannetta ei helpottanut se, että apteekissa oli uudessa erikoistilanteessa kova kiire. Puhelin soi jatkuvasti ja asiakkaita oli normaalia enemmän. Kouluttautumiseen uuden järjestelmän saloihin oli vaikea löytää aikaa.

”Kaikki meni kuitenkin lopulta todella sujuvasti ja hyvin – paremmin kuin osasin edes toivoa. Henkilöstön palaute on ollut positiivista ja porukka innostunutta. Olemme pystyneet realisoimaan järjestelmän tehokkuudesta syntyviä hyötyjä nopeasti.”

Etenkin takatöissä eli kotien ja verkkoapteekkitilausten käsittelyssä homma käynnistyi Krögerin mukaan saman tien todella hienosti.

”Hyöty oli nähtävissä heti. Viime päivinä olen miettinyt, että olisi kannattanut siirtyä uuteen moderniin järjestelmään jo aiemmin. Ja jos tulee koronan toinen aalto tai muita vastaavia tilanteita, niin meillä ovat nyt työkalut kunnossa, tulipa vastaan mitä tahansa”, Kröger kertoo.

 

Verkkoapteekin ylläpito on nyt helppoa

pd3:een siirtymisen hyötyjä Kröger löytää monia. EasyMedin integroituminen pd3-järjestelmään on nopeuttanut hoivakotien tilausten toimittamista selkeästi, kun tilaukset tulevat suoraan pd3-järjestelmään.

”Myös virhemahdollisuuksien määrä vähenee, kun ylimääräistä naputtelemista järjestelmään ei ole. Papereita ei tarvitse pyöritellä eikä tulostaa, kun tiedot ovat järjestelmässä. Meille tämä on ollut kullan arvoista.”

Korona-aikana eApteekkitilausten määrä on lisääntynyt selkeästi. pd3:een siirtyminen on tuonut tähänkin selkeää helpotusta. eApteekin integroituminen pd3-järjestelmään on tehnyt käsittelystä selkeää ja tehokasta. Esimerkiksi kampanjahintoja voi nyt ylläpitää pd3:ssa ja tiedot kulkevat automaattisesti verkkokauppaan.

”Verkkoapteekin tilausten käsittely pd3:ssa on todella sujuvaa ja myynnit saadaan suoraan kirjanpitoon. Saldot ja hinnat pysyvät ajan tasalla myös verkon puolella. Tämä helpottaa verkkoapteekin ylläpitoa merkittävästi.”

Samaan syssyyn Kuokkalan apteekkiin otettiin käyttöön muitakin uusia työkaluja, kuten kotiinkuljetus, pikalasku ja liikkuva maksupääte kotiinkuljetuksissa. Kaikki nämä ovat Krögerin mukaan varsin helppoja käyttää pd3:n yhteydessä.

”Toki ihan perus reseptinkäsittelykin on oikein sujuvaa uudella järjestelmällä.”

 

Ajansäästö EasyMedin käytössä on merkittävä

Kuokkalan apteekissa työskentelee 12 apteekkialan ammattilaista. Keskikokoisella jyväskyläläisapteekilla on asiakkaanaan useampi hoivakoti. Kukaan henkilökunnasta ei ollut aiemmin käyttänyt pd3-järjestemää. Koulutusaikana paikalla oli kuitenkin puolentoista viikon ajan pd3-järjestelmän hyvin taitava proviisori auttamassa ja neuvomassa henkilökuntaa. Tämä järjestely helpotti siirtymää todella paljon.

”Henkilöstö on jo näin lyhyessä ajassa löytänyt järjestelmästä paljon positiivisia puolia. He ovat halunneet oppia ja opiskella, vaikka korona-aika ja järjestelmämuutos ovat aiheuttaneet luonnollisesti myös stressiä – siitä iso kiitos heille.”

Positiivista palautetta Kröger on saanut työntekijöiltä etenkin EasyMedin käsittelystä. EasyMedi3 oli Kuokkalan apteekissa käytössä ennenkin.

”EasyMedin integroitumisesta pd3:een on tullut kaikista eniten myönteistä palautetta. Ajansäästö on merkittävä – työ hoituu nyt arviolta lähes puolta nopeammin. Tämä on iso asia”, Kröger kuvailee.

