Tulevaisuuden työkalu – moderni pd3- apteekkijärjestelmä

Huoli ja murhe tulevaisuudesta putosivat, kun on käytössä moderni apteekkijärjestelmä”, apteekkari Timo Mäenpää Tiiriön apteekista toteaa. Viime maaliskuussa apteekissa otettiin käyttöön pd3-järjestelmä ja onnistuneesta projektista vastasi proviisori Heli Saario.

Uuden apteekkijärjestelmän vaihtoon kannattaa perehtyä huolella

Jokaisen apteekin tulee apteekkijärjestelmän vaihtoa harkitessa miettiä tarkkaan omat tarpeensa. Meillä pohjatyö tehtiin huolella, laittamalla kaikki apteekkijärjestelmät samaan taulukkoon, ja käymällä ne huolellisesti kohta kohdalta läpi”, Heli kertoo. Arviointiprosessi suoritettiin vuosi sitten syksyllä, jolloin käytössä oli Salix-järjestelmä. Tiiriön apteekki on tyypillinen marketapteekki, jossa ruokaostoksilla asioivat lähikuntien asukkaat ja työmatkalaiset tulevat apteekkiin ”samalla parkkeerauksella”. Hyvän sijaintinsa vuoksi apteekki on myös mökkiläisten ja pohjoiseen kulkijoiden suosiossa. ”Vaikka asiakkaat voivat olla vain läpikulkumatkalla, palvelemme heitä hyvin ja kokonaisvaltaisesti”, apteekkari toteaa.

Päätöksessä Timo ja Heli kertovat lähteneensä hakemaan parasta tulevaisuuden tarpeisiin vastaavaa apteekkijärjestelmää. Koko henkilökunta osallistui päätöksentekoon ja kaikkien toiveita kuunneltiin sekä tietoa kerättiin niin ohjelmistoihin kuin käyttäjäkokemuksiin liittyen. ”Päätöksessä oli useita osa-alueita, jotka painottuivat pd3:n eduksi. Esimerkkinä voisi mainita oheisohjelmat. Procuro ja Presto ovat erinomaisia ja meillä kaikille tuttuja työkaluja, joita ilman farmasisti ei haluaisi toimia”, Heli toteaa valintakriteereistä.

Järjestelmänmuutos on aina merkittävä asia ja tutut oheisohjelmat tuovat helpotusta ja nopeuttavat muutokseen läpivientiä. Tämän lisäksi totesimme valintaa tehdessämme, että Pharmadatalla koulutus oli hyvin pilkottu ja polku asennuksesta käyttöönottoon on selkeä. Vaakakupissa oli myös hinta, johdon raportit ja kehitystyö sekä tulevaisuuden näkymät ja yrityksen omistuspohja”, Timo täydentää.

Käyttöönotosta osaajaksi puolessa vuodessa

Päätöksen jälkeen Helin lempeän tehokkaassa otteessa käyttöönotto sujui erinomaisesti. ”Meillä oli selkeä tavoite: kesällä peruskäyttö on kaikilla työntekijöillä hallinnassa ja syksyllä saamme lisätehoja ohjelmasta”, Heli toteaa. Apteekissa valmistautuminen uuteen järjestelmään aloitettiin jo ennen aloituskoulutusta ottamalla harjoitusympäristö käyttöön. Farmasistit harjoittelivat siellä yhteensä 6 tunnin ja tekniset 4 tunnin verran. Tehdyt harjoitustunnit kirjattiin ylös. Kyetäkseen ohjaamaan muita, Heli opiskeli ohjelmistoa Neuvosta ja kävi pääkäyttäjävalmennuksessa. Lisäksi apteekilla oli hyvä yhteys Pharmadatan kouluttajiin ja mahdollisuus esittää heille kysymyksiä.

Uuden järjestelmän käyttöönotto tapahtui maaliskuussa. ”Käyttöönotossa ei tapahtunut suurta notkahdusta toiminnassa. Pharmadatan kouluttajat olivat paikalla ja heidän lisäksi meillä oli järjestelmän tunteva vuokrafarmaseutti ensimmäisinä viikkoina. Otimme Pharmadatalta paljon aloituskoulutusta, apteekin pitkistä aukioloajoista, vapaista ja lomista johtuen”, Heli toteaa. Järjestelmänvaihdon yhteydessä uusimme myös laitteita vastaamaan tulevaisuuden tarpeisiin.

