Omapd:n käyttö lisääntyy vauhdilla

Pharmadatan Omapd-apteekkijärjestelmä julkaistiin lokakuussa 2022. Julkaisusta lähtien järjestelmä on herättänyt suurta kiinnostusta apteekkien keskuudessa. Useat apteekit ovatkin siirtyneet käyttämään sitä viime kuukausina, ja uusia järjestelmäpäivityksiä tulee tasaisesti lisää.

Omapd on apteekin toiminnanohjausjärjestelmä, joka perustuu edeltäjäänsä pd3:een. Pilvipohjaisuus, ensiluokkainen tietoturva ja selainkäyttöliittymä erottavat Omapd:n muista apteekkijärjestelmistä. Pilvipohjaisuuden ansiosta esimerkiksi päivitykset hoituvat vaivattomasti. Apteekin henkilökunnan ei tarvitse huolehtia siitä, onko järjestelmä ajan tasalla, sillä päivitykset tapahtuvat keskitetysti ja automaattisesti.

Kun apteekkijärjestelmältä toivotaan visuaalista ja modernia käyttöliittymää tältä vuosikymmeneltä, Omapd tulee nopeasti mieleen. Järjestelmän graafinen asettelu mahdollistaa muun muassa aiempaa monipuolisemman tiedon esitystavan, mikä tukee farmasian ammattilaisten päivittäistä työtä. Esimerkiksi mahdollisuus integroida ulkoisia tietolähteitä, kuten lääketietokanta samaan ikkunaan lisää käytön helppoutta ja nopeuttaa tiedon hakua. Myös juuri hakutoimintoja on parannettu ja niihin sisällytetty automaatio on suunniteltu helpottamaan käyttäjää löytämään tarvitsemansa toiminnot.

Uuden järjestelmän kehitykseen ja käyttöönottoon voi ymmärrettävästi kuulua tilanteita, jotka selviävät vasta käyttöönotossa. Pharmadatalla tällaisten tilanteiden tapahtuessa niihin vastataan aina nopeasti käyttäjiä kuunnellen ja näiden tarpeisiin vastaten, jolloin eteenpäin päästään entistä vakaammin. Prosessissa myös järjestelmä kehittyy aina vain paremmaksi. Asiakaslähtöisyys onkin yksi Pharmadatan arvoista, ja ohjaa pharmadatalaisten tekemistä, jotta järjestelmä ja sen käyttöönotto palvelevat apteekkilaisia parhaalla mahdollisella tavalla.

Kokonaisuudessaan Omapd tarjoaa apteekeille taloudellisen, modernin ja aiempaa tehokkaamman toiminnanohjausjärjestelmän, joka tukee apteekin toimintaa ja siellä työskentelevien ammattilaisten arkea. Asiakastoiveita kuunnellaan edelleen herkällä korvalla, ja niitä päivitetään aktiivisesti järjestelmään. Pharmadata seisoo vakaasti sen takana, että paras syntyy yhteistyössä apteekkien kanssa.

Omapd:n tietoturva perustuu nykyaikaiseen teknologiaan – ”Kaikki pelissä tietoturvan vuoksi”

Apteekkien tietoturva on nykyisessä maailmantilanteessa jatkuvalla koetuksella. Pharmadatan uusi Omapd-apteekkijärjestelmä tarjoaa kokonaisvaltaiset ja nykyaikaiset suojamekanismit tietoturvauhkia vastaan. Esimerkiksi virusturva on automatisoitua. Apteekkien yleisin tietoturvauhka on tunnusten kalastelu sähköpostissa. ”Tiedossamme ei ole, että yksikään murtautumisyritys olisi asiakasapteekkeihimme onnistunut”, Pharmadatan it-palvelutoimintojen päällikkö Mikko Niskanen ja it-hankepäällikkö Riikka Affleckt-Christiansen kertovat.

Yritykset murtautua apteekin omiin palveluihin lisääntyvät jatkuvasti. Tietoturvauhkien lisääntyminen vaatii jatkuvaa hereillä oloa Pharmadatalta ja sen kumppaneilta.

Pharmadatan uusi Omapd-apteekkijärjestelmä hyödyntää uusinta teknologiaa – esimerkiksi automatisaatiota ja tekoälyä – kaikilla tietoturvan eri tasoilla oli kyseessä palomuuri, konesali tai työasema. Microsoftin tekoälypohjaiset ratkaisut oppivat myös jatkuvasti uutta tietoturvauhkista ja niiden hallinnasta.

”Uudet nykyaikaiset ratkaisut vapauttavat apteekit keskittymään omaan liiketoimintaansa, kun päivitykset ja uhkien hallinta hoituvat automaattisesti. On merkittävä asia, ettei tietoturvan taso riipu tänä päivänä siitä, onko ihminen esimerkiksi nukkumassa”, Pharmadatan Niskanen kertoo.

Kaikki suojamekanismit käytössä

Suomen Nato-jäsenyys on osaltaan lisännyt rikollista toimintaa. Apteekkien tietoturvaa uhkaavat yleisimmin rikollisten yritykset löytää internetin kautta ulkoisia kanavia murtautua johonkin apteekin palveluun. Sähköpostiin tulevien kalasteluyritysten tarkoituksena on murtautua apteekin palveluihin, kuten työasemaan.

Verkkoskannaukset ovat kalasteluiden lisäksi yleinen tietoturvauhka. Tietoturvan kannalta on tärkeää, että turvapäivitykset ovat ajan tasalla. Pharmadatan virustorjunta on nykyaikaista ja automatisoitua. Teknologia osaa myös päivittää itse itsensä.

”Skannausten kohteena ovat yritysten julkiset osoitteet. Vähän niin kuin kyseessä olisivat katuosoitteet, joissa joku käy koputtelemassa, asuuko täällä joku. Rikolliset toimijat käyvät katsomassa tietoliikenneportteja, ovatko ne jääneet vahingossa auki”, Affleckt-Christiansen kertoo.

pd Kilpi suojaa koko elinkaaren

Pharmadatan ympäristössä tietoturvaan on panostettu useilla eri keinoilla.