Entä mitä hän haluaa sanoa niille, jotka harkitsevat uuteen järjestelmään siirtymistä?

”Hyvät asiat Salixia käytettäessä, kuten EasyMedi, Procuro ja Presto, toimivat edelleen myös myös pd3:ssa. Lisäksi päälle tulee paljon uusia hyödyllisiä toimintoja ja ominaisuuksia. Apteekkiarki on ainakin meillä helpottunut selkeästi.”

Pharmadata ja Pfizer kehittivät apteekeille lääkehoidon tukipalvelun – ”halusimme tukea lääkkeiden oikeaa ja turvallista käyttöä käytännönläheisillä ohjeilla”

Pharmadata ja lääkeyhtiö Pfizer ovat kehittäneet pd3-apteekkitietojärjestelmään uuden lääkehoidon tukipalvelun, jonka tarkoituksena on tukea suunnitellun lääkehoidon toteutumista ja pyrkiä parantamaan lääkehoitojen vaikuttavuutta. Palvelu koostuu yritysinfosta ja yritysviestistä.

 

Yritysinfo

Farmasistit ovat päivittäin työssään tekemisissä laajan lääkekirjon kanssa, eikä yksittäinen farmasisti voi millään hallita kaikkien lääkevalmisteiden hoidon toteutukseen liittyviä yksityiskohtia. Yritysinfon tietoruutu tarjoaa farmasistille reseptilääkkeistä käytännönläheiset lääkkeen oikeaa ja turvallista käyttöä edistävät tiedot asiakkaan kanssa läpikäytäväksi. Yritysinfosisällöt käsittelevät muun muassa lääkehoidon tavoitteita sekä potilastukiohjelmia.

Apteekkiammattilaisten käytössä olevan valmisteyhteenvedon lisäksi farmasisti saattaa kaivata lääkkeestä muuta käytännönläheistä ja uutta tietoa. Yritysinfo tulee automaattisesti farmasistille näkyviin reseptintoimitustilanteessa.

”Tähän asti potilastukimateriaali on ollut järjestelmissä saatavilla välilehdillä parin klikkauksen takana. Osassa tapauksista tieto on jäänyt huomioimatta ja hyödyntämättä. Pharmadata halusi kehittää informaation saatavuutta ja käytettävyyttä, ja täten tavoitella teknisillä ratkaisuilla parempaa lääkehoidon vaikuttavuutta”, Pharmadatan toimitusjohtaja Ilkka Toivola kertoo.

 

Yritysviesti

Mikäli asiakas antaa luvan, hän saa apteekissa asioimisensa jälkeen tekstiviestitse lisätietoa lääkehoitoon liittyvistä keskeisimmistä asioista.

”Tekstiviestien tavoitteena on palauttaa asiakkaan mieleen tärkeimmät apteekissa läpikäydyt asiat, ohjata potilas luotettavien tietolähteiden äärelle tai muistuttaa tärkeistä lääkehoitoon liittyvistä tapahtumista. Tekstiviesti voi esimerkiksi muistuttaa potilastukiohjelmasta, seurantakäynnistä tai tehosterokotteen ajankohdasta”, Pfizerin digitaalisista ratkaisuista vastaava Markus Väisänen kertoo.

 

Oikein toteutetulla lääkehoidolla tavoiteltuun hoitotulokseen

Palvelukehityksen taustalla on ajatus, että vain oikein toteutettu lääkehoito voi tuottaa tavoitellun hoitotuloksen.

”Palvelun kehitystyö lähti liikkeelle havaitsemastamme tarpeesta edistää suunnitellun lääkehoidon toteutumista. Tiedämme, että liian usein lääkehoidon toteutumiseen jää parannettavaa tai lääkehoito keskeytyy perusteetta. Lisäksi esimerkiksi rokotesarjojen tehosterokotukset usein unohtuvat. Tällaisiin haasteisiin pyrimme palvelulla vastaamaan”, Väisänen sanoo.

