Category: Yleinen

Apteekkien parempi palveleminen ja apteekkilaisten odotusten huomioiminen ovat keskeisiä tavoitteita Pharmadatan uudistuksissa.

Pharmadatan toimintamalli ja organisaatio uudistuvat. Asiakkaille muutos näkyy monin tavoin ja muutoksista onkin tullut paljon palautetta.

– Palaute on arvokasta ja auttaa meitä kehittämään toimintaamme, Pharmadatan uuden johtoryhmän jäsenet Maiju Kurki ja Mika Rajanen sanovat. He ovat keskeisiä henkilöitä yrityksen uudistamisessa toimitusjohtaja Janne Jakolan ja koko henkilöstön ohella.

Yhtenä keskeisenä tavoitteena on varmistaa, että Pharmadatan asiakkaiden tarpeet kuullaan ja huomioidaan toiminnassa aiempaa paremmin. Myös tuotteita kehitetään niin, että ne tukevat apteekkien liiketoimintaa ja niiden muuttuvaa ympäristöä entistä paremmin.

– Vastuullani on tuoteliiketoiminta sekä Pharmadatan tervehdyttämisen muutosprojekti. Yrityksen tuotteissa kirkastamme tuotevisiota ja tuotestrategiaa. Se tarkoittaa, että selvitämme, mihin suuntaan apteekin tietojärjestelmää tulee kehittää, jotta se palvelee erilaisia asiakkaita muuttuvissa tilanteissa, Mika Rajanen sanoo.

Rajasen mukaan työtä tehdään yhdessä apteekkilaisten kanssa.

– Tuotevision tekemiseen tarvitaan apteekkien näkemystä, kokemusta arjen työstä ja ohjelmiston käytöstä. Vain yhteistyön avulla voimme varmistaa, että etenemme oikeaan suuntaan, Rajanen sanoo.

Rajanen aloitti Pharmadatassa huhtikuussa. Hänellä on monipuolinen kokemus liiketoiminnan ja teknologian laajojen muutosten johtamisesta eri toimialoilta, niin it-alalta, logistiikasta kuin julkiselta sektorilta. Pharmadatassa hänen vastuullaan ovat apteekkijärjestelmä, apteekkiverkko sekä palvelujen tuotanto ja kehittäminen. Koulutukseltaan Rajanen on tietotekniikan diplomi-insinööri.

Ketterät asiointiväylät asiakkaille

Asiakkuusjohtaja Maiju Kurki on työskennellyt Pharmadatan palveluksessa vuodesta 2017. Kurki vastaa asiakkuuksista, myynnistä nykyisille asiakkaille sekä asiakaskokemuksen ja myynnin johtamisesta ja näihin liittyvien toimintamallien kehittämisestä. Hän on koulutukseltaan proviisori ja on lisäksi opiskellut tuotantotaloutta. Hänellä on laaja-alainen kokemus farmasian alan eri sektoreilta.

Kurki on monelle Pharmadatan asiakkaalle tuttu aiemmasta roolistaan Omapd- ja pd³-käyttöönottoprojektien projektipäällikkönä. Apteekkityön lisäksi Kurki on työskennellyt yliopistolla tutkijana ja tuotekehitysproviisorina CRO-yrityksessä. Monipuolisen ja moniammatillisen työuransa myötä Kurki kiinnostui aikanaan it-palveluista ja niiden kehittämisestä. Uutena johtoryhmän jäsenenä hän aloitti heinäkuun alussa.

Kurjen mukaan Pharmadatan toimintaa on kehitettävä niin, että asiakas voi luottaa yrityksen huomioivan tämän tarpeet.

– Asiointiväyliemme on oltava ketteriä, jotta asiakkaat tulevat kuulluiksi ja myös heidän piilevät tarpeensa tulevat esiin. Me haluamme tarjota apteekeille markkinoiden parhaat työkalut analysoida ja johtaa liiketoimintaa myös vaativassa toimintaympäristössä.

Tapaamisiin apteekeissa ja tapahtumissa

Pharmadatalla on menossa monta uudistusta samaan aikaan. Organisaatiorakennetta on muutettu niin, että asiakkaiden odotukset välittyvät aiempaa paremmin yrityksen sisällä. Myös tuotteita uudistetaan yhdessä LAB Muotoiluinstituutin kanssa. Lisäksi Pharmadata kehittää asiakkuuksien hoitoa, myyntiä ja asiakaskokemusta määrätietoisesti.

– Kaikkea ei saada valmiiksi hetkessä, mutta muutokset ovat hyvässä vauhdissa. Tapaamme syksyn aikana asiakkaita apteekeissa ja eri tapahtumissa. Haluamme kuulla apteekkilaisten odotuksia tuotteista ja yrityksen toiminnasta, Rajanen ja Kurki sanovat.

Kurjen mukaan Pharmadatan henkilökunta tuntee apteekkien arjen hyvin ja on palvelualtista. Nyt myös prosessit ja roolit tukevat työtä aiempaa toimivammalla tavalla. 

– On jo huomattavissa, että asiakkaiden toiveet kuuluvat paremmin ja niiden huomioiminen onnistuu ketterämmin myös tuotekehityksessä. Toivon, että tämä kehitys välittyy myös asiakkaillemme. 

Reseptin käsittelyyn, laskutukseen ja varastonhallintaan liittyvät kysymykset työllistävät eniten Pharmadatan asiakaspalvelua. Kaikki asiakaspalvelun työntekijät ovat tehneet töitä apteekeissa, joten apteekkien arki on heille tuttua.

Kuumottava tilanne. Kiireinen asiakas istuu tiskin toisella puolella ja odottaa lääkettään. Tietojärjestelmä hidastelee eikä lääkkeen toimitus tahdo onnistua. Joudut soittamaan Pharmadatan asiakaspalveluun ja kysymään, miten tilanteen saa ratkaistua.