1. Suojattu yhteys konesaliin. Yhteydet Pharmadatan ohjelmistojen taustalla toimivaan keskitettyyn konesaliin eivät kulje julkisen internetin vaan apteekkiverkon kautta. Konesalitoimittaja Enfo Oyj:lla on käytössään alan laatusertifikaatti ISO 27001. ”Kumppanimme ovat tietoturvaan panostavia ja sertifioituja palveluntarjoajia.”

2. Suojattu työasema apteekeissa. Työasemien eheyden takaavat ajantasaiset, automatisoidut päivitykset ja virustorjunta. Uusi asia Omapd:ssa on, että apteekkien ei enää tarvitse huolehtia työasemien tietoturvapäivityksistä. Apteekit voivat nyt täysipainoisesti keskittyä apteekkiliiketoimintaan.

3. Suojattu identiteetti. Vahva tunnistautuminen on tärkein mekanismi identiteetin suojaamiseksi. Apteekkijärjestelmään tunnistaudutaan joko henkilökohtaisella toimikortilla tai 14 merkin salasanalla, joka sisältää isoja ja pieniä kirjaimia sekä erikoismerkkejä.

4. pd Kilpi suojaa koko työaseman ja sen tietoturvan elinkaaren. pd Kilpi on Omapd:n sisältämä työasemien tietoturvapaketti, joka pitää yllä ohjelmistopäivityksiä, työaseman palomuurin ja ohjelmistojen virustorjuntaa, sekä varmistaa työasemien tietoturvalliset asetukset. pd Kilpi takaa apteekeille ajantasaiset ohjelmistopäivitykset, haittaohjelmistojen havaitsemisen modernien työkalujen avulla sekä identiteetin suojaamisen.

”Rakennamme Pharmadatassa monivaiheista tietoturvaa. Tämä ei kuitenkaan poista käyttäjien vastuuta. On tärkeää, että jokainen käyttäjä noudattaa ohjeita ja huolehtii omasta kirjautumisestaan ja identiteetistään. Omiin käyttäjätunnuksiin tulisi suhtautua samalla tavalla kuin henkilökohtaisiin pankkitunnuksiin tai kotiavaimiin ”, Niskanen ja Affleckt-Christiansen painottavat.

Etelä-Haagan apteekissa Salix vaihtui Omapd-järjestelmään

Etelä-Haagan apteekki harppasi marraskuun alussa uudelle vuosituhannelle, kun apteekissa pitkään käytössä ollut Salix-järjestelmä vaihtui Pharmadatan nykyaikaiseen Omapd-järjestelmään. Apteekkari Mikko Käenmäki on uudistuksesta innostunut: ”Omapd:n visuaalisuus ja intuitiivisuus ovat erinomaisia – olen päässyt itse nopeasti kiinni perustekemiseen.”

Etelä-Haagan apteekin apteekkari Mikko Käenmäki kuvailee Omapd:tä suoraviivaiseksi ja nopeaksi apteekkijärjestelmäksi. ”Reseptinkäsittely on Omapd:ssa selkeää kuten osasin odottaakin. Järjestelmän visuaalisuus on myös hienoa.”

Salix-järjestelmä oli Etelä-Haagan pääapteekissa ja sen sivuapteekki Pikku Huopalahdessa käytössä useita vuosikymmeniä. Muutos henkilökunnalle oli siten suuri. Käenmäki itse on ollut apteekkarina Etelä-Haagassa reilun vuoden. Tätä ennen hän oli käyttänyt pitkään MAXX-järjestelmää.

Salix-järjestelmällä on pitkä ja kunniakas historia apteekkialalla, mutta teknologian huima kehitys mahdollistaa Omapd-järjestelmässä valtavan määrän ominaisuuksia ja työkaluja, joita Salix ei tarjoa.

”Kyllä nyt oli aika vaihtaa ja hypätä nykyaikaan. Salix oli hyvä ja toimiva järjestelmä, mutta aika on ajanut luonnollisesti sen ohi”, Käenmäki sanoo.

”Päivitysten sijasta voin nyt keskittyä apteekkitekemiseen” – Hyvästit päivityksille

Merkittävänä apteekkiarkea helpottavana asiana Käenmäki nostaa esille visuaalisuuden ja intuitiivisuuden lisäksi Omapd:n pilvipohjaisuuden, josta hänellä ei ole aiempaa kokemusta.

”Pilvipohjaisuus on äärimmäisen hyvä asia. Nyt ei tarvitse enää varmuuskopioida palvelimia tai muistaa päivityksiä. Kaikki on automaattista, kuten vuonna 2023 kuuluukin olla. Mielelläni keskityn apteekkitekemiseen päivitysten sijasta.”

Analytiikkatyökaluihin Käenmäki ei ole päässyt toistaiseksi juurikaan tutustumaan, sillä Salixiin ei kertynyt analytiikkatietoa, jonka olisi voinut siirtää uuteen järjestelmään.

”Odotan kovasti, että dataa alkaa kertyä ja saan nähtäväksi apteekkarin työtä tukevia hienoja kuvaajia ja kaavioita.”

Intoa ja ihmetystä uuden äärellä

Henkilökunta on ottanut uuden järjestelmän vastaan innolla ja ihmetyksellä. Osa työntekijöistä on käyttänyt koko tähänastisen työuransa Salix-järjestelmää, joten muutos on ollut suuri. Uuden oppimista on paljon, koska mukana on paljon nykyaikaisia uusia työkaluja.

”Henkilökunnalla on paljon uusien asioiden ja termien oppimista. Muutosvastarintaa ei kuitenkaan ole ollut. Harjoitusvideot ja koulutuspaketti ovat toimineet hyvin – mutta paras oppi tulee käytännön kautta asiakastyötä tekemällä”, Käenmäki sanoo.

Pharmadatalaisia oli ensimmäisten päivien aikana paikan päällä neuvomassa uuden järjestelmän käyttöä. He saavat Etelä-Haagan henkilökunnalta kiitosta avuliaisuudesta sekä siitä, että ottivat hyvin vastaan kehitysideoita ja toiveita.

Apteekkarin silmissä kaikki on sujunut ja toiminut hyvin. Eteen tulleet haasteet on ratkaistu nopeasti.

”Todella hyvin olemme saaneet tukea kaikin puolin. Aluksi olimme tukeen ahkerasti yhteydessä ja henkilökunnalla oli pää hieman pyörällä. Homma on kuitenkin toiminut prosessin aikana hienosti. Hetkeäkään minulla ei ole ollut tunnetta, etteikö tämä projekti menisi maaliin”, Käenmäki kertoo.