Palvelu on avattu 20.5.2020 kaikissa pd3-apteekkitietojärjestelmää käyttävissä apteekeissa neljälle Pfizerin reseptilääkevalmisteelle. Palvelun piiriin on tarkoitus tuoda tulevaisuudessa lisää lääkevalmisteita. Toiveena on myös se, että palvelu olisi tulevaisuudessa käytössä mahdollisimman laajasti Suomen apteekeissa ja siten mahdollisimman monen potilaan tukena.

Kehityshanke on kansainvälisesti uraauurtava.

”Meillä ei ole tiedossamme, että maailmalla olisi toteutettu vastaavaa lääkehoidon tukimuotoa. Perimmäinen tavoite hankkeessa on, että lääkehoidot toteutuisivat mahdollisimman oikein ja turvallisesti ”, Väisänen kertoo.

En enää pärjäisi ilman analyysityökalua

Kangasalan apteekin apteekkari Mikko Unkila pitää Pharmadatan kehittämää pd Analyysiä erinomaisena liiketoiminnan ja henkilöstön johtamisen työkaluna. ”Se on todella monipuolinen ja siitä näkee reaaliaikaisesti uskomattoman paljon asioita. Erityisesti nyt korona-aikana on ollut tärkeä seurata myynnin, keskiostosten ja asiakasvirtojen suuruutta päivätasolla, kun aiemmassa elämässä tietoa tuli tarkasteltua noin kerran kuukaudessa.”

 

”Ilman pd Analyysiä apteekkarilla ei olisi elämää. En enää pärjäisi ilman sitä”,  kertoo Kangasalan apteekin apteekkari Mikko Unkila kokemuksistaan Pharmadatan kehittämästä uudesta analyysityökalusta.

Kangasalan apteekissa on ollut pd Analyysi käytössä vajaan kahden kuukauden ajan ja Unkilan kokemukset siitä ovat erinomaiset.

Myynnin ja tuloksen seuranta tapahtui aiemmin apteekissa kuukausitasolla. Nyt Unkilalle on jo tullut tavaksi tarkastella myyntiä, reseptitoimitusten osuuksia ja asiakasvirtoja päiväkohtaisesti. Työkalua on Unkilan mielestä helppo käyttää ja sitä tulee tarkasteltua useita kertoja päivässä. Pd Analyysistä näkee jopa, miten eri tuotteet ja tuoteryhmät ovat myyneet eri päivinä.

”pd Analyysi on todella monipuolinen työkalu, josta näkee uskomattoman paljon asioita, joihin ei aiemmin ollut valmista näkymää. Työkalu näyttää myös päivä-, kuukausi- ja vuositasolla vertailun edelliseen vuoteen. Apteekkari pystyy päättelemään tästä valtavasti asioita, liiketoiminnan johtaminen on nyt paljon aiempaa analyyttisempää”, Unkila kertoo.

 

Pd Analyysi on myös henkilöstön johtamisen työkalu

Aluksi pd Analyysi on ollut ennen kaikkea liiketoiminnan johtamisen työkalu. Tulevaisuudessa Unkila uskoo käyttävänsä sitä yhä enemmän myös reaaliaikaisena henkilöstön johtamisen työkaluna. Sen avulla kun pystyy arvioimaan työvoiman tarvetta ja asiakasvirtoja reaaliajassa. Tällä taas on suuri vaikutus henkilöstöön liittyviin päätöksiin viikko- ja päivätasolla.

Analyysityökalu auttaa myös henkilöstön sitouttamisessa ja tavoitteiden asettamisessa. Se tarjoaa paljon sellaista dataa, jota voi hyödyntää yhteisten tavoitteiden asettamisessa.

”Luulen, että henkilökuntaa kiinnostaa nähdä lukuja myynnin ja keskiostosten suuruuden kehittymisestä sekä asiakasvirroista. Tällainen informaatio sitouttaa, motivoi ja kannustaa ihmisiä. Tiedon pohjalta apteekissamme pystytään tulevaisuudessa rakentamaan parempia tavoite- ja kannustejärjestelmiä”, Unkila kertoo.

Hienoa on myös Unkilan mielestä se, että analyysityökalu toimii pilvipalveluna, ja sitä voi siksi tietokoneen lisäksi käyttää myös muilla älylaitteilla , kuten puhelimella. Koronakevään aikana tämä on helpottanut selkeästi apteekkarin elämää.