– Tiedän aivan tarkalleen, miltä tuntuu, kun asiakas odottaa eikä järjestelmä toimi kunnolla. Olen itsekin ollut monta kertaa samassa tilanteessa ja tiedän hyvin, millaisessa paineessa ongelmaa silloin yrittää ratkaista, sanoo Pharmadatan asiakastuen asiantuntija Tiina Latvakoski.

Latvakoski kuuluu Pharmadatan asiakaspalvelutiimiin, joka ratkoo apteekkilaisten ongelmallisia tilanteita ja opastaa ohjelmistojen käytössä. Hän on koulutukseltaan farmaseutti ja tehnyt apteekkityötä ennen siirtymistään Pharmadatalle.

– Yhteinen kieli apteekkilaisten kanssa helpottaa tekemistä. Tunnen vaikkapa reseptin käsittelyn niin tietojärjestelmän kuin farmaseuttisen puolen näkökulmasta.

Apteekkityö on tuttua kaikille Pharmadatan asiakaspalvelun työntekijöille. He kaikki ovat olleet jossain vaiheessa työuraansa töissä apteekissa. Asiakastuen tiiminvetäjä Miika Halen on työskennellyt Pharmadatan asiakaspalvelussa seitsemän vuotta ja tekee edelleen välillä vuoroja myös apteekissa teknisenä asiantuntijana.

– Se antaa hyvän näkymän apteekin arkeen ja järjestelmän toimivuuteen apteekkityön tukena.

Latvakosken ja Halenin mukaan asiakaspalveluun ollaan eniten yhteydessä asioissa, jotka apteekkeja eniten työllistävät eli reseptin käsittelyssä, laskutuksessa ja varastohallinnassa.

– Kun tulee isompia, apteekkeihin vaikuttavia muutoksia vaikkapa lakeihin tai Kelan toimintaan, niin niihin liittyen herää yleensä aina kysymyksiä. Yksi esimerkki tällaisesta muutoksesta oli keväällä alkanut biologisten lääkkeiden apteekkivaihto, Latvakoski sanoo.

Asiakkaan ahaa-elämykset innostavat

Vuosien kokemuksen pohjalta Latvakoski ja Halen pitävät omassa työssään tärkeänä taitona kykyä pysyä rauhallisena.

– Ongelmatilanteet ovat apteekkien henkilökunnan kannalta hermostuttavia ja vaikeita. Joskus asiakas kertoo soittaessaan tukeen, että mikään ei toimi. Silloin pitää selvittää tarkemmin, minkälaisesta tilanteesta oikeasti on kyse. Ongelma pitää rajata ja miettiä mahdolliset ratkaisut sen mukaan. Vaikeissakin tilanteissa yritämme muistuttaa asiakkaita, että kaiken saa korjattua, Latvakoski kertoo.

Miika Halenin mielestä asiakaspalvelun työssä innostavia ovat onnistumiset asiakkaiden ongelmien ratkaisemisessa.

– Parasta on se, jos puhelusta jää asiakkaalle oma oivallus. Toivon aina, että kollegiaalisuus toimisi ja työntekijät levittäisivät toisilleen tietoa asioista, joiden avulla omaa työtä voi helpottaa.

Myös Latvakoski pitää onnistumisina tilanteita, joissa asiakas saa ahaa-elämyksen.

– Pyrin aina selittämään, miksi jokin tietty asia tapahtuu tai miten joku asia toimii. Koen onnistumista, jos pystyn auttamaan asiakasta ongelmatilanteessa niin, että hän osaa jatkossa ratkaista ongelman itse.

Pharmadatan asiakasapteekkien koko henkilökunta pääsee tänä kesänä kertomaan näkemyksensä yrityksen tuotteista ja antamaan kehittämisehdotuksia. Tavoitteena on parantaa käyttäjälähtöisyyttä ja käytettävyyttä sekä vastata paremmin apteekkien toimintaympäristön muutoksiin.

Pharmadata käy läpi isoa toiminnan ja kulttuurin muutosprosessia, jonka tavoitteena on saada ohjelmiston käyttäjien ääni kuulumaan nykyistä paremmin ohjelmiston kehityksessä ja parantaa sen käytettävyyttä.

– Tavoitteena on päästä yhteiskehittämisen malliin, joka palvelee erilaisia apteekkeja eri tilanteissa nykyistä paremmin, Pharmadatan toimitusjohtaja Janne Jakola kertoo.

Muutosprosessi edellyttää selkeää kuvaa nykytilanteesta, tavoitetilasta ja apteekkien toimintaympäristön muutoksesta. Tässä Pharmadataa auttaa LAB Muotoiluinstituutin kehityspäällikkö Antero Kivikosken johtama projekti. Projektia toteuttaa iso tiimi, jossa on Kivikosken lisäksi mukana LAB:n lehtoreita ja opiskelijoita. (Kuvassa vasemmalta toisena istumassa opiskelijat Roosa Väisänen, Essi Tyynelä, Ville Forsberg ja Vladislav Khannolainen. Takana seisomassa kehityspäällikkö Antero Kivikoski.)

Neljän kuukauden projekti on jo käynnistynyt ja kesän aikana kaikki Pharmadatan asiakasapteekit saavat kyselyn yrityksen ohjelmistojen käytettävyydestä ja odotuksista siihen liittyen.

– Toivomme, että apteekit välittävät kyselyn koko henkilökunnalleen vastattavaksi. Vastaukset tuovat meille todella arvokasta tietoa kehittämistyön tueksi, Jakola kertoo.

Haastattelut syventävät kyselydataa

Kyselyn antamaa dataa syvennetään haastatteluilla, joita tehdään apteekkilaisille, palvelukoteihin, Pharmadatan asiantuntijoille sekä kuluttajille. Projektissa käydään läpi myös Pharmadatan nykyiset toimintamallit muun muassa myynnissä ja asiakaspalvelussa.

