Apteekki ja digitaaliset myyntikanavat – Pharmadata Käyttäjäpäivä 20.3.2019

Erinomaisen suosion saanut tapahtuma järjestetään uusin aihein.
Uusinta apteekkiteknologiaa ja ideoita hyvässä seurassa – Pharmadatan Käyttäjäpäivä!

Ensiesittelyssä kevään uudistukset!

Apteekki ja digitaaliset myyntikanavat

Aika: keskiviikko 20.3.2019 klo 9.30-16.30
Paikka: Meclu Business Baana, Mechelininkatu 1A, Helsinki.

Ohjelma:
8:30    Aamukahvit
9:30    Käyttäjäpäivän avaus, toimitusjohtaja Ilkka Toivola
9:45    eApteekki, miksi minun apteekissani? apteekkari Marjo Rajamäki, Sodankylän apteekki
10:15  Mitä eApteekki tarjoaa apteekeille? eApteekki hankepäällikkö Iiro Salonen, SAL
11:30  pd³ ja Salix liitettynä eApteekkiin
12:30  Lounas
13:30  EasyMedi – Kokemuksia uudesta EasyMedistä, apteekkari Sari Westermarck, Tammelan apteekki
14:00  EasyMedi uudistuu – Asiakastilaukset apteekista entistä selkeämmin ja nopeammin, tuotepäällikkö Harri Havulinna
14:30  Kahvitauko
15:00  Pharmadatan uutuuksia 2019, tuotejohtaja Jukka Nurmi
16:00  Käyttäjäpäivän kooste ja tilaisuus päättyy

Tilaisuus on maksuton ja tarkoitettu Salix-, pd³- ja Maxx-käyttäjille.

Ilmoittaudu Pharmadata-päivään 13.3.2019 mennessä alla olevan linkin kautta. Lisätietoja tapahtumasta Suvi Karhula puh. +358 40683 4700

Paikkoja rajoitetusti, ilmoittaudu mukaan!

Menestyvän apteekin kumppani – Pharmadata!

Tulevaisuuden työkalu – moderni pd3- apteekkijärjestelmä

Huoli ja murhe tulevaisuudesta putosivat, kun on käytössä moderni apteekkijärjestelmä”, apteekkari Timo Mäenpää Tiiriön apteekista toteaa. Viime maaliskuussa apteekissa otettiin käyttöön pd3-järjestelmä ja onnistuneesta projektista vastasi proviisori Heli Saario.

Uuden apteekkijärjestelmän vaihtoon kannattaa perehtyä huolella

Jokaisen apteekin tulee apteekkijärjestelmän vaihtoa harkitessa miettiä tarkkaan omat tarpeensa. Meillä pohjatyö tehtiin huolella, laittamalla kaikki apteekkijärjestelmät samaan taulukkoon, ja käymällä ne huolellisesti kohta kohdalta läpi”, Heli kertoo. Arviointiprosessi suoritettiin vuosi sitten syksyllä, jolloin käytössä oli Salix-järjestelmä. Tiiriön apteekki on tyypillinen marketapteekki, jossa ruokaostoksilla asioivat lähikuntien asukkaat ja työmatkalaiset tulevat apteekkiin ”samalla parkkeerauksella”. Hyvän sijaintinsa vuoksi apteekki on myös mökkiläisten ja pohjoiseen kulkijoiden suosiossa. ”Vaikka asiakkaat voivat olla vain läpikulkumatkalla, palvelemme heitä hyvin ja kokonaisvaltaisesti”, apteekkari toteaa.

Päätöksessä Timo ja Heli kertovat lähteneensä hakemaan parasta tulevaisuuden tarpeisiin vastaavaa apteekkijärjestelmää. Koko henkilökunta osallistui päätöksentekoon ja kaikkien toiveita kuunneltiin sekä tietoa kerättiin niin ohjelmistoihin kuin käyttäjäkokemuksiin liittyen. ”Päätöksessä oli useita osa-alueita, jotka painottuivat pd3:n eduksi. Esimerkkinä voisi mainita oheisohjelmat. Procuro ja Presto ovat erinomaisia ja meillä kaikille tuttuja työkaluja, joita ilman farmasisti ei haluaisi toimia”, Heli toteaa valintakriteereistä.

Järjestelmänmuutos on aina merkittävä asia ja tutut oheisohjelmat tuovat helpotusta ja nopeuttavat muutokseen läpivientiä. Tämän lisäksi totesimme valintaa tehdessämme, että Pharmadatalla koulutus oli hyvin pilkottu ja polku asennuksesta käyttöönottoon on selkeä. Vaakakupissa oli myös hinta, johdon raportit ja kehitystyö sekä tulevaisuuden näkymät ja yrityksen omistuspohja”, Timo täydentää.

Käyttöönotosta osaajaksi puolessa vuodessa

Päätöksen jälkeen Helin lempeän tehokkaassa otteessa käyttöönotto sujui erinomaisesti. ”Meillä oli selkeä tavoite: kesällä peruskäyttö on kaikilla työntekijöillä hallinnassa ja syksyllä saamme lisätehoja ohjelmasta”, Heli toteaa. Apteekissa valmistautuminen uuteen järjestelmään aloitettiin jo ennen aloituskoulutusta ottamalla harjoitusympäristö käyttöön. Farmasistit harjoittelivat siellä yhteensä 6 tunnin ja tekniset 4 tunnin verran. Tehdyt harjoitustunnit kirjattiin ylös. Kyetäkseen ohjaamaan muita, Heli opiskeli ohjelmistoa Neuvosta ja kävi pääkäyttäjävalmennuksessa. Lisäksi apteekilla oli hyvä yhteys Pharmadatan kouluttajiin ja mahdollisuus esittää heille kysymyksiä.

Uuden järjestelmän käyttöönotto tapahtui maaliskuussa. ”Käyttöönotossa ei tapahtunut suurta notkahdusta toiminnassa. Pharmadatan kouluttajat olivat paikalla ja heidän lisäksi meillä oli järjestelmän tunteva vuokrafarmaseutti ensimmäisinä viikkoina. Otimme Pharmadatalta paljon aloituskoulutusta, apteekin pitkistä aukioloajoista, vapaista ja lomista johtuen”, Heli toteaa. Järjestelmänvaihdon yhteydessä uusimme myös laitteita vastaamaan tulevaisuuden tarpeisiin.