Hän kertoo itse innostuvansa uuden oppimisesta. ”Nautin siitä, että pääsen nyt työssäni oppimaan uutta ja haastamaan itseäni. Odotan ilolla Omapd:n eri ominaisuuksiin tutustumista.”

Tapiolan apteekki ihastui Omapd:n nopeuteen ja nykyaikaisuuteen

Tapiolan apteekki otti Pharmadatan uuden Omapd-apteekkijärjestelmän pilottikäyttöönsä lokakuun alkupuolella. Apteekkari Risto Kanervan odotukset Omapd-päivityksen suhteen ovat korkeat. ”Odotan perusprosessiemme nopeutuvan ja tehostuvan selkeästi vielä aiemmastakin, koska järjestelmä on suunniteltu prosessien näkökulmasta ja on selkeä, intuitiivinen ja helposti hahmotettava. Henkilökuntamme on kiitellyt etenkin Omapd:n reseptinkäsittelyä ja visuaalisuutta”, Kanerva kertoo.

Tapiolan apteekilla on takanaan viikko Pharmadatan kehittämän uuden Omapd-apteekkijärjestelmän pilotointia. Apteekkari Risto Kanervan luotsaama Tapiolan apteekki on Omapd:tä pilotoineista apteekeista selkeästi suurin. Henkilökuntaa Tapiolassa on kolmisenkymmentä ja apteekilla käytössään muiden muassa varastoautomaatti, verkkokauppa ja sähköiset hintalaput. Perusvolyymi reseptinkäsittelyssä on suuri.

Suomen apteekkariliiton puheenjohtajana työskentelevä Kanerva kertoo uransa aikana olleensa mukana lukuisissa järjestelmäuudistuksissa ja -päivityksissä.

”Mikään muutos aiemmin ei ole mennyt näin kivuttomasti, tämä järjestelmäpäivitys on mennyt kaikista sujuvimmin. Kaikki on mennyt pilotointivaiheessa tähän mennessä todella hyvin ja järjestelmä toimii. Vaikka pilottiapteekin tehtävä on kaivamalla kaivaa esiin kehittämiskohteita, mitään ylitsepääsemättömiä ongelmia ei ole löytynyt”, Kanerva kertoo.

Kaikki tarvittava käden ulottuvilla

Tapiolan apteekin työntekijät ovat tottuneet toimimaan pilottiapteekkina. Henkilökunta kokee uuden opettelun mielekkäänä ja tuovan sisältöä työhön.

”Kun olen kysellyt ihmisiltä ja haistellut ilmapiiriä, kaikki ovat olleet uuden ohjelmiston suhteen positiivisia. Ihmiset oppivat uuden järjestelmän aina omaan tahtiinsa, mutta missään vaiheessa ei ole tullut tunnetta, että kaikki eivät olisi hyvin kärryillä uuden ohjelmiston käytön suhteen.”

Kaikki työntekijät ovat olleet tyytyväisiä reseptinkäsittelyn selkeyteen ja nopeuteen. Myös Omapd:n visuaalisuus on saanut kiitosta.

”Omapd näyttää heti ensi vilkaisulla modernilta ohjelmistolta ja siltä, että se on suunniteltu käyttäjien näkökulmasta. pd3:een verrattuna se on ilmeeltään hyvin nykyaikainen. Omapd on selkeä ja intuitiivinen, siksi sitä on miellyttävä käyttää. Kaikki se, mitä apteekkilainen todennäköisesti työssään tarvitsee, on heti näkyvillä”, Kanerva sanoo.

Analyysityökalut ovat vahva tuki johtamiselle

Kanerva ei ole toistaiseksi ehtinyt perehtyä syvällisesti apteekkarin omaan työpöytään. Analyysityökaluista on kuitenkin tullut tärkeä osa Kanervan arkea jo pd3-ohjelmiston käytön aikana.

Seuraavaksi hän suunnittelee pureutuvansa Omapd:n analyysityökaluihin.

”Analyysityökalujen avulla pääsee pureutumaan yksityiskohtiin ja saa päätöksille taustatukea. Tapani johtaa on sellainen, että päätösten taustalla on aina analyysityökalujen tarjoama tieto. Aamurutiinini on ensimmäiseksi katsoa, miltä edellispäivä näyttää lukujen valossa. Odotan siksi Omapd:ltä tässäkin suhteessa paljon”, hän kertoo.

Uudella järjestelmällä tavoitellaan entistä kovempia tehoja

Kanervan mukaan tietojärjestelmäpäivityksillä tavoitellaan aina toiminnan tehostumista, suorituksen parantumista entisestään sekä uusia toiminnallisuuksia.

”Vaikka olisi kyse maailman parhaasta apteekkijärjestelmästä, uuteen logiikkaan kiinni pääseminen vie aina henkilökunnalta jonkin aikaa. Uskon, että tehokkuutemme lähtee alkuharjoittelun jälkeen kuitenkin nopeasti nousuun”, Kanerva kertoo.

”Meillä ihmiset motivoituvat siitä, että saavat olla etujoukoissa kokeilemassa jotakin uutta ja edistyksellistä”, hän lisää.

”Omapd on visuaalinen, nopea ja intuitiivinen”

Hietalahden apteekki otti syyskuun alussa Omapd:n pilottikäyttöönsä. Apteekkari Jaana Hynninen kiittelee Omapd:n selkeyttä, visuaalisuutta ja reseptinkäsittelyn nopeutta. ”Omapd on suoraviivainen ja selkeä – minun mielestäni vieläkin nopeampi kuin pd³. Alun ongelmatilanteet ratkesivat nopeasti ja ihmiset ovat ottaneet uuden järjestelmän innolla vastaan.”

Hietalahden apteekin apteekkari Jaana Hynninen kuulostaa rennolta ja iloiselta, vaikka takana on vilskeen täyteinen työviikko: Hietalahden apteekissa on vain muutama päivä aiemmin alkanut Pharmadatan uuden apteekkijärjestelmän, Omapd:n, pilotointi.

”Omapd:n logiikka sopii minulle ja solahtaa hyvin ajatteluuni. Koko porukan oli helppo päästä ohjelmaan sisälle.”, Hynninen kertoo.

