Sata vuotta sitten Suomessa lääkärissäkäynti oli suuri tapahtuma ja lääkärin käsin kirjoittamaa reseptiä säilytettiin huolella. Vuosisadan alusta aina vuoteen 1973 saakka lääkemääräys jäi apteekkiin ja arkistoitiin sinne kymmeneksi vuodeksi. Reseptin tiedot kopioitiin ns. signatuuriin, joka sitten kiinnitettiin lääkepulloon tai purkkiin.
Sadassa vuodessa apteekkien reseptit ja tiedot ovat siirtyneet sähköisiin järjestelmiin. Uusin ja nykyaikaisin pd³ -tietojärjestelmä on kolmen viime vuoden aikana kasvanut sadan apteekin monipuoliseksi työkaluksi, jonka tarkkuus ja nopeus ovat aivan omaa luokkaansa. Sadas pd³-järjestelmä asennettiin Varkauteen Käpykankaan apteekkiin. Pharmadata kävi paikan päällä onnittelemassa apteekkia apteekkijärjestelmävaihdon tunnelmissa.
Kolme kuukautta – kolme apteekkijärjestelmän vaihtoa
Onnittelukäynnillä tavoitimme apteekkari Kirsi Puurusen työn touhusta ja kiireen keskeltä, haastattelulle liikeni kuitenkin pieni hetki. Kirsiä voidaan syystä sanoa järjestelmänvaihdon asiantuntijaksi. Takana on kolmen kuukauden aikana yhden pääapteekin ja kahden sivuapteekin käyttöönotot.
Uuden järjestelmän hankinta tuli ajankohtaiseksi, kun palvelimet tulivat tiensä päähän. Kirsi selvitti vaihtoehdot, konsultoi kollegoita ja valitsi pd³-järjestelmän. Valinnassa painottui lisäksi järjestelmäntoimittajan luotettavuus.
Kesäkuussa pääapteekkiin, Varkauden Vanhaan Apteekkiin, asennettiin pd³-järjestelmä. Sivuapteekit Käpykangas ja Könönpelto liittyivät joukkoon syyskuun alussa.
Johtaminen, avoimuus ja vastuullisuus – onnistuneen projektin avaimia
Sata vuotta sitten Suomessa väki siirtyi pelloilta ja vainioilta tehtaisiin. Muutosjohtajien ensimmäinen tehtävä oli opettaa ihmiset tulemaan töihin aina samaan aikaan, noudattamaan samoja sääntöjä ja ohjeita, tekemään samaa asiaa yhä uudelleen ja yhä tehokkaammin. Nykyaikana tuottavuuden tehostaminen on edelleen ajankohtaista, johtaminen on muuttunut monimuotoisemmaksi.
Apteekkijärjestelmien vaihdossa Pharmadatan projektipäällikkö toimii apteekin johdon tukena. ”Harvoin muutos toteutuu ilman ongelmia, mutta hyvällä johtamisella niistäkin selvitään. Vastasin itse apteekin osalta kokonaisuuden hallinnasta”, Kirsi kertoo ja jatkaa ”proviisori hoiti koulutusten organisoinnit huolehtien, että jokaisella työntekijällä on riittävä tietotekninen osaaminen omalta vastuualueeltaan. Lopulta vastuu omasta osaamisesta on työntekijällä itsellään, sitä ei voi ulkoistaa.”
Vastuullisuus ja avoimuus nousevat apteekkarin ja henkilökunnan kertomuksessa usein esille käyttöönoton onnistumisesta puhuttaessa.
Viesti kulkee
Sata vuotta sitten tieto siirtyi kuulijalta toiselle kasvotusten. Viestinnässä käytettiin puhelinta ja kirjeitä. Nykyaikainen tietojärjestelmä ja ohjelmat moninkertaistavat tiedon siirtymisnopeuden. Jakelukanavien runsaus auttaa tavoittamaan kohderyhmän aikaisempaa tehokkaammin ja laajemmin.
”Keskustelemme paljon ja jaamme tietoa toinen toisillemme. Tietämättömyydestä ei tuomita, vaan etsimme ratkaisuja yhdessä. Lisäksi käytämme aktiivisesti Prestoa kaikkien kolmen apteekin kesken”, apteekinhoitaja Sanna Kudjoi kertoo. Presto on apteekin intranet, johon on yhdistetty dokumenttipankki. Sen kautta apteekki voi jakaa mm. päivittäistä työinformaatiota, toimintaohjeita, uutisia ja sisäisiä tiedotteita henkilökunnan kesken.
Aloittelijasta asiantuntijaksi – yhteistyöllä ja huumorilla eteenpäin
Lähes poikkeuksetta tietojärjestelmän vaihdoksessa useimmat tuntevat itsensä ensin aloittelijaksi – noviisiksi. Tällöin on hyvä muistaa, että ammattitaito ei järjestelmänkään vaihdossa katoa mihinkään. Harjoittelun ja käytön myötä tilanteen hallinta ja luottamus omiin uusiin taitoihin kasvaa. Kolmen kuukauden jälkeen Varkaudessa on reseptin toimitus pd³-järjestelmällä koettu nopeammaksi, ja vanhaa järjestelmää ei enää otettaisi takaisin. Kauas tästä ei jääty Könönpellossakaan, jossa ensimmäinen resepti toimitettiin apteekin avauduttua, ja puolen päivän aikaan farmaseutti totesi rauhallisesti tilanteen olevan hallinnassa. Käpykankaalla puolestaan toimitettiin apteekista käyttöönoton jälkeisenä päivänä annosjakelua.
Suomen siirtyessä uudelle vuosisadalle keskustelua käydään digitaalisuudesta ja virtuaalitodellisuudesta. Useissa yhteyksissä muutoksen sanotaan syntyneen suomalaisten pitkäjänteisen työn seurauksena. Pitkä tie on kuljettu pellolta nykyhetkeen ja tulevaisuudessa vauhdin kuvataan kiihtyvän.
Apteekissakaan vauhti ei hidastu. ”Yhteistyöllä ja huumorilla kaikesta on selvitty ja selvitään eteenpäin. Lyödään tyhmät päämme yhteen ja siitä se ratkaisu löytyy!” Sanna sanoo ja kaikki remahtavat nauruun. Muutoksen keskellä ilo ja avoimuus ovat käsin kosketeltavissa.