Kaikki tehot irti

Uuden pd3-järjestelmän käyttö sujui kesällä suunnitelmien mukaan. Osaamisen taso oli heti hyvä ja reseptinkäsittely sujui. Uusi järjestelmä mahdollisti mm. asiakkaiden tarpeiden ja toiveiden aikaisempaa tehokkaamman toteuttamiseen.

Asiakasrajapinta toimii hyvin ja pd3-järjestelmällä on mukava työskennellä. Tämä on tulevaisuuden työkalu”, Timo tyytyväisenä toteaa ja mainitsee pd3:n palvelevan häntä työuransa loppuun asti.

Helillä on katse kohti seuraavia tavoitteita ja toiminnan tehostamista. Listalla ensimmäisenä on varastonhallinta ja tavaranpurun suoraviivaistaminen. Esimerkkinä tästä hän mainitsee lääkkeiden menekinmukaisenjärjestelmän tehostamisen saatavilla olevan tiedon ja suodattimien avulla. Lisäksi hän nostaa esille tukkukaupan toimituskatkokset, joissa apteekilla on suuri rooli. Saatavan tiedon avulla tätäkin tullaan tehostamaan. ”Luvassa on raporttien vertailua ja apteekillemme olennaisten asioiden kehitystyötä”, Heli tyytyväisenä summaa.

Mitä ammattilainen arvostaa

Hyvä apteekkitietojärjestelmä on toimintavarma ja apteekin sekä työntekijän tarpeisiin muokattava”, Farmanian Pohjois-Suomen aluepäällikkö Annukka Kurvinen toteaa. Vuokrafarmasistina hänellä on laaja kokemus kaikista markkinoilla olevista tietojärjestelmistä ja niiden toimivuudesta eri apteekeissa.

Energisellä ja positiivisella asenteella varustettu

Annukka on ollut Farmanialla vajaat kaksi vuotta ja koko työuransa aikana kiertänyt noin 30 apteekissa. Farmania Oy on perustettu 2012 ja Suomen Apteekkariliitto on siinä osakkaana. Yritys palvelee apteekkeja ja lääkeyrityksiä ympäri Suomea. Yrityksen tavoitteena on vahvistaa apteekkien toimintaa sekä palveluiden sujuvuutta tarjoamalla työntekijöitä apteekkien tarpeeseen.

Apteekissa voi olla jokin kolmesta markkinoilla olevasta tietojärjestelmästä ja farmasistina menemme usein suoraan asiakaspalveluun ja tiskiin. Siinä kohtaa ei ole paljoakaan aikaa opiskella, vaan järjestelmä tulee osata ja reseptit toimitettava”, Annukka kertoo arjen työstä.

Ensikokemuksiaan pd3-järjestelmästä Annukka sai Oulussa, jossa hän kertoo menneensä apteekkiin töihin ja suoraan reseptintoimitukseen. Edessä oli apteekkijärjestelmä, jonka hän näki elämänsä ensimmäistä kertaa. Työpäivä tuli vahvan ammattitaidon ansiosta kunnialla hoidettua.

Nykyisin Annukka on varsinainen pd3-asiantuntija. Käytön lisäksi hän on edistänyt osaamistaan tutustumalla Neuvossa olevaan materiaaliin ja osallistumalla Pharmadatan koulutuksiin.

Farmasistit käyttävät pääsääntöisesti tietojärjestelmien reseptinkäsittelyä. Oman kokemukseni perusteella osaamista kannattaa laajentaa esim. Pharmadatan laskutuskoulutuksella. Koulutus on todella hyvä ja laajentaa ymmärrystä järjestelmän logiikasta ja apteekin koko toimintaketjun etenemisestä. Hyöty konkretisoituu arjen työssä ja tilanteissa, joissa tarvitaan tehokasta ongelmanratkaisua”, Annukka toteaa.

Tietojärjestelmä muistin tukena

Jokainen apteekki on erilainen ja apteekkijärjestelmän tulee taipua sen toimintaan, huomioiden viranomaissäädösten toteuttaminen ja laajan tuotevalikoiman hallinta eri tilanteissa. Arvostan lisäksi järjestelmää, johon voi luottaa. Farmaseuttinen osaaminen on kaiken pohjalla ja apteekkijärjestelmä tukee perustyötä. Kun ohjelma hoitaa oman osuutensa, ei farmasistin tarvitse olla koko ajan laskin kädessä ja mittaamaton määrä tietoa muistissa.”, Annukka toteaa. Esimerkkinä järjestelmän tuomasta avusta Annukka mainitsee toimitusvälilaskennan, lääkevaihdon ja poikkeavan viitehintaryhmän. ”Hyvin suunniteltuna ohjelmana pd3 ei anna minun tehdä näissä virheitä”, Annukka vielä summaa.

Looginen ja kehittyvä

Jokaisella on oma työskentelytapansa ja pd3-ohjelmisto antaa mahdollisuuden räätälöidä itselleen mielekkään tavan työskennellä. ”Kokemukseni mukaan, apteekkien kannattaisi ottaa alussa käyttöön yksi yhtenäinen toimintatapa. Tällöin kaikille tulisi toimintamallin lisäksi yhtenäinen mielikuva ohjelmiston toiminnasta ja logiikasta. Taitojen kehittyessä voisi myös muita variaatioita ottaa käyttöön. Tämän lisäksi suosittelen käymään Neuvossa säännöllisesti ja seuraamaan versiohistoriaa. Ohjelmisto kehittyy jatkuvasti ja jos olet oppinut jonkun toimintatavan kaksi vuotta sitten, kannattaa ehdottomasti selvittää kaipaako se ajantasaistamista”, Annukka kertoo erilaisissa apteekeissa kohtaamistaan tilanteista.

Kehittyvään pd3-järjestelmään tehdään käyttäjien toiveiden mukaisia uudistuksia ja parannuksia kolmen viikon välein. Tiedot näkyvät Neuvossa olevassa versiohistoriassa. Niihin kannattaa apteekissa tutustua ja viedä apteekin kannalta merkittävimmät muutokset Prestoon kaikkien työntekijöiden tutustuttavaksi. Osa apteekeista on kouluttanut pääkäyttäjiä, jotka huolehtivat tämän lisäksi uusien ominaisuuksien kouluttamisesta koko henkilökunnalle.