Reseptinkäsittely on Hynnisen mielestä Omapd:ssa todella nopeaa. Myös näkymän visuaalisuus ja järjestelmän intuitiivisuus saavat kiitosta.

”Parasta ensituntumalla on Omapd:n visuaalisuus. Siinä ei ole siniharmaita taulukoita vaan visuaalisia kohtia, joihin katseen on helppo kiinnittyä. Fonttien skaalautuvuus parantaa myös käyttökokemusta. Näkymä on yksinkertaisesti parempi”, Hynninen kuvailee.

Innolla eteenpäin

Hynninen kuvailee tunnelmaa Hietalahdessa kaikin puolin hyväksi. Ihmiset ovat olleet innolla mukana projektissa. Muutosvastarintaa Hynninen ei ole henkilökunnan keskuudessa havainnut.

”Jo ensimmäisen päivän jälkeen henkilökunnan fiilis oli positiivinen – tämä sujuu, asiat korjataan ja menemme eteenpäin.”

Pharmadatan työntekijä oli pilottijakson kolme ensimmäistä päivää Hietalahden apteekissa aamuvarhaisesta sulkemisaikaan asti. Yksi paikalla olijoista oli Pharmadatan koulutuspalveluiden asiantuntija Joonas Rautio. Ennen pilottijakson alkamista Omapd:n käyttöä oli kuivaharjoiteltu ja testattu, jotta kaikki toimisi, kun apteekki avaa ovensa.

”Olin pilotin ensimmäisinä päivinä päävastuussa ja pitämässä henkilökuntaa tarvittaessa kädestä kiinni. Hietalahdessa tunnelma oli alusta asti todella positiivinen ja henkilökunta oli tietotekniikkamyönteistä ja innostunutta. Omapd:ta on kehuttu muutoksena parempaan”, Rautio kertoo.

Apteekkari Jaana Hynninen

Analyysityökalun käyttö näppärää

Pilotointiin liittyy aina myös haasteita, sillä tietotekniikka on moniulotteista eikä asiakastestauksissa pystytä koskaan luomaan täysin samanlaista toimintaympäristöä kuin oikea apteekki.

”Pilotin tarkoitus on löytää ongelmakohdat, ratkaista ne ja mennä eteenpäin. Meillä ilmenneet ongelmat korjaantuivat todella nopeasti – pilotin aloitus onnistui hyvin”, Hynninen kertoo.

Hän on käyttänyt Pharmadatan pd³-apteekkijärjestelmää tammikuusta 2022 alkaen, kun hän aloitti apteekkarina Hietalahdessa. Tätä ennen hänellä oli kokemusta Linnea- ja MAXX-järjestelmistä.

Toistaiseksi Hynninen ei ole ehtinyt perehtyä syvällisemmin Omapd:n erityispiirteisiin, kuten roolipohjaisuuteen.

”Olen kuitenkin jo huomannut, että luvut näkyvät selkeämmin. On myös näppärää, kun analyysityökalua ei täydy avata erikseen. Heti kun avaa työpöydän, näkee monia tärkeitä lukuja, jotka ovat minulle apteekkarina olennaisia.”

Toivottu lopputulos

Pharmadatan Rautio ja Hietalahden apteekin Hynninen ovat yhtä mieltä siitä, että pilotoinnin ensimmäiset viikot onnistuivat.

”Kun lähdin apteekista, asiat olivat jo pitkällä eikä minulle jäänyt huoli, pärjääkö henkilökunta. Heille jäi varma fiilis. Valmista tuli nopeasti, vaikka tästä eteenpäinkin kuuntelemme herkällä korvalla ja reagoimme apteekin tarpeisiin”, Rautio kertoo.

Pharmadatan projektipäällikkö Maiju Kurki kehuu koko porukan asennetta.

”On ollut ilo huomata, miten hienolla asenteella ihmiset ottavat uutta vastaan. Kyse on isosta muutoksesta apteekin perusarjessa. Tällaiset muutokset voivat luonnollisesti jännittää ja ne voidaan nähdä negatiivisina, jos apteekkilaisella on pitkä tausta aiemman järjestelmän kanssa. Tässä projektissa muutosvastarintaa kuitenkaan ei näkynyt”, Kurki iloitsee.

Hietalahden Hynnisen mukaan projektipäällikkö ja muut pharmadatalaiset ovat olleet jatkuvasti yhteydessä ja tiedustelleet, miten apteekissa sujuu ja millaisia toiveita heille on ilmennyt.

”Kaikki on mennyt toivotulla tavalla, minulla ei ole mitään valittamista. Apu ja tuki on ollut hyvää ja matkanvarrella eteen tulleet ongelmat ovat ratkenneet nopeasti.”

Tilapäinen apteekki palveli osallistujia aamusta iltamyöhään Suviseuroilla – yhteistyöllä onnistuneeseen toteutukseen

Suviseurat on yksi Suomen suurimmista tapahtumista. Kesä-heinäkuun vaihteessa tapahtuma keräsi noin 86 000 osallistujaa eri puolilta maata Kauhavan lentokentälle. Isojen tapahtumien järjestäminen vaatii huolellista ensiapu- ja lääkehuollon suunnittelua. Tähän sisältyy myös apteekkipalvelut. Tämän vuoden tapahtumassa apteekkipalveluiden järjestämisestä vastasi Kauhavan Kirkonkylän apteekki. Tukea tilapäisen apteekin rakentamiseen apteekkari Leena Ulvinen sai Pharmadatalta.

”Suviseurat oli hieno kokemus. Yhteisöllisyys on meidän koko työyhteisölle tärkeää, ja lähdimme mielellämme tuottamaan apteekkia tapahtumaan. Minulle on tärkeää, että Kauhavan Kirkonkylän apteekki on lähellä ihmisiä ja kiinteä osa yhteisöä. Suviseura-apteekin toteuttaminen tuki tätä tavoitetta”, Ulvinen kertoo.

Huolellinen valmistautuminen ja yhteistyö avainasemassa

Tilapäisen apteekin pystytys vaatii tiivistä työskentelyä ja selkeää kommunikaatiota eri asiantuntijoiden sekä apteekin välillä. Vaihtoehtoja tällaisen apteekin toiminnan toteuttamiseen on useita.