– Tutkimus selvittää toiminnan nykytilaa tutustumalla keskeisiin käyttäjäryhmiin, teknologiaan, markkinaan, kilpailijoihin sekä olemassa olevaan materiaaliin. Keskeisenä tavoitteena on tunnistaa nykytilan heikkoudet ja vahvuudet, sisäiset ja ulkoiset riippuvuudet sekä puuttuvat kyvykkyydet. Tämän tilannekuvan perusteella lähdetään rakentamaan tavoitetilaa sekä korjaamaan jo nopeasti isoimpia puutteita, Kivikoski kertoo.

Kivikosken mukaan projektissa selvitetään myös sitä, millaisia digitaalisia palveluita apteekkilaiset ovat tottuneet käyttämään työssä tai muussa elämässään.

– On tärkeää hahmottaa, millaiseen käyttäjäkokemukseen asiakkaat ovat tottuneet ja kuinka Pharmadata voisi palvella heitä vielä paremmin sekä kehittää palveluiden käytettävyyttä.

Skenaariotyötä tulevaisuuden muutoksista

Tulevaisuuden tavoitetilaa rakennetaan nykytila-analyysin lisäksi luomalla skenaarioita vuosista 2028–2030. Skenaariotyössä hahmotellaan erilaisia muutoksia apteekkien ja kuluttajien toimintaympäristössä. Myös tekoälyn kehitys ja mahdollisuudet on yksi osa analyysia.

– Työn kautta pyritään löytämään sellaisia kehityskulkuja, joissa Pharmadata voi olla asiakkaiden apuna erilaisilla digitaalisilla palveluilla. Ne voivat liittyä esimerkiksi kuluttajien odotuksiin apteekkien palveluille tai siihen, kuinka apteekit voivat yhä paremmin vastata vaikkapa väestörakenteen muutokseen, Jakola sanoo.

Skenaariotyö valmistuu syyskuussa ja sen tuloksista kerrotaan myös Pharmadatan asiakkaille.

– Uskomme, että työ tuo hyödyllistä tietoa myös apteekeille ja auttaa niitä hahmottamaan tulevaisuuden kehityssuuntia sekä sitä, kuinka terveydenhuollon ja eri palveluiden yhä vahvempi digitalisoituminen vaikuttaa apteekkien toimintaan, Kivikoski sanoo.

Tavoitteena Pharmadatan kehitystyössä on parantaa ohjelmiston käytettävyyttä, saavutettavuutta, nopeutta ja räätälöitävyyttä apteekkien erilaisiin tarpeisiin.

– Ohjelmistoa kehitetään aitojen asiakastarpeiden pohjalta jatkuvassa dialogissa asiakkaan kanssa. Yhteiskehittämisen mallissa asiakasnäkökulma on ohjelmistokehityksen lähtökohta, Kivikoski kertoo.

Arvonlisäveron muutos tekee elo-syyskuun vaihteesta tavallista kuunvaihdetta kiireisemmän. Muutokseen voi kuitenkin varautua jo hyvissä ajoin.

Yleinen arvonlisäverokanta nousee syyskuun alussa 25,5 prosenttiin. Tähän asti Suomen arvonlisäverokanta on aina ollut tasaluku. Puolikas prosenttiyksikkö voi aiheuttaa ongelmia joissain vanhemmissa taloushallinnon ohjelmissa, mutta Pharmadatan ohjelmistoille se ei tuota vaikeuksia.

– Kun muutos tuli tietoon, varmistimme heti, että ohjelmassa on valmius 25,5 prosentin arvonlisäveron käsittelyyn, Pharmadatan suunnittelupäällikkö Outi Dahlgren (kuvassa) sanoo.

Pharmadatan asiantuntijat valmistelevat ohjelmiston kuntoon syyskuun muutosta varten. He esimerkiksi varmistavat, että oikea prosentti näkyy ohjelmassa kaikissa tarvittavissa paikoissa sekä kaikissa tulosteissa.

– Arvonlisäveron muutos vaikuttaa moneen asiaan, mutta se on joka tapauksessa sellainen muutos, joita tulee säännöllisesti ja siihen on hyvin aikaa varautua, Dahlgren kertoo.

Elokuun aikana apteekeissa tehdyt tapahtumat käsitellään loppuun 24 prosentin arvonlisäveron mukaan ja syyskuun alusta alkaen tehdyt tapahtumat käsitellään korkeamman arvonlisäveroprosentin mukaan.

Neuvosta löytyy lisää tietoa

Apteekeissa tulee pohdittavaksi, kuinka yleisen arvonlisäveron korotus näkyy hinnoissa. Jos muutos siirretään hintoihin, se edellyttää myös hyllyissä olevien hintojen muuttamista ja teettää työtä elo-syyskuun vaihteessa.

– Jos sähköiset hintanäytöt ovat käytössä, ei apteekissa tarvitse tulostaa hyllytarroja erikseen vaan hinnat päivittyvät automaattisesti. Silloinkin on tärkeä varmistaa, että esimerkiksi kaikissa asiakkaille toimitettavissa dokumenteissa näkyy oikea arvonlisäveroprosentti.

Dahlgren kertoo, että Neuvosta löytyy apteekeille muistilista asioista, jotka kannattaa käydä läpi arvonlisäveromuutoksen yhteydessä.

– Pyrimme siihen, että muutos on apteekeille mahdollisimman helppo ja jouheva, mutta esimerkiksi hinnoittelu apteekkien pitää tehdä ja miettiä itse.

Tunne oma toimintaympäristösi ja aseta tavoitteet ja mittarit sen mukaan. Näin proviisori Joosep Kalamägi neuvoo apteekkareita, jotka ovat kiinnostuneita tiedolla johtamisesta. Konkreettinen esimerkki on työvuorosuunnittelu: kun antaa datan auttaa, kannattavuus kohenee ja samalla työtyytyväisyyskin paranee.