Savon Apteekki: Projektipäällikkö hoitaa asiat ajallaan

Apteekin muutto uusiin tiloihin edellyttää huolellista valmistelua ja suunnittelua sekä aikataulutusta. Apteekkari Sari Mujunen siirsi Savon Apteekin kauppatorin laidasta lokakuun alussa kauppakeskukseen. ”Apunani minulla oli Pharmadatan projektipäällikkö. Asiat hoidettiin täsmällisesti ja ajallaan”, Sari tyytyväisenä toteaa.

Apteekki nuorentuu muutossa

Apteekkipalvelua on Savon Apteekista saanut yli kaksisataa vuotta. Gustaf Ertvin Masalin perusti apteekin Savonlinnaan v. 1817. Muuton myötä pääapteekki siirtyi kauppatorilta Sokoksen kauppakeskukseen. ”Nykyisessä apteekissa on esteetön kulku ja avarat tilat asioinnille sekä hyvä sijainti kauppakeskuksessa”, Sari perustelee muuttoa.

Pääapteekin lisäksi Laitaatsillassa palvelee sivuapteekki Savon Apteekki ABC.  Molemmissa apteekeissa on käytössä Salix-apteekkijärjestelmä ja hoitokotien ja kotisairaanhoidon tilaukset tehdään EasyMedi-tilauspalvelulla.

Hyvät esivalmistelut onnistuneen toteutuksen taustalla

Muuton läpivieminen muun liiketoiminnan ohella asettaa haasteita useiden tekijöiden osalta. Muutoksenhallinta edellyttää hyvää kommunikointia, seurantaa ja johtamista muutosta vastaavien tahojen kesken.

Pharmadatan projektipäällikkö Tero Mäkiranta oli apuna muutossa. Hän vastasi apteekin muuttoprojektista ja sen etenemisestä, sekä varmisti eri osapuolten yhteistyön. Projektin alussa yhdessä apteekkarin kanssa määriteltiin apteekin odotukset ja tarpeet sekä resursoitiin avainhenkilöiden vastuualueet, huomioiden myös ajan, kustannusten sekä laadun näkökulmien haasteet. ”Projektipäällikkö hoiti tehtävänsä erinomaisesti ja etukäteisvalmistelut oli huolella tehty”, Sari antaa palautetta toiminnasta.

Projektin eteneminen

Projektissa edettiin suunnitelmallisesti ennalta rakennetun aikataulun ja ohjelman mukaan. Projektipäällikkö huolehti kokonaisuudesta, kartoittaen tarvittavat laitteet, niiden asennukset sekä Apteekkiverkon ja tarvittavien yhteyksien tilaamisesta ja avaamisesta. ”Tero piirsi tarkat kartat mitä mihinkin tulee. Samalla hankimme myös muutamia uusia näyttöjä ja koneita, nekin asettuivat paikoilleen. Projektipäällikön ohjeet olivat oikein hyvät ja selkeät”, Sari kiittelee, ja jatkaa ”projektipäällikkö hoiti asiat ajallaan ja oli täsmällinen. Muistettavaa oli paljon, eikä häntä tarvinnut mistään erikseen muistutella.

Savon Apteekin muutossa koneiden ja laitteiden asennukset uusiin toimitiloihin tehtiin perjantaina puolessa päivässä. Tuotteet aseteltiin viikonvaihteen aikana paikoilleen. Maanantaina apteekki avasi uusissa tiloissa. ”​Jopa kirjoitin toimi!” Sari hämmästelee tehokkuutta.

Jäämme innolla seuraamaan uuden liiketilan vaikutuksia apteekin liiketoimintaan”, Sari lopuksi summaa. Onnistunut muutto on takana ja kaikki edellytykset menestymiselle ja kasvulle on olemassa.​

Tehokasta teknologiaa pieneen apteekkiin

”Kyetäkseen toimimaan ja palvelemaan asiakkaita tehokkaasti, on teknologian palveltava ihmistä parhaalla mahdollisella tavalla – apteekin koosta riippumatta”, toteaa apteekkari Elina Hakkarainen Kälviän apteekista. Apteekki on auki kuutena päivänä viikossa ja hyvien teknologisten ratkaisujen ansiosta, se on mahdollista vajaan viiden hengen työpanoksella.

Ihmisen ja teknologian liitto

Kälviän apteekki haluaa tarjota asiakkaille heidän tarvitsemansa apteekkituotteet ripeästi ja ilman jonotusta. Apteekin ovien ollessa suljettuna asiakkaat noutavat tilaamansa tuotteet apteekin noutolokerosta. Verkkoapteekin on suunniteltu avautuvan ensi keväänä. Reseptuuri on vajaa neljäkymmentätuhatta ja annosjakelussa on viitisenkymmentä asiakasta, joiden määrät ovat selkeässä nousussa. Maaseutupaikkakunnan apteekkina Kälviällä on ihmislääkkeiden lisäksi myös runsaasti eläinlääkkeitä toimitettavanaan.

”Aloitin apteekissa yhdeksän vuotta sitten. Ensimmäisenä halasin kaikki työntekijäni”, Elina kertoo yhdeksän vuoden takaisista tunnelmista. Apteekkia on sen jälkeen uudistettu, ja vuosi sitten Salix -apteekkijärjestelmä vaihtui pd³:een. Ihmisten ja teknologian yhteensovittaminen on keskeinen osa apteekin toimintaa ja apteekkarin toimintafilosofiaa.

Pieni ja tehokas

Pieni apteekki ei tarkoita sitä, että toimintoja olisi suurta apteekkia yhtään vähempää. Asiakkaita voi olla vähemmän, mutta muun muassa viranomaisvaatimukset ovat kaikille samat. Pienemmällä henkilöstöresurssilla tehokas reseptintoimitus on tärkeä osa apteekin toimintaa, johon pd³-järjestelmä tuo merkittäviä hyötyjä ja nopeutta.

Kälviällä tiedon suodattaminen ja tiedolla johtaminen ovat apteekin arkipäivää. ”Tietoa suodattamalla ja jalkauttamalla lisäämme apteekin kannattavuutta ja aikaansaamme selkeää säästöä”, Elina toteaa. Esimerkkinä tästä hän kertoo:”pd³:ssa saan suodatettua Ratiofarmin tuotteet yhdelle listalle. Suodatan siitä sitten verokannat ja menekin. Niiden avulla kykenen tilaamaan liiketoiminnan kannalta parhaat tuotteet hyvitysilmoituksen saatuani.”