Ulvisen ja apteekkilaisten tarpeet kartoitettiin tarkkaan ja toteutus tehtiin räätälöidyn suunnitelman mukaan. Pharmadatalta projektiryhmään osallistuivat projektipäällikkö, laite- ja verkkoasiantuntijat sekä koulutuksesta vastaava asiantuntija. Suviseura-apteekki oli suunniteltu alusta loppuun asiakaslähtöisesti ja asiakaskokemus pidettiin mielessä projektin kaikissa vaiheissa. Onnistuminen oli yhteistyön ja huolellisen valmistautumisen ansiota.

”Apteekkarin tarpeisiin vastaavat erilaiset toteutustavat käytiin läpi huolellisesti, minkä jälkeen niistä valittiin tilanteeseen parhaiten sopiva vaihtoehto yhdessä projektin eri asiantuntijoiden kanssa”, kertoo Pharmadatan projektipäällikkö Nina Lamminen.

Ulvinen korostaa Pharmadatan laite- ja järjestelmäpäällikkö Visa Vepsäläisen roolia. ”Luottohenkilö koko projektin läpi oli Visa. Hän ja Pharmadata varmistivat, että asiantuntevaa apua oli aina saatavilla ja ohjeistus oli ajantasaista ja kattavaa. Sain apteekkarin laatutuen.”

Suviseura-apteekki palveli kävijöitä torstaista sunnuntaihin aamusta iltamyöhään ja vielä maanantaina iltapäivään saakka. Valikoimassa oli itsehoitolääkkeitä ja suojattu yhteys pääapteekkiin mahdollisti sujuvan reseptintoimituksen.

Tapahtuma-alue perjantaina 30.6. Kuvaajatieto: Kuvapalvelu / Suviseurat.

pd3 on käyttäjäystävällinen ja luotettava

Kauhavan Kirkonkylän apteekki siirtyi pd3-järjestelmään toukokuussa 2023. Apteekkari on ylpeä siitä, miten sujuvasti henkilökunta otti uuden järjestelmän haltuun – niin apteekissa kuin kuukauden jälkeen Suviseuroilla.

”Suviseuroilla oli kaksi täydellistä palvelupistettä kassoineen ja maksupäätteineen. Yhteistyö pääapteekin kanssa sujui alusta loppuun moitteetta koko tapahtuman ajan. Lisäksi pd3 tuki työvuorojen vaihtoja. Myös asiakkaille välittyi, että homma on hanskassa. Saimme positiivista palautetta koko tapahtuman läpi, mikä on seurausta siitä, että kaikki toimi ja pystyimme keskittymään asiakkaiden palvelemiseen”, Ulvinen iloitsee.

Ulvisella oli tapahtuman aikana noin 50 henkeä johdettavana. Se, että järjestelmä toimi, mahdollisti osaltaan sujuvan hallinnointityön. ”Apteekkarin näkökulmasta on merkittävää, että pystyy sujuvasti ja joustavasti johtamaan isoa työyhteisöä. Tässä auttoi se, että pdon käyttäjäystävällinen ja luotettava.”

Nämä ominaisuudet on huomioitu myös Pharmadatan uudessa selainpohjaisessa Omapd-järjestelmässä, joka on syntynyt pd3:n pohjalta. Omapd:ssä on korostettu entisestään pd3:n hyviä puolia ja sitä on kehitetty vastaamaan entistä paremmin apteekin arjen tarpeisiin. Vaikka järjestelmän päivitys ei tällä hetkellä ole ajankohtainen Kauhavan Kirkonkylän apteekissa, apteekkari kertoo odottavansa, että saa Omapd:n käyttöön tulevaisuudessa.

Lopuksi mainitsemisen arvoiseksi nousee myös pd Käsipääte, josta oli apua tapahtuman jälkeen. ”Käsipääte on erinomainen käytännön työkalu. Sen avulla kaikki saldot saatiin hyvin inventoitua, kun tavarat palasivat Kirkonkylän apteekille. Yhden työpäivän aikana kaikki saatiin paikoilleen, kiitos käsipäätteen.”

Apteekkari Leena Ulvinen.

Pharmadata on luotettava kumppani

Lentosotakoulun entiselle terveysasemalle rakennettu Suviseura-apteekki palveli sujuvasti koko tapahtuman ajan. Palaute niin asiakkailta kuin henkilökunnalta oli positiivista. Apteekkari Leena Ulvinen on tyytyväinen yhteistyöhön Pharmadatan kanssa.

”Pharmadatalta saadut ohjeet ja toimintamallit Suviseura-apteekin toimintaan olivat selkeitä, ja yhteyshenkilöt olivat aina tavoitettavissa, mikä toi meille varmuutta tekemiseen. Pharmadata oli luotettava kumppani ja tarjosi tukea koko projektin läpi. Pystyin luottamaan siihen, että tekninen toteutus toimii ja apua saa nopeasti”, Ulvinen summaa.

Pharmadata toteuttaa asiakkaiden toiveita

Pharmadatalla olemme kiinnostuneita apteekkilaisten ajatuksista ja toiveista. Asiakkaiden kuunteleminen on jatkuvaa ja systemaattista, joten kehitysehdotukset näkyvät usein myös käytännön ratkaisuissa. ”Asiakkaiden toiveilla on aidosti vaikutusta tekemiimme päätöksiin ja toteutuksiin. Esimerkiksi viime kevään aikana moni asiakastilaisuuksissa esiin tullut ehdotus on jo toteutettu tai toteutumassa uudessa Omapd-apteekkijärjestelmässä”, Pharmadatan vanhempi projektipäällikkö Johanna Palvimo kertoo.

Erityisen paljon asiakastestaustilaisuuksia on ollut kuluneen kevään aikana, kun Pharmadata tuo markkinoille täysin uuden apteekkijärjestelmäversion, Omapd:n. Mutta mitä asiakkaiden toiveille ja palautteille käytännössä tapahtuu?

Pharmadata käy asiakkailtaan saamat kirjalliset toiveet ja palauteet huolella läpi. Kehitystoiveet menevät kehitysjonoon, jossa ne järjestellään teemojen ja kiireellisyysasteen mukaan. Eri pinoihin menevät asiat, jotka tulisi toteuttaa heti, ja ne jotka käsitellään vasta hieman myöhemmin.