Asiakasvirtojen ajoittuminen, reseptuuri ja myyntikate ovat tiedolla johtamiseen perehtyneen proviisorin Joosep Kalamäen mukaan lukuja, joita apteekkarin ja esihenkilöiden kannattaa seurata päivittäin.

”Apteekkijärjestelmä antaa nämä luvut helposti ja tarkasti”, Omapd:n hyvin tunteva Kalamägi toteaa.

”Lisäksi pitää ymmärtää kulurakenne eli kiinteiden ja muuttuvien kulujen määrä. Kun yhdistää apteekkijärjestelmästä tulevan tiedon kulurakennetietoon, on helppo ennakoida, millaiseksi kuluvan kuukauden tulos muodostuu.”

Moni laatutyön, laajan byrokratian ja muun johtamistyön kuormittama apteekkari huokaisee epäilemättä tässä vaiheessa: millä ajalla tuonkin vielä tekee? Ja miksi?

Aika tehokäyttöön

Apteekkarit tuntevat selkänahassaan hyvin sen, että apteekkitalous on lääkesäästöjen ynnä muun takia kiristynyt. Apteekin pitäminen vaatii uudenlaista otetta.

Juuri tämän vuoksi Kalamägi suosittelee kaikille tiedolla johtamista ja ylipäätään liikkeenjohtamista lähenevää otetta.

”Toki on syytä muistaa, että apteekkiala on erityinen. Laatutyön ja ylipäätään perusasioiden on aina oltava kunnossa.”

Tiedolla johtaminen saattaa kuulostaa korkealentoiselta, mutta todellisuudessa se on usein hyvinkin maanläheistä. Kalamägi antaa esimerkin työvuorosuunnittelusta.

”Usein apteekeissa mietitään, mihin aika oikein menee. Mitä täällä apteekissa oikeastaan tehdään? Tästä saa tarkan kuvan seuraamalla asiakasvirtojen ajoittumista Omapd:stä. Vilkkaimpina aikoina pitää tietysti olla eniten väkeä töissä, ja toisaalta hiljaisiin aikoihin kannattaa sijoittaa aikaa vieviä mutta aikataulutukseltaan hieman joustavampia asioita, kuten annosjakelun ja verkkoapteekin hoitamista.”

Mistään kovin mutkikkaasta tai edes uudesta asiasta ei siis ole kyse – mutta uudet digitaaliset työkalut tarjoavat johtamisen pohjaksi tarkempaa dataa kuin aiemmin on ollut mahdollista saada.

Digitaalisia apuvälineitä kannattaa käyttää myös prosessien automatisointiin.

”Kun vaikkapa palkkojen ja laskujen maksatukset tapahtuvat automaattisesti, apteekkarin aikaa vapautuu muuhun johtamiseen.”

Kokeile erilaisia mittareita

Kalamägi kannustaa apteekkareita ottamaan käyttöön juuri omaan apteekkiin ja tilanteeseen sopivia tavoitteita ja mittareita.

”Ei ole yleispätevää ohjetta siihen, millaisten mittareiden avulla apteekkia pitäisi johtaa. Jokaisella on oma toimintaympäristö ja tavoitteet. Apteekkarin kannattaa olla kiinnostunut siitä, mikä toimii omassa apteekissa. Mittarit saa toimimaan kokeilemalla ja opettelemalla niiden käyttöä.”

Joskus sinänsä hyvä tavoite saa aikaan sen, että haluttu kokonaisuus kyllä kehittyy, mutta samaan aikaan jokin muu prosessin osa heikkenee. Jos henkilökunta myy tavoitteidensa ohjaamana kilvan kampanjatuotetta, liikevaihto voi näyttää hyvältä mutta kannattavuus vaatimattomalta. Myös tätä kannattaa pohtia mittareita asettaessa.

Datasta johtaminen vasta alkaa

Apteekkijärjestelmästä ja muualta – vaikkapa asiakastyytyväisyyskyselyistä – saatavan datan käyttö auttaa sekä kehittämään myyntiä ja tulosta että kohentamaan sisäisiä prosesseja. Data ei kuitenkaan hoida johtamista apteekkarin puolesta – datasta johtaminen oikeastaan vasta alkaa. Apteekissa työskentelevien ihmisten pitää ymmärtää dataa ja yhdistää sitä toimivalla tavalla käytäntöön. Henkilökunta kannattaa ottaa mukaan datan käsittelyyn ja tulkintaan. Data on työkalu, joka auttaa esimerkiksi jakamaan työtaakkaa tasaisesti, ajoittamaan töitä oikein ja sopimaan erityisvastuualueista järkevästi.

Tiedolla johtaminen ja vaikkapa reseptimäärien mittaaminen saattaa nostattaa henkilökunnassa huolta.

”En asettaisi henkilökohtaisia mittareita tällaisen datan pohjalta vaan miettisin enemmän kuormanhallintaa ja yhteisen taakan jakamista. Data antaa mahdollisuudet pohtia yhdessä, tehdäänkö oikeita asioita oikeaan aikaan ja miten työtä voisi helpottaa ja tehostaa”, Kalamägi sanoo.

Monen apteekkilaisen tuttu, Salix-järjestelmä, jää historiaan maaliskuun lopussa. Se on ollut tärkeä askel apteekkien digitalisoitumisessa. Tämän päivän järjestelmältä vaaditaan sujuvaa käytettävyyttä ja luotettavaa tietoturvaa.

”Nopeus, selkeys, loogisuus. Ja tietenkin se, että järjestelmä toimii”, Hietalahden apteekin farmaseutti Katja Armanto listaa hyvän apteekkijärjestelmän ominaisuuksia.

”Apteekin työn helpottaminen ja luotettavuus”, Pharmadatan kehitysjohtaja Vesa Vierros jatkaa.