Erityiskiitosta saa lisäksi tuotekorttitietojen suodattaminen, joka on aktiivisessa käytössä mm. varastopaikkojen suunnittelussa ja hyllytysmuutoksissa. ”Pharmadata on tuonut meille helpotusta arkeen”, Elina selkeästi toteaa.

Osa suurempaa kokonaisuutta – perustehtävä hoidetaan ilolla

Ekologisuus on osa apteekin imagoa. Sähköinen resepti ja varastonhallinta kulkevat pd³-järjestelmässä ja tilaamisessa on suunniteltu siirryttävän ensi vuonna EasyMediin. Paperitulosteidenkin määrä on minimoitu. ”Paperia ei turhaan tulostella, vaan mm. lomakkeet ja tulosteen kuten työpaikkakassa- ja lääkevalmistusohjeet ovat Prestossa. Laskutuksessa meillä on Ropo-laskutuspalvelu ja reseptipäiväkirjojakaan ei tarvitse tulostaa, vaan ne ovat sähköisessä muodossa pd³:ssa”, Elina kertoo.

Apteekki luopui vuoden alussa muovikasseista ja teki Green Deal sopimuksen. Muovikassirahoilla hankittiin kahvikone asiakastilaan. Asiakkaille järjestettävissä tapahtumissa kahvit nautitaan nahkasohvalla istuen. ”Apteekin perustehtävä tulee kyetä hoitamaan ilolla. Kun se toimii, niin arkikin hoituu”, Elina toteaa ja tarjoaa cappuccinon kahvilasista.

 

Apteekkijärjestelmä lisää kannattavuutta

 

Sulkava on kuin pieni italialainen vesistöjen ympäröimä kylä, joka herää eloon soutujen ja Suomi meloo tapahtuman aikoihin. Keskellä kylää sijaitsee apteekki, jonka apteekkarina Anu Rasi-Leskinen aloitti reilu vuosi sitten. ”Ihmisten toimintaa tukevalla apteekkijärjestelmällä varmistamme kannattavan apteekkitoiminnan”, Anu toteaa. Tämän vuoden helmikuussa apteekkiin vaihdettiin pd³-järjestelmä.

Uuden järjestelmän käyttöönotto kannattaa

Ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa tietoa siivottiin Pharmadatan projektipäälliköiden toimittaman listan avustuksella pois vanhasta tietojärjestelmästä. Tämän jälkeen Pharmadatan asiantuntijat siirsivät ajantasaisen tiedon uuteen järjestelmään. Vaihdon vuoksi apteekki ei ollut hetkeäkään kiinni.

”Jos tuntuu, että toimintatavat eivät ole enää palvele tätä hetkeä, tulee ne käyttöönotossa käytyä läpi. Samalla tulee siivottua myös sellaiset tuotteet ja asiakkuudet, jotka olivat jääneet sinne vuosien saatossa lojumaan Vaihto voi tuntua työläältä, mutta se kannattaa tehdä!”, Anu toteaa.

Itsenäinen apteekki

Apteekin toiminnassa on Anun mukaan järjestelmänvaihdoksen myötä siirrytty ”turhasta näpräämisestä” suurempien kokonaisuuksien hallintaan. ”Johtaminen tapahtuu arjessa ja koko henkilökunta osallistuu toiminnan suunnitteluun. Ihmisiä johdetaan tunteella – merkitysten kautta”, Anu kertoo ajatusmallistaan, jossa ihmisten ja merkitysten johtaminen on tärkeämpää kuin numerot Excelissä.

Esille keskustelussa nousee myös apteekki itsenäisenä toimijana. ”Haluamme pysyä itsenäisenä apteekkina. Apteekkarina minulle on merkityksellistä, että tiedot ovat tallessa pd³-järjestelmässä, eivätkä kaupallisella toimijalla. Arvostan lisäksi sitä, että niiden hallinnoinnista vastaa Pharmadata, Apteekkariliiton tytäryhtiö”, Anu selkeästi toteaa.

Tehoa ja toimintaa – yhden henkilötyövuoden verran

Sulkavan apteekki on reseptipainotteinen apteekki, jossa ihmislääkkeiden lisäksi toimitetaan lääkkeitä lampaille, hevosille, lehmille ja koirille. Kesällä itsehoitolääkkeiden myynti on suurta ja magnesium on ehdoton hittituote.

Reseptinkäsittely on apteekissa nopeutunut pd³-järjestelmän avulla. Nopeus näkyy yksittäisten reseptien toimituksessa ja korostuu erityisesti tilanteissa, joissa asiakkaalla on useampi resepti. ”Viranomaisnäkymät kuten resepti näkyvät pd³:ssa selkeästi yhdellä näytöllä, eikä sitä tarvitse ohjelmassa selailla ja käännellä. Procurossa edelliset toimitukset ja interaktiot näkyvät erittäin selkeästi – kyseessä ei ole mikään neuvonnan kevytversio”, Anu toteaa kaikkien kolmen markkinoilla olevan järjestelmän käyttökokemuksella.

”Järjestelmänvaihdon myötä toiminta on tehostunut yhden henkilötyövuoden verran. Samalla henkilökunnalle on vapautunut aikaa myyntityöhön ja markkinointiin sekä hoitokotiyhteistyöhön”, Anu lopuksi toteaa.

Annosjakelu kehittyy apteekkijärjestelmän avulla

Väestön ikääntyessä ja kotiin annettavien palvelujen yleistyessä, annosjakelusta on muodostunut yhä merkittävämpi osa apteekkien toimintaa. Lääkkeiden potilaskohtainen annosjakelu on palvelu, jossa apteekki toimittaa potilaan säännöllisesti käyttämät lääkkeet jaeltuina annoskohtaisiin pusseihin tai annostelijoihin. Apteekissa tilausjaksojen käsittely tehdään apteekkijärjestelmällä. Salix- ja pd³-apteekkijärjestelmät tarjoavat tehoa, tarkkuutta ja helppoutta annosjakeluprosessiin.