Asiakkaille tehdään myös koosteita, joista he näkevät, miten heidän kehitysehdotuksensa etenevät. Prosessin läpinäkyvyys on tärkeää. Asiakkaiden esittämillä toiveilla on aidosti vaikutusta Pharmadatan tekemiin päätöksiin ja ratkaisuihin.

”Ilman asiakkailta tulleita toiveita ja palautteita emme pystyisi rakentamaan toimivaa ja asiakasystävällistä apteekkijärjestelmää – onhan päämäärämme rakentaa apteekkilaisten omannäköistä ja maailman huippuluokan järjestelmää”, Pharmadatan asiakkuuspäällikkö Jarno Lipponen kertoo.

Apteekkiohjelmisto kehittyy jatkuvasti

Paikan päällä toteutetuissa asiakastestaustilaisuuksissa Pharmadatan Lipponen kertoo aluksi teoriaa aiheena olevasta asiasta. Tämän jälkeen asiantuntija demonstroi, mitä esitelty teoria tarkoittaa käytännössä. Lopuksi osallistujille jaetaan tehtävät, ja he pääsevät harjoittelemaan ja kokeilemaan uutta asiaa käytännössä.

Omapd:n testaustilaisuuksissa saama palaute on ollut Lipposen ja Palvimon mukaan innostunutta.

”Yleinen ensireaktio on ollut ’vau’. Omapd:n väreistä ja laatikoista – ylipäätään visuaalisuudesta – pidetään todella paljon. Testaajat ovat myös kehuneet vuolaasti hakutoimintoja. Totta kai esiin nousee myös erilaisia kehitysideoita, mikä on hyvä asia”, Lipponen kertoo.

”Mietimme tarkasti, mitkä toiveista ovat relevantteja. Selkeät parannusehdotukset käymme läpi yhdessä tuotekehityksen kanssa”, Palvimo kertoo prosessista.

Asiakkuuspäällikkö Jarno Lipponen

Omapd on apteekkilaisten järjestelmä

Apteekkijärjestelmä ei ole koskaan valmis. Maailma ja ohjeistukset muuttuvat jatkuvasti. Viranomaiset muuttavat lainsäädäntöä, apteekkialalta ja Kelalta tulee säännöllisesti uudenlaisia vaatimuksia.

”Niin kauan kuin haluamme tarjota apteekkilaisille parasta mahdollista apteekkijärjestelmää ja testaajat haluavat olla mukana kehitystyössä, järjestämme näitä asiakastestaustilaisuuksia”, Pharmadatan Lipponen kertoo.

Pharmadata on osa Suomen Apteekkariliittoa. Tämä seikka velvoittaa Pharmadataa kuuntelemaan asiakkaitaan erityisen tarkasti.

”Myös Omapd on siten osa Apteekkariliittoa ja kaikkien apteekkilaisten oma järjestelmä – minkä nimikin jo osuvasti kertoo”, Pharmadatan myyntijohtaja Juha Aintila sanoo.

Testaajat innostuivat Omapd:n visuaalisuudesta ja käyttäjä­ystävällisyydestä

Pharmadata on järjestänyt asiakkailleen kevään aikana useita Omapd:n testaustilaisuuksia. Osallistujat ovat pitäneet tilaisuuksia innostavina ja antoisina. Uudesta apteekkijärjestelmästä heille jäi etenkin mieleen sen helppokäyttöisyys ja visuaalisuus. ”Todella koin, että vuoropuhelu Pharmadatan ohjelmistokehittäjien ja meidän testaajien välillä toimi hyvin – meitä kuunnellaan. Omapd:sta jäi minulle mielikuva selkeänä ja helppokäyttöisenä apteekkijärjestelmänä”, Kirkkonummen apteekin proviisori Annika Dahlström kertoo.

Säynätsalon apteekin apteekkari Klaus Lantela arvostaa suuresti Pharmadatan asiakkaidensa kanssa käymää vuoropuhelua. Lantela osallistui keväällä Pharmadatan uuden, pian markkinoille tulevan Omapd-apteekkijärjestelmän verkkotestaukseen. Kokemus oli hänestä mielenkiintoinen.

”Haluan olla kehitysvaiheessa mukana vaikuttamassa siihen, millainen järjestelmästä tulee. Minulle on tärkeää, että työkalu jota käytän päivittäin, on toiveideni mukainen. On positiivista huomata, miten avosylin toiveita otetaan vastaan”, Lantela kertoo.

Pharmadata on toteuttanut kevään aikana useita Omapd:n testaustilaisuuksia sekä verkossa että paikan päällä yhtiön toimitiloissa. Tilaisuuksiin on osallistunut useita kymmeniä apteekkilaisia ympäri Suomen. Tapahtumia on ollut yhteensä kahdeksan neljästä eri aiheesta.

”Järjestämme erilaisia testaustilaisuuksia, koska haluamme tehdä ohjelmistosta käyttäjiensä näköisen. Haluamme, että apteekkilaiset aidosti pitävät siitä ja haluavat sitä käyttää. Meille on tärkeä nähdä, miten käyttäjät oikeasti käyttävät ohjelmistoa työssään. Näin ymmärrämme kehitystoiveet syvällisemmin”, Pharmadatan asiakkuuspäällikkö Jarno Lipponen kertoo.

Säynätsalon apteekin apteekkari Klaus Lantela.

Omapd:n selkeys ja visuaalisuus tekivät vaikutuksen

Myös Kirkkonummen apteekin proviisori Annika Dahlström piti testaustilaisuutta antoisana. Helppokäyttöisyys ja käyttäjäystävällisyys jäivät hänelle Omapd:sta ensimmäisinä mieleen. Omapd oli hänen mielestään myös visuaalinen ja selkeä.

”Ulkonäkö on aivan erilainen kuin pd³:ssa, jota olen käyttänyt vuosia. Ohjelmistossa oli paljon tuttuja asioita, mutta ne oli esitetty aiempaa selkeämmin ja visuaalisemmin. Paljon on myös uutta”, Dahlström sanoo.

Säynätsalon Lantela on samaa mieltä. Omapd on hänen mielestään pd³:een verrattuna helposti hahmotettava, visuaalinen ja selkeä. Lantela nostaa myös esiin selkeitä uudistuksia, jotka helpottavat apteekkilaisen arkea.

