Month: April 2023

Pharmadatan uusi Omapd-apteekkijärjestelmä on läpäissyt THL:n uuden, tiukentuneen tietoturva-auditoinnin. Puolitoista päivää kestäneen auditoinnin ja useita kuukausia kestäneen kokonaisprosessin jälkeen Omapd siirtyy Valviran A-luokan järjestelmärekisteriin. ”Maailma muuttuu vauhdilla ja tietoturva tulee yhä voimakkaammin osaksi apteekkilaisen arkea. Pharmadatan tehtävä on palvella apteekkeja niin, että ne pystyvät vastaamaan viranomaisten tiukentuviin vaatimuksiin mahdollisimman hyvin.”

Pharmadatan uusi, pian markkinoille tuleva Omapd on Pharmadatan ensimmäinen apteekkijärjestelmä, joka on auditoitu THL:n uusien auditointikriteerien mukaisesti. THL tiukensi tietoturva-auditoinnin kriteereitä noin kaksi vuotta sitten. Omapd löytyy nyt Valviran A-luokan järjestelmärekisteristä.

Työ tietoturvan eteen on jatkuvaa. Kevyempiä tietoturva-auditointeja toteutetaan vuosittain, jolloin tarkistetaan ohjelmiston muuttuneet osat.

”Maailma muuttuu ja tietoturvan vaatimustaso nousee jatkuvasti. Tietoturva on asia, joka tulee yhä voimakkaammin osaksi apteekkilaisen arkea. Meidän tehtävämme on palvella apteekkeja niin, että ne pystyisivät vastaamaan mahdollisimman hyvin viranomaisten tiukentuviin vaatimuksiin”, Pharmadatan it-hankepäällikkö Riikka Affleckt-Christiansen kertoo.

Tietoturva-auditointi sujui odotusten mukaisesti.

”Kyseessä oli pitkä – ja myös hyvin opettavainen – prosessi. Omapd on ensimmäinen apteekkijärjestelmä, joka auditoitiin uusien tietoturvavaatimusten mukaisesti. Auditoinnissa käytiin läpi koko järjestelmä kohta kohdalta tietoturvavaatimuksiin peilaten. Tarkastukset tehtiin suoraan apteekkijärjestelmästä sekä dokumentaation avulla”, Pharmadatan järjestelmäpäällikkö Peter Forsström kertoo.

Pelkät sanat eivät enää riitä

Mikä tietoturva-auditoinnissa sitten muuttui entiseen nähden?

Aiemmin auditointi perustui pitkälti huolelliseen dokumentaatioon. Nyt mukana on myös paljon järjestelmän testausta. Auditoinnin suorittanut tietoturvayhtiö KPMG teki paljon erilaisia tietoturvatarkistuksia apteekkijärjestelmäympäristössä. Testauksessa ei ollut vain apteekkijärjestelmä, vaan myös työasemat, apteekin sisäverkko, apteekkiverkko ja konesalipalvelimet.

”Auditoijat testasivat yleisimpiä maailmalla tiedossa olevia haavoittuvuuksia ja tietoturvauhkia. Tarkoituksena on varmistaa, että ohjelmisto ja verkko-ympäristö ovat niin tietoturvallisia kuin tänä päivänä on mahdollista”, Affleckt-Christiansen kertoo.

”Periaatteena on, että enää ei riitä, että kertoo asioiden olevan kunnossa. Asiat pitää näyttää myös toteen.”

Pharmadatan järjestelmäpäällikkö Peter Forsström.

Pitkä prosessi palkitsi

Useita kuukausia kestävä auditointiprosessi lähti liikkeelle Pharmadatan ja KPMG:n yhteisestä aloitushaastattelusta, jossa käytiin läpi prosessin kulku ja tulevat tapahtumat. Pharmadata myös esitteli testaajille Omapd:n toimintaa. Tämän jälkeen KPMG:n testaajat suorittivat sovittuna päivänä tietoturvaskannaukset Pharmadatan rakentamassa testiapteekissa. Teknisen skannauksen lisäksi auditointiin kuului haastattelu, jossa osapuolet kävivät läpi dokumentaation ja tärkeitä esille tuotavia asioita.

Yhteensä koko auditointilaisuuteen kului noin puolitoista päivää. Muutama viikko tämän jälkeen Pharmadata sai palautteen ensimmäisestä tilaisuudesta sekä tarkentavia kysymyksiä. Tämän jälkeen Pharmadata ja KPMG tapasivat vielä uudestaan, ja Pharmadata kertoi toimenpiteistään, joita se oli toteuttanut palautteeseen ja tarkentaviin kysymyksiin liittyen.

Lopuksi KPMG teki Omapd:sta tietoturvallisuuden arvioinnin tarkastusraportin, jonka Pharmadata vielä kommentoi. Allekirjoitusten jälkeen tarkastusraportti meni Kelalle ja sen jälkeen Valviran A-luokan järjestelmärekisteriin.

Prosessi on opettanut Pharmadatalle paljon. Apteekeille Pharmadata haluaa viestiä tietoturvan positiivisista puolista. Hyvin hoidettu tietoturva on apteekin vahvuus ja liiketoimintavaltti.

”Tämä kaikki kesti useita kuukausia. Nyt meillä on lupa toimittaa Omapd:tä ja hyvä fiilis siitä, että uusi ohjelmisto on todistetusti turvallisin mahdollinen apteekkijärjestelmä,” toteavat Affleckt-Christiansen ja Forsström.