Annosjakelun moottorit apteekissa – Salix ja pd³

Uusien asiakkaiden käsittely ja reseptien lisääminen puitetilaukselle on Salix- ja pd³-apteekkijärjestelmissä nopeaa ja viimeaikaisen kehitystyön ansiosta se on entistäkin nopeampaa ja tehokkaampaa. Nykyaikaisessa pd³ -järjestelmässä mm. eReseptien lisäyksen yhteydessä haetaan oletuksena vain asiakkaan lääkityksiin liittyvät edelliset toimitukset, ei koko toimitushistoriaa.
”Lisäksi molemmissa apteekkijärjestelmissä on mm. automaattinen uusien ja muuttuneiden lääkemääräysten haku. Apteekkijärjestelmä huomauttaa muutoksista toimituksen yhteydessä, ja asiakkaan tiedot on tarkistettava ennen toimituksen kirjausta. Mikäli uusien ja muuttuneiden haku on kuitenkin unohtunut tai muutoksia on tullut tilaamisen jälkeen, asiakkaan eReseptimuutokset eivät uusien ominaisuuksien avulla jää huomaamatta ennen toimitusta,” järjestelmäasiantuntija Pipsa Honkaranta kertoo uudistuksista.

Salix-apteekkijärjestelmässä on lisäksi uusi hakutoiminto ANJA-käsittelyn asiakaslistauksella. Toiminto mahdollistaa haun kohdentamisen esimerkiksi tiettyyn asiakasryhmään kerralla. Tämän avulla annosjakelun käsittely on entistä tehokkaampaa.

Procuro – annosjakelijan tietopankki

Annosjakelun tilausjaksot muodostetaan ja lähetetään jakelijalle Procuro-tietojärjestelmällä ja asiakkaiden reseptit sekä toimituskerrat käsitellään Salix- ja pd³-järjestelmissä. Procurossa asiakkaiden tilausjaksoja ja niissä tapahtuneita muutoksia voidaan käsitellä helposti ja nopeasti asiakasryhmittäin. Lääkevaihto on lisäksi erittäin sujuvaa, ohjelman tarjotessa oletuksena vain saman vahvuisia valmisteita ja tunnistaessa yhdistelmävalmisteet entistäkin paremmin.

Taksa, Pharmaca Fennica, SFINX, Tippa, Terveysportti, Salko, Apteekkariliiton yritystiedotteet ja ottotapavideot yhdistyvät Procurossa selkeäksi ja helppokäyttöiseksi kokonaisuudeksi ja helpottavat sitä kautta farmasistin työtä, muistettavien asioiden määrää ja tiedon hallintaa.

”Procurolla tilausten käsittely on helppoa, ja etenkin ryhmäkäsittely nopeaa. Koneellisen annosjakelun tilauksia voi lähettää kaikille Suomessa toimiville jakelijoille,” Pipsa vielä toteaa.

Apteekkijärjestelmä tehostaa annosjakelua

”Jäljellä olevien lääkkeiden määrien laskenta perustuu meillä apteekkijärjestelmän tietoihin ja ne on helppo tarkistaa ohjelmiston tekemästä tiivistelmästä. Tieto kirjautuu tarkasti ja toimituskertaan kohdistuvat muutokset nousevat selkeinä huomautuksina käsittelijälle,” Pipsa kertoo.

Annosjakelun ryhmäkäsittely hakee automaattisesti ohjelmassa valituille asiakkaille uudet ja muuttuneet eReseptit, laskee jäljellä olevat lääkkeiden määrät, tuo Kela-tiedot ja vaadittavat korvausnumerot sekä tunnistaa työpaikkakassat ja TOTU maksusitoumukset. Ryhmäallekirjoitus mahdollistaa 20 annosjakeluasiakkaan lääkitysten toimittamisen kerralla. Tämän ansiosta annosjakelusta tulee tehokasta ja helppoa.

”Salix-, pd³- ja Procuro -järjestelmien tehtävänä on helpottaa ja nopeuttaa annosjakelun monivaiheista prosessia. Tällä tavoin asiantuntijat vapautuvat teknisestä työstä asiakaspalveluun ja asiakkaan lääkityksen arviointiin. Haluamme tarjota ratkaisuja, joiden avulla farmasisti voi keskittyä tiedon siirtämisen sijaan mm. lääkitykseen liittyvien muutosten käsittelyyn, sopivuuksien tarkastamiseen ja keskeytymättömän hoidon toteuttamiseen,” Pipsa lopuksi toteaa.

Arvoa asiakkaalle apteekkianalyysistä

 

Apteekin asiakas on nykyaikana valistunut ja etsii aktiivisesti tietoa lääkkeistä ja sairauksista, hyödyntää mobiililaitteita ja tulee apteekkiin tietyin odotuksin – usein myös kiireen keskeltä. Apteekki puolestaan haluaa tarjota asiakkailleen parasta mahdollista palvelua sujuvasti, nopeasti, tehokkaasti ja painottaen myös laadukasta asiakasneuvontaa. Tavoitteena on tyytyväinen asiakas, joka on tullut kohdatuksi ja joka haluaa sitoutua käymään juuri kyseisessä apteekissa jatkossakin. Miten tämä kaikki oikein kytkeytyy apteekin sisäiseen osaamiseen ja toimintoihin?

Apteekin sydämessä toimii apteekkijärjestelmä. Käytössä olevasta järjestelmästä riippumatta apteekin arki ja toiminnot kytkeytyvät saumattomasti järjestelmäosaamiseen. Asiakas tulee apteekkiin reseptiyhteenvedon kanssa tai haluaa tilata uuden vapaan kaupan tuotteen, jota ei vielä löydy hyllystä. Tai kuinka toimit, kun asiakas haluaa liittyä kanta-asiakkaaksi – kaikkeen tähän tarvitaan apteekkijärjestelmää ja apteekin ammattitaitoista henkilökuntaa. Usein apteekin arki on sen verran kiireistä, ettei oikeastaan ehdi juurikaan pohdiskella, millä tasolla oma järjestelmäosaaminen on. Ehkä Neuvo-sivustoa tutkitaan satunnaisesti, mutta järjestelmän päivityksistä tai uusista ominaisuuksista ei ehditä hakea tietoa. Lisäksi on voitu tottua tiettyihin toimintamalleihin – kun ollaan käytetty apteekkijärjestelmää vuosia – eikä näitä toimintamalleja ole välttämättä kyseenalaistettu.

Apteekin taloudellinen ja tavoitteellinen johtaminen on noussut keskiöön viime vuosina. Apteekkijärjestelmää on mahdollista hyödyntää tehokkaammin, ja siten helpottaa päivittäistä työskentelyä. Tähän tarpeeseen me Pharmadatalla olemme kehittäneet Apteekkianalyysin. Miksi apteekin kannattaisi pyytää asiantuntijat paikan päälle?