Kangasalan apteekki on perinteikäs kivijalka-apteekki, joka on toiminut kaupungin keskustassa jo 120 vuotta. Henkilökuntaa apteekissa on noin viisitoista.

 

”Olemme riippuvaisia siitä, miten aktiivisia itse olemme. Jos haluamme kehittyä, meidän on tehtävä kovasti töitä sen eteen. Pd Analyysi on ollut yksi selkeä askel eteenpäin liiketoiminnan, markkinoinnin ja johtamisen kehittämisessä. Minulle apteekkarina siitä tuli saman tien elintärkeä johtamisen väline.”

 

Pharmadata panostaa tukipalvelun jatkuvaan kehittämiseen

Pharmadata kehittää jatkuvasti service deskinsä toimintaa ja panostaa työntekijöidensä ammattitaitoon. Tukipalvelusta saa nyt ongelmatilanteissa apua entistäkin ripeämmin. Mediatekniikan insinööri Tanja Nivala nauttii service desk -työn vaihtelevuudesta. ”Service deskissä ei voi koskaan tietää, mitä seuraavaksi tulee vastaan – tämä on työn suola. On hieno tunne, kun pystyy auttamaan asiakasta.”

Pharmadatan service deskiin tulee kuukausittain lähes 2500 puhelinsoittoa. Yksi Pharmadatan asiakkaita auttavista ammattilaisista on kolme ja puoli vuotta service deskissä työskennellyt Tanja Nivala.

”Nautin työstäni, koska jokainen päivä on erilainen. Asiakkaan ongelma voi liittyä tuotteeseen tai sovellukseen, järjestelmään tai verkkoyhteyteen. Puhelimeen vastatessa ei voi koskaan tietää, mitä on vastassa – tämä on työn suola”, Nivala kertoo.

Hän on koulutukseltaan mediatekniikan insinööri ja on ennen Pharmadataa työskennellyt apteekissa teknisenä työntekijänä.

”Tekniikan ja apteekkialan yhdistäminen on mun juttuni. Koen toimialan todella kiinnostavaksi.”

Toiminta kehittyy jatkuvasti

Pharmadata panostaa tukipalvelunsa kehittämiseen sekä työntekijöiden ammattitaitoon. Yhtiön service deskin työntekijöille onkin kertynyt kokemusta apteekkityöstä yhteensä 50 työvuoden ajalta. Pharmadata kerää ja analysoi asiakaspalautetta kuukausittain. Loppuvuonna tavoitettavuutta parannettiin entisestään.

Kun aiemmin ongelmia ratkottiin saman tien puhelimessa, nykyisin puhelimessa pyritään tekemään kiireellisyysanalyysi ongelmasta. Tämän toimintamallin tarkoitus on varmistaa, että kiireellisiin, apteekin liiketoiminnan kannalta merkityksellisiin ongelmiin saadaan ratkaisu nopeasti. Puheluiden lisäksi service deskiin tulee sähköposti- ja lomakepyyntöjä.

”Erityisesti Neuvosta löytyviä lomakkeita kannattaa hyödyntää, sillä jäsennelty tieto nopeuttaa ratkaisun löytymistä”, Nivala opastaa.

Toimintaperiaatteen muuttuminen näkyy myös tuloksissa: Puheluiden jonottamisaika on lyhentynyt selvästi. Nyt Pharmadatan service desk vastaa puheluihin keskimäärin puolessa minuutissa.

”Työntekijöiden työpäivä jakautuu ratkaisuvuoroon ja linjavuoroon. Ratkaisuvuorossa käsittelen työjonossani olevia, selvitystä vaativia asioita kiireellisyysjärjestyksessä. Linjavuorossa oleva työntekijä taas vastaa asiakkaan puheluihin”, Nivala kertoo.

Palvelu pelaa myös iltaisin ja viikonloppuisin

Pharmadatan service desk on arkisin auki aamusta iltaan sekä useita tunteja myös viikonloppuisin.

Maanantait ovat tyypillisesti ruuhkaisinta aikaa tukipalvelussa.