Pharmadatan tarjoamat apteekkarivaihdospaketit on suunniteltu siten, että apteekki voi toimia mahdollisimman normaalisti sekä ennen apteekkikauppaa että sen jälkeen. Apu on kuitenkin tarvittaessa lähellä yhden puhelinsoiton päässä. Janina Pan ja Nina Lamminen heräävät kauppapäivän aamuna töihin aamuvarhaisella, jotta kaikki toimii moitteettomasti, kun apteekki avaa ovensa.

Pharmadatan projektipäälliköt Janina Pan ja Nina Lamminen ovat apteekkarin tuki ja turva apteekkarivaihdoksissa. Pharmadata toteuttaa vuosittain noin 50 apteekkarivaihdosta. Kiireisintä aikaa ovat syksy ja alkukevät.

Pharmadata toteuttaa kaikki apteekkarivaihdoksiin liittyvät monimutkaisetkin toimenpiteet huomaamattomasti etänä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteivätkö osapuolet olisi tiiviisti yhteydessä toisiinsa. Pharmadatalaiset tekevät myös paljon selvitystyötä apteekkarin puolesta.

”Meihin voi olla matalalla kynnyksellä yhteydessä joko puhelimitse tai sähköpostilla. Pidämme huolta siitä, että apteekkari toimittaa tarvittavat tiedot sovittuun ajankohtaan mennessä. Kauppapäiville en myöskään sovi palavereita, jotta apteekit saavat minuun tarvittaessa helposti yhteyden”, Pharmadatan Pan kertoo.

”Käymme aina myös luopuvan apteekkarin kanssa yhdessä läpi vaihdokseen liittyvät sopimukset, aikataulun ja lisäohjeistuksen”, Lamminen kuvailee.

Apteekkarivaihdokset ovat aina tapauskohtaisia

Pharmadata suosittelee, että yhteistyö aloitetaan noin kaksi kuukautta ennen kauppapäivää. Kaikki lähtee liikkeelle aloituspalaverista. Niissä osapuolet tutustuvat toisiinsa ja käyvät yhdessä läpi vaadittavat toimenpiteet, kuten mihin kaikkialle apteekkarin tulee olla yhteyksissä – esimerkiksi pankkiin, korttitilitysvälittäjään, tukkuihin ja viranomaisiin.

Pharmadata kertoo uudelle apteekkarille, mitä tietoja kauppapäivän aamuna viedään järjestelmään. Järjestelmään viedään pankkitietoja, erilaisia tunnuksia ja salasanoja. Kokonaisuus riippuu kuitenkin aina siitä, mitä ominaisuuksia apteekkari aikoo ottaa käyttöönsä. Viikkoa ennen tulevan apteekin aukeamista Pharmadata käy vielä yhdessä asiakkaan kanssa läpi tulevan viikon tapahtumat ja aikataulun.

Kauppojen jälkeen pharmadatalaiset hoitavat vielä esimerkiksi luopuvan apteekkarin eLasku- ja suoramaksuasiakkaiden siirrot uudelle apteekkarille ja kirjaavat luopuvan apteekkarin myyntisaatavat.

”Apteekkarivaihdokset ovat aina hieman tapauskohtaisia. Tilanteet elävät, kun mukana voi olla paljon liikkuvia osia, kuten mahdolliseen osakeyhtiöön, kanta-asiakkuuksiin tai e-apteekkiin liittyviä toimintoja. Meidän tehtävämme on pitää haastavatkin kokonaisuudet hallinnassa”, Pan kertoo.

Pharmadatan projektipäällikkö Nina Lamminen.

Kauppapäivä varataan kokonaan vaihdokselle

Kauppapäivän aamut ovat Panille ja Lammiselle kiireisiä. Herätyskello soi tavallista selvästi aikaisemmin. Parametrointi eli apteekkarin tietojen muuttaminen järjestelmään on tarkkuutta vaativa toimenpide, joka tehdään kauppapäivän aamuna hyvissä ajoin ennen apteekin avaamista.

”Meiltä edellytetään tarkkaa työtä, että kaikki toimisi apteekin avautuessa. Valvomme ja seuraamme, että esimerkiksi maksupäätetoimittaja on päivittänyt maksupäätteet uuden apteekkarin tiedoilla”, Pan ja Lamminen kertovat.

Pharmadatan laatima aikataulu ja ohjeet ovat hyvin yksityiskohtaiset. Apteekkarin on näin helppo toimia niiden pohjalta. Pharmadata saikin viime vuoden asiakastyytyväisyystutkimuksissa kiitollista palautetta tarjoamastaan palvelusta. Panin ja Lammisen lisäksi moni muukin pharmadatalainen tekee töitä apteekkarivaihdosten eteen, vaikka tämä ei usein näy asiakkaalle. Pharmadatan Service Deskistä asennetaan ja testataan aamulla esimerkiksi uuden apteekkarin palvelinvarmenne.

”Olen tehnyt tätä työtä Pharmadatassa useita vuosia ja ollut mukana noin 230 kaupassa. Vieläkin tulee eteen uudenlaisia tapauksia, jollaisiin en ole aiemmin törmännyt. Olemme saaneet apteekeilta positiivista palautetta kokonaistoteutuksista, antamastamme tuesta ja siitä, että meille saa aina soittaa”, Pan kertoo.