pd3 on markkinoiden modernein ratkaisu!

Apteekkineuvos Pekka Karttusen perustelu pd3-järjestelmän valinnalle on selkeä ja ytimekäs: pd3on markkinoiden nykyaikaisin apteekkitietojärjestelmä. ”It-viisaat kehittävät järjestelmän kupeeseen uusia ohjelmistoja, joiden avulla apteekit voivat parantaa asiakaskokemusta entisestään. Uskon, että pd3 on paras mahdollinen järjestelmä pyörittämään näitä lisämahdollisuuksia”, Karttunen sanoo.

Apteekkineuvos Pekka Karttusen perustelu pd3-järjestelmän valinnalle on selkeä ja ytimekäs: pd3on markkinoiden nykyaikaisin apteekkitietojärjestelmä. Digitalisoitunut apteekkiala edellyttää hänen mukaansa nopeaa ja laadukasta reseptinkäsittelyohjelmistoa sekä siihen liittyviä taustatoimintoja.

”pd3 mahdollistaa alan toimintakokonaisuuden mielestäni parhaiten. pd3 on käsitykseni mukaan markkinoiden modernein ratkaisu”, Siilinjärven apteekkarina työskentelevä, paljon myös tutkimustyötä uransa aikana tehnyt Karttunen kertoo.

Reseptinkäsittelyn nopeus painoi vaakakupissa, sillä Siilinjärven apteekki toimittaa vuodessa noin 190 000 reseptiä. Markkinoille on myös tulossa apteekkikäyttöön paljon erilaisia sovelluksia asiakaspalvelun parantamiseksi. Tämä kiinnostaa Karttusta. Hän pitää erityisen tärkeänä, että uudet sovellukset toimivat apteekkijärjestelmässä saumattomasti ja nopeasti.

”It-viisaat kehittävät järjestelmän kupeeseen kaikenlaisia ohjelmistoja, joiden avulla apteekit voivat parantaa asiakaskokemusta entisestään. Tällaisia lisäpalveluita ovat esimerkiksi, chatit, kuljetuspalvelut, erilaiset asiakkaisiin tapahtuvat yhteydenotot sekä kanta-asiakasrekistereihin liittyvät palvelut. Uskon, että pd3 on paras mahdollinen järjestelmä pyörittämään myös näitä uusia lisämahdollisuuksia”, Karttunen sanoo.

Digitalisaatio muuttaa toimintaympäristöä ja -tapoja kiihtyvällä tahdilla ja apteekkialan on Karttusen mukaan pysyttävä vauhdissa mukana.

”Ajan hermolla pysyminen on apteekkien elinehto.”

Aiemmin Siilinjärvellä oli käytössä Salix-järjestelmä. Karttunen pitää pd3:a linjakkaana ratkaisuna Salixin jälkeen.

 

Nykyaikainen it nostaa apteekin arvoa

Siilinjärven apteekki on Savon alueen suurin yksityinen apteekkitoimipiste, joka toimii pilottiapteekkina ja tekee paljon myös tutkimusta. Henkilökuntaa apteekissa on kaikkiaan 19.

”Haluamme olla kaikessa kehityksessä ja uuden tekemisessä mukana.”

Entä mitä Siilinjärven kokenut apteekkialan asiantuntija ajattelee pd3:sta investointina. Millaiseksi hän on laskenut investoinnin takaisinmaksuajan?

”Takaisinmaksuaikaa en ole varsinaisesti laskenut. Sen sijaan ajattelen, että tietojärjestelmän vaihdoksella on ratkaiseva vaikutus apteekin myyntihintaan. Kun jonain päivänä luovun apteekista, en halua myydä historiaa. Nykyaikaisen it:n avulla apteekista saa uskoakseni hivenen paremman hinnan”, Karttunen sanoo.

 

Pharmadatan tuelle täydet pisteet

Pharmadatan it-tuelle Karttunen ei anna moitteen sanaa. Käyttöönotto sujui jouhevasti ja asiat tapahtuivat nopeasti. Kouluttajat olivat paikalla pari päivää ja tämän  jälkeen Siilinjärvellä pidettiin vielä erikseen jälkihoitopäivä.

”Koulutus oli erinomainen. Yllätyin todella tästä paikan päällä tapahtuneesta koulutuksesta, miten merkittävä tuki se oli. Jokaisen henkilön kanssa oltiin riittävän pitkän aikaa.”

Toki ensimmäiset päivät olivat kiireisiä.

”Mutta toinen toistaan tukien henkilökuntamme selvisi hienosti”, Karttunen iloitsee.

