Tehokasta teknologiaa pieneen apteekkiin

”Kyetäkseen toimimaan ja palvelemaan asiakkaita tehokkaasti, on teknologian palveltava ihmistä parhaalla mahdollisella tavalla – apteekin koosta riippumatta”, toteaa apteekkari Elina Hakkarainen Kälviän apteekista. Apteekki on auki kuutena päivänä viikossa ja hyvien teknologisten ratkaisujen ansiosta, se on mahdollista vajaan viiden hengen työpanoksella.

Ihmisen ja teknologian liitto

Kälviän apteekki haluaa tarjota asiakkaille heidän tarvitsemansa apteekkituotteet ripeästi ja ilman jonotusta. Apteekin ovien ollessa suljettuna asiakkaat noutavat tilaamansa tuotteet apteekin noutolokerosta. Verkkoapteekin on suunniteltu avautuvan ensi keväänä. Reseptuuri on vajaa neljäkymmentätuhatta ja annosjakelussa on viitisenkymmentä asiakasta, joiden määrät ovat selkeässä nousussa. Maaseutupaikkakunnan apteekkina Kälviällä on ihmislääkkeiden lisäksi myös runsaasti eläinlääkkeitä toimitettavanaan.

”Aloitin apteekissa yhdeksän vuotta sitten. Ensimmäisenä halasin kaikki työntekijäni”, Elina kertoo yhdeksän vuoden takaisista tunnelmista. Apteekkia on sen jälkeen uudistettu, ja vuosi sitten Salix -apteekkijärjestelmä vaihtui pd³:een. Ihmisten ja teknologian yhteensovittaminen on keskeinen osa apteekin toimintaa ja apteekkarin toimintafilosofiaa.

Pieni ja tehokas

Pieni apteekki ei tarkoita sitä, että toimintoja olisi suurta apteekkia yhtään vähempää. Asiakkaita voi olla vähemmän, mutta muun muassa viranomaisvaatimukset ovat kaikille samat. Pienemmällä henkilöstöresurssilla tehokas reseptintoimitus on tärkeä osa apteekin toimintaa, johon pd³-järjestelmä tuo merkittäviä hyötyjä ja nopeutta.

Kälviällä tiedon suodattaminen ja tiedolla johtaminen ovat apteekin arkipäivää. ”Tietoa suodattamalla ja jalkauttamalla lisäämme apteekin kannattavuutta ja aikaansaamme selkeää säästöä”, Elina toteaa. Esimerkkinä tästä hän kertoo:”pd³:ssa saan suodatettua Ratiofarmin tuotteet yhdelle listalle. Suodatan siitä sitten verokannat ja menekin. Niiden avulla kykenen tilaamaan liiketoiminnan kannalta parhaat tuotteet hyvitysilmoituksen saatuani.”

Erityiskiitosta saa lisäksi tuotekorttitietojen suodattaminen, joka on aktiivisessa käytössä mm. varastopaikkojen suunnittelussa ja hyllytysmuutoksissa. ”Pharmadata on tuonut meille helpotusta arkeen”, Elina selkeästi toteaa.

Osa suurempaa kokonaisuutta – perustehtävä hoidetaan ilolla

Ekologisuus on osa apteekin imagoa. Sähköinen resepti ja varastonhallinta kulkevat pd³-järjestelmässä ja tilaamisessa on suunniteltu siirryttävän ensi vuonna EasyMediin. Paperitulosteidenkin määrä on minimoitu. ”Paperia ei turhaan tulostella, vaan mm. lomakkeet ja tulosteen kuten työpaikkakassa- ja lääkevalmistusohjeet ovat Prestossa. Laskutuksessa meillä on Ropo-laskutuspalvelu ja reseptipäiväkirjojakaan ei tarvitse tulostaa, vaan ne ovat sähköisessä muodossa pd³:ssa”, Elina kertoo.

Apteekki luopui vuoden alussa muovikasseista ja teki Green Deal sopimuksen. Muovikassirahoilla hankittiin kahvikone asiakastilaan. Asiakkaille järjestettävissä tapahtumissa kahvit nautitaan nahkasohvalla istuen. ”Apteekin perustehtävä tulee kyetä hoitamaan ilolla. Kun se toimii, niin arkikin hoituu”, Elina toteaa ja tarjoaa cappuccinon kahvilasista.