”Resursoimme service deskiämme ja haluamme palvella asiakkaitamme apteekkien aukioloaikoja vastaavilla tunneilla. Tiedämme hyvin tilastojen perusteella, milloin apteekeissa on kaikkein kiireisintä. Huolehdimme, että meillä on silloinkin toimintakykyä palvella asiakkaitamme”, Pharmadatan tukipalveluista vastaava johtaja Mikko Halinen kertoo.

Neuvo ohjeistaa myös Salix-käyttäjiä

Halinen ja Nivala korostavat, että Pharmadatan helpdeskiin saa soittaa aina, kun asiakkaalla on ongelma. Toisaalta toiminta tähtää myös siihen, että asiakkaat oppisivat itse ratkomaan ongelmia ja löytämään ohjeet Neuvosta.

Neuvo on Pharmadatan ohjepankki, jonne on kirjoitettu kuvallisia ohjeita perus- ja korjaustoiminnoista. Samalla se on myös tiedotuskanava, jossa Pharmadata kertoo muiden muassa ohjelmiston uusista ominaisuuksista tai häiriöistä. Myös Pharmadatan järjestämistä koulutuksista löytyy tieto Neuvosta.

”Olemme kehittäneet Neuvoa viime vuosina valtavasti ja toivomme, että asiakas oppisi ongelmatilanteessa omatoimisesti hyödyntämään Neuvoa ja etsimään sieltä ratkaisua.”

Neuvo tarjoaa näppäriä ohjeistuksia ja vinkkejä pd3-käyttäjien lisäksi myös Salix-apteekeille.

”Harva tietää, että Neuvosta löytyy Salix-käyttäjille esimerkiksi kattavasti laskutukseen liittyviä ohjeistuksia. On ilo huomata, että pikku hiljaa asiakkaat ovat alkaneet löytää Neuvon palvelut.”

Parasta on, kun asiakas oppii uutta

Holvi on puolestaan Pharmadatan kehittämä täysin uusi käyttäjähallintatyökalu.

”Se on kehitetty, jotta asiakkaalla olisi parempi näkymä käyttäjiinsä: Ketkä käyttävät apteekin järjestelmää? Mihin asti kirjautumistunnukset ovat voimassa? Holviin kirjautumalla henkilökunta pystyy poistamaan käyttäjiä, lisäämään uusia sekä jatkamaan tunnusten voimassaoloaikoja.”

”Kaikkien näiden uudistusten tarkoitus on sujuvoittaa apteekkien arkea”, Nivala lisää.

Työn vaihtelevuuden lisäksi parasta tukipalvelutyössä on hänen mielestään asiakkaalta saatu palaute.

”Tuntuu hyvältä saada kiitosta – kokea, että on auttanut asiakasta eteenpäin. Vielä paremmalta tuntuu, kun asiakas kertoo oppineensa meiltä jotain uutta. Tällöin olen onnistunut työssäni.”

Voiko tietojärjestelmää tulla ikävä?

Rovaniemeläinen Ounas-apteekki vaihtoi MAXX-järjestelmästä Pharmadatan pd3:een. Apteekkari Marko Huotari on tilanteeseen tyytyväinen. Vaihto oli tarkoin harkittu. ”MAXX-järjestelmän palvelimet olivat tulossa tiensä päähän ja edessä olisi ollut investointi uusiin palvelimiin. Siksi oli hyvä hetki miettiä koko järjestelmäasia puhtaalta pöydältä. pd3 on yksinkertaisesti edullisempi käyttää.”

Ounas-apteekki elää jännittäviä aikoja. Rovaniemeläisapteekki vaihtoi juuri MAXXin Pharmadatan pd3-tietojärjestelmään. Apteekkari Marko Huotari vaikuttaa tilanteeseen tyytyväiseltä. Järjestelmänvaihto oli positiivinen kokemus: vaihdon jälkeen seuravana aamuna kaikki toimi jo moitteetta.

pd3 on Huotarille ennestään tuttu järjestelmä. Vaihto pd3:een oli tarkoin harkittu. Mitkä olivat syyt vaihdon takana?