Apteekkianalyysipäivänä haastattelemme apteekissa sekä johtoa, että toiminnoista vastaavia avainhenkilöitä, ja lisäksi apteekki on voinut etukäteen kertoa toiveitaan päivän käsiteltäviksi aihepiireiksi. Pyrimme tällä saamaan mahdollisimman kattavan kuvan apteekin arjesta. Kartoitamme apteekin nykytilaa, toimintoja ja opastamme myös uusia käyttötapoja paikan päällä. Tyypillisiä esille tulevia asioita ja apteekin mielenkiinnon kohteita ovat raportointi, liiketoiminnan seuraaminen sekä käytännön toimintojen tehostaminen ja nopeuttaminen apteekkijärjestelmän tarjoamin työkaluin. Päivä sisältää myös tiivistetyn koulutusosion apteekkijärjestelmän uusista ominaisuuksista, jotta apteekki saa käyttöönsä uusimmat toiminnot arjen sujuvoittamiseksi. Arvioimme myös laitteistoa ja sen toimintaa ja viemme eteenpäin laitepuolen mahdolliset uusimistarpeet. Apteekkianalyysipäivän jälkeen koostamme apteekkarille kirjallisen yhteenvedon analyysipäivän tuloksista sekä laadimme kehitysideoita ja toimenpide-ehdotuksia lähitulevaisuuteen.

Pharmadata kulkee apteekin rinnalla muutoksessa ja arjessa – varaa siis oma apteekkianalyysisi jo tänään ja suuntaa kehittäen parempaan tulevaisuuteen.

Maiju Kurki, projektipäällikkö, Pharmadata

Onko tämä lääke aito?

Lääketurvallisuus ja korkeatasoinen lääkeneuvonta apteekeissa

Harvemmassa apteekissa farmasisti kuulee asiakkailta kysymyksiä lääkkeiden aitoudesta. Suomessa on korkea luottamus lääkkeiden turvallisuuteen ja alkuperään, jatkossakin tästä halutaan pitää kiinni.

EU:n alueella lääketurvallisuuden varmistamiseksi on laadittu lääkeväärennösdirektiivi, jonka tavoitteena on estää lääkeväärennösten pääsy lailliseen lääkejakeluketjuun. Direktiivin mukainen lääkevarmennusjärjestelmä tulee ottaa käyttöön helmikuuhun 2019 mennessä. Meillä siirtymistä organisoi FiMVO eli Suomen lääkevarmennus Oy, jonka mukaan maamme on valmiina siirtymään uuteen järjestelmään etuajassa.

Ensimmäiset direktiivin mukaiset pakkaukset onkin luettu tukussa jo elokuun lopussa Pharmadatan SecureMedi ohjelmalla. Ensimmäisissä Salix- ja pd³ –apteekeissa pakkausten lukeminen aloitettiin syyskuussa.

Järjestelmän piirissä olevissa apteekeissa ja tukuissa ohjelmistot tarkistavat lääkepakkauksen tunnisteen avulla pakkauksen myyntikelpoisuuden. Kun pakkaus sitten luovutetaan asiakkaalle, merkitsee ohjelmisto pakkauksen toimitetuksi maakohtaiseen tietokantaan mistä tieto välitetään Euroopan keskustietokantaan – Eurooppa Hubille. Tämä kaikki tapahtuu asiakaspalvelua häiritsemättä – lääketoimituksen taustalla.

Salix- ja pd³-apteekissa lääkevarmennus onkin osa laajempaa kokonaisuutta, toimitusneuvontaa.

Toimitusneuvonta – olennainen osa lääkevarmennusjärjestelmän toteuttamista

Toimitusneuvonta on pd³-ohjelmiston uusi toiminnallisuus, joka tukee apteekissa annettavaa lääkeneuvontaa ja lisää asiakkaan lääketurvallisuutta. Toimitusneuvonta on jo nyt kytkettävissä päälle kaikissa pd³-apteekeissa.

Salix-apteekeissa lääkevarmennusjärjestelmä on toteutettu reseptintoimituksen ”viivakooditarkistuksen” taustalle. Salix apteekeille järjestelmän levittäminen aloitetaan lokakuussa.

Lääkevarmennuksen käyttöönotto toteutuu FiMVOn suunnitteleman aikataulun mukaisesti marraskuun loppuun mennessä.

”Ajattelin aikaisemmin, että lääkevarmennuksen käyttöönotto pitkittää lääkkeen toimittamista asiakkaille. Eihän näin käynytkään! Toimitusneuvonta on erittäin nopea ja selkeä. Tuntuu jopa oudolta, että sitä ei ole joskus ollut!” proviisori Anniina Pertovaara Seitsemän Veljeksen Apteekista toteaa muutaman tunnin käyttökokemuksella. Järjestelmä tunnistaa lääkkeen viivakoodilukijalta ja avaa sen toimitusikkunaan, reseptintoimituksen kohdasta tai kursorin sijainnista riippumatta.

Nurmijärvellä sijaitseva Seitsemän Veljeksen apteekki on kuuluista teknologian kehittämisestä ja digitalisaatiosta. Apteekkari Eeva Teräsalmi on ensimmäisten apteekkareiden joukossa muun muassa ottanut käyttöön varastoautomaatin, verkkokaupan ja noutolokeron. Oven suussa Eero-robotti neuvoo asiakkaita.

”Toimitusneuvonta –työkalu helpottaa asiakkaan neuvontatyötä apteekissa. Kaikki asiakkaan lääkitykseen ja sen neuvontaan liittyvät tiedot näkyvät nyt samassa ikkunassa”, Anniina tyytyväisenä toteaa. Lääkityksen perustietojen lisäksi asiakkaan kokonaispalvelua tukemaan on näytölle tuotu mm. reseptin uusiminen ja hintaneuvonta, hoito-ohjeet ja hoidossa huomioitavat seikat.

”Toimitusneuvonta ikkunassa tietoa ei tarvitse haeskella, vaan voin samalla käsitellä pakkauksia ja käydä asiakkaan kanssa läpi annostelu- ja asiakasohjeita. Osana turvallista lääkehoitoa voi samalla myös tarkastaa Procuron avulla lääkkeiden interaktiot”, Anniina kehuu Toimitusneuvonta -työkalua. Vajaan kahden tunnin käyttökokemuksen jälkeen farmaseutti Elias Ainonen Farmanialta vahvistaa Anniinan kommentit: ”Kun kaikki tieto on heti näytöllä, asiakaspalvelussa ei synny esim. kiusallista hiljaisuutta tietojen odottelusta. Piippaus vaan ja tiedot ovat siinä. Todella helppoa ja nopeaa.”