 

Hyvät ohjelmistotuotteet tukevat apteekin toimintaa

Pharmadatan pd-ohjelmistotuotteet Presto, Procuro, Proselecta ja Prologis on suunniteltu helpottamaan ja tukemaan apteekin työtä. Niiden avulla apteekki voi tehostaa ja huolehtia niin apteekin sisäisestä tiedottamisesta kuin asiakkaiden lääkeneuvonnastakin. Yhdessä apteekkijärjestelmän kanssa ne tukevat apteekkilaisia ja apteekin toimintaa erilaisissa arjen tilanteissa.

Tehoa sisäiseen viestintään

Presto on apteekin lähiverkko eli intranet, jolla voidaan ylläpitää sisäistä viestintää ja dokumentaatiota helposti. Tieto on joka hetki jokaisen käyttäjän saatavilla. Parhaimmillaan se hoitaa apteekin sisäisen viestinnän kuntoon ja vanhoista muistilapuista päästään eroon. Se on myös kesälomien ja laajojen aukioloaikojen pelastaja, sillä sisäinen viestintä toimii, vaikka kollegaa ei työvuorojen vuoksi näkisikään paikan päällä. Lisäksi vaikkapa tukkujen verkkosivut voidaan linkittää Prestoon, jolloin ne ovat nopeasti saatavilla. Ohjelmistossa oleva kalenteri on myös oiva apu apteekin arjen järjestämisessä.

Laatua ja varmuutta asiakasneuvontaan

Procuro on farmaseuttisen henkilöstön neuvonnan ja tiedonhallinnan työkalu. Se käyttää Salixin tai pd3:n tietokantaa, jolloin ne keskustelevat keskenään jatkuvasti, eikä tietoja tarvitse tallentaa useaan paikkaan. Apteekkijärjestelmän tietokannan lisäksi Procuro hyödyntää esimerkiksi Taksaa, Pharmaca Fennicaa, SFINXia, Terveysporttia sekä Apteekkariliiton palveluita.

Päivittäisessä toiminnassa Procuroa käytetään lääkeaineiden yhteisvaikutusten tarkistamiseen sekä annosjakelutilausten hallintaan. Lisäksi se tarjoaa lääkkeiden oikean käytön kannalta keskeiset tiedot avohoidossa käytettävistä resepti- ja itsehoitolääkkeistä ja niiden lähettämisen suoraan asiakkaille Tietotippa -tietokannan kautta.

Procurosta näet lisäksi yhdellä silmäyksellä kaikki lääkkeet, joita asiakas on ostanut apteekistasi. Tämä mahdollistaa mm. paremman asiakaspalvelun ja lisätuotteiden suosittelun.

Neuvonta ja markkinointi näytöllä asiakkaille

Proselecta tehostaa apteekin markkinointia. Se koostuu ylläpito-ohjelmasta ja apteekin tilaan sijoitettavista näytöistä, joihin asiakkaille haluttu tiedotus- ja markkinointimateriaali saadaan näkyviin. Proselectaa voidaan hyödyntää myös lääkeneuvonnassa, sillä yhdessä Procuron kanssa voidaan esimerkiksi suoratoimituspisteen näytöllä jakaa asiakkaan lääkkeen ottotapavideo ja siten syventää lääkeneuvontaa.

Inventointia ilman paperia ja kynää

Prologis-inventointikapula helpottaa apteekin inventointia, sillä pieni laite mahdollistaa työn jaksottamisen apteekin muun toiminnan siitä häiriintymättä. Ehdottomana etuna Prologiksen käytössä on, että tuotteen varastotiedot päivittyvät välittömästi Salixiin tai pd3:n, jolloin erillisten inventointilistojen tulostaminen ja järjestelmään syöttäminen voidaan unohtaa.

Haluatko lisätietoja tai varata apteekillesi Procuro ja Presto koulutuksen?

