Pharmadatan tarjoamat apteekkarivaihdospaketit on suunniteltu siten, että apteekki voi toimia mahdollisimman normaalisti sekä ennen apteekkikauppaa että sen jälkeen. Apu on kuitenkin tarvittaessa lähellä yhden puhelinsoiton päässä. Janina Pan ja Nina Lamminen heräävät kauppapäivän aamuna töihin aamuvarhaisella, jotta kaikki toimii moitteettomasti, kun apteekki avaa ovensa.
Pharmadatan projektipäälliköt Janina Pan ja Nina Lamminen ovat apteekkarin tuki ja turva apteekkarivaihdoksissa. Pharmadata toteuttaa vuosittain noin 50 apteekkarivaihdosta. Kiireisintä aikaa ovat syksy ja alkukevät.
Pharmadata toteuttaa kaikki apteekkarivaihdoksiin liittyvät monimutkaisetkin toimenpiteet huomaamattomasti etänä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteivätkö osapuolet olisi tiiviisti yhteydessä toisiinsa. Pharmadatalaiset tekevät myös paljon selvitystyötä apteekkarin puolesta.
”Meihin voi olla matalalla kynnyksellä yhteydessä joko puhelimitse tai sähköpostilla. Pidämme huolta siitä, että apteekkari toimittaa tarvittavat tiedot sovittuun ajankohtaan mennessä. Kauppapäiville en myöskään sovi palavereita, jotta apteekit saavat minuun tarvittaessa helposti yhteyden”, Pharmadatan Pan kertoo.
”Käymme aina myös luopuvan apteekkarin kanssa yhdessä läpi vaihdokseen liittyvät sopimukset, aikataulun ja lisäohjeistuksen”, Lamminen kuvailee.
Apteekkarivaihdokset ovat aina tapauskohtaisia
Pharmadata suosittelee, että yhteistyö aloitetaan noin kaksi kuukautta ennen kauppapäivää. Kaikki lähtee liikkeelle aloituspalaverista. Niissä osapuolet tutustuvat toisiinsa ja käyvät yhdessä läpi vaadittavat toimenpiteet, kuten mihin kaikkialle apteekkarin tulee olla yhteyksissä – esimerkiksi pankkiin, korttitilitysvälittäjään, tukkuihin ja viranomaisiin.
Pharmadata kertoo uudelle apteekkarille, mitä tietoja kauppapäivän aamuna viedään järjestelmään. Järjestelmään viedään pankkitietoja, erilaisia tunnuksia ja salasanoja. Kokonaisuus riippuu kuitenkin aina siitä, mitä ominaisuuksia apteekkari aikoo ottaa käyttöönsä. Viikkoa ennen tulevan apteekin aukeamista Pharmadata käy vielä yhdessä asiakkaan kanssa läpi tulevan viikon tapahtumat ja aikataulun.
Kauppojen jälkeen pharmadatalaiset hoitavat vielä esimerkiksi luopuvan apteekkarin eLasku- ja suoramaksuasiakkaiden siirrot uudelle apteekkarille ja kirjaavat luopuvan apteekkarin myyntisaatavat.
”Apteekkarivaihdokset ovat aina hieman tapauskohtaisia. Tilanteet elävät, kun mukana voi olla paljon liikkuvia osia, kuten mahdolliseen osakeyhtiöön, kanta-asiakkuuksiin tai e-apteekkiin liittyviä toimintoja. Meidän tehtävämme on pitää haastavatkin kokonaisuudet hallinnassa”, Pan kertoo.
Pharmadatan projektipäällikkö Nina Lamminen.
Kauppapäivä varataan kokonaan vaihdokselle
Kauppapäivän aamut ovat Panille ja Lammiselle kiireisiä. Herätyskello soi tavallista selvästi aikaisemmin. Parametrointi eli apteekkarin tietojen muuttaminen järjestelmään on tarkkuutta vaativa toimenpide, joka tehdään kauppapäivän aamuna hyvissä ajoin ennen apteekin avaamista.
”Meiltä edellytetään tarkkaa työtä, että kaikki toimisi apteekin avautuessa. Valvomme ja seuraamme, että esimerkiksi maksupäätetoimittaja on päivittänyt maksupäätteet uuden apteekkarin tiedoilla”, Pan ja Lamminen kertovat.
Pharmadatan laatima aikataulu ja ohjeet ovat hyvin yksityiskohtaiset. Apteekkarin on näin helppo toimia niiden pohjalta. Pharmadata saikin viime vuoden asiakastyytyväisyystutkimuksissa kiitollista palautetta tarjoamastaan palvelusta. Panin ja Lammisen lisäksi moni muukin pharmadatalainen tekee töitä apteekkarivaihdosten eteen, vaikka tämä ei usein näy asiakkaalle. Pharmadatan Service Deskistä asennetaan ja testataan aamulla esimerkiksi uuden apteekkarin palvelinvarmenne.
”Olen tehnyt tätä työtä Pharmadatassa useita vuosia ja ollut mukana noin 230 kaupassa. Vieläkin tulee eteen uudenlaisia tapauksia, jollaisiin en ole aiemmin törmännyt. Olemme saaneet apteekeilta positiivista palautetta kokonaistoteutuksista, antamastamme tuesta ja siitä, että meille saa aina soittaa”, Pan kertoo.