Kaikki tehot irti

Uuden pd3-järjestelmän käyttö sujui kesällä suunnitelmien mukaan. Osaamisen taso oli heti hyvä ja reseptinkäsittely sujui. Uusi järjestelmä mahdollisti mm. asiakkaiden tarpeiden ja toiveiden aikaisempaa tehokkaamman toteuttamiseen.

Asiakasrajapinta toimii hyvin ja pd3-järjestelmällä on mukava työskennellä. Tämä on tulevaisuuden työkalu”, Timo tyytyväisenä toteaa ja mainitsee pd3:n palvelevan häntä työuransa loppuun asti.

Helillä on katse kohti seuraavia tavoitteita ja toiminnan tehostamista. Listalla ensimmäisenä on varastonhallinta ja tavaranpurun suoraviivaistaminen. Esimerkkinä tästä hän mainitsee lääkkeiden menekinmukaisenjärjestelmän tehostamisen saatavilla olevan tiedon ja suodattimien avulla. Lisäksi hän nostaa esille tukkukaupan toimituskatkokset, joissa apteekilla on suuri rooli. Saatavan tiedon avulla tätäkin tullaan tehostamaan. ”Luvassa on raporttien vertailua ja apteekillemme olennaisten asioiden kehitystyötä”, Heli tyytyväisenä summaa.

Mitä ammattilainen arvostaa

Hyvä apteekkitietojärjestelmä on toimintavarma ja apteekin sekä työntekijän tarpeisiin muokattava”, Farmanian Pohjois-Suomen aluepäällikkö Annukka Kurvinen toteaa. Vuokrafarmasistina hänellä on laaja kokemus kaikista markkinoilla olevista tietojärjestelmistä ja niiden toimivuudesta eri apteekeissa.

Energisellä ja positiivisella asenteella varustettu

Annukka on ollut Farmanialla vajaat kaksi vuotta ja koko työuransa aikana kiertänyt noin 30 apteekissa. Farmania Oy on perustettu 2012 ja Suomen Apteekkariliitto on siinä osakkaana. Yritys palvelee apteekkeja ja lääkeyrityksiä ympäri Suomea. Yrityksen tavoitteena on vahvistaa apteekkien toimintaa sekä palveluiden sujuvuutta tarjoamalla työntekijöitä apteekkien tarpeeseen.

Apteekissa voi olla jokin kolmesta markkinoilla olevasta tietojärjestelmästä ja farmasistina menemme usein suoraan asiakaspalveluun ja tiskiin. Siinä kohtaa ei ole paljoakaan aikaa opiskella, vaan järjestelmä tulee osata ja reseptit toimitettava”, Annukka kertoo arjen työstä.

Ensikokemuksiaan pd3-järjestelmästä Annukka sai Oulussa, jossa hän kertoo menneensä apteekkiin töihin ja suoraan reseptintoimitukseen. Edessä oli apteekkijärjestelmä, jonka hän näki elämänsä ensimmäistä kertaa. Työpäivä tuli vahvan ammattitaidon ansiosta kunnialla hoidettua.

Nykyisin Annukka on varsinainen pd3-asiantuntija. Käytön lisäksi hän on edistänyt osaamistaan tutustumalla Neuvossa olevaan materiaaliin ja osallistumalla Pharmadatan koulutuksiin.

Farmasistit käyttävät pääsääntöisesti tietojärjestelmien reseptinkäsittelyä. Oman kokemukseni perusteella osaamista kannattaa laajentaa esim. Pharmadatan laskutuskoulutuksella. Koulutus on todella hyvä ja laajentaa ymmärrystä järjestelmän logiikasta ja apteekin koko toimintaketjun etenemisestä. Hyöty konkretisoituu arjen työssä ja tilanteissa, joissa tarvitaan tehokasta ongelmanratkaisua”, Annukka toteaa.

Tietojärjestelmä muistin tukena

Jokainen apteekki on erilainen ja apteekkijärjestelmän tulee taipua sen toimintaan, huomioiden viranomaissäädösten toteuttaminen ja laajan tuotevalikoiman hallinta eri tilanteissa. Arvostan lisäksi järjestelmää, johon voi luottaa. Farmaseuttinen osaaminen on kaiken pohjalla ja apteekkijärjestelmä tukee perustyötä. Kun ohjelma hoitaa oman osuutensa, ei farmasistin tarvitse olla koko ajan laskin kädessä ja mittaamaton määrä tietoa muistissa.”, Annukka toteaa. Esimerkkinä järjestelmän tuomasta avusta Annukka mainitsee toimitusvälilaskennan, lääkevaihdon ja poikkeavan viitehintaryhmän. ”Hyvin suunniteltuna ohjelmana pd3 ei anna minun tehdä näissä virheitä”, Annukka vielä summaa.