Ota yhteyttä!

myynti@pharmadata.fi

 

Viiden tähden Service Desk

Suurin osa teistä on varmasti jossakin vaiheessa apteekkiuraa ollut kanssamme tekemisissä tai vähintäänkin kuullut meistä. Olemme Pharmadatan Service Desk – tuttavallisemmin Helppari, Tuki, Service Desk, Asiakastuki, Deski… rakkaalla lapsellahan on tunnetusti monta nimeä. Olemme tunnettuja hyvästä fengshuista ja siitä, että meillä säilyy zen tukalimmissakin tilanteissa. Palvelemme asiakkaitamme mitä moninaisimmissa ongelmatilanteissa, johtuipa päänsärkynne sitten järjestelmästä, ohjelmistosta tai tietotekniikkaan liittyvistä kompastuskivistä. Päätavoitteemme  on tarjota jokaiselle asiakkaallemme viiden tähden asiakaskokemus viikon jokaisena päivänä.

Jokaisella deskiläisellä on omanlaisensa ammattitausta ja se on ehdottomasti tiimimme rikkaus. Service Desk koostuu farmaseuteista ja apteekin teknisistä sekä osalla on lisäksi tekniikan alan tutkinto. Yhdistävä tekijä meissä on se, että kaikilla on jonkinlainen kokemus apteekkityöskentelystä sekä intohimo ohjelmistoja, tekniikkaa ja asiakaspalvelua kohtaan.

Service Deskin asiantuntijoina meidän tulee hallita monia kokonaisuuksia ja ohjelmistoja. Esimerkkeinä mainittakoon vaikkapa pd³:n ja Salixin eri osa-alueet kuten reseptinkäsittely, laskutus, kassatoiminnot, varasto, annosjakelu ja robotit. Lisäksi Procuro, Presto, Proselecta, kassaohjelmat, käyttäjätunnusten ylläpito, Apteekkiverkkoon liittyvät kytkennät ja laitteistot, erilaiset apteekin laitteet kuten verkko-, tarra- ja kuittitulostimet, viivakoodinlukijat sekä maksupäätteet. Tätä listaa voisi jatkaakin, mutta sait varmaan jo kuvan työmme monipuolisuudesta. Koskaan ei tiedä ennalta mitä jännää seuraava asiakas tuo tullessaan.

Vaikka pääpaino deskiläisen työssä onkin tukea ja auttaa teitä ongelmatilanteidenne ratkaisemisessa, kirjoitamme toisinaan myös Viikon Vinkkejä ja asiakasohjeita Neuvoon, olemme mukana pitämässä pääkäyttäjäkoulutuksia, osallistumme talon sisäisiin kehitysprojekteihin ja teemme paljon muuta asiakkaalle näkymätöntä työtä. Kaikessa tässä tuoksinnassa pyrimme muistamaan kaiken jo opitun, pitämään osaamisemme tason korkealla sekä jakamaan tietoa myös eteenpäin.

Työnkuvaltaan Service Desk jakautuu kahteen tasoon, missä ensimmäisen tason asiantuntijoidemme päätehtävänä on vastata puheluihin, kirjata ylös ongelmanratkaisun kannalta oleelliset tiedot tukipyynnölle sekä tehdä sille kiireellisyysluokittelu. Ensimmäisen tason asiantuntijat kyllä auttavat ja ohjeistavat teitä jo puhelun aikana, mutta mikäli ongelma vaatii syvällisempää selvitystyötä tai on luonteeltaan aikaavievä, siirretään se käsiteltäväksi toisen tason asiantuntijoillemme. Toisen tason asiantuntijoilla on mahdollisuus perehtyä ongelmaanne syvällisemmin ja tehdä tarvittavaa taustatutkimusta, jotta ongelma selvitettäisiin kerralla, ja saisitte eväät sen korjaamiseen itsenäisesti. Tarvittaessa ongelmienne ratkaisemiseksi selvitystyöhön osallistuvat myös Pharmadatan ohjelmistokehityksen asiantuntijat, laiteasiantuntijat sekä palveluiden tuottamisesta vastaavat yhteistyökumppanimme.

Olemme täällä sinua varten, kun tarvitset apua.

Kesäterveisin,
Pharmadatan Service Desk