”Huoli ja murhe tulevaisuudesta putosivat, kun on käytössä moderni apteekkijärjestelmä”, apteekkari Timo Mäenpää Tiiriön apteekista toteaa. Viime maaliskuussa apteekissa otettiin käyttöön pd3-järjestelmä ja onnistuneesta projektista vastasi proviisori Heli Saario.
Uuden apteekkijärjestelmän vaihtoon kannattaa perehtyä huolella
”Jokaisen apteekin tulee apteekkijärjestelmän vaihtoa harkitessa miettiä tarkkaan omat tarpeensa. Meillä pohjatyö tehtiin huolella, laittamalla kaikki apteekkijärjestelmät samaan taulukkoon, ja käymällä ne huolellisesti kohta kohdalta läpi”, Heli kertoo. Arviointiprosessi suoritettiin vuosi sitten syksyllä, jolloin käytössä oli Salix-järjestelmä. Tiiriön apteekki on tyypillinen marketapteekki, jossa ruokaostoksilla asioivat lähikuntien asukkaat ja työmatkalaiset tulevat apteekkiin ”samalla parkkeerauksella”. Hyvän sijaintinsa vuoksi apteekki on myös mökkiläisten ja pohjoiseen kulkijoiden suosiossa. ”Vaikka asiakkaat voivat olla vain läpikulkumatkalla, palvelemme heitä hyvin ja kokonaisvaltaisesti”, apteekkari toteaa.
Päätöksessä Timo ja Heli kertovat lähteneensä hakemaan parasta tulevaisuuden tarpeisiin vastaavaa apteekkijärjestelmää. Koko henkilökunta osallistui päätöksentekoon ja kaikkien toiveita kuunneltiin sekä tietoa kerättiin niin ohjelmistoihin kuin käyttäjäkokemuksiin liittyen. ”Päätöksessä oli useita osa-alueita, jotka painottuivat pd3:n eduksi. Esimerkkinä voisi mainita oheisohjelmat. Procuro ja Presto ovat erinomaisia ja meillä kaikille tuttuja työkaluja, joita ilman farmasisti ei haluaisi toimia”, Heli toteaa valintakriteereistä.
”Järjestelmänmuutos on aina merkittävä asia ja tutut oheisohjelmat tuovat helpotusta ja nopeuttavat muutokseen läpivientiä. Tämän lisäksi totesimme valintaa tehdessämme, että Pharmadatalla koulutus oli hyvin pilkottu ja polku asennuksesta käyttöönottoon on selkeä. Vaakakupissa oli myös hinta, johdon raportit ja kehitystyö sekä tulevaisuuden näkymät ja yrityksen omistuspohja”, Timo täydentää.
Käyttöönotosta osaajaksi puolessa vuodessa
Päätöksen jälkeen Helin lempeän tehokkaassa otteessa käyttöönotto sujui erinomaisesti. ”Meillä oli selkeä tavoite: kesällä peruskäyttö on kaikilla työntekijöillä hallinnassa ja syksyllä saamme lisätehoja ohjelmasta”, Heli toteaa. Apteekissa valmistautuminen uuteen järjestelmään aloitettiin jo ennen aloituskoulutusta ottamalla harjoitusympäristö käyttöön. Farmasistit harjoittelivat siellä yhteensä 6 tunnin ja tekniset 4 tunnin verran. Tehdyt harjoitustunnit kirjattiin ylös. Kyetäkseen ohjaamaan muita, Heli opiskeli ohjelmistoa Neuvosta ja kävi pääkäyttäjävalmennuksessa. Lisäksi apteekilla oli hyvä yhteys Pharmadatan kouluttajiin ja mahdollisuus esittää heille kysymyksiä.
Uuden järjestelmän käyttöönotto tapahtui maaliskuussa. ”Käyttöönotossa ei tapahtunut suurta notkahdusta toiminnassa. Pharmadatan kouluttajat olivat paikalla ja heidän lisäksi meillä oli järjestelmän tunteva vuokrafarmaseutti ensimmäisinä viikkoina. Otimme Pharmadatalta paljon aloituskoulutusta, apteekin pitkistä aukioloajoista, vapaista ja lomista johtuen”, Heli toteaa. Järjestelmänvaihdon yhteydessä uusimme myös laitteita vastaamaan tulevaisuuden tarpeisiin.
Kaikki tehot irti
Uuden pd3-järjestelmän käyttö sujui kesällä suunnitelmien mukaan. Osaamisen taso oli heti hyvä ja reseptinkäsittely sujui. Uusi järjestelmä mahdollisti mm. asiakkaiden tarpeide
n ja toiveiden aikaisempaa tehokkaamman toteuttamiseen.
”Asiakasrajapinta toimii hyvin ja pd3-järjestelmällä on mukava työskennellä. Tämä on tulevaisuuden työkalu”, Timo tyytyväisenä toteaa ja mainitsee pd3:n palvelevan häntä työuransa loppuun asti.
Helillä on katse kohti seuraavia tavoitteita ja toiminnan tehostamista. Listalla ensimmäisenä on varastonhallinta ja tavaranpurun suoraviivaistaminen. Esimerkkinä tästä hän mainitsee lääkkeiden menekinmukaisenjärjestelmän tehostamisen saatavilla olevan tiedon ja suodattimien avulla. Lisäksi hän nostaa esille tukkukaupan toimituskatkokset, joissa apteekilla on suuri rooli. Saatavan tiedon avulla tätäkin tullaan tehostamaan. ”Luvassa on raporttien vertailua ja apteekillemme olennaisten asioiden kehitystyötä”, Heli tyytyväisenä summaa.
kauppapaikalle Stockmannin viereen. Seuraavana oli vuorossa järjestelmänvaihdos. Se suunniteltiin huolella ja käyttöönottopäivät valittiin tarkasti. ”Henkilökunta on ollut tietoinen muutoksista ja mukana kaiken aikaa. Apteekkijärjestelmän vaihdossa projekti on ollut huolella johdettu. Apteekissa suuri vastuu on ollut proviisori Inkeri Siltalalla, ja Pharmadatalla projektipäällikkö Maiju Järvisellä. Kaikki on mennyt suunnitelmien mukaan – ihan uskomattoman hyvin”, Riikka kertoo.