 

Pharmadata palvelee omistajiaan

pd3 :n valinnassa hänelle oli tärkeää myös, että Pharmadata on Apteekkariliiton omistama. Pharmadata palvelee omia omistajiaan, siksi se on luotettava kumppani.

”Tunnen tiettyä lukkarin rakkautta näihin asioihin. Pharmadatan toiminta on mielestäni kehittynyt viime aikoina pitkin harppauksin. Esimerkiksi tavoitettavuus on parantunut huimasti. Yhtiö on myös pitänyt järjen kädessä hinnoittelussa – hintataso on edullisempi kuin kilpailijan”, Karttunen kiittelee.

 

 

 

Tervetuloa Apteekkari  2019 -tapahtumaan

Osastollamme esittelyssä uudistunut pd³-järjestelmä:

  • Entistäkin sujuvampi reseptinkäsittely.
  • Paras toimitusneuvonta- ja lääkevarmennustyökalu!
  • Asiakasvirtojen hallinta pd³-ruudulta.
  • EasyMedi³ ja eApteekki integroituna.
  • Tehokas annosjakelu.
  • Unohtamatta keskitetyn järjestelmän huolettomuutta!

Nopeimmin laajeneva* ja kehittyvä järjestelmä on suomalaisten apteekkien oma pd³!

Pharmadata on mukana Apteekkari 2019 -tapahtumassa osastolla 5b1, Messukeskus.

* Eniten käyttöönottoja jo usean vuoden ajan.

Mitä ammattilainen arvostaa

Hyvä apteekkitietojärjestelmä on toimintavarma ja apteekin sekä työntekijän tarpeisiin muokattava”, Farmanian Pohjois-Suomen aluepäällikkö Annukka Kurvinen toteaa. Vuokrafarmasistina hänellä on laaja kokemus kaikista markkinoilla olevista tietojärjestelmistä ja niiden toimivuudesta eri apteekeissa.

Energisellä ja positiivisella asenteella varustettu

Annukka on ollut Farmanialla vajaat kaksi vuotta ja koko työuransa aikana kiertänyt noin 30 apteekissa. Farmania Oy on perustettu 2012 ja Suomen Apteekkariliitto on siinä osakkaana. Yritys palvelee apteekkeja ja lääkeyrityksiä ympäri Suomea. Yrityksen tavoitteena on vahvistaa apteekkien toimintaa sekä palveluiden sujuvuutta tarjoamalla työntekijöitä apteekkien tarpeeseen.

Apteekissa voi olla jokin kolmesta markkinoilla olevasta tietojärjestelmästä ja farmasistina menemme usein suoraan asiakaspalveluun ja tiskiin. Siinä kohtaa ei ole paljoakaan aikaa opiskella, vaan järjestelmä tulee osata ja reseptit toimitettava”, Annukka kertoo arjen työstä.

Ensikokemuksiaan pd3-järjestelmästä Annukka sai Oulussa, jossa hän kertoo menneensä apteekkiin töihin ja suoraan reseptintoimitukseen. Edessä oli apteekkijärjestelmä, jonka hän näki elämänsä ensimmäistä kertaa. Työpäivä tuli vahvan ammattitaidon ansiosta kunnialla hoidettua.

Nykyisin Annukka on varsinainen pd3-asiantuntija. Käytön lisäksi hän on edistänyt osaamistaan tutustumalla Neuvossa olevaan materiaaliin ja osallistumalla Pharmadatan koulutuksiin.

Farmasistit käyttävät pääsääntöisesti tietojärjestelmien reseptinkäsittelyä. Oman kokemukseni perusteella osaamista kannattaa laajentaa esim. Pharmadatan laskutuskoulutuksella. Koulutus on todella hyvä ja laajentaa ymmärrystä järjestelmän logiikasta ja apteekin koko toimintaketjun etenemisestä. Hyöty konkretisoituu arjen työssä ja tilanteissa, joissa tarvitaan tehokasta ongelmanratkaisua”, Annukka toteaa.

Tietojärjestelmä muistin tukena

Jokainen apteekki on erilainen ja apteekkijärjestelmän tulee taipua sen toimintaan, huomioiden viranomaissäädösten toteuttaminen ja laajan tuotevalikoiman hallinta eri tilanteissa. Arvostan lisäksi järjestelmää, johon voi luottaa. Farmaseuttinen osaaminen on kaiken pohjalla ja apteekkijärjestelmä tukee perustyötä. Kun ohjelma hoitaa oman osuutensa, ei farmasistin tarvitse olla koko ajan laskin kädessä ja mittaamaton määrä tietoa muistissa.”, Annukka toteaa. Esimerkkinä järjestelmän tuomasta avusta Annukka mainitsee toimitusvälilaskennan, lääkevaihdon ja poikkeavan viitehintaryhmän. ”Hyvin suunniteltuna ohjelmana pd3 ei anna minun tehdä näissä virheitä”, Annukka vielä summaa.