Lääketurvallisuutta vahvistamaan ja selkeyttämään Salix-apteekkeihin on tulossa myös toimikorttikirjautuminen, pd3-apteekeissa tämä on ollut käytössä jo pitkään. Toimikortilla kirjauduttaessa järjestelmä tunnistaa automaattisesti toimituksen suorittaneen henkilön.

Pakkauksella on väliä – aito ja oikea lääkitys asiakkaalle

Lääketurvallisuuden varmistamiseksi pakkaus kirjataan ulos järjestelmästä aina mahdollisimman lähellä lääkkeen käyttäjää. Lisäksi lääkepakkauksen turvaominaisuudet, kuten pakkauksen yksilöllinen tunniste sekä peukaloinnin paljastava mekanismi, tulee olla luovutushetkellä ehjät.

”Uudistuksen myötä kaikkiin EU-alueella liikkuviin lääkepakkauksiin tulee 2D-viivakoodi. Toistaiseksi tällaisia serialisoituja pakkauksia on vielä kovin vähän liikkeellä. Uusiin pakkauksiin sopivia 2D -lukijoita olemme toimittaneet apteekkeihin jo parin vuoden ajan ”, tuotejohtaja Jukka Nurmi Pharmadatalta toteaa.

”Yksilöidyt pakkaukset lisäävät turvallisuutta ja tarvittaessa lääkkeen takaisinveto helpottuu”, toteaa Anniina apteekkilaisen näkökulmasta. ”Mikäli toimitetuissa lääkkeissä jatkossa ilmenisi esimerkiksi jälkeenpäin jokin vika, pystyisimme apteekkijärjestelmän avulla jäljittämään, kenelle lääkkeet ovat menneet ja välittämään tiedon asiakkaalle”, Anniina jatkaa.

”Suurin asia tässä apteekkilaisen näkökulmasta ehkä onkin jokaisen lääkepakkauksen uloskirjaus eli piippaus. Ajatuksena se tuntuu työläältä, mutta 2D-lukijan tarkastaessa lääkkeen turvakoodia, farmasisti saa vielä varmistuksen, että toimitettava lääke on oikea ja sama mitä asiakkaan reseptillä lukee. Asiakkaamme ovat hyvissä ja turvallisissa käsissä”, Anniina toteaa muutoksen hyödyistä.

 

 

Arvoa asiakkaalle – Pharmadata-päivä keräsi yli sata osallistujaa

”Asiakkaan saama ja kokema arvo on meidän toimintamme perusta”, Pharmadatan toimitusjohtaja Ilkka Toivola avasi Pharmadata-päivän. Historian ensimmäinen Pharmadata-päivä keräsi mahtavan sadan apteekkilaisen osanottajajoukon. Tilaisuudessa kuultiin asiantuntijapuheenvuoroja sekä ajankohtaisena aiheena FiMVOn toimitusjohtaja Maija Gohlke-Kokkosen esitys lääkevarmennuksesta ja sen etenemisestä.

Arvo syntyy toimintaympäristön tuntemisesta ja yhteisestä päämäärästä

”Arvon tuottaminen apteekeille ja apteekkien asiakkaille on yksi keskeisistä tekijöistä Pharmadatan toiminnassa. Apteekin ja apteekin asiakkaiden tilanteen, toiminnan sekä tavoitteiden ymmärtäminen ja niihin sopivien ratkaisujen rakentaminen ohjaavat toimintaamme. Uskomme että yhteisen päämäärän saavuttaminen ja onnistuminen toteutetaan oikeanlaisilla palveluilla ja tuotteilla”, toimitusjohtaja Ilkka Toivola valotti avauspuheenvuorossaan.

Apteekkijärjestelmä – arvon tuottamisen ytimessä

”Keväällä eräs apteekkari ihmetteli jonojen merkittävää lyhentymistä. Tarkastettuaan järjestelmästä asiakasmäärät ja myynnin, hän totesi reseptinkäsittelyn nopeutuneen 30 %. Apteekkijärjestelmä pd³ oli tuottanut apteekille konkreettista arvoa”, Ilkka totesi puheenvuorossaan.

Tämän vuoden aikana kaksi uutta apteekkia on aloittanut toimintansa Salix – apteekkijärjestelmällä. Vaikka Salix on ollut markkinoilla pitkään, sen kehitystyö jatkuu ja lakisääteisten ominaisuuksien lisäksi siihen on tulossa mm. korttikirjautuminen ja Ropo-palvelu. ”Salixia ei ole unohdettu, tuemme sitä niin kauan kuin on käyttäjiä, vähintään viisi vuotta”, Ilkka leikkasi huhuilta siivet.

Potkua prosesseihin

”Kun asiakas tulee tiskiin, farmasistin tulee tietää hänestä mahdollisimman paljon”, myyntijohtaja Juha Aintila totesi oman esityksensä alussa ja jatkoi ”asiakkaillamme on saatavilla ja käytettävissä nykyaikaiset ja helppokäyttöiset lääke- ja tuoteneuvonnan työkalut. Näiden avulla apteekin on helppo nostaa asiakas keskiöön – lääketurvallisuutta ja dokumentaatiota unohtamatta.”

Apteekkien laskutusta helpottaakseen Pharmadata on yhdistänyt osaamisensa Ropo Capitalin kanssa. Prosessissa apteekki tekee itse laskutusaineistonsa ja siirtää sen jälkeen materiaalin Ropo-palveluun. Ulkoistetun palvelun avulla apteekki säästää omia resurssejaan ja tehostaa saatavien kiertonopeutta. ”Kaikkea ei tarvitse tehdä itse!” Juha totesi napakasti.

”Haluaisitko apteekkijärjestelmän syväosaajan apteekkiisi? Tarvitsetko apua muuttoon tai toiminnan tehostamista tunnuslukujen avulla?” palvelujohtaja Riia-Liisa Rasimus kysyi omassa esityksessään.