”MAXX-järjestelmän palvelimet olivat tulossa tiensä päähän ja edessä olisi ollut investointi uusiin palvelimiin. Siksi oli hyvä hetki miettiä koko järjestelmäasia puhtaalta pöydältä. Ohjelmistojen ja hinnastojen päivitykset ovat nyt taakse jäänyttä elämää. Kukaan apteekissa työskentelevä ei kaipaa niitä! Eivätkä ne ole apteekkiammattilaisten ydinosaamisaluetta.”

”Ei siitä pääse mihinkään, että pd3 on yksinkertaisesti edullisempi käyttää”, Huotari lisää.

 

”pd3 nopeuttaa arkityötä merkittävästi”

Huotari ei ole ainoa työntekijä Ounas-apteekissa, jolla oli aiempaa, positiivista kokemusta pd3:n käytöstä. Farmaseutti Ida Tuomas kertoo MAXX-aikana suorastaan ikävöineensä pd3:sta.

”Olen ihminen, joka ei ymmärrä tietokoneista juuri mitään, mutta MAXXia käyttäessäni ymmärsin, miten tärkeä työkalu ohjelmisto apteekkityössä on. Minulle tuli pd3:a ikävä”, Tuomas kertoo.

Esimerkiksi korttikirjautuminen on hänen mukaansa pd3:ssa todella näppärä toiminto, kun yhdellä pin-koodilla pääsee käsiksi kaikkiin tarvittaviin ohjelmiin ja tietoihin.

”Tämä nopeuttaa työskentelyä. pd3:ssa on paljon muitakin pieniä käytännön asioita, jotka helpottavat arkityötä. Ohjelmassa navigointi on sujuvampaa kuin MAXXissa, ja tarvittava tieto löytyy nopeammin. Reseptinkäsittely on meille farmaseuteille merkittävä osa apteekkityötä. pd3:ssa se vain on selkeästi helpompaa.”

 

Koulutusvideot poistivat uuden oppimiseen liittyvää jännitystä

Huotarin mukaan pharmadatalaisten kanssa oli helppo päästä samalla aaltopituudelle. Yhteistyö oli mutkatonta.

”Jotenkin tuntuu, että siellä todella kuunnellaan, mitä kentällä tarvitaan”, Huotari sanoo.

Ounas-apteekissa oli järjestelmänvaihdossa käytössä fyysisen tuen ohella Pharmadatan tuottamat opetusvideot. Huotarin mielestä ne toimivat mainiosti.

”Videot ovat hyviä, kun niissä näytettiin juurta jaksaen, miten esimerkiksi reseptinkäsittely tai tilauksen tekeminen etenevät. Työntekijät saivat itselleen luottamuksen, että pärjäävät. Turha jännittäminen jäi pois! Kun henkilöstö lähti oikeasti tekemään asioita uudella järjestelmällä, asiat etenivät nopeasti. Videot ajoivat tehtävänsä.”

 

Pharmadata on apteekkien omistama

Huotari kiittelee myös Pharmadatan viime vuosina tekemää kehitystyötä. pd3 on nykyaikainen ohjelmisto, johon tulee jatkuvasti uusia ominaisuuksia. Esimerkiksi reseptinkäsittely on parantunut viimeisen vuoden aikana Huotarin mielestä merkittävästi.

Henkilökunta on auttanut toinen toistaan uusien ominaisuuksien käyttämisessä ja on lähtenyt hienosti mukaan hankkeeseen.

”Jos joku hoksaa jonkin asian, niin hän kertoo siitä muille. Kymmenen pistettä henkilöstölle aktiivisuudesta, asenteesta sekä ennakkoluulottomuudesta. Henkilökunta on innokasta uusille asioille, vaikka totta kai uuden edessä esiintyy aina myös jonkin verran muutosvastarintaa. Toki pientä säätöä, varmasti myös paljon kysymyksiä ja toimintatapojen uudelleen miettimistä, on myös edessä”, Huotari kertoo.

Vaihdon taustalla vaakakupissa painoi Huotarilla vielä yksi asia.

”Pharmadata on kaikkien apteekkien omistama yhtiö. Kyllä tämä on asia, jonka koen myös tärkeäksi.”