Looginen ja kehittyvä

Jokaisella on oma työskentelytapansa ja pd3-ohjelmisto antaa mahdollisuuden räätälöidä itselleen mielekkään tavan työskennellä. ”Kokemukseni mukaan, apteekkien kannattaisi ottaa alussa käyttöön yksi yhtenäinen toimintatapa. Tällöin kaikille tulisi toimintamallin lisäksi yhtenäinen mielikuva ohjelmiston toiminnasta ja logiikasta. Taitojen kehittyessä voisi myös muita variaatioita ottaa käyttöön. Tämän lisäksi suosittelen käymään Neuvossa säännöllisesti ja seuraamaan versiohistoriaa. Ohjelmisto kehittyy jatkuvasti ja jos olet oppinut jonkun toimintatavan kaksi vuotta sitten, kannattaa ehdottomasti selvittää kaipaako se ajantasaistamista”, Annukka kertoo erilaisissa apteekeissa kohtaamistaan tilanteista.

Kehittyvään pd3-järjestelmään tehdään käyttäjien toiveiden mukaisia uudistuksia ja parannuksia kolmen viikon välein. Tiedot näkyvät Neuvossa olevassa versiohistoriassa. Niihin kannattaa apteekissa tutustua ja viedä apteekin kannalta merkittävimmät muutokset Prestoon kaikkien työntekijöiden tutustuttavaksi. Osa apteekeista on kouluttanut pääkäyttäjiä, jotka huolehtivat tämän lisäksi uusien ominaisuuksien kouluttamisesta koko henkilökunnalle.

Apteekkijärjestelmän pääkäyttäjä apteekkiisi?

Apteekkijärjestelmä on apteekin sydän, jonka tuottama tieto auttaa ohjaamaan toimintoja. Kuinka tieto sitten saadaan tehokkaasti käyttöön?

Apteekin tietojärjestelmän oma asiantuntija eli pääkäyttäjä toimii linkkinä ohjelmiston ja henkilökunnan välillä. Hän on syväosaaja, joka kykenee hyödyntämään toimintoja parhaalla mahdollisella tavalla, luoden edellytykset sujuvammalle työskentelylle ja apteekin kehittämiselle.

Apteekkijärjestelmä – apteekin toiminnanohjauksen moottori

Kuinka sitten mitataan apteekkijärjestelmän hyötyjä? Tietojärjestelmien edut ovat useimmiten aineettomia, eikä niitä voida aina mitata rahallisesti. Tällöin on syytä tarkastella tuottavuuden taloudellisia ja toiminnallisia mittareita. Taloudellisia hyötyjä ovat muun muassa kustannussäästöt, tuottojen lisäys tai ajankäytön tehostaminen. Toiminnallisia hyötyjä ovat puolestaan laadun parantuminen ja prosessien tehostaminen sekä työtyytyväisyyden lisääntyminen.

Apteekkijärjestelmä on apteekin toiminnan ”sydän”. Järjestelmä huolehtii, että ydintoiminnot rullaavat sujuvasti läpi koko arvoketjun, sisään ostoista aina tuotteen tai palvelun toimittamiseen loppuasiakkaalle. Lisäksi tuotetun tiedon on oltava helposti saavutettavissa ja hyödynnettävissä, reseptintoimituksesta aina ylimmän johdon raportointinäkymiin asti.

Tämän vuoksi on tarkoituksenmukaista pitää tietojärjestelmät ja laitteet nykyaikaisina ja muutoskykyisinä – yhtenä apteekin tärkeänä kilpailutekijänä.

Kaiken takana on käyttäjä

”Nykyaikana työntekijällä tulee olla taito ratkaista asioita. Hänellä tulee olla tiedot ja taidot, joilla kykenee tehokkaasti hoitamaan hänelle asetetut tehtävät – ei vain noudattamaan yksittäisiä ohjeita. Apteekkityön on oltava uudistuvaa ja innostavaa, kehittyvää ja nykyaikaista”, proviisori Lotta Lehtinen Kuusankoskelta toteaa ja jatkaa, ”on hyväksyttävä, että koskaan ei tulla valmiiksi, mutta tullaan tietoisiksi ja tietoa voi käyttää, kun ymmärtää taustat.”