Looginen ja kehittyvä

Jokaisella on oma työskentelytapansa ja pd3-ohjelmisto antaa mahdollisuuden räätälöidä itselleen mielekkään tavan työskennellä. ”Kokemukseni mukaan, apteekkien kannattaisi ottaa alussa käyttöön yksi yhtenäinen toimintatapa. Tällöin kaikille tulisi toimintamallin lisäksi yhtenäinen mielikuva ohjelmiston toiminnasta ja logiikasta. Taitojen kehittyessä voisi myös muita variaatioita ottaa käyttöön. Tämän lisäksi suosittelen käymään Neuvossa säännöllisesti ja seuraamaan versiohistoriaa. Ohjelmisto kehittyy jatkuvasti ja jos olet oppinut jonkun toimintatavan kaksi vuotta sitten, kannattaa ehdottomasti selvittää kaipaako se ajantasaistamista”, Annukka kertoo erilaisissa apteekeissa kohtaamistaan tilanteista.

Kehittyvään pd3-järjestelmään tehdään käyttäjien toiveiden mukaisia uudistuksia ja parannuksia kolmen viikon välein. Tiedot näkyvät Neuvossa olevassa versiohistoriassa. Niihin kannattaa apteekissa tutustua ja viedä apteekin kannalta merkittävimmät muutokset Prestoon kaikkien työntekijöiden tutustuttavaksi. Osa apteekeista on kouluttanut pääkäyttäjiä, jotka huolehtivat tämän lisäksi uusien ominaisuuksien kouluttamisesta koko henkilökunnalle.

Apteekit aloittavat EU:n lääkevarmennusjärjestelmään siirtymisen

 

Jokainen suomalaisapteekki ottaa käyttöönsä EU:n lääkeväärennösdirektiivin mukaisen lääkevarmennusjärjestelmän 9. helmikuuta 2019 mennessä. Järjestelmä tähtää lääkeaineiden tuote- ja tietoturvan parantamiseen kaikille EU-kansalaisille. 

Vaikka Suomessa laillisesta jakelusta ei ole väärennöksiä juuri löydetty, Suomi ei ole lääketurvallisuudessa erillinen saareke.

”Eurooppalaisessa jakeluketjussa liikkuvat väärennökset ovat yhtä lailla uhka meille. Emme voi tuudittautua näkemykseen, etteikö meiltäkin voisi lääkeväärennöksiä tulevaisuudessa löytyä”, Lääkevarmennus Oy:n toimitusjohtaja Maija Gohlke-Kokkonen muistuttaa.

Uudistuksen myötä kaikista lääkepakkauksista tulee yksilöllisiä ja niihin lisätään useita erilaisia turvallisuusominaisuuksia. Lääkevarmennusjärjestelmä koskee kaikkia lääkeketjun toimijoita valmistajasta tukkuliikkeisiin ja apteekkeihin.

Suomen Lääkevarmennus Oy FIMVO:n tavoitteena on, että järjestelmä olisi Suomessa käytössä jo kuluvan vuoden marraskuussa. Aikaa suomalaisapteekeilla siirtyä uuteen toimintamalliin ja täyttää turvavaatimukset on siis enää reilu puoli vuotta.

”Lääkevarmennusjärjestelmän ajatuksena on, että lääkepakkauksen täytyy aina olla koskematon, kun se annetaan asiakkaalle. Tuotepakkauksien pitää esimerkiksi olla sinetöidyt.
Lääkepakkauksiin tulee 2D-viivakoodi, joka sisältää lääkkeiltä vaaditut avaintiedot”, apteekkialan ict-palveluidentoimittaja Pharmadatan tuotejohtaja Jukka Nurmi kertoo.

Apteekkeihin tulee 2D-viivakoodinlukijat

Osaksi lääkevarmennusjärjestelmää on rakennettu Euroopan laajuinen tietokanta, johon erilliset maakohtaiset tietokannat yhdistyvät. Lääkeyritykset lataavat pakkauksen turvatiedot suoraan tietokantaan. EU:n lääkeväärennösdirektiivi määrää, että jokaisessa lääkepakkauksessa pitää olla yksilöllinen tunniste. Lääkepakkauksen aitous varmistetaan vertaamalla tunnisteen tietoja tietokannan tietoihin.