”Tärkeimmät toiminnot ovat näkyvissä käyttäjän työpöydällä. Omapd:ssa ei tarvitse availla erikseen valikoita, mikä sujuvoittaa työskentelyä. Toinen hieno juttu on myös Neuvo-verkkosivuston toiminta. Ohjeiden löytämiseen ei tarvitse Omapd:ssa käyttää aikaa, koska Neuvo-ohjeet ovat koko ajan auki ja kulkevat vierellä”, Lantela kertoo.

”On ollut ilo huomata, että palautteita ja toiveita otetaan vastaan ja ne otetaan vakavasti. Monet testaajilta tulleet muutosehdotukset ovat jo tulleet tuotantoon”, hän lisää.

Lisäksi sekä Säynätsalossa että Kirkkonummella on käytössä pd³:een yhdistetty EasyMedi-tilausjärjestelmä. Tämä yhteys luonnollisesti säilyy myös Omapd:n kanssa.

Kirkkonummen apteekin proviisori Annika Dahlström.

”Pharmadatan asiakaspalvelu on timanttia”

Lantela antaa vuolaat kiitokset Pharmadatan asiakaspalvelulle sekä myynnissä että Service Deskissä.

”Pharmadatan asiakaspalvelu on timanttia! Oli kyse isosta tai pienestä asiasta, niin he ottavat asian hoitaakseen ja asiat tapahtuvat nopeasti. Asiakkaat ovat selkeästi Pharmadatalle tärkeitä”, Lantela sanoo.

Lipposen kanssa testaustilaisuuksia vetänyt Pharmadatan projektipäällikkö Johanna Palvimo kehuu kaikkien testitilaisuuksiin osallistuneiden aktiivisuutta. Pharmadata on osa Apteekkariliittoa. Asiakkaiden kuunteleminen on siksi yhtiölle erityisen tärkeää.

”On hienoa, että tilaisuudet ovat aidosti vuorovaikutteisia ja osallistujat esittävät kysymyksiä ja kehitysideoita. Jokainen idea ja ehdotus myös rekisteröidään ja käsitellään”, Palvimo kertoo.

”Pidän siitä, että ala kehittyy ja tapahtuu jatkuvasti uusia asioita. Toivon, että kehitystyö jatkuu ja Omapd tulisi mahdollisimman pian käyttöön”, Kirkkonummen Dahlström kertoo.

”Omapd on ensi puraisulla selkeä ja helposti omaksuttava”

Loviisan Uusi Apteekki on yksi Pharmadatan uuden Omapd-apteekkijärjestelmän ensimmäisistä pilottikäyttäjistä. Apteekkari Mikko Tainion ensi kokemus Omapd:sta on positiivinen. ”Perustoiminnallisuudet toimivat jo todella hyvin. Omapd on selkeä, visuaalinen ja johdonmukainen. Oli hyvä päätös lähteä mukaan kehitystyöhön ja henkilökunta on myös ollut innostunutta.”

Loviisan Uuden Apteekin apteekkarilla Mikko Tainiolla on takanaan kiireinen viikko, kun apteekki otti pilottikäyttöönsä Pharmadatan uuden Omapd-apteekkijärjestelmän. Yönsä Tainio on nukkunut viikon hektisyydestä huolimatta hyvin.

”Minulla on positiiviset fiilikset. Yllättävän hyvin pärjäämme, emmekä enää tarvitse edes tukea paikan päällä. Henkilökunta on ollut innostunutta ja asennoitunut hienosti. Oli hyvä päätös lähteä tähän mukaan”, Tainio kertoo.

Perusasiat ovat Tainion mukaan Omapd:ssa kunnossa. Tavaran tilaaminen, laskutus ja reseptinkäsittely ovat toimineet todella hyvin. Yksityiskohtia on pystytty hiomaan nopeasti toivotunlaisiksi.

Uudella ohjelmistolla on jo ehditty Loviisassa toimittaa noin pari tuhatta reseptiä. ”Joten olemme jo saaneet tuntumaa uuteen järjestelmään.”

Parasta Omapd:ssa on Tainion mukaan sen selkeys ja johdonmukaisuus. Selainpohjaisuus tekee ohjelmistosta visuaalisen. Käytännön työtä auttaa, kun esimerkiksi kirjainkokoa pystyy helposti tarvittaessa suurentamaan.

”Ensi puraisulla ohjelmisto vaikuttaa visuaaliselta, selkeältä ja nopeasti omaksuttavalta”, Tainio kertoo.

Loviisan Uuden Apteekin apteekkari Mikko Tainio palvelemassa asiakasta Omapd:n käyttöönottopäivänä.

Pilottiprojekti oli hyvä päätös

Tainio nauttii kehitystyössä mukana olemisesta.

”Kun kuulin, että Pharmadatalta oli tulossa seuraava versio ja että sen kehitystyöhön oli mahdollista osallistua, ilmoitin heti olevani valmis pilottiin.”

Loviisan Uudessa Apteekissa työskentelee Tainion lisäksi yksi proviisori, neljä farmaseuttia ja tekninen henkilö sekä jonkin verran keikkatyötä tekeviä apteekkilaisia. Pharmadata järjesti henkilökunnalle koulutusta sekä verkossa että paikan päällä. Jokainen työntekijä sai kaksi tuntia henkilökohtaista koulutusta uudesta ohjelmistosta.

”Yksi työntekijöistämme tuli käyttämään Omapd:ta ilman koulutusta ja piti ohjelmistoa heti selkeästi helppokäyttöisempänä kuin pd³.”

Kaiken kaikkiaan Tainio on tyytyväinen, että lähti mukaan pilottiin.

”Oli onnistunut päätös lähteä kehittämään seuraavan sukupolven apteekkijärjestelmää. Positiivisia terveisiä haluan lähettää pharmadatalaisille. Kun saamme pienet asiat vielä hiottua, niin hieno tulee!”

”Ihmiset ovat olleet meillä rohkeita ja valmiita kokeilemaan uutta. Iso kiitos myös meidän henkilökunnallemme”, Tainio lisää.

Pharmadatan EasyMedi vei tilausten tekemisen uudelle tasolle – ”säästää aikaa ja tuo joustoa”

EasyMedin tarina alkoi vuonna 2007 porilaisessa mainostoimisto BM&M:ssa. Pharmadatan omistuksessa EasyMedi on ollut jo vuodesta 2016 lähtien ja uusin EasyMedi 3 on täysin Pharmadatan kehittämä. ”EasyMedi vapauttaa apteekkilaiset tekemään tilausasioita silloin, kun on itselle sopiva hetki. Verkkopohjainen tilauspalvelu säästää valtavasti apteekkihenkilökunnan resursseja – siinä sen suosion salaisuus”, EasyMedin kehityksessä alusta asti mukana toiminut Harri Havulinna kertoo.

Suuren suosion saavuttanut Pharmadatan digitaalinen tilauskanava EasyMedi on käytössä jo lähes 400:ssa Suomen pääapteekissa. Tämän lisäksi monet sivuapteekit käyttävät pääapteekin kanssa yhteistä lisenssiä EasyMedistä. Kun Pharmadata osti seitsemän vuotta sitten EasyMedin, tilauspalvelulla oli noin sata lisenssiä.

Nykyinen EasyMedi 3 -versio on alusta asti kokonaan Pharmadatan kehittämä ja rakentama. Se on yhdistettävissä pd³- ja Omapd -järjestelmiin, mutta sopii hyvin käytettäväksi myös kaikkien suomalaisten apteekkijärjestelmien rinnalla.

”On hämmentävää, että moni ei edelleenkään tiedä, että EasyMedi on Pharmadatan tuote. Kun Pharmadata tuli mukaan kuvioihin, EasyMedin uskottavuus nousi merkittävästi. Myös lisenssimäärät ovat nelinkertaistuneet tänä aikana”, Pharmadatalla EasyMedin tuotepäällikkönä toimiva Harri Havulinna kertoo.

EasyMedi syrjäytti vihkot ja faksit

Ennen verkossa toimivaan EasyMediin siirtymistä tilaukset otettiin apteekeissa vastaan esimerkiksi niin, että tilaaja toi apteekkiin vihon tai paperilapun, johon asiat oli kirjoitettu käsin.

”Paperilaput ja puhelimella tilaaminen on ollut yleistä – eikä ole kauaa siitä, kun kuulin jopa faksia jossain vielä käytettävän”, Havulinna kuvailee.

Vuonna 2007 mediayhtiö BM&M:ltä tiedusteltiin, pystyisivätkö he keksimään keinoa, jolla sujuvoittaa apteekin tilausten tekemistä hoivakoteihin. BM&M teki työtä käskettyä ja kehitti ensimmäisen yksinkertaisen järjestelmän tilausten käsittelyyn apteekeissa.

”Vaikka ensimmäinen järjestelmäversio oli hyvin simppeli, eikä siinä ollut esimerkiksi potilasrekisteriä, vei se heti tilausten käsittelyn apteekeissa uudelle tasolle”, Havulinna kertoo.

Seuraavan kolmen vuoden aikana Havulinna myi apteekkeihin noin kaksikymmentä EasyMedi-lisenssiä pääasiassa Lounais-Suomeen.

Kun vuonna 2010 EasyMedin ensimmäinen versio otettiin käyttöön eräässä apteekissa, apteekkarilla oli heti paljon ideoita tilauspalvelun edelleen kehittämiseksi. Näiden ideoiden pohjalta lähti liikkeelle seuraavan version kehittäminen. EasyMedi 2 valmistui vuonna 2011, ja se lisäsi selkeästi volyymiä toiminnan ympärillä.

”Kakkosversio oli jo ihan soiva peli. Olimme muun muassa saaneet käyttöömme Apteekkariliiton ylläpitämän tuoterekisterin, ja tilaaja pystyi valitsemaan tilauksille tuotteet suoraan tästä tuotetaksasta.”

Pharmadatan EasyMedin tuotepäällikkö Harri Havulinna.

Pharmadata toi EasyMedille uskottavuutta

Pian tämän jälkeen myös Pharmadata kiinnostui EasyMedistä. Kun EasyMedi esiteltiin Pharmadatan myyntijohtaja Juha Aintilalle ja kehitysjohtaja Jukka Nurmelle, totesivat he heti EasyMedin tukevan Pharmadatan tuotteita ja toimintaa. Yhteistyö alkoi seuraavilla Apteekkaripäivillä, kun EasyMediä esiteltiin Pharmadatan osastolla.

”EasyMedin ympärillä kävi kova kuhina. Kiinnostuneita apteekkilaisia pyöri kyselemässä tuotteesta, eikä tämä jäänyt pharmadatalaisilta huomaamatta”, Havulinna kertoo.

Vuonna 2014 toiminta oli kehittynyt pisteeseen, jossa EasyMedi oli syytä eriyttää omaksi yhtiöksi. BM&M perusti yhdessä alalla toimivan sijoittajaryhmän kanssa EasyMedi Healthcare Oy:n. Yhteistyö ja yhteiset esiintymiset Pharmadatan kanssa jatkuivat, ja vuonna 2016 Pharmadata osti EasyMedi Healthcare Oy:n ja sulautti sen itseensä vuonna 2018.

”EasyMedin uskottavuus luonnollisesti kasvoi Pharmadata-omistuksen myötä, ja lisenssien määrä alkoi kasvaa vauhdilla. EasyMedi on jo selkeä markkinajohtaja – markkinaosuus nykyisin jo noin 60 prosenttia – ja kauppoja tehdään edelleen.”

Nextille levelille

Mikä EasyMedissä sitten vetoaa?

Havulinnan mukaan EasyMedi on muuttanut kokonaisvaltaisesti tilausten ja annosjakelun muutosilmoitusten tekemisen, vastaanottamisen ja käsittelyn. EasyMedi saakin asiakkailta jatkuvasti paljon kiitosta.

”Entisellä lippulappusysteemillä ja puhelinsoitoilla tilausten käsittely oli valtavan työlästä ja vei paljon aikaa apteekin henkilökunnalta, ja oli työlästä myös tilaajille. EasyMedi on vapauttanut tilaajat tekemään tilauksia silloin, kun on heille sopiva hetki – vaikka ilta- tai yövuorossa. Apteekissa tilauksia on helppo käsitellä silloin, kun siihen on sopiva hetki. EasyMedi säästää siis sekä apteekeissa että tilaajapuolella resursseja muihin töihin.”