Pharmadatan palveluliiketoiminta auttaa apteekkia johtamisessa ja asetettujen päämäärien saavuttamisessa. Riia-Liisa esitteli tästä esimerkkinä pääkäyttäjävalmennuksen, jossa osallistujat saavat laajan tietopaketin apteekkijärjestelmästä ja sen toiminnasta, pulmatilanteiden ratkaisuista ja hallinnasta. Lisäksi valmennettavat perehtyvät laitteistoihin ja niiden ylläpitoon sekä saavat tietoa järjestelmän uusista toiminnoista ja tuotekehityksestä. ”Kuljemme rinnallasi ja rakennamme arvoa asiakkaillesi”, Riia-Liisa kiteytti palveluiden toiminta-ajatuksen.

Suojaamme suomalaisia lääkeväärennöksiltä

”Lääkkeiden laillinen jakelukanava on turvattava lääkeväärennöksiltä!” Maija Gohlke-Kokkonen, FiMVOn toimitusjohtaja avasi oman puheenvuoronsa.
Turvallisuutta lisäämään on tehty paljon yhteistyötä eri toimijoiden kesken. Merkittävää on mm. reseptilääkepakkauksiin lisätyt turvamerkinnät ja yksilöitävät tunnisteet, jotka syötetään jatkossa Euroopan laajuiseen tietokantaan kansallisten järjestelmien kautta. Näitä serialisoituja pakkauksia löytyy jo jakeluketjusta.

Esityksessään Maija kävi läpi lääketeollisuuden, jakelevien tukkujen ja apteekkien velvollisuudet. Apteekin velvoitteita ovat tunnisteen kirjaaminen ulos järjestelmästä toimitustilanteessa sekä poistaminen järjestelmästä, kun kyseessä on tutkimuslääke, pakkaus jota ei voida palauttaa tai viranomaisen pyytämä näyte.

”Ensimmäiset pilottiapteekit on kytketty järjestelmään FiMVOn puolelta. Seuraavaksi järjestelmää pilotoidaan muutaman viikon ajan. Tämän jälkeen muut apteekit liitetään mukaan vaiheittain. Tavoitteena on, että kaikki apteekit ovat järjestelmään kytkettyinä lokakuun loppuun mennessä”, Maija kertoo projektin etenemisestä.

Apteekki tuottaa arvoa hoitokodeille ja kotihoidoille

Apteekkari Markku Ylinen toi omassa puheenvuorossaan esille apteekin tuottamaa arvoa kotihoito- ja palvelutaloasiakkaille. ”Apteekki tarjoaa heille peruspalvelut, kuten lääkkeiden jaon annoksiin tai annosjakelun sekä lääkemääräysten hallinnan. Tähän sisältyvät niin soveltuvuuden, päällekkäisyyden ja yhteisvaikutusten tarkastaminen kuin lääkityskortit ja lääkemääräysten uusiminen. Kuljetamme myös lääkkeet asiakkaalle”, Markku kertoi. Edellistä tukemaan apteekki järjestää mm. seurantapalaverit, laadun seurannan ja lääkejätteiden vastaanoton sekä henkilöstön perehdytyksen ja koulutuksen.

Arvoketjuun liittyy kiinteästi myös toimitusvarmuus, lääkkeiden tietokannat toimitustietoineen sekä ammatilliset lääkkeiden arviointipalvelut. ”Tuotamme lisäksi arvoa sillä, että annamme laskutusasiakkaille maksuaikaa ja palvelua tarjotaan ilman asiakkaan volyymiin sitoutumista”, Markku valotti lopuksi arvon tuottamista.

EasyMedi 3.0 – Apteekin tilauspalvelun uusi aika

EasyMedi on apteekkien käytetyin tilauskanava. Tällä hetkellä palvelua tarjoaa lähes 230 apteekkia ja tilauksia tehdään sen kautta noin 45 000 asiakkaalle.

”Uusi EasyMedi 3.0 on pilottivaiheessa. Olemme kehittäneet ohjelmistoa apteekin ja tilaajan toiminnan tehostamiseksi. Uudistuksia on tehty sekä tilaaja- että käsittelijäpuolelle”, tuotepäällikkö Harri Havulinna kiteytti uudistusta, ja täsmensi ”tilaajapuolella ohjelmassa on jatkossa mm. tuotekuvat, jotka helpottavat tuotteen valinnassa. Näin tilaamisesta tulee helpompaa ja selkeämpää. Lisäksi erittäin tärkeä uudistus on, että tilausten keskeneräisyydet listataan suoraan tilauksia avaamatta, ryhmiteltynä keskeneräisyyden syyn mukaan, asiakas- ja tuoterivikohtaisesti.”

”Tilausten käsittely sujuu EasyMedillä joustavasti. Uuden version avulla tilausten vastaanottaminen ja käsittely tehostuvat entisestään. Kehitystyötä on tehty pitkälti teiltä, asiakkailtamme, saatujen palautteiden perusteella”, Harri totesi ja jatkoi humoristisesti ”toki joitakin ominaisuuksia olemme itsekin keksineet.” Ennen kuin Harrin puheenvuoro oli päättynyt, ensimmäiset EasyMedi 3.0 tilaukset olivat jo tulleet tekstiviestillä Pharmadatalle.

Seuraava Pharmadata-päivä

”Oli hienoa saada tietoa tietojärjestelmästä ja sen päivityksistä.”
”Oikein kiva tapahtuma myös verkostoitumisen kannalta.”
”Kiitos antoisasta koulutuspäivästä! Näissä käyn jatkossakin mielelläni”, olivat osallistujilta saatuja palautteita päivästä.

Seuraava Pharmadata-päivä pidetään 20.3.2019. Ajankohta kannattaa laittaa jo nyt kalenteriin, aiheet ja aikataulu tarkentuvat loppuvuodesta.

Ennen seuraavaa Pharmadata-päivää, olet lämpimästi tervetullut mukaan Pharmadata-kiertueelle, Apteekkilaisten Omapäivään 5.10.2018 ja tapaamaan meitä Farmasianpäiville. Tulemme myös mielellämme tapaamaan sinua ja keskustelemaan siitä, kuinka voimme tuottaa arvoa sinun apteekillesi.

 

Lisätietoja

Myynti: Suvi Karhula puh. 040 683 4700 tai myynti@pharmadata.fi 

Palvelut ja koulutus: Riia-Liisa Rasimus, puh. 0500 218119, riia-liisa.rasimus@pharmadata.fi