”Apteekkien velvollisuus on tarkastaa, että peukaloinnin paljastava mekanismi on ehjä. Tavallisille kuluttajille muutos näkyy erittäin vähän – mutta turvallisuus lisääntyy”, Lääkevarmennus Oy:n Gohlke-Kokkonen sanoo.

Mitä toimenpiteitä lääkevarmennusjärjestelmä sitten edellyttää suomalaisapteekeilta?

”Apteekkien täytyy korvata vanhat viivakoodinlukijat uusilla 2D-lukijoilla ja niiden on liityttävä osaksi Suomen lääkevarmennusjärjestelmää sekä allekirjoitettava lääkevarmennusjärjestelmän sopimus. Apteekkien on myös täytettävä hakemus järjestelmään liittymisestä”, Pharmadatan Nurmi kertoo.

Apteekkari Risto Kanerva Tapiolan Apteekista pitää muutoksia, jotka tähtäävät ihmisten parempaan lääke- ja lääkitysturvallisuuteen, tervetulleina.

”Viivakoodin lukemalla apteekkihenkilökunta saa helposti kaiken haluamansa lisätiedon lääkkeestä ruudulleen. Uskon, että lääkevarmennusjärjestelmä tuo myös varastonhallintaan tulevaisuudessa uusia toivottuja lisäominaisuuksia”, Kanerva sanoo.

Pharmadata auttaa apteekkeja muutoksessa

Suomalaisen Pharmadatan liiketoiminnan keskiössä on vahvistaa suomalaisten lääkkeiden käyttäjien tieto- sekä tuoteturvaa. Suomen noin 800:sta apteekista noin puolet on Pharmadatan asiakkaita.

Yhtiön uuden apteekeille rakentaman SecureMedi-järjestelmän avulla apteekit vastaavat muuttuviin EU:n lääketurvaa koskeviin vaatimuksiin tehokkaasti. Apteekkien olemassa olevien pd³-ja Salix-tietojärjestelmien osaksi integroituvan uuden järjestelmän avulla apteekkihenkilökunta skannaa pakkausten viivakoodin ja tarkistaa tiedot kansallisesta tietokannasta.

”Koko lääkkeen toimitusketju muuttuu selkeästi aiempaa turvallisemmaksi. Jos toimitetussa lääkkeessä ilmenee esimerkiksi jälkeenpäin jokin vika, pystymme apteekkijärjestelmän avulla jäljittämään, kenelle lääkkeet ovat menneet ja välittämään tiedon asiakkaalle”, Pharmadatan Nurmi havainnollistaa.

 

Lääkevarmennusjärjestelmän käyttöönotto, liittyminen ja sopimukset

Euroopan alueelle rakennetaan parhaillaan Euroopan kattavaa lääkevarmennusjärjestelmää, jonka tulee olla toimintavalmiudessa helmikuussa 2019. Järjestelmän avulla pyritään estämään väärennettyjen lääkkeiden tulo lailliseen myyntikanavaan. Suomessa järjestelmän toteuttaa Suomen Lääkevarmennus Oy eli FiMVO ja sitä valvoo Lääkealan turvallisuus ja kehittämiskeskus Fimea.

Järjestelmän käyttäminen ja siihen liittyminen on pakollista kaikille lääkejakelun toimijoille, mukaan lukien apteekit. Apteekkariliitto on tiedottanut asiasta 28.2.2018 Salkku palvelussa.

Ennen käyttöönottoja apteekkarin pitää tehdä järjestelmän käytöstä sopimus FiMVOn kanssa sekä toimittaa sopimuksen mukana FiMVOn tarvitsemat tiedot järjestelmään liittymistä varten. Tätä varten apteekkarin pitää

1. Täyttää ja allekirjoittaa järjestelmän käyttöehtosopimus
2. Täyttää käyttölupahakemus
3. Liittää em. käyttölupahakemus-dokumentin mukaan kopio apteekkiluvasta

Materiaalit toimitetaan FiMVOlle 12.3.2018 mennessä.

Tarkemmat ohjeet ja esitäytetyt Salix- ja pd³-lomakkeet löydät Neuvosta.

Tarvittaessa lisätietoja antaa myynti@pharmadata.fi