Paraskaan tietojärjestelmä ei takaa huipputulosta ilman osaavia käyttäjiä. Hyödyt apteekille realisoituvat käyttäjien kautta. Käyttöä voidaan tehostaa koulutuksella. Tie syvempään hallintaan ja hyödyntämiseen avautuu Pharmadatan pääkäyttäjä-valmennuksella.

Pääkäyttäjä – apteekin oma asiantuntija

Pääkäyttäjävalmennuksessa teknologiasta kiinnostunut apteekkilainen pääsee kehittämään omaa osaamistaan ja tutustumaan syvällisemmin apteekkijärjestelmään.

Kokonaisuus räätälöidään aina apteekin toimintaa vastaamaan ja osallistujien osaamisen sekä vastuualueiden mukaan. Pääpaino valmennuksessa on järjestelmän hallinnassa. Syventävissä osissa siihen voidaan lisätä erityisaihealueita kuten laskutusta, varastonhallintaa tai taloushallintoa.

Valmennuksen jälkeen järjestelmän ominaisuuksien hyödyntäminen tehostuu, teknisten pulmatilanteiden ratkaisu helpottuu, viestintä paranee ja yhteistyö Pharmadatan kanssa tiivistyy. Pääkäyttäjä toimii lisäksi tukihenkilönä muulle henkilöstölle.

Valmennusta on tarjolla pd³- ja Salix-apteekeille. Lisäksi sillä voidaan helpottaa uuden apteekkijärjestelmän käyttöönottoa; apteekissasi on osaaja järjestelmän vaihtuessa.

Miksi valmennukseen kannattaa osallistua? Osallistujat ovat kokeneet saaneensa valmennuksesta konkreettista hyötyä. Järjestelmän syvällisemmän hallinnan on muun muassa koettu helpottavan perustyötä, jäsentävän ajattelua ja tekevän työskentelystä tehokkaampaa. Tähän mennessä osallistujia on jo yli 20.

”Koen että koulutuksessa saamani lisätieto ja järjestelmän antama tieto auttavat hahmottamaan apteekin prosesseja ja näkemään aidosti ne osa-alueet, joita apteekissa tulisi kehittää”, valmennukseen osallistunut proviisori Veijo Viitasaari Kuusankosken apteekista toteaa.

Lisätietoja pääkäyttäjävalmennuksesta tai Riia-Liisa Rasimus puh. 0500 218119 riia-liisa.rasimus@pharmadata.fi

Satavuotiaassa Suomessa 100 pd3-apteekkia

Sata vuotta sitten Suomessa lääkärissäkäynti oli suuri tapahtuma ja lääkärin käsin kirjoittamaa reseptiä säilytettiin huolella. Vuosisadan alusta aina vuoteen 1973 saakka lääkemääräys jäi apteekkiin ja arkistoitiin sinne kymmeneksi vuodeksi. Reseptin tiedot kopioitiin ns. signatuuriin, joka sitten kiinnitettiin lääkepulloon tai purkkiin.

Sadassa vuodessa apteekkien reseptit ja tiedot ovat siirtyneet sähköisiin järjestelmiin. Uusin ja nykyaikaisin pd³ -tietojärjestelmä on kolmen viime vuoden aikana kasvanut sadan apteekin monipuoliseksi työkaluksi, jonka tarkkuus ja nopeus ovat aivan omaa luokkaansa. Sadas pd³-järjestelmä asennettiin Varkauteen Käpykankaan apteekkiin. Pharmadata kävi paikan päällä onnittelemassa apteekkia apteekkijärjestelmävaihdon tunnelmissa.

Kolme kuukautta – kolme apteekkijärjestelmän vaihtoa

Onnittelukäynnillä tavoitimme apteekkari Kirsi Puurusen työn touhusta ja kiireen keskeltä, haastattelulle liikeni kuitenkin pieni hetki. Kirsiä voidaan syystä sanoa järjestelmänvaihdon asiantuntijaksi. Takana on kolmen kuukauden aikana yhden pääapteekin ja kahden sivuapteekin käyttöönotot.

Uuden järjestelmän hankinta tuli ajankohtaiseksi, kun palvelimet tulivat tiensä päähän. Kirsi selvitti vaihtoehdot, konsultoi kollegoita ja valitsi pd³-järjestelmän. Valinnassa painottui lisäksi järjestelmäntoimittajan luotettavuus.

Kesäkuussa pääapteekkiin, Varkauden Vanhaan Apteekkiin, asennettiin pd³-järjestelmä. Sivuapteekit Käpykangas ja Könönpelto liittyivät joukkoon syyskuun alussa.

Johtaminen, avoimuus ja vastuullisuus – onnistuneen projektin avaimia

Sata vuotta sitten Suomessa väki siirtyi pelloilta ja vainioilta tehtaisiin. Muutosjohtajien ensimmäinen tehtävä oli opettaa ihmiset tulemaan töihin aina samaan aikaan, noudattamaan samoja sääntöjä ja ohjeita, tekemään samaa asiaa yhä uudelleen ja yhä tehokkaammin. Nykyaikana tuottavuuden tehostaminen on edelleen ajankohtaista, johtaminen on muuttunut monimuotoisemmaksi.

Apteekkijärjestelmien vaihdossa Pharmadatan projektipäällikkö toimii apteekin johdon tukena. ”Harvoin muutos toteutuu ilman ongelmia, mutta hyvällä johtamisella niistäkin selvitään. Vastasin itse apteekin osalta kokonaisuuden hallinnasta”, Kirsi kertoo ja jatkaa ”proviisori hoiti koulutusten organisoinnit huolehtien, että jokaisella työntekijällä on riittävä tietotekninen osaaminen omalta vastuualueeltaan. Lopulta vastuu omasta osaamisesta on työntekijällä itsellään, sitä ei voi ulkoistaa.”

Vastuullisuus ja avoimuus nousevat apteekkarin ja henkilökunnan kertomuksessa usein esille käyttöönoton onnistumisesta puhuttaessa.

Viesti kulkee

Sata vuotta sitten tieto siirtyi kuulijalta toiselle kasvotusten. Viestinnässä käytettiin puhelinta ja kirjeitä. Nykyaikainen tietojärjestelmä ja ohjelmat moninkertaistavat tiedon siirtymisnopeuden. Jakelukanavien runsaus auttaa tavoittamaan kohderyhmän aikaisempaa tehokkaammin ja laajemmin.

”Keskustelemme paljon ja jaamme tietoa toinen toisillemme. Tietämättömyydestä ei tuomita, vaan etsimme ratkaisuja yhdessä. Lisäksi käytämme aktiivisesti Prestoa kaikkien kolmen apteekin kesken”, apteekinhoitaja Sanna Kudjoi kertoo. Presto on apteekin intranet, johon on yhdistetty dokumenttipankki. Sen kautta apteekki voi jakaa mm. päivittäistä työinformaatiota, toimintaohjeita, uutisia ja sisäisiä tiedotteita henkilökunnan kesken.

Aloittelijasta asiantuntijaksi – yhteistyöllä ja huumorilla eteenpäin

Lähes poikkeuksetta tietojärjestelmän vaihdoksessa useimmat tuntevat itsensä ensin aloittelijaksi – noviisiksi. Tällöin on hyvä muistaa, että ammattitaito ei järjestelmänkään vaihdossa katoa mihinkään. Harjoittelun ja käytön myötä tilanteen hallinta ja luottamus omiin uusiin taitoihin kasvaa. Kolmen kuukauden jälkeen Varkaudessa on reseptin toimitus pd³-järjestelmällä koettu nopeammaksi, ja vanhaa järjestelmää ei enää otettaisi takaisin. Kauas tästä ei jääty Könönpellossakaan, jossa ensimmäinen resepti toimitettiin apteekin avauduttua, ja puolen päivän aikaan farmaseutti totesi rauhallisesti tilanteen olevan hallinnassa. Käpykankaalla puolestaan toimitettiin apteekista käyttöönoton jälkeisenä päivänä annosjakelua.

Suomen siirtyessä uudelle vuosisadalle keskustelua käydään digitaalisuudesta ja virtuaalitodellisuudesta. Useissa yhteyksissä muutoksen sanotaan syntyneen suomalaisten pitkäjänteisen työn seurauksena. Pitkä tie on kuljettu pellolta nykyhetkeen ja tulevaisuudessa vauhdin kuvataan kiihtyvän.

Apteekissakaan vauhti ei hidastu. ”Yhteistyöllä ja huumorilla kaikesta on selvitty ja selvitään eteenpäin. Lyödään tyhmät päämme yhteen ja siitä se ratkaisu löytyy!” Sanna sanoo ja kaikki remahtavat nauruun. Muutoksen keskellä ilo ja avoimuus ovat käsin kosketeltavissa.