Armanto on tuore apteekkilainen ja apteekkijärjestelmien käyttäjä. Hän valmistui farmaseutiksi viime vuoden elokuussa.

Vesa Vierroksella puolestaan on 35 vuoden kokemus apteekkijärjestelmistä. Hän on ollut kehittämässä Pharmadatan ensimmäistä ohjelmistoa Salixia, jonka taival päättyy maaliskuun lopussa. Samaan aikaan myös Vierros jää eläkkeelle.

Omapd:n käytön oppi helposti

Armanto ja Vierros tapaavat Hietalahden apteekissa, joka siirtyi syyskuussa Pharmadatan Omapd:n käyttäjäksi. Kuukautta aiemmin Armanto aloitti työnsä Hietalahdessa.

Armanto oli ehtinyt käyttää Omapd:n edeltäjää pd^3--järjestelmää kolmen kuukauden verran, joten vanhoja tottumuksia esimerkiksi näppäinkomentojen käyttöön ei ollut ehtinyt syntyä.

”Tottuneemmille käyttäjille vanhoista komennoista pois opettelu tuotti ehkä enemmän työtä”, Armanto sanoo.

Hänen mielestään Omapd:n käytön oppi helposti. Järjestelmä on visuaalinen ja jos käytössä on tullut vastaan ongelmia, ne on saanut ratkaistua suurimmaksi osaksi itsenäisesti. Käytön helppous näkyy Armannon mukaan myös siinä, että vuokrafarmaseuttien perehdyttäminen Omapd-järjestelmään on ollut helppoa.

”Omat työpöydät eri tehtäviin, kuten reseptin toimitukseen, kuorman vastaanottoon ja tilausten toimittamiseen ovat hyvä juttu”.

Myös apteekin oma Teams saa Armannolta kehuja. Se helpottaa tiedonkulkua eri vuoroissa työskentelevien välillä.

Tietoliikenteen alku oli iso askel uuteen

Apteekkijärjestelmät ovat ottaneet isoja harppauksia niiden syntyvuosikymmenen 1990-luvun jälkeen. Yksi keskeinen muutos on tietoliikenne. Tämä nykyisin tavallinen asia ei todellakaan ollut arkea Salixin alkuvuosina.

”Salix hoiti aikanaan kaiken sen, mitä voitiin tehdä apteekin sisällä. Siksi tietoturvakaan ei ollut mikään ongelma. Jos apteekeissa joku asia kiinnosti murtautujia, niin se oli huumehylly, ei apteekin data”, Vesa Vierros sanoo.

Salixia käyttäneet apteekit säilyttivät palvelintaan omissa tiloissaan. Omapd toimii pilvipalvelussa eikä yksittäisen apteekin tarvitse huolehtia palvelimen säilyttämisestä lukitussa, tietoturvallisessa tilassa tai suojata palvelinta tulipalolta.

”Keskitetty konesali on tämän päivän ratkaisu ja antaa vahvan pohjan tietoturvalle”, Vierros sanoo.

1990-luvulla toimitustiedot vietiin levykkeellä Kelaan

Vierros muistelee, kuinka 1990-luvulla edistyneintä tietoliikennettä oli reseptien toimitustietojen vieminen levykkeellä Kelaan. Myös hinnastojen ja ohjelmistojen päivitykset tulivat apteekkeihin levykkeillä ja magneettinauhoilla.

 ”Ennen Salixia apteekkitukuille tehtiin tilauksia akustisella modeemilla. Se laitettiin puhelimeen kiinni ja puhelimen päästä kuuluva modeemin vastausääni ilmoitti, menikö tilaus läpi vai ei. Äänestä oli välillä vaikea päätellä, kuinka tilaukselle oli käynyt”.

Tietojärjestelmien kehitys ja toimintatapojen muutos on Vierroksen mukaan vaikuttanut etenkin farmaseuttien työhön. Vielä ennen suoratoimitusta apteekin tekniset työntekijät tekivät yleensä reseptin hinnoittelun. Nykyisin sähköinen lääkemääräys edellyttää, että farmaseutti hoitaa kaiken reseptinkäsittelyn.

Apteekkarit aktiivisia digitalisoitumisen vauhdittajia

Vierros ajattelee, että Pharmadatan perustaminen oli aikanaan viisas päätös apteekkareilta ja Apteekkariliitolta. Apteekkarit ovat olleet vuosikymmenien ajan aktiivisia alan digitalisoitumisen edistäjiä.

”Toisinkin olisi voinut olla, koska tietojärjestelmiin panostaminen vaatii resursseja. Apteekit ja apteekkien tietojärjestelmät ovat kuitenkin pystyneet hyvin vastaamaan kaikkiin viranomaisten odotuksiin”.

Apteekit ja niiden toimintaympäristö ovat muuttuneet huomattavasti Salixin ensiaskelista vuonna 1991 tämän päivän Omapd-järjestelmään tultaessa. Millaisia odotuksia Katja Armannolla on apteekin tietojärjestelmälle tulevaisuudessa?

”Nopeus ja selkeys ovat isoimmat toiveet. Tietoturvaan pitää tietysti voida luottaa. Toiveena on myös, että tiedonhaku lääkeneuvontaan on helppoa ja tiedot helposti saatavilla.”

Pharmadata tekee tiivistä yhteistyötä Fimean ja Kelan kanssa, jotta huhtikuussa alkava lääkevaihto sujuisi mahdollisimman jouhevasti. Lääkeneuvonnassa tarvittavaa tietoa annostelulaitteiden käytöstä saa Omapd:stä.

Ensimmäisten biologisten lääkkeiden eli enoksapariinivalmisteiden apteekkivaihto alkaa huhtikuun alussa. Omapd:n käyttäjä huomaa muutoksen siinä, että järjestelmään tulee uusia toimintoja farmaseutin työn tueksi. Kaikki muutokset päivittyvät Omapd:hen automaattisesti. 

Lääkeneuvonta on tärkeä osa biologisten lääkkeiden lääkevaihtoa, koska eri valmisteilla on erilaisia annostelulaitteita. Apteekin tulee huolehtia, että potilas osaa käyttää annostelulaitetta oikein. Fimea tuottaa biologisista lääkkeistä samantyyppisen tukimateriaalin kuin inhaloitavien lääkkeiden annostelulaitteista. Inhaloitavien lääkkeiden lääkevaihto alkoi keväällä 2023. 

– Omapd:ssa tulee olemaan saatavilla Fimean tuottamat aineistot eri annostelulaitteiden käytöstä. Nämä tiedot löytyvät tietolähteistä Fimean lääkehakupalvelun kautta, Pharmadatan järjestelmäasiantuntija Pipsa Honkaranta kertoo.

Omapd-järjestelmään voi myös tehdä merkinnän lääkeneuvonnasta. Sen avulla apteekki voi seurata neuvontojen määriä.    

Tieto edellisen vaihdon ajankohdasta löytyy helposti 

Lääkitysturvallisuuden varmistamiseksi biologisten lääkkeiden vaihtosykli on puoli vuotta eli pidempi kuin muissa lääkevalmisteissa. Asiakkaalla on oikeus saada samaa valmistetta tämän ajan. Siksi järjestelmästä pitää löytyä tieto siitä, milloin potilaan lääke on vaihdettu.  

– Tämä tieto saadaan järjestelmään Kannan Reseptikeskuksen kautta eikä farmaseutin tarvitse käydä manuaalisesti läpi kaikkia reseptejä. Järjestelmä kysyy lääkevaihdoista ja vaihtokielloista tarvittaessa kuten muidenkin valmisteiden kohdalla, Honkaranta kertoo. 

Myös Apteekkariliiton tuottamaan Tietotippa-palveluun on tulossa lisätietoa biologisten lääkkeiden lääkevaihdon tueksi. Mikäli lääkeyritys on toimittanut esimerkiksi videon annostelulaitteen käytöstä, saadaan se linkitettyä apteekkijärjestelmään. Tietotippaa voi käyttää Omapd:n ja Procuron kautta. 

Lääkevaihto laajenee vaiheittain 

Biologisten lääkkeiden lääkevaihto laajenee vaiheittain. Vaihto alkaa enoksapariinivalmisteilla. Tammikuussa 2025 lääkevaihto laajenee insuliineja lukuun ottamatta kaikkiin muihin biologisiin lääkkeisiin. Huhtikuussa 2025 vaihdon piiriin tulevat diabeteksen hoidossa käytettävät glargininsuliinit. Muiden pitkävaikutteisten insuliinien vaihto alkaa tammikuussa 2026.  

Lyhytvaikutteiset insuliinit eivät kuuluu lääkevaihdon piiriin eikä alle 18-vuotiaiden potilaiden biologisia lääkkeitä vaihdeta apteekissa. Lääkärit voivat myös edelleen kieltää biologisten lääkkeiden vaihdon, mutta vaihdon syy on perusteltava.  

Tieto Fimean määrittelemistä vaihtokelpoisista lääkkeistä tulee apteekkeihin Taksan kautta aivan kuten muutkin lääkevaihtotiedot. 

Biologisten lääkkeiden apteekkivaihdolla tavoitellaan noin 20 miljoonan euron säästöä vuodessa. Apteekeista tieto lääkevaihtojen määristä välittyy suoratilitykseen ja Kela tilastoi tiedot. Tilastojen pohjalta voidaan tutkia myös toteutuneita säästöjä. 

Pipsa Honkaranta kertoo, että Pharmadata tekee tiivistä yhteistyötä Apteekkariliiton, Kelan ja Fimean kanssa muutoksen valmistelussa. 

– Kaikki pyrimme yhdessä siihen, että lääkevaihto sujuisi huhtikuussa mahdollisimman hyvin. 

Ohjeet löytyvät OmaNeuvosta 

Omapd:n käyttäjät löytävät OmaNeuvosta tietoa ja ohjeistuksia uusista, lääkevaihtoa tukevista ominaisuuksista.  Myös Pharmadatan tuki vastaa tuttuun tapaan asiakkaiden kysymyksiin.  Biologisten lääkkeiden lääkevaihtoon liittyviä muutoksia tullaan toteuttamaan myös pd³-järjestelmään.

Huhtikuussa alkavan ensimmäisen vaiheen jälkeen biologisten lääkkeiden lääkevaihdon laajentumisen pitäisi olla teknisestä näkökulmasta sujuvaa. 

– Seuraamme tarkasti, kuinka järjestelmän tuki lääkevaihdolle toimii ja kehitämme järjestelmää. Otamme myös erittäin mielellämme käyttäjiltä palautetta vastaan ja viemme ideoita eteenpäin, Honkaranta sanoo. 

Pharmadatan Omapd-apteekkijärjestelmä julkaistiin lokakuussa 2022. Julkaisusta lähtien järjestelmä on herättänyt suurta kiinnostusta apteekkien keskuudessa. Useat apteekit ovatkin siirtyneet käyttämään sitä viime kuukausina, ja uusia järjestelmäpäivityksiä tulee tasaisesti lisää.

Omapd on apteekin toiminnanohjausjärjestelmä, joka perustuu edeltäjäänsä pd³:een. Pilvipohjaisuus, ensiluokkainen tietoturva ja selainkäyttöliittymä erottavat Omapd:n muista apteekkijärjestelmistä. Pilvipohjaisuuden ansiosta esimerkiksi päivitykset hoituvat vaivattomasti. Apteekin henkilökunnan ei tarvitse huolehtia siitä, onko järjestelmä ajan tasalla, sillä päivitykset tapahtuvat keskitetysti ja automaattisesti.

Kun apteekkijärjestelmältä toivotaan visuaalista ja modernia käyttöliittymää tältä vuosikymmeneltä, Omapd tulee nopeasti mieleen. Järjestelmän graafinen asettelu mahdollistaa muun muassa aiempaa monipuolisemman tiedon esitystavan, mikä tukee farmasian ammattilaisten päivittäistä työtä. Esimerkiksi mahdollisuus integroida ulkoisia tietolähteitä, kuten lääketietokanta samaan ikkunaan lisää käytön helppoutta ja nopeuttaa tiedon hakua. Myös juuri hakutoimintoja on parannettu ja niihin sisällytetty automaatio on suunniteltu helpottamaan käyttäjää löytämään tarvitsemansa toiminnot.

Uuden järjestelmän kehitykseen ja käyttöönottoon voi ymmärrettävästi kuulua tilanteita, jotka selviävät vasta käyttöönotossa. Pharmadatalla tällaisten tilanteiden tapahtuessa niihin vastataan aina nopeasti käyttäjiä kuunnellen ja näiden tarpeisiin vastaten, jolloin eteenpäin päästään entistä vakaammin. Prosessissa myös järjestelmä kehittyy aina vain paremmaksi. Asiakaslähtöisyys onkin yksi Pharmadatan arvoista, ja ohjaa pharmadatalaisten tekemistä, jotta järjestelmä ja sen käyttöönotto palvelevat apteekkilaisia parhaalla mahdollisella tavalla.

Kokonaisuudessaan Omapd tarjoaa apteekeille taloudellisen, modernin ja aiempaa tehokkaamman toiminnanohjausjärjestelmän, joka tukee apteekin toimintaa ja siellä työskentelevien ammattilaisten arkea. Asiakastoiveita kuunnellaan edelleen herkällä korvalla, ja niitä päivitetään aktiivisesti järjestelmään. Pharmadata seisoo vakaasti sen takana, että paras syntyy yhteistyössä apteekkien kanssa.

Apteekkien tietoturva on nykyisessä maailmantilanteessa jatkuvalla koetuksella. Pharmadatan uusi Omapd-apteekkijärjestelmä tarjoaa kokonaisvaltaiset ja nykyaikaiset suojamekanismit tietoturvauhkia vastaan. Esimerkiksi virusturva on automatisoitua. Apteekkien yleisin tietoturvauhka on tunnusten kalastelu sähköpostissa. ”Tiedossamme ei ole, että yksikään murtautumisyritys olisi asiakasapteekkeihimme onnistunut”, Pharmadatan it-palvelutoimintojen päällikkö Mikko Niskanen ja it-hankepäällikkö Riikka Affleckt-Christiansen kertovat.

Yritykset murtautua apteekin omiin palveluihin lisääntyvät jatkuvasti. Tietoturvauhkien lisääntyminen vaatii jatkuvaa hereillä oloa Pharmadatalta ja sen kumppaneilta.

Pharmadatan uusi Omapd-apteekkijärjestelmä hyödyntää uusinta teknologiaa – esimerkiksi automatisaatiota ja tekoälyä – kaikilla tietoturvan eri tasoilla oli kyseessä palomuuri, konesali tai työasema. Microsoftin tekoälypohjaiset ratkaisut oppivat myös jatkuvasti uutta tietoturvauhkista ja niiden hallinnasta.

”Uudet nykyaikaiset ratkaisut vapauttavat apteekit keskittymään omaan liiketoimintaansa, kun päivitykset ja uhkien hallinta hoituvat automaattisesti. On merkittävä asia, ettei tietoturvan taso riipu tänä päivänä siitä, onko ihminen esimerkiksi nukkumassa”, Pharmadatan Niskanen kertoo.

Kaikki suojamekanismit käytössä

Suomen Nato-jäsenyys on osaltaan lisännyt rikollista toimintaa. Apteekkien tietoturvaa uhkaavat yleisimmin rikollisten yritykset löytää internetin kautta ulkoisia kanavia murtautua johonkin apteekin palveluun. Sähköpostiin tulevien kalasteluyritysten tarkoituksena on murtautua apteekin palveluihin, kuten työasemaan.

Verkkoskannaukset ovat kalasteluiden lisäksi yleinen tietoturvauhka. Tietoturvan kannalta on tärkeää, että turvapäivitykset ovat ajan tasalla. Pharmadatan virustorjunta on nykyaikaista ja automatisoitua. Teknologia osaa myös päivittää itse itsensä.

”Skannausten kohteena ovat yritysten julkiset osoitteet. Vähän niin kuin kyseessä olisivat katuosoitteet, joissa joku käy koputtelemassa, asuuko täällä joku. Rikolliset toimijat käyvät katsomassa tietoliikenneportteja, ovatko ne jääneet vahingossa auki”, Affleckt-Christiansen kertoo.

pd Kilpi suojaa koko elinkaaren

Pharmadatan ympäristössä tietoturvaan on panostettu useilla eri keinoilla.

1. Suojattu yhteys konesaliin. Yhteydet Pharmadatan ohjelmistojen taustalla toimivaan keskitettyyn konesaliin eivät kulje julkisen internetin vaan apteekkiverkon kautta. Konesalitoimittaja Enfo Oyj:lla on käytössään alan laatusertifikaatti ISO 27001. ”Kumppanimme ovat tietoturvaan panostavia ja sertifioituja palveluntarjoajia.”

2. Suojattu työasema apteekeissa. Työasemien eheyden takaavat ajantasaiset, automatisoidut päivitykset ja virustorjunta. Uusi asia Omapd:ssa on, että apteekkien ei enää tarvitse huolehtia työasemien tietoturvapäivityksistä. Apteekit voivat nyt täysipainoisesti keskittyä apteekkiliiketoimintaan.

3. Suojattu identiteetti. Vahva tunnistautuminen on tärkein mekanismi identiteetin suojaamiseksi. Apteekkijärjestelmään tunnistaudutaan joko henkilökohtaisella toimikortilla tai 14 merkin salasanalla, joka sisältää isoja ja pieniä kirjaimia sekä erikoismerkkejä.

4. pd Kilpi suojaa koko työaseman ja sen tietoturvan elinkaaren. pd Kilpi on Omapd:n sisältämä työasemien tietoturvapaketti, joka pitää yllä ohjelmistopäivityksiä, työaseman palomuurin ja ohjelmistojen virustorjuntaa, sekä varmistaa työasemien tietoturvalliset asetukset. pd Kilpi takaa apteekeille ajantasaiset ohjelmistopäivitykset, haittaohjelmistojen havaitsemisen modernien työkalujen avulla sekä identiteetin suojaamisen.

”Rakennamme Pharmadatassa monivaiheista tietoturvaa. Tämä ei kuitenkaan poista käyttäjien vastuuta. On tärkeää, että jokainen käyttäjä noudattaa ohjeita ja huolehtii omasta kirjautumisestaan ja identiteetistään. Omiin käyttäjätunnuksiin tulisi suhtautua samalla tavalla kuin henkilökohtaisiin pankkitunnuksiin tai kotiavaimiin ”, Niskanen ja Affleckt-Christiansen painottavat.

Etelä-Haagan apteekki harppasi marraskuun alussa uudelle vuosituhannelle, kun apteekissa pitkään käytössä ollut Salix-järjestelmä vaihtui Pharmadatan nykyaikaiseen Omapd-järjestelmään. Apteekkari Mikko Käenmäki on uudistuksesta innostunut: ”Omapd:n visuaalisuus ja intuitiivisuus ovat erinomaisia – olen päässyt itse nopeasti kiinni perustekemiseen.”

Etelä-Haagan apteekin apteekkari Mikko Käenmäki kuvailee Omapd:tä suoraviivaiseksi ja nopeaksi apteekkijärjestelmäksi. ”Reseptinkäsittely on Omapd:ssa selkeää kuten osasin odottaakin. Järjestelmän visuaalisuus on myös hienoa.”

Salix-järjestelmä oli Etelä-Haagan pääapteekissa ja sen sivuapteekki Pikku Huopalahdessa käytössä useita vuosikymmeniä. Muutos henkilökunnalle oli siten suuri. Käenmäki itse on ollut apteekkarina Etelä-Haagassa reilun vuoden. Tätä ennen hän oli käyttänyt pitkään MAXX-järjestelmää.

Salix-järjestelmällä on pitkä ja kunniakas historia apteekkialalla, mutta teknologian huima kehitys mahdollistaa Omapd-järjestelmässä valtavan määrän ominaisuuksia ja työkaluja, joita Salix ei tarjoa.

”Kyllä nyt oli aika vaihtaa ja hypätä nykyaikaan. Salix oli hyvä ja toimiva järjestelmä, mutta aika on ajanut luonnollisesti sen ohi”, Käenmäki sanoo.

”Päivitysten sijasta voin nyt keskittyä apteekkitekemiseen” – Hyvästit päivityksille

Merkittävänä apteekkiarkea helpottavana asiana Käenmäki nostaa esille visuaalisuuden ja intuitiivisuuden lisäksi Omapd:n pilvipohjaisuuden, josta hänellä ei ole aiempaa kokemusta.

”Pilvipohjaisuus on äärimmäisen hyvä asia. Nyt ei tarvitse enää varmuuskopioida palvelimia tai muistaa päivityksiä. Kaikki on automaattista, kuten vuonna 2023 kuuluukin olla. Mielelläni keskityn apteekkitekemiseen päivitysten sijasta.”

Analytiikkatyökaluihin Käenmäki ei ole päässyt toistaiseksi juurikaan tutustumaan, sillä Salixiin ei kertynyt analytiikkatietoa, jonka olisi voinut siirtää uuteen järjestelmään.

”Odotan kovasti, että dataa alkaa kertyä ja saan nähtäväksi apteekkarin työtä tukevia hienoja kuvaajia ja kaavioita.”

Intoa ja ihmetystä uuden äärellä

Henkilökunta on ottanut uuden järjestelmän vastaan innolla ja ihmetyksellä. Osa työntekijöistä on käyttänyt koko tähänastisen työuransa Salix-järjestelmää, joten muutos on ollut suuri. Uuden oppimista on paljon, koska mukana on paljon nykyaikaisia uusia työkaluja.

”Henkilökunnalla on paljon uusien asioiden ja termien oppimista. Muutosvastarintaa ei kuitenkaan ole ollut. Harjoitusvideot ja koulutuspaketti ovat toimineet hyvin – mutta paras oppi tulee käytännön kautta asiakastyötä tekemällä”, Käenmäki sanoo.

Pharmadatalaisia oli ensimmäisten päivien aikana paikan päällä neuvomassa uuden järjestelmän käyttöä. He saavat Etelä-Haagan henkilökunnalta kiitosta avuliaisuudesta sekä siitä, että ottivat hyvin vastaan kehitysideoita ja toiveita.

Apteekkarin silmissä kaikki on sujunut ja toiminut hyvin. Eteen tulleet haasteet on ratkaistu nopeasti.

”Todella hyvin olemme saaneet tukea kaikin puolin. Aluksi olimme tukeen ahkerasti yhteydessä ja henkilökunnalla oli pää hieman pyörällä. Homma on kuitenkin toiminut prosessin aikana hienosti. Hetkeäkään minulla ei ole ollut tunnetta, etteikö tämä projekti menisi maaliin”, Käenmäki kertoo.

Hän kertoo itse innostuvansa uuden oppimisesta. ”Nautin siitä, että pääsen nyt työssäni oppimaan uutta ja haastamaan itseäni. Odotan ilolla Omapd:n eri ominaisuuksiin